Apa itu Arsip? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Anda pasti sudah familiar dengan istilah arsip. Tapi, apakah Anda benar-benar tahu apa itu arsip yang sebenarnya?

Bagi orang yang tak berkutat di dunia administrasi, membayangkan arsip hanyalah sekumpulan dokumen tua di lemari atau rak. Padahal, arsip lebih dari itu dan memiliki berbagai fungsi serta jenisnya masing-masing.

Maka dari itu, di artikel ini kami akan membahas arsip dengan lengkap. Mulai dari definisi, tujuan, fungsi, jenis, hipenngga unsurnya. Terdengar menarik, kan? Simak artikel ini sampai selesai, ya!

Apa itu Arsip?

Sumber gambar: Pixabay

Secara umum, pengertian arsip adalah suatu catatan atau rekaman dalam wujud angka, huruf, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu. Kata arsip sendiri diserap dari bahasa Belanda “archief” yang secara etimologi asalnya dari bahasa Yunani “archium” yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.

Sedangkan, menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Selain pengertian di atas, berikut arti arsip lainnya menurut para ahli:

• G. Wursanto: suatu aktivitas pengaturan atau pengurusan arsip dengan memanfaatkan suatu sitem tertentu, agar seluruh arsip bisa ditemukan lagi dengan cepat dan mudah bila dibutuhkan.
• The Liang Gie: kumpulan warkat yang disimpan secara terencana dan teratur, karena mempunyai kegunaan. Sehingga, bila diperlukan dapat secara cepat ditemukan lagi.
• Sularso Mulyono: penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa. Sehingga, setiap kertas tersebut bisa ditemukan lagi dengan mudah dan cepat bila dibutuhkan.
• Sutarto: sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan saat dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.
• Yohannes Suraja: suatu catatan atau naskah yang dibuat dan juga diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan, atau swasta terkait suatu hal atau peristiwa kehidupannya dan dalam bentuk apapun. Baik itu berkelompok atau individu, yang memiliki kegunaan tertentu, serta disimpan dengan sistematis, sehingga bila diperlukan bisa disajikan lagi dengan mudah dan cepat.
• Agus Sugiarto: kumpulan suatu dokumen yang disimpan dengan teratur dan berbencana, karena mempunyai fungsi agar setiap dibutuhkan bisa ditemukan lagi dengan cepat.
• KBBI: dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis, elektronik, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan, dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
• Ensiklopedi Administrasi: kumpulan warkat dari suatu organisasi kenegaraan ataupun badan swasta yang diadakan dalam suatu penyelenggaraan kegiatan.
• Lembaga Administrasi Negara: seluruh berkas, kertas, foto, naskah, micro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lain dalam berbagai bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penyusunannya, dan yang dibuat atau diterima langsung oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan suatu organisasi serta berbagai fungsi kebijakannya.

Lalu, Apa itu Kearsipan?

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip, mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, hingga penyimpanan. Proses ini memakai sitem tertentu dalam penyusunan dan pemeliharaanya, sehingga arsip tersebut bisa ditemukan lagi dengan cepat dan tepat.

Tujuan Arsip

Berikut beberapa tujuan melakukan kearsipan, yakni:

• Menyimpan arsip agar kondisinya tetap baik dan teratur
• Melindungi arsip agar aman dan tidak rusak
• Menghemat waktu dan tenaga, bila informasinya dibutuhkan lagi
• Menjaga kerahasiaan arsip dari pihak luar
• Menjaga kelestarian arsip agar informasinya tidak hilang
• Menghemat tempat penyimpanan, karena disimpan dengan rapi dan tersusun

Peran Arsip

Umumnya, di bawah ini merupakan beberapa perannya:

• Pusat informasi, karena setiap arsip bisa membantu siapapun untuk mengingat informasi tertentu
• Sumber dokumentasi, sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan saat mengambil suatu keputusan
• Bukti resmi pertanggungjawaban penyelenggaran administrasi di suatu instansi atau perusahaan

Fungsi Arsip

Sedangkan fungsinya sebagai berikut:

• Membantu individu atau organsiasi untuk mengingat suatu informasi, bila mereka lupa dengan suatu hal
• Menjadi tambahan bantuan, bila ada yang kesulitan menghadapi suatu permasalahan
• Sebagai bahan riset, karena di dalamnya memuat data dan fakta penting
• Gambaran peristiwa zaman dulu yang bisa menjadi bukti sejarah

Unsur Arsip

Arsip memiliki beberapa unsur, yaitu:

• Arsip mempunyai unsur berbentuk informasi yang terekam di dalamnya
• Memiliki unsur berbentuk media yang nyata. Artinya, dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar oleh siapapun
• Mempunyai unsur fungsi dan kegunaan. Di mana hal ini bisa menjadi alat bukti yang sah untuk menunjang kegiatan administrasi dan fungsi birokrasi. Baik itu pada bisnis maupun pemerintahan

Jenis Arsip

Arsip dibedakan menjadi beberapa jenis, yakni:

1. Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya

• Surat, contohnya perjanjian, kontrak, akta notaris, surat resmi, notulen, laporan, dan semacamnya
• Pita rekaman
• Micro film
• Disket
• Compact disk
• Flash disk
• Hardisk

2. Arsip Menurut Nilai Gunannya

• Arsip bernilai informasi, seperti pengumuman, edaran, pemberitahuan, dan undangan resmi
• Arsip bernilai administrasi, seperti surat keputusan, ketentuan organisasi, uraian tugas karyawan, dan prosedur kerja
• Arsip bernilai hukum, akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat kuasa, dan keputusan pengadilan
• Arsip bernilai sejarah, seperti laporan bisnis tahunan, notulen rapat, dan foto
• Arsip bernilai ilmiah, seperti hasil penelitian
• Arsip bernilai keuangan, seperti kuitansi, nota penjualan, laporan keuangan, dan bukti transaksilainnya
• Arsip bernilai pendidikan, seperti karya ilmiah, kurikulum, satuan pelajaran, dan program pelajaran

3. Arsip Menurut Subjek dan Isinya

• Arsip kepegawaian, seperti daftar riwayat hiduppegawai, surat lamaran kerja, surat pengangkatan karyawan, dan rekaman prestasi
• Arsip pemasaran, seperti surat penawaran barang, surat pesanan barang, surat jual beli, daftar pelanggan, dan daftar harga
• Arsip pendidikan, seperti kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport, dan transkip nilai

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

• Arsip tak berguna, seperti surat undangan biasa dan memo
• Arsip berguna, seperti presentasi karyawan, surat permohonan cuti, dan surat pesanan barang
• Arsip penting, seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji
• Arsip vital, akta pendirian perusahaan/lembaga, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, dan ijazah

5. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya

• Arsip Pusat, yakni arsip yang berada di pusat organisasi atau disimpan secara sentralisasi
• Arsip unit, seperti namanya arsip ini berada di unit-unit organisasi

6. Arsip Menurut Tingkat Keasliannya

• Arsip Asli, yakni dokumen yang langsung dibuat dari mesin ketik, cetakan printer, dokumen utama, dokumen yang tanda tangan dan legalisasinya asli
• Arsip Tembusan, yakni dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya yang proses pembuatannya bersamaan dengan dokumen asli, tapi ditujukkan ke pihak selain penerima dokumen utama
• Arsip Salinan, yakni dokumen yang proses pembuatannya tak bersama dokumen utama, tapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen utama

7. Arsip Menurut Fungsinya

• Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih digunakan secara langsung dalam urusan atau kegiatan kantor sehari-harinya
• Arsip Statis, yakni arsip yang tak digunakan secara langsung dalam urusan atau kegiatan kantor sehari-harinya

Zaman Sekarang Saatnya Digitalisasi Arsip!

Itulah penjelasan lengkap mengenai arsip. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar arsip dengan mendalam. Mulai dari pengertian, tujuan, fungsi, unsur, hingga jenisnya. Sekarang, Anda sudah paham kan betapa berharganya arsip?

Nah, di zaman sekarang, arsip juga mengikuti perubahan zaman dan tersedia juga arsip digital, lho. Dengan arsip digital, Anda bisa membubuhkan tanda tangan melalui Mekari Sign sebagai penyedia tanda tangan digital, sehingga dokumen Anda bisa menjadi kontrak elektronik. Tak hanya itu, Anda juga bisa membeli meterai elektronik dengan mudah karena Mekari Sign merupakan penyedia e-Materai resmi dari PERURI.

Penasaran dan tertarik untuk melakukan digitalisasi arsip? Tak perlu khawatir, kami sudah memberikan panduannya di → Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!