Apa Itu Dokumen? Pengertian, Fungsi, Jenis & Contohnya

Setiap kegiatan bisnis, baik skala kecil maupun besar, pasti melibatkan dokumen dalam prosesnya. Mulai dari kontrak kerja sama hingga laporan keuangan, dokumen menjadi penghubung utama antara informasi dan keputusan penting.

Namun, tidak semua orang memahami peran strategis dokumen dan jenis-jenisnya yang wajib diketahui untuk mendukung operasional. Penjelasan lengkap mengenai fungsi, ciri-ciri, hingga contoh dokumen yang sering digunakan dalam dunia kerja selengkapnya akan dibahas sebagai berikut.

Apa Itu Dokumen?

Dokumen adalah sarana untuk merekam, menyimpan, dan menyampaikan informasi dalam berbagai bentuk, seperti teks, suara, gambar, atau file digital. Berdasarkan KBBI, dokumen mencakup surat tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti, termasuk akta, kontrak, laporan, hingga arsip digital.

Secara etimologis, kata “dokumen” berasal dari bahasa Latin documentum yang berarti bukti atau sesuatu yang mengajarkan. Dalam konteks modern, dokumen digunakan untuk validasi, kolaborasi, hingga pengambilan keputusan bisnis, dengan media penyimpanan yang kini beralih ke sistem digital dan cloud.

Fungsi dan Manfaat Dokumen

Dokumen memiliki peran penting dalam mendukung aktivitas bisnis maupun operasional organisasi. Selain sebagai catatan, dokumen juga berfungsi strategis untuk efisiensi, legalitas, hingga pengambilan keputusan.

• Sumber informasi: Menyediakan data yang terdokumentasi dan dapat diakses kapan saja untuk kebutuhan operasional atau analisis.
• Bukti hukum: Menjadi dasar sah dalam transaksi, perjanjian, atau proses litigasi melalui dokumen seperti kontrak, sertifikat, dan notulen.
• Catatan historis: Merekam perkembangan organisasi, proyek, atau peristiwa penting sebagai arsip rujukan masa depan.
• Pendukung administrasi: Membantu pengelolaan kegiatan secara sistematis dan akuntabel, seperti laporan, memo, atau surat dinas.
• Media edukasi dan pelatihan: Memudahkan transfer pengetahuan melalui SOP, manual kerja, dan materi onboarding.
• Peningkat efisiensi kerja: Mencegah duplikasi pekerjaan, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses pencarian informasi.
• Dasar pengambilan keputusan: Menyediakan data valid seperti laporan keuangan, riset pasar, dan evaluasi kinerja untuk mendukung kebijakan berbasis data.

Baca juga: Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!

Jenis Dokumen yang Wajib Diketahui

Dokumen dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria. Memahami jenis dokumen akan membantu dalam mengelola dan memanfaatkannya secara optimal.

Baca juga: Apa Itu Dokumen Elektronik? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Perbedaan Dokumen Fisik vs. Digital

Perkembangan teknologi telah mendorong transisi dari dokumen fisik (kertas) ke dokumen digital. Keduanya memiliki karakteristik yang sangat berbeda dan menawarkan kelebihan serta tantangan masing-masing.

Contoh Dokumen dan Penggunaannya

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah apa saja contoh dokumen dan bagaimana contoh penggunaan dokumen tersebut dalam berbagai aspek kehidupan.

Contoh Dokumen Pribadi dan Penggunaannya Sehari-hari

Dokumen pribadi adalah bagian tak terpisahkan dari identitas dan administrasi individu:

• Kartu Tanda Penduduk (KTP)/e-KTP: Digunakan sebagai bukti identitas resmi untuk berbagai keperluan seperti membuka rekening bank, mengurus paspor, mendaftar SIM, dan layanan publik lainnya.
• Surat Izin Mengemudi (SIM): Bukti legalitas seseorang untuk mengemudikan kendaraan bermotor di jalan raya.
• Paspor: Dokumen perjalanan internasional yang wajib dimiliki untuk bepergian ke luar negeri.
• Akta Kelahiran: Catatan resmi kelahiran seseorang, penting untuk pendaftaran sekolah, pembuatan KTP, dan dokumen lainnya.
• Ijazah dan Transkrip Nilai: Bukti kelulusan jenjang pendidikan formal, digunakan untuk melamar pekerjaan atau melanjutkan studi. Salah satu dokumen pendukung saat membuat contoh surat lamaran kerja yang baik.
• Kartu Keluarga (KK): Menunjukkan susunan anggota keluarga dan hubungan kekerabatan, diperlukan untuk berbagai urusan administrasi kependudukan.
• Surat Nikah/Akta Perkawinan: Bukti sah status perkawinan, penting untuk urusan keluarga dan hukum. Termasuk juga dokumen penting seperti perjanjian pra nikah bagi sebagian pasangan.
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP): Identitas wajib pajak untuk keperluan administrasi perpajakan.

Contoh Dokumen Bisnis dan Peranannya dalam Operasional Perusahaan

Dalam dunia bisnis, dokumen memegang peranan sentral dalam operasional dan legalitas:

• Surat Perjanjian/Kontrak: Dokumen hukum yang mengikat kesepakatan antara dua pihak atau lebih, seperti surat perjanjian jual beli, sewa-menyewa, atau kerja sama.
• Kontrak Kerja: Perjanjian formal antara perusahaan dan karyawan yang mengatur hak dan kewajiban masing-masing pihak. Berbagai kontrak kerja dapat menjadi referensi.
• Surat Pengangkatan Karyawan: Dokumen resmi yang mengukuhkan status seorang karyawan dalam perusahaan, seringkali merujuk pada contoh surat pengangkatan karyawan yang standar.
• Faktur (Invoice): Dokumen komersial yang merinci transaksi antara penjual dan pembeli, berfungsi sebagai tagihan dan bukti penjualan. Memahami invoice kunci dalam penagihan yang efektif.
• Laporan Keuangan: Catatan formal aktivitas keuangan perusahaan (neraca, laba rugi, arus kas) yang digunakan untuk evaluasi kinerja dan pengambilan keputusan.
• Surat Izin Usaha: Dokumen legalitas yang dikeluarkan pemerintah sebagai izin bagi perusahaan untuk beroperasi.
• Nota Kesepahaman (MoU): Dokumen awal yang menyatakan kesepakatan umum antara pihak-pihak sebelum kontrak formal dibuat.
• Standar Operasional Prosedur (SOP): Panduan tertulis yang merinci langkah-langkah standar untuk menjalankan tugas atau proses tertentu dalam perusahaan.

Karakteristik Dokumen yang Valid dan Sah Secara Hukum

Tidak semua catatan bisa dianggap sebagai dokumen yang sah, terutama dalam konteks hukum dan bisnis. Sebuah dokumen harus memiliki karakteristik tertentu agar diakui validitasnya. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip atau dokumen harus dikelola untuk menjamin ketersediaannya dalam kondisi autentik dan terpercaya.

Di era digital, kerangka hukum ini diperkuat oleh UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Undang-undang ini secara tegas menyatakan bahwa dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, setara dengan dokumen fisik.

Agar sebuah dokumen digital dianggap sah, ia harus memenuhi tiga pilar utama:

1. Autentikasi: Identitas pembuat atau penandatangan dokumen dapat diverifikasi dengan jelas dan tidak dapat disangkal.
2. Integritas (Keutuhan): Isi dokumen terjamin tidak mengalami perubahan apa pun setelah dibuat atau ditandatangani. Setiap modifikasi, sekecil apa pun, harus dapat terdeteksi.
3. Nirsangkal (Non-repudiation): Pihak yang membuat atau menandatangani dokumen tidak dapat menyangkal perbuatannya di kemudian hari.

Di dunia digital, validitas sebuah dokumen tidak lagi diukur dari ada atau tidaknya tinta dan kertas, melainkan dari kemampuannya untuk dibuktikan keasliannya secara kriptografis. Tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah teknologi kunci yang memastikan sebuah dokumen digital memenuhi syarat autentikasi, integritas, dan nirsangkal yang diamanatkan oleh hukum.

Nukke

Senior Legal Associate di Mekari

Baca Juga: 16 Cara Menjaga Dokumen Pribadi (Fisik dan Digital)

FAQ Seputar Dokumen

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai dokumen.

Apa tujuan utama sebuah dokumen?

Tujuan utamanya adalah untuk merekam informasi secara akurat agar dapat berfungsi sebagai bukti yang sah, sumber referensi pengetahuan, catatan historis, atau dasar untuk pengambilan keputusan.

Apa saja 3 jenis dokumen berdasarkan kegiatannya?

Tiga jenis utama dokumen berdasarkan kegiatannya adalah dokumen pribadi (untuk kepentingan individu seperti KTP), dokumen niaga (untuk transaksi bisnis seperti invoice), dan dokumen pemerintah (untuk urusan negara seperti UU).

Apakah foto atau video termasuk dokumen?

Ya. Foto dan video termasuk dalam kategori dokumen non-tekstual. Keduanya merekam peristiwa atau informasi secara visual dan dapat berfungsi sebagai bukti atau catatan historis yang kuat.

Apa yang membuat sebuah dokumen digital sah di mata hukum?

Sebuah dokumen digital sah jika memenuhi syarat dalam UU ITE, yaitu dapat dibuktikan keasliannya (autentikasi), isinya utuh dan tidak berubah (integritas), serta tidak dapat disangkal oleh pembuatnya. Penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah cara terbaik untuk memenuhi semua syarat tersebut.

Itulah penjelasan lengkap mengenai sebuah dokumen dari Mekari Sign, mulai dari pengertian hingga evolusi bentuknya di era digital. Dokumen, baik fisik maupun digital, memainkan peran penting dalam kehidupan pribadi maupun profesional, terutama dalam mendukung proses administrasi, legalitas, hingga pengambilan keputusan.

Jika Anda ingin memperdalam wawasan seputar dokumen legal, manajemen arsip, hingga solusi tanda tangan elektronik yang aman dan sah, kunjungi blog Mekari Sign. Anda akan menemukan berbagai panduan praktis dan terpercaya yang relevan untuk kebutuhan bisnis maupun aktivitas administratif sehari-hari.

Tanda Tangan Dokumen Secara Legal & Efisien Sekarang!

Coba Gratis

Referensi

• Badan Pemeriksa Keuangan RI. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
• Badan Pemeriksa Keuangan RI. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia. Entri: Dokumen.