Apa Itu Paperless? Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya

Apakah Anda berniat untuk menjadikan bisnis Anda paperless alias mengurangi penggunaan kertas?

Semakin berkembangnya zaman ke dunia digital, ternyata juga berefek pada ketergantungan bisnis terhadap kertas. Jika di zaman dulu kertas menjadi bagian tak terpisahkan pada bisnis, sekarang Anda bisa meminimalisir penggunaannya, lho! Mulai dari untuk keperluan administrasi, hingga pengesahan dokumen karena adanya tanda tangan elektronik dan e-Meterai.

Terdengar menarik, bukan? Oleh karena itu, di artikel ini Anda akan mempelajari apa itu paperless. Mulai dari pengertian, manfaat, hingga kekurangannya. Dengan begini, Anda tak salah langkah dan lebih yakin untuk menerapkan paperless.

Penasaran, kan? Simak artikel ini sampai selesai ya!

Apa Itu Paperless?

Sumber gambar: Pixabay

Paperless adalah upaya untuk mengurangi penggunaan kertas di suatu tempat, seperti di rumah, kantor, atau sekolah. Caranya adalah dengan mengubah kertas dan arsip lainnya ke bentuk digital alias arsip digital. Proses ini, disebut juga dengan digitisasi.

Baca juga: Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!

Paperless ini dipercaya memiliki banyak manfaat. Baik untuk tempat tersebut dan lingkungan sekitar. Mulai dari menghemat biaya, meningkatkan efisiensi kerja, hingga mengurangi global warming. Maka dari itu, sudah cukup banyak perkantoran dan bisnis yang menerapkan paperless beberapa tahun terakhir ini

Sejarah Singkat Paperless

Ternyata, konsep paperless ini sudah diprediksi sejak tahun 1975, lho! Saat itu, ada sebuah artikel di majalah Business Week yang mengatakan bahwa kertas tak akan dibutuhkan lagi di perkantoran masa depan alias paperless office. Utamanya, karena dirilisnya komputer personal yang memang mulai naik daun saat itu.

Sayangnya, prediksi tersebut tak langsung kejadian. Sebab, teknologi printer dan fotokopi semakin canggih, sehingga lebih memudahkan pekerja kantoran untuk memperbanyak kertas untuk berbagai kebutuhan. Efeknya, penggunaan kertas di dunia naik dua kali lipas pada tahun 1980 sampai 2000.

Untungnya, di tahun 2000-an penggunaan kertas cenderung menurun di negara-negara maju. Hal ini dipercayai karena generasi baru yang lebih memilih melihat dokumen penuh warna melalui monitor, dibanding dari kertas hitam putih.

Manfaat Paperless untuk Bisnis

Di awal sudah disinggung sedikit tentang manfaat paperless, berikut penjelasan lengkapnya:

1.    Menghemat Pengeluaran Bisnis

Coba Anda hitung seberapa banyak pengeluaran Anda untuk membeli kertas, printer, mesin fotokopi, shredder, tinta, staples, pulpen, dan keperluan sejenis lainnya. Itu belum termasuk listrik setiap kali Anda menggunakan alat-alat tersebut. Nah, dengan paperless, Anda bisa menghemat pengeluaran bisnis karena menurunnya penggunaan hal-hal yang disebutkan tadi.

2.    Tidak Makan Tempat

Printer, mesin fotokopi, shredder, dan alat-alat pendukung lainnya tentu memakan tempat, bukan? Belum lagi ruangan khusus untuk menyimpan ratusan bahkan ribuan dokumen. Dengan paperless office, ruangan di kantor Anda akan lebih luas karena berkurangnya penggunaan alat-alat tersebut. Semua dokumen disimpan secara digital alias dokumen digital.

3.    Hemat Waktu

Pernahkah Anda hampir terlelap karena menunggu mencetak atau memfotokopi dokumen yang jumlahnya banyak? Atau saat Anda harus menunggu berhari-hari agar dokumen yang dikirim sampai ke penerima? Nah, dengan paperless office, hal-hal tersebut tak akan terjadi karena semuanya bisa selesai dalam hitungan menit.

4.    Pekerjaan yang Lebih Efisien dan Produktif

Menghemat waktu berarti pekerjaan juga lebih efisien. Sebab, Anda tak menghabiskan banyak waktu untuk sekedar menunggu mencetak atau memfotokopi dokumen. Alhasil, Anda akan lebih produktif karena pekerjaan lebih cepat selesai dengan paperless.

5.    Lebih Aman

Dokumen kertas mempunyai banyak sekali risiko. Seperti rusak karena dimakan usia, terkena air, digigit hewan, bencana alam, dan masih banyak lainnya. Hal tersebut tak berlaku pada paperless karena dokumen Anda berbentuk digital yang disimpan dengan aman di server atau cloud.

6.    Pencarian yang Lebih Mudah

Apakah Anda pernah muak karena mencari satu lembar dokumen di antara tumpukan ratusan dokumen lain? Nah, karena paperless bersifat digital, biasanya Anda hanya cukup memasukkan kata kunci tertentu dan dokumen yang Anda cari akan langsung muncul. Praktis, bukan?

7.    Pelanggan Lebih Memilih Digital

Di zaman sekarang, tak diragukan lagi kalau para pelanggan Anda lebih memilih digital. Maka dari itu, pemasaran menggunakan kertas sudah ketinggalan zaman. Dengan paperless, Anda akan lebih mudah menjalankan digital marketing seperti melalui media sosial, blog, email marketing, dan semacamnya.

8.    Ramah Lingkungan

Manfaat paperless yang terakhir adalah ramah lingkungan karena berkurangnya penggunaan kertas. Seperti yang Anda tahu, kertas dibuat dari pohon yang mempunyai fungsi penting di bumi. Jika pohon banyak ditebang untuk pembuatan kertas, maka akan terjadi dampak negatif pada lingkungan kita, seperti longsor, banjir, pemanasan global, dan semacamnya. Bahkan, diprediksi semua hutan hujan di dunia akan hilang dalam 100 tahun. Waduh!

Baca juga: Teknologi Ramah Lingkungan: Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Kekurangan Paperless

Walaupun memiliki segudang manfaat, tapi menerapkan paperless pada bisnis juga ada kekurangannya, lho. Apa saja?

1.    Proses Adaptasi yang Tak Mudah

Perpindahan menjadi paperless tidak semudah membalikkan telapak tangan. Apalagi, bila Anda memiliki banyak dokumen dan pegawai yang tidak terlalu melek IT. Hal ini justru akan memperlambat proses bisnis dan berakibat negatif pada profit Anda.

2.    Rentan Terkena Cyber Crime

Paperless berarti mengharuskan Anda untuk melakukan semuanya secara digital. Mulai dari mengirim dokumen, menyimpannya, dan sebagainya. Ini tentu saja berpotensi untuk terkena cyber crime seperti phising atau hacking. Efeknya, bisa saja terjadi kebocoran data penting Anda dan disalahgunakan pihak tak bertanggungjawab.

3.    Biaya Awal yang Besar

Di atas memang disebutkan kalau paperless hemat biaya. Namun, saat awal-awal menerapkan paperless, Anda mungkin harus merogoh kocek yang dalam. Sebab, Anda harus menyiapkan sistemnya, perangkatnya, hingga melakukan pelatihan untuk seluruh pegawai Anda.

4.    Masalah Kesehatan

Kekurangan paperless terakhir adalah masalah kesehatan. Sebab, Anda harus melihat monitor secara terus-menerus yang bisa berakibat negatif pada kesehatan Anda. Terutama pada mata dan punggung Anda bila menatap monitor tanpa jeda.

Tips Menerapkan Paperless untuk Bisnis

Sumber gambar: Unsplash

Bagi Anda yang berniat menerapkan paperless office, berikut beberapa tips yang bisa Anda coba:

• Pikir dua kali sebelum mencetak dokumen: Bila dokumen tersebut bisa digunakan dalam format digital, maka Anda tak perlu mencetaknya. Kecuali memang ada kepentingan khusus yang mengharuskan Anda untuk mencetaknya.
• Simpan di cloud: Sebab, lebih aman dan bisa diakses oleh seluruh pegawai Anda dari manapun dan kapanpun. Contohnya, Google Docs, Dropbox, atau Evernote.
• Gunakan tablet: tablet mempunyai layar yang lebih besar daripada smartphone, sehingga sangat cocok untuk membaca dokumen penting Anda dimanapun.
• Lakukan pengesahan terhadap dokumen digital penting: sekarang sudah banyak platform yang memungkinkan Anda untuk mengesahkan dokumen digital dengan membuat tanda tangan digital secara mudah. Tenang saja, kekuatan hukumnya sama dengan tanda tangan biasa, kok. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan meterai elektronik sebagai pembayaran bea meterai atas dokumen digital tersebut.
• Jangan menunda training: segera lakukan training pada pegawai Anda seketika setelah sistem berjalan. Semakin cepat mereka paham, semakin baik untuk binsis Anda kedepannya.

Saatnya Menerapkan Paperless Pada Bisnis Anda!

Demikianlah penjelasan mengenai paperless. Konsep ini terdengar unik dan menarik, bukan? Dengan menerapkan paperless office, maka Anda akan menikmati banyak sekali manfaat. Mulai dari menghemat waktu, menghemat biaya, produktivitas meningkat, dan masih banyak lainnya.

Oleh karena itu, sudah saatnya bagi bisnis Anda untuk menerapkan paperless, setidaknya mulai dengan buat tanda tangan online. Jangan sampai konsumen Anda lari ke kompetitor yang lebih melek digital!

Apakah Anda tertarik belajar digitisasi lebih lanjut? Tak perlu khawatir, kami sudah menuliskannya dengan mendalam di artikel → Ketahui Perbedaan Digitisasi, Digitalisasi, dan Transformasi Digital!