- Surat pesanan barang atau Purchase Order (PO) merupakan dokumen yang digunakan pembeli untuk merinci pesanan barang atau jasa kepada pemasok.
- Cantumkan identitas pembeli dan pemasok, nomor serta tanggal PO, spesifikasi barang, kuantitas, harga, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran agar pesanan mudah diperiksa.
- Surat pesanan menjadi acuan tertulis untuk memeriksa kesesuaian barang yang diterima dengan rincian pesanan.
- Kedudukan hukum PO bergantung pada isi dokumen, persetujuan para pihak, dan konteks transaksi. Tidak semua PO otomatis menjadi kontrak yang mengikat.
- Mekari Sign membantu proses persetujuan dan penandatanganan dokumen secara digital sesuai kebutuhan perusahaan.
Dalam transaksi bisnis (business-to-business atau B2B), surat pesanan barang atau Purchase Order (PO) digunakan pembeli untuk menyampaikan rincian pesanan kepada pemasok. Dokumen ini membantu kedua pihak menyamakan informasi mengenai barang atau jasa, jumlah, harga, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembayaran sebelum pesanan diproses.
Surat pesanan yang disusun dengan jelas dapat mengurangi risiko salah kirim, perbedaan spesifikasi, dan kesalahpahaman terkait pembayaran. Berikut penjelasan mengenai fungsi, komponen yang perlu dicantumkan, serta contoh surat pesanan barang yang bisa dijadikan referensi sesuai kebutuhan bisnis.
Apa Itu Surat Pesanan Barang?
Surat pesanan barang, atau yang dalam dunia bisnis lebih dikenal dengan istilah Purchase Order (PO), adalah dokumen komersial resmi yang diterbitkan oleh pihak pembeli (buyer) kepada penjual (vendor/supplier). Dokumen ini merinci jenis, kuantitas, harga, dan syarat pembayaran dari produk atau jasa yang hendak dibeli.
Surat pesanan biasanya diterbitkan setelah pembeli mengevaluasi penawaran dari pemasok, meskipun alurnya dapat berbeda sesuai prosedur pengadaan masing-masing perusahaan. Dokumen ini menjadi acuan tertulis mengenai pesanan yang disampaikan. Apabila PO memuat ketentuan transaksi yang disepakati para pihak, dokumen tersebut juga dapat menjadi bagian dari bukti kesepakatan. Kedudukan dan akibat hukumnya bergantung pada isi dokumen, proses persetujuan, serta ketentuan yang berlaku.
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengajuan Barang Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Fungsi atau Kegunaan Surat Pesanan
Fungsi utama surat ini adalah meminimalisasi risiko miskomunikasi atau sengketa (dispute) pengadaan. Dalam transaksi bernominal besar, pemesanan via lisan sangat rentan terhadap human error.
Dengan mencantumkan kode barang atau SKU (Stock Keeping Unit) jika tersedia, spesifikasi, kuantitas, harga, dan ketentuan pengiriman, surat pesanan membantu pembeli dan pemasok memeriksa kesesuaian antara pesanan dan barang yang diterima. Dokumen ini juga dapat menjadi referensi untuk pencatatan pengadaan, pemeriksaan invoice, dan kebutuhan audit internal. Jika terjadi perbedaan, pihak terkait dapat meninjau kembali rincian pesanan dan ketentuan yang telah disepakati.
Baca juga: 7 Contoh Surat Penagihan Berbagai Jenis, Terlengkap!
Apa Saja Isi Surat Pesanan Barang?
Surat pesanan barang perlu mencantumkan informasi yang cukup agar pemasok memahami barang yang dipesan dan pembeli dapat memeriksa kesesuaiannya saat pesanan diterima. Rincian dapat disesuaikan dengan jenis barang, nilai transaksi, dan prosedur pengadaan perusahaan.
Berikut komponen yang umumnya perlu diperhatikan:
| Komponen | Informasi yang dicantumkan |
|---|---|
| Identitas para pihak | Nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak pembeli serta pemasok |
| Nomor dan tanggal PO | Nomor referensi serta tanggal penerbitan surat pesanan |
| Rincian barang | Nama barang, kode atau SKU jika tersedia, spesifikasi, dan satuan |
| Kuantitas dan harga | Jumlah pesanan, harga satuan, subtotal, serta pajak jika relevan |
| Total transaksi | Nilai keseluruhan pesanan sesuai rincian yang disepakati |
| Pengiriman | Alamat tujuan dan jadwal pengiriman yang diharapkan |
| Ketentuan pembayaran | Metode, termin, atau tenggat pembayaran sesuai kesepakatan |
| Persetujuan | Nama, jabatan, dan tanda tangan pihak (basah maupun tanda tangan digital resmi) yang berwenang sesuai prosedur perusahaan |
Sebelum mengirimkan PO, periksa kembali kesesuaian harga dan spesifikasi dengan penawaran pemasok. Pastikan pula jadwal pengiriman dan ketentuan pembayaran sudah jelas agar kedua pihak memiliki acuan yang sama.
17 Contoh Surat Pesanan Barang Berbagai Jenis
Berikut adalah beberapa draf teks referensi yang bisa langsung Anda salin dan sesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan Anda:
1. Template Surat Pesanan Barang yang Bisa Disalin
Berikut template surat pesanan barang yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan transaksi dan prosedur perusahaan.
SURAT PESANAN BARANG
Nomor: [Nomor surat pesanan]
Tanggal: [Tanggal penerbitan]
Kepada:
[Nama perusahaan pemasok]
[Alamat pemasok]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mengajukan pemesanan barang dengan rincian berikut:
| No. | Nama dan spesifikasi barang | Jumlah | Harga satuan | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Nama/spesifikasi barang] | [Jumlah] | Rp[Harga] | Rp[Total] |
| 2 | [Nama/spesifikasi barang] | [Jumlah] | Rp[Harga] | Rp[Total] |
| Subtotal | Rp[Subtotal] | |||
| Pajak (jika berlaku) | Rp[Pajak] | |||
| Total pesanan | Rp[Total akhir] |
Ketentuan pesanan:
- Alamat pengiriman: [Alamat tujuan]
- Jadwal pengiriman: [Tanggal atau periode]
- Ketentuan pembayaran: [Metode dan termin pembayaran]
- Catatan tambahan: [Ketentuan lain jika diperlukan]
Mohon konfirmasi penerimaan pesanan dan kesesuaian rincian tersebut sebelum proses pengiriman dilakukan.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Terima kasih atas kerja sama yang baik.
[Kota], [Tanggal]
Hormat kami,
[Nama perusahaan pembeli]
[Nama penanggung jawab]
[Jabatan]
[Tanda tangan sesuai prosedur perusahaan]
2. Contoh Surat Pesanan Barang Elektronik
Dok. Scribd
3. Alternatif Contoh Pesanan Barang Elektronik
Sumber gambar: Lezgetreal
4. Contoh Pesanan Barang Elektronik Lainnya
Sumber gambar: suratresmi
5. Contoh Surat Pemesanan Barang Furniture Rumah
6. Contoh Surat Pemesanan Furniture Kantor
7. Contoh Surat Pesanan Barang dari Surat Kabar
Sumber gambar: suratresmi
8. Contoh Pesanan Barang Inventaris Kantor
9. Contoh Surat Pesanan Keperluan Rumah Tangga
Sumber gambar: suratresmi
10. Contoh Surat Pesanan Baju
Sumber gambar: pluginongkoskirim
11. Contoh Surat Pemesanan Alat Tulis Kantor
Contoh Surat Pemesanan Alat Tulis Kantor
SURAT PEMESANAN ALAT TULIS KANTOR
Nomor: [Nomor surat]
Tanggal: [Tanggal penerbitan]
Kepada Yth.
[Nama pemasok ATK]
[Alamat pemasok]
Perihal: Pemesanan Alat Tulis Kantor
Dengan hormat,
Untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan, kami bermaksud memesan alat tulis kantor (ATK) dengan rincian sebagai berikut:
| No. | Nama barang | Jumlah | Harga satuan | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kertas A4 80 gsm | 10 rim | Rp55.000 | Rp550.000 |
| 2 | Pulpen tinta hitam | 5 lusin | Rp36.000 | Rp180.000 |
| 3 | Buku catatan | 20 buah | Rp8.000 | Rp160.000 |
| 4 | Map dokumen | 5 pak | Rp25.000 | Rp125.000 |
| Subtotal | Rp1.015.000 | |||
| Pajak (jika berlaku) | [Nominal] | |||
| Total pesanan | [Total akhir] |
Adapun ketentuan pemesanan yang kami ajukan adalah sebagai berikut:
- Alamat pengiriman: [Alamat kantor atau lokasi penerimaan barang]
- Tanggal pengiriman: [Tanggal atau periode pengiriman]
- Ketentuan pembayaran: [Metode dan termin pembayaran]
- Catatan tambahan: [Spesifikasi atau ketentuan lain jika diperlukan]
Mohon konfirmasi ketersediaan barang, kesesuaian harga, dan jadwal pengiriman sebelum pesanan diproses. Apabila terdapat barang yang tidak tersedia, mohon informasikan kepada kami terlebih dahulu.
Demikian surat pemesanan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang baik.
[Kota], [Tanggal]
Hormat kami,
[Nama perusahaan pemesan]
[Tanda tangan]
[Nama penanggung jawab]
[Jabatan]
12. Contoh Surat Pemesanan Barang Inventaris Sekolah
13. Contoh Surat Pemesanan Laptop Sekolah Lainnya
Sumber gambar: pluginongkoskirim
14. Contoh Pesanan Barang Secara Kredit
Sumber gambar: suratresmi
15. Contoh Surat Pesanan Barang Bahasa Inggris
Sumber gambar: suratresmi
16. Contoh Surat Pesanan Barang dalam Bahasa Inggris Lainnya
Sumber gambar: pluginongkoskirim
17. Contoh Surat Pemesanan Makanan Ringan
Sumber gambar: suratresmi
18. Contoh Surat Pemesanan Makanan Kaleng
Kelola Persetujuan Surat Pesanan dengan Mekari Sign
Proses persetujuan surat pesanan dapat melibatkan staf pengadaan, manajer, hingga direktur. Jika dokumen berpindah tangan secara manual, proses pemeriksaan dan penandatanganan dapat memerlukan waktu lebih lama, terutama ketika pihak yang menyetujui bekerja dari lokasi berbeda.
Mekari Sign membantu perusahaan mengelola proses peninjauan dan penandatanganan dokumen secara digital. Fitur yang sesuai dapat mendukung persetujuan dokumen dan penggunaan tanda tangan elektronik dalam proses administrasi pengadaan. Dengan alur digital, dokumen dapat diproses tanpa harus selalu mengandalkan pertukaran dokumen fisik.
Otomatisasi validasi Surat Pesanan Barang Anda menggunakan e-Meterai Mekari Sign
