Apa itu Notulen? Fungsi, Tips Membuat, dan Contohnya

Notulen adalah salah satu dokumen yang wajib ada saat rapat atau pertemuan penting berlangsung. Dokumen ini memiliki banyak fungsi dan tujuan yang bisa membantu banyak pihak, baik itu yang ikut rapat maupun tidak.

Lalu, apa itu notulen? Apa saja fungsinya? Bagaimana contohnya?

Tenang, semua pertanyaan di atas akan terjawab di artikel ini. Terdengar menarik, kan? Maka dari itu, simak artikel ini sampai selesai ya!

Apa itu Notulen?

Sumber gambar: Pixabay

Menurut KBBI, notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat atau persidangan, serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya. Biasanya, catatan ini dibuat dengan rinci dan rapi karena bisa menjadi referensi ke depannya. Dalam bahasa Inggris, notulen disebut dengan Minutes of Meeting (MOM).

Baca juga: Panduan Surat Masuk dan Surat Keluar [+7 Contohnya!]

Fungsi dan Tujuan Notulen

Berikut beberapa tujuan dan fungsi Minutes of Meeting ini:

• Bukti telah terjadinya rapat atau pertemuan
• Sumber informasi yang kredibel karena berisi fakta mengenai rapat
• Sebagai panduan untuk semua orang yang ikut rapat atau pertemuan, terutama terkait keputusan atau tugas yang harus dilakukan
• Pengingat mengenai topik yang dibahas pada rapat
• Tolak ukur apakah tujuan rapat telah tercapai atau belum
• Menjadi referensi bagi anggota yang tidak hadir, sehingga tidak ketinggalan informasi
• Bisa menjadi barang bukti saat pengadilan atau audit, karena memuat fakta mengenai rapat tersebut

Jenis Notulen

Umumnya, ada dua jenis Minutes of Meeting, yaitu:

1.    Notulen Harfiah

Mencatat kata demi kata semua pembicaran yang terjadi di rapat, tak ada kata yang dikurangi atau ditambahkan. Contohnya, saat persidangan pengadilan (stenografi) atau menulis hasil rekaman (transkip).

2.    Notulen Rangkuman

Seperti namanya, jenis ini hanya berisi rangkuman atau ringkasan pembicaraan dalam suatu rapat. Maka dari itu, Anda perlu keterampilan khusus untuk mencerna dan menilai apakah pembicaraan tersebut pantas untuk ditulis atau tidak.

Format Notulen

Pada dasarnya, format Minutes of Meeting adalah sebagai berikut:

–       Kepala Notulen

Terdiri dari:

• Nama perusahaan, organisasi, institusi, kelompok, atau komite
• Nama topik atau tema yang dibahas
• Hari dan tanggal
• Waktu pelaksanaan
• Tempat pelaksanaan
• Peserta rapat

–       Isi Notulen

Terdiri dari:

• Pembukaan
• Poin-poin diskusi
• Hasil rapat atau pertemuan
• Waktu selesainya rapat

–       Akhir Notulen

Terdiri dari:

• Kegiatan atau agenda yang diusulkan di rapat berikutnya
• Waktu pelaksanaan rapat selanjutnya
• Pengesahan notulen yang memuat nama, jabatan, dan tanda tangan Anda

Tips Membuat Notulen

Berikut beberapa tips membuat Minutes of Meeting yang bisa Anda praktekkan:

• Siapkan Semuanya — mulai dari alat tulis, laptop, hingga informasi terkait agenda rapat. Anda juga bisa menggunakan aplikasi semacam Voice Recorder atau Voice Notes untuk merekam jalannya rapat.
• Gunakan Template — biasanya, setiap perusahaan atau instansi sudah memiliki template khusus. Bila tak ada, Anda bisa mengambil referensi contoh di artikel ini.
• Sertakan Dokumen Pendukung — bila rapat membahas topik yang berkaitan dengan suatu dokumen, maka pastikan Anda membawanya. Misalnya, kontrak kerja dengan vendor, perjanjian kerjasama, dan surat bisnis.
• Tulis Daftar Peserta — jangan sampai ada yang terlewat, tuliskan juga jabatan mereka.
• Fokus Saat Rapat — sehingga Anda bisa mencatat semua poin penting pembahasan, seperti topik bahasan, keputusan, kesepakatan, dan tindakan yang diambil.
• Hanya Tulis Fakta — pastikan Anda mencatat semua fakta, sehingga Anda harus menyaring opini yang disampaikan.
• Rangkum Hasil — mulai dari penanggung jawab setiap tindakan, sumber daya yang dibutuhkan, waktu pelaksanaan, hingga evaluasinya.
• Cek Ulang — setelah selesai, usahakan Anda membaca ulang semuanya dari awal agar tak ada hal penting atau poin yang terlewat.

Contoh Notulen

Berikut beberapa contoh Minutes of Meeting yang bisa Anda jadikan referensi. Anda juga bisa mendownloadnya dengan mengklik link di bawah gambar:

Download GRATIS Contoh Notulen Berbagai Format

Kelola Dokumen dan Surat dengan Mekari e-Sign!

Itulah penjelasan lengkap mengenai notulen. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar definisi, fungsi, jenis, format, tips membuat, hingga contoh dari dokumen ini. Sekarang, Anda sudah paham dan bisa membuatnya, kan?

Oh ya, berbagai keperluan administrasi bisa Anda permudah melalui Mekari e-Sign, lho! Mekari e-Sign menyediakan berbagai fitur yang siap menunjang dan mengelola berbagai keperluan surat dan dokumen Anda.