Perkuat Dokumen Perusahaan dengan Stempel Elektronik Sah & QR Code Anti-Palsu

Ketiganya saling melengkapi, bukan saling menggantikan.

• Tanda tangan elektronik tersertifikasi: mewakili perorangan dan membuktikan persetujuan pejabat berwenang atas isi dokumen. Elemen wajib agar dokumen mengikat.
• e-Meterai resmi Peruri: memenuhi kewajiban bea meterai atas dokumen yang diatur undang-undang, diterbitkan Peruri. Wajib untuk dokumen tertentu.
• Stempel elektronik: mewakili badan hukum dan memberi identitas korporat pada dokumen, melengkapi dua elemen di atas.

Mekari Sign menyediakan ketiganya dalam satu alur, sehingga dokumen dapat ditandatangani, dibubuhi elektronik meterai, dan distempel sekaligus tanpa berpindah aplikasi.

Keduanya terdengar mirip dan sering dipertukarkan, padahal berbeda kedudukannya.

• Stempel elektronik: representasi visual cap perusahaan pada dokumen, yang memperoleh kekuatan hukum ketika dilindungi sertifikat elektronik dari PSrE.
• Segel elektronik: istilah resmi dalam Pasal 13A ayat (1) huruf b UU No. 1 Tahun 2024, yaitu data elektronik yang dilekatkan pada dokumen untuk menjamin asal, integritas, dan keutuhan dokumen milik badan usaha atau instansi. Segel elektronik termasuk salah satu dari delapan layanan resmi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik.

Singkatnya, stempel elektronik adalah sisi yang terlihat, sedangkan segel elektronik adalah sisi teknis dan hukum yang membuatnya dapat dibuktikan.

Tanpa stempel elektronik, empat hambatan berikut biasanya muncul.

• Dokumen dikembalikan mitra: surat keluar tanpa stempel sering dianggap belum lengkap, sehingga persetujuan tertunda.
• Siklus cetak, cap, pindai: tim mencetak dokumen hanya untuk dicap lalu memindainya kembali, padahal prosesnya sudah digital sejak awal.
• Penyalahgunaan stempel fisik: cap perusahaan mudah dipinjam atau dipakai tanpa izin, dan tidak ada catatan siapa memakainya.
• Tampilan tidak konsisten: hasil cap basah sering buram atau miring, sehingga dokumen resmi terlihat kurang profesional.

Stempel elektronik Mekari Sign menjawab keempatnya, terutama yang ketiga, karena pembubuhan hanya dapat dilakukan pengguna berwenang dan seluruhnya tercatat dalam jejak audit.

Secara hukum Indonesia (UU ITE dan KUHPerdata), stempel bukanlah syarat sah sebuah dokumen; elemen wajibnya adalah Tanda Tangan Digital Tersertifikasi dari pejabat yang berwenang.
Namun, stempel elektronik diakui “sah” dalam konteks business practice dan internal governance untuk memenuhi ekspektasi visual administrasi di Indonesia. Agar dokumen mengikat secara hukum, wajib menyandingkan e-stamp perusahaan dengan tanda tangan digital PSrE dari pimpinan/direksi.

Prosesnya berjalan dalam empat tahap.

• Pembuatan stempel: perusahaan membuat stempel digital berisi nama, logo, dan warna sesuai standar visual perusahaan.
• Pengaturan otorisasi: admin menentukan siapa yang berhak memakai setiap stempel, misalnya satu stempel untuk HR dan satu lagi untuk keuangan.
• Pembubuhan ke dokumen: stempel ditempatkan pada posisi yang ditentukan, bersamaan dengan tanda tangan elektronik bila diperlukan.
• Pencatatan dan verifikasi: sistem menyimpan log siapa membubuhkan dan kapan, dan QR code pada stempel dapat dipindai untuk melihat riwayat dokumen.

Fitur ini sangat berguna bagi berbagai peran di perusahaan, antara lain:

• Departemen HR: Untuk melegalisasi surat keterangan kerja, paklaring, dan surat pengangkatan karyawan.
• Departemen Keuangan: Untuk memberi cap pada invoice, faktur, atau purchase order.
• Sekretaris Perusahaan atau Legal: Untuk semua surat keluar resmi perusahaan.
• Pejabat Berwenang: dokumen yang tanda tangannya perlu didampingi stempel resmi perusahaan.

Di Mekari Sign, setiap peran tersebut dapat diberi stempel dan hak akses sendiri, sehingga tidak ada satu cap yang dipakai bergantian oleh seluruh divisi.

Menggunakan fitur e-Stamp di Mekari Sign memberikan nilai tambah yang signifikan:

• Efisiensi Proses: Mempercepat alur kerja karena tidak ada lagi proses cetak-cap-scan yang memakan waktu.
• Keamanan Terkontrol: Mencegah penyalahgunaan stempel perusahaan. Hanya pengguna yang diberi wewenang oleh admin yang dapat menggunakannya.
• Profesionalisme Dokumen: Menjaga tampilan dokumen digital tetap resmi dan profesional sesuai standar perusahaan.
• Terdokumentasi dengan Baik: Setiap tindakan pembubuhan stempel akan tercatat dalam Jejak Audit, yang berisi informasi siapa pengguna, dan kapan stempel tersebut dibubuhkan. Ini menciptakan akuntabilitas yang jelas.

Stempel elektronik dan tanda tangan elektronik tersertifikasi PSrE berjalan dalam satu alur penandatanganan di Mekari Sign.

• Atur otorisasi: tentukan stempel mana yang dapat dipakai divisi mana.
• Siapkan dokumen: unggah dokumen lalu atur posisi tanda tangan dan stempel.
• Bubuhkan sekaligus: pejabat berwenang membuka tautan, lalu membubuhkan tanda tangan elektronik dan stempel dalam satu tindakan.
• Tersimpan otomatis: dokumen final dan jejak audit tersimpan tanpa perlu diunduh dan diunggah ulang.

Sangat cocok. Manajemen stempel fisik di level enterprise sangat berisiko (loss & duplication). E-stamp menyelesaikan complexity tersebut dengan:

• Multi-Entity Management: Mengelola puluhan stempel untuk holding company, subsidiary, atau franchise outlet dalam satu platform terpusat.
• Governance & Visibility: Menerapkan role-based access control dan approval workflow khusus untuk eksekutif (VIP).
• Enterprise: Didukung ISO/IEC 27001:2022 dan regulasi Komdigi, memberikan audit log yang siap digunakan saat pemeriksaan hukum atau internal.

Admin menentukan hak akses per stempel, sehingga pengguna di luar daftar tidak dapat melihat maupun memakainya. Pengaturan ini menggantikan praktik menyimpan cap fisik di satu laci yang bisa diakses banyak orang.

Setiap pembubuhan tercatat dalam jejak audit berisi nama pengguna, waktu, dan dokumen yang distempel. Catatan itu yang membuat penyalahgunaan dapat ditelusuri, bukan sekadar dicegah.

Aplikasi desain menghasilkan berkas gambar yang bisa diunduh, disalin, dan ditempelkan siapa saja ke dokumen mana pun, tanpa sertifikat elektronik dan tanpa catatan apa pun. Karena tidak terikat sertifikat, gambar seperti itu juga tidak dapat menunjukkan apakah dokumen sudah diubah setelah distempel.

Di Mekari Sign, stempel bukan berkas yang dibagikan melainkan fitur yang dibatasi hak akses, pembubuhannya tercatat, dan dokumennya berada dalam alur yang sama dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi PSrE.