15 Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa yang Meyakinkan

Dalam dunia bisnis, kesan pertama seringkali menentukan. Surat penawaran barang dan jasa adalah salah satu cara Anda memberikan kesan pertama kepada calon klien atau mitra. Surat yang tertata rapi, informatif, dan meyakinkan bisa menjadi pembeda antara Anda dan pesaing.

Tapi, bagaimana cara membuat surat penawaran yang seperti itu? Apa saja yang harus dicantumkan? Jangan khawatir. Artikel ini akan membahas tuntas, lengkap dengan contoh-contoh yang bisa Anda jadikan referensi.

Apa Itu Surat Penawaran?

Surat penawaran adalah dokumen resmi dari penjual kepada calon pembeli, yang berisi penawaran barang atau jasa tertentu. Tujuan utamanya adalah untuk menawarkan produk atau jasa, dengan harapan terjalin kerja sama atau transaksi. Surat ini mencakup detail spesifikasi, harga, dan syarat-syarat lain yang relevan.

Surat penawaran termasuk ke dalam jenis surat niaga (surat bisnis). Surat ini adalah bagian penting dari komunikasi bisnis, terutama dalam proses penjualan dan pengadaan barang/jasa. Tanpa surat penawaran yang jelas, calon pembeli bisa bingung, proses negosiasi jadi terhambat, dan tidak ada bukti tertulis yang kuat sebagai dasar kesepakatan.

Baca Juga: 10+ Contoh Lengkap Surat Penawaran Kerjasama dan Cara Membuatnya!

Fungsi Surat Penawaran

Surat penawaran memiliki beberapa fungsi penting, baik bagi penjual maupun calon pembeli:

• Memperkenalkan dan Menawarkan Produk/Jasa: Ini adalah fungsi paling dasar. Surat penawaran menjelaskan apa yang Anda jual, apa keunggulannya, dan mengapa calon pembeli sebaiknya memilih Anda.
• Membangun Hubungan Bisnis: Surat penawaran adalah langkah awal untuk menjalin komunikasi dan relasi bisnis dengan calon klien.
• Memberikan Informasi yang Jelas dan Lengkap: Surat penawaran yang baik harus mencantumkan semua informasi penting yang dibutuhkan calon pembeli untuk membuat keputusan, seperti:
  • Spesifikasi detail produk/jasa
  • Harga (bisa dalam bentuk daftar harga terlampir)
  • Syarat pembayaran (tunai, kredit, termin, dll.)
  • Syarat pengiriman (franco gudang, FOB, CIF, dll.)
  • Masa berlaku penawaran (jika ada)
• Meningkatkan Peluang Penjualan: Surat penawaran yang efektif dapat meyakinkan calon pembeli dan mendorong mereka untuk melakukan pembelian atau menjalin kerja sama.
• Dokumentasi Resmi: Surat penawaran menjadi bukti tertulis bahwa Anda telah menawarkan produk/jasa kepada pihak tertentu. Ini penting untuk keperluan administrasi dan jika terjadi sengketa di kemudian hari.

Struktur dan Cara Membuat Surat Penawaran

Surat penawaran yang baik harus terstruktur dengan rapi, informatif, dan persuasif. Berikut adalah unsur-unsur yang harus ada pada surat penawaran dan cara membuatnya:

1. Kepala Surat (Kop Surat): Wajib ada untuk surat penawaran dari perusahaan. Kop surat berisikan nama perusahaan, logo (jika ada), alamat lengkap, nomor telepon, email, dan website (jika ada). Jika Anda menawarkan ke instansi pemerintah, perhatikan ketentuan tentang format surat yang berlaku di instansi tersebut.
2. Tempat dan Tanggal Surat: Menunjukkan kapan dan di mana surat dibuat.
3. Nomor Surat: Setiap surat penawaran sebaiknya diberi nomor, sesuai dengan sistem penomoran surat di perusahaan Anda.
4. Lampiran (Jika Ada): Jika Anda melampirkan dokumen lain (brosur, katalog, daftar harga detail, dll.), sebutkan di sini. Contoh: “Lampiran: 1 berkas Daftar Harga Produk”.
5. Perihal: Nyatakan dengan jelas bahwa ini adalah “Surat Penawaran” dan sebutkan produk/jasa yang ditawarkan. Contoh: “Perihal: Penawaran Jasa Event Organizer untuk Acara Perusahaan”.
6. Alamat Tujuan: Tulis nama penerima (jika tahu), jabatan (jika tahu), nama perusahaan/instansi, dan alamat lengkap. Pastikan Anda menulis alamat dengan benar.
7. Salam Pembuka: Gunakan salam formal yang umum, misalnya “Dengan hormat,”.
8. Isi Surat:
   • Paragraf Pembuka: Mulailah dengan kalimat yang sopan dan profesional. Jelaskan tujuan Anda mengirim surat (menawarkan barang/jasa). Jika surat ini merupakan balasan dari surat permintaan penawaran, sebutkan itu. Jangan lupa untuk menyampaikan salam pembuka yang baik. Contoh kalimat pembuka surat penawaran barang yang benar:
     • “Menindaklanjuti surat permintaan penawaran Bapak/Ibu No. … tanggal …, dengan ini kami mengajukan penawaran…”
     • “Dengan hormat, sehubungan dengan kebutuhan [Nama Perusahaan/Instansi] akan [Jenis Barang/Jasa], kami dari [Nama Perusahaan Anda] ingin mengajukan penawaran…”
     • “Dengan hormat, melalui surat ini kami ingin memperkenalkan produk unggulan kami, [Nama Produk], yang kami yakini dapat memberikan solusi untuk…”
   • Paragraf Inti (Penawaran): Inilah bagian terpenting. Jelaskan semua detail tentang barang/jasa yang Anda tawarkan:
     • Nama Produk/Jasa: Sebutkan dengan jelas dan lengkap.
     • Spesifikasi: Jelaskan secara rinci spesifikasi teknis, fitur-fitur, keunggulan, dan benefit produk/jasa Anda. Gunakan bahasa yang mudah dipahami, hindari jargon teknis yang mungkin tidak dimengerti calon klien.
     • Harga: Cantumkan harga dengan jelas. Jika ada diskon atau penawaran khusus, sebutkan juga. Anda bisa mencantumkan harga dalam bentuk tabel atau daftar harga terlampir.
     • Syarat Pembayaran: Jelaskan bagaimana cara pembayarannya (tunai, transfer, termin, dll.), kapan pembayaran harus dilakukan, dan rekening bank yang digunakan (jika perlu).
     • Syarat Pengiriman (untuk barang): Jelaskan bagaimana barang akan dikirim (perusahaan Anda yang mengirim, diambil sendiri oleh pembeli, atau menggunakan jasa ekspedisi), siapa yang menanggung biaya pengiriman, dan berapa lama estimasi waktu pengiriman.
     • Masa Berlaku Penawaran: Jika perlu, sebutkan sampai kapan penawaran ini berlaku. Ini penting terutama jika harga produk/jasa Anda fluktuatif.
     • • *Gunakan bahasa yang persuasif, tetapi tetap profesional dan jujur. Tonjolkan benefit produk/jasa Anda, bukan hanya fiturnya.
   • Paragraf Penutup: Nyatakan harapan Anda untuk menjalin kerja sama. Sertakan call to action yang jelas (misalnya, meminta penerima untuk menghubungi Anda jika tertarik, atau menjadwalkan pertemuan). Ucapkan terima kasih atas perhatian dan waktu yang diberikan.
9. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang formal, misalnya “Hormat kami,” atau “Salam,”.
10. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan: Surat harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di perusahaan Anda (biasanya direktur, manajer pemasaran, atau sales manager). Cantumkan nama lengkap dan jabatan penandatangan dengan jelas.

Berikut adalah contoh bentuk surat penawaran peserta perorangan berdasarkan Keputusan Deputi LKPP No. 4/2018 Tentang Standar Dokumen Pemilihan Langsung untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi:

Bentuk Surat Penawaran Peserta Perorangan. Sumber: LKPP

Baca Juga: Contoh Proposal Penawaran dan Format Penyusunannya

Contoh Surat Penawaran Barang

1. Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik

Sumber: Scribd

2. Contoh Surat Penawaran Fashion

Sumber: Scribd

3. Contoh Surat Penawaran Makanan

Sumber: Scribd

4. Contoh Surat Penawaran Bangunan

Sumber: Scribd

5. Contoh Surat Penawaran Sepatu

Sumber: Scribd

6. Contoh Surat Penawaran Barang Keperluan Kantor

7. Contoh Surat Penawaran Buku Sekolah

Sumber: Scribd

8. Contoh Surat Penawaran Furniture

Sumber: Scribd

9. Contoh Surat Penawaran Produk Kosmetik

Sumber: Scribd

Baca Juga: 17 Contoh Surat Pesanan Barang Berbagai Jenis, Terlengkap!

Contoh Surat Penawaran Jasa

1. Contoh Surat Penawaran Hukum

Sumber: Scribd

2. Contoh Surat Penawaran Paket Wisata

Sumber: Scribd

3. Contoh Surat Penawaran Event Organizer

Sumber: Scribd

4. Contoh Surat Penawaran Jasa Pelatihan

Sumber: Academia.edu

5. Contoh Surat Penawaran Jasa Service AC

Sumber: Scribd

6. Contoh Surat Penawaran Jasa Transportasi

Sumber: Scribd

Baca Juga: Contoh Surat Permintaan Penawaran dengan Format yang Tepat!

Tips Jitu Menulis Surat Penawaran yang Memikat dan Efektif

Surat penawaran adalah gerbang pertama menuju kesuksesan bisnis Anda. Jangan anggap remeh dokumen ini! Berikut adalah tips-tips penting yang akan membantu Anda menyusun surat penawaran yang tidak hanya informatif, tetapi juga meyakinkan dan berpeluang besar untuk diterima:

1. Kenali Calon Klien: Sebelum menulis, cari tahu kebutuhan, masalah, dan prioritas calon klien Anda. Sesuaikan penawaran Anda agar relevan dan personal.
2. Tonjolkan Manfaat, Bukan Fitur: Jelaskan manfaat produk/jasa Anda bagi calon klien, bukan hanya fitur-fiturnya. Fokus pada solusi yang Anda tawarkan.
3. Sesuaikan Bahasa dengan Audiens: Gunakan bahasa dan tone yang sesuai dengan target audience Anda (formal untuk instansi pemerintah/BUMN, lebih casual untuk startup, dll.).
4. Buat Subject Line dan Kalimat Pembuka yang Menarik (Email): Jika via email, buat subject line yang membuat penasaran. 1-2 kalimat pertama juga harus langsung menarik perhatian.
5. Informasi Lengkap, Jelas, dan Terstruktur: Sertakan semua informasi penting: spesifikasi, harga, syarat pembayaran, dll. Gunakan poin-poin atau sub-heading agar mudah dibaca.
6. Sertakan Call to Action (CTA): Beri tahu calon klien apa yang Anda ingin mereka lakukan (hubungi Anda, kunjungi website, dll.).
7. Tawarkan Bonus (Jika Ada): Tonjolkan penawaran khusus (diskon, bonus, dll.) jika ada.
8. Lampirkan Dokumen Pendukung (Jika Perlu): Lampirkan dokumen yang relevan (brosur, katalog, portofolio, dll.).
9. Periksa Ulang (EYD): Pastikan surat Anda bebas dari kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca.
10. Follow Up dan Siapkan Rencana Cadangan: Follow up jika tidak ada respons. Jangan hanya mengandalkan satu penawaran.

Dengan memahami format, unsur-unsur penting, dan tips yang telah diuraikan, serta dengan memanfaatkan contoh-contoh di atas, Anda kini siap untuk menyusun surat penawaran barang dan jasa yang profesional, meyakinkan, dan berpeluang besar untuk menghasilkan kerjasama yang sukses. Ingatlah untuk selalu menyesuaikan isi surat dengan kebutuhan dan karakteristik calon klien Anda.

Untuk mempermudah proses tersebut, pertimbangkan untuk menggunakan platform digital seperti Mekari Sign. Mekari Sign tidak hanya mempermudah pembuatan surat penawaran online, tetapi juga pengiriman dan penandatanganan digital. Mekari Sign pun terintegrasi dengan e-meterai dan tanda tangan digital tersertifikasi untuk kebutuhan dokumen lain. Jelajahi fiturnya dan tingkatkan profesionalisme bisnis Anda!

Buat & Kirim Surat Penawaran Lebih Mudah dengan Mekari Sign!

Coba Gratis

Referensi:

• “How To Write a Proposal Letter Offering Services to a Client”
• LKPP RI. “Keputusan Deputi Bidang Pengembangan Strategi Dan Kebijakan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 4 Tahun 2018 Tentang Standar Dokumen Pemilihan Melalui Penunjukan Langsung Untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi”.