Buat, tandatangani, dan kelola kontrak elektronik dalam satu platform terpusat

Keduanya sering dianggap sama, padahal cakupannya berbeda.

• Tanda tangan digital: Metode menandatangani dokumen secara elektronik. Fokus pada satu aksi menandatangani.
• Kontrak elektronik: Perjanjian yang seluruh siklusnya berlangsung dalam sistem elektronik, mencakup pembuatan, persetujuan, tanda tangan digital, dan penyimpanan.

Tanda tangan digital adalah salah satu komponen di dalam kontrak elektronik. Software manajemen kontrak seperti Mekari Sign menyatukan tanda tangan digital dengan alur persetujuan, penyimpanan, dan jejak audit, sehingga seluruh siklus kontrak berjalan dalam satu platform, bukan aplikasi terpisah.

Berikut beberapa contoh kontrak elektronik yang umum digunakan:

• Perjanjian pinjaman dana secara online antara peminjam dan pemberi pinjaman.
• Terms and Conditions (Syarat dan Ketentuan) yang disetujui pengguna saat mendaftar layanan digital atau aplikasi.
• Kontrak lisensi penggunaan perangkat lunak (software license agreement) yang dibuat dan disepakati melalui sistem elektronik.
• Perjanjian antara produsen dengan konsumen dalam transaksi online.
• Kontrak kerja atau kemitraan yang dibuat dan ditandatangani secara digital melalui platform elektronik.
• Click-wrap agreement, yaitu perjanjian yang disetujui dengan cara mengklik tombol “setuju” pada halaman persetujuan saat instalasi perangkat lunak atau pembuatan akun digital.

Perbedaan utama kontrak elektronik dengan kontrak konvensional terletak pada media dan proses pembuatannya, meskipun keduanya memiliki kekuatan hukum yang sama jika memenuhi syarat sah perjanjian.

•  Media Pembentukan Kontrak: Kontrak elektronik dibuat dan disepakati melalui media elektronik seperti komputer, internet, atau perangkat digital lainnya, sedangkan kontrak konvensional dibuat secara manual dan biasanya ditandatangani di atas kertas.
• Proses Terjadinya Kontrak: Pada kontrak konvensional, para pihak biasanya bertemu langsung untuk bernegosiasi dan menandatangani kontrak, sedangkan pada kontrak elektronik prosesnya dilakukan secara jarak jauh tanpa tatap muka, bahkan bisa melibatkan pihak-pihak yang tidak pernah bertemu.
• Bentuk dan Format: Kontrak konvensional memiliki bentuk fisik yang jelas (dokumen kertas), sementara kontrak elektronik berbentuk dokumen digital atau data elektronik yang dapat berupa email, website, aplikasi, atau sistem elektronik lainnya.
• Identifikasi Kesepakatan dan Kecakapan: Dalam kontrak konvensional, waktu dan tempat kesepakatan mudah diidentifikasi karena adanya pertemuan langsung dan penandatanganan fisik. Sebaliknya, dalam kontrak elektronik, identifikasi waktu kesepakatan dan kecakapan para pihak lebih kompleks karena tidak ada tatap muka langsung.
• Legalitas dan Keabsahan: Kedua jenis kontrak ini memiliki kekuatan hukum yang sama di Indonesia selama memenuhi syarat sah perjanjian menurut Pasal 1320 KUHPerdata dan peraturan terkait seperti UU ITE. Namun, kontrak elektronik diatur lebih spesifik dalam UU ITE dan Peraturan Pemerintah terkait transaksi elektronik.

Kontrak berbasis kertas menghadapi empat masalah yang berulang:

1. Waktu tanda tangan lama: Menunggu tanda tangan basah dari semua pihak bisa memakan waktu berhari-hari hingga berminggu-minggu.
2. Biaya cetak dan pengiriman: Ratusan halaman kontrak, kurir, dan pengarsipan fisik menambah biaya operasional.
3. Risiko dokumen hilang: Kontrak fisik dapat hilang, rusak, atau terselip dan sulit ditelusuri saat dibutuhkan.
4. Sulit diaudit: Riwayat perubahan dan siapa yang menyetujui kapan tidak tercatat rapi.

Kontrak elektronik menyelesaikan keempatnya sekaligus, dengan tanda tangan digital dalam hitungan menit, tanpa biaya cetak, penyimpanan cloud, dan jejak audit otomatis.

Keuntungan menggunakan kontrak elektronik antara lain:

• Praktis dan Efisien: Kontrak elektronik memungkinkan transaksi dilakukan kapan saja dan dari mana saja tanpa perlu bertemu langsung, sehingga menghemat waktu dan biaya operasional seperti cetak dan pengiriman dokumen fisik.
• Sah Secara Hukum: Dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik diakui sebagai bukti hukum yang sah menurut UU ITE, sehingga kontrak elektronik dapat dijadikan alat bukti di pengadilan jika terjadi sengketa.
• Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas dan limbah, sehingga lebih mendukung pelestarian lingkungan.
• Kemudahan Penyimpanan dan Pengelolaan Data: Kontrak elektronik disimpan secara digital sehingga lebih mudah diarsipkan, dicari, dan dilacak statusnya dibandingkan dokumen fisik.
• Keamanan Tinggi: Penggunaan teknologi enkripsi dan metode verifikasi ganda pada tanda tangan elektronik meningkatkan keamanan data dan mengurangi risiko pemalsuan atau manipulasi dokumen.
• Aksesibilitas Lebih Mudah: Kontrak dapat diakses dan ditandatangani dari berbagai lokasi, sangat membantu perusahaan dengan cabang atau mitra di tempat berbeda.
• Efisiensi Biaya: Mengurangi biaya cetak, pengiriman, dan administrasi yang biasanya diperlukan pada kontrak konvensional.
• Mudah Dilacak dan Diaudit: Setiap tahap kontrak dapat dicatat secara digital, memudahkan audit dan pembuktian hukum.
• Mendukung Proses Bisnis Modern: Mempercepat proses transaksi dan memudahkan kolaborasi bisnis lintas lokasi tanpa hambatan geografis.

Alur pembuatan kontrak elektronik berjalan lewat lima tahap:

1. Persiapan dokumen: Unggah file kontrak atau pilih dari template yang sudah tersedia.
2. Tentukan pihak dan urutan tanda tangan: Masukkan nama, email, dan urutan tanda tangan untuk semua pihak.
3. Jalankan alur persetujuan: Kirim ke tim internal untuk approval sebelum dikirim ke pihak eksternal.
4. Kirim untuk ditandatangani: Semua pihak menerima link untuk menandatangani secara digital dari perangkat masing-masing.
5. Simpan dan lacak: Kontrak yang sudah ditandatangani otomatis tersimpan di dashboard dengan jejak audit lengkap.

Kontrak elektronik bermanfaat untuk hampir semua sektor, tapi paling terasa dampaknya di:

• Jasa keuangan dan fintech: Volume kontrak nasabah tinggi, siklus penandatanganan singkat.
• Properti dan pembiayaan: Perjanjian jual beli, KPR, dan sewa yang melibatkan banyak pihak.
• Startup dan teknologi: Kontrak vendor, mitra, dan investor yang sering bersifat lintas kota atau negara.
• HR dan perekrutan: Kontrak kerja dan surat penawaran yang perlu diproses cepat.
• Legal dan konsultan: Kontrak kerja sama klien yang membutuhkan versi terkendali dan jejak audit.

Manajemen kontrak yang baik memastikan setiap kontrak berjalan sesuai kesepakatan sepanjang masa berlakunya. Kontrak elektronik mempermudah manajemen ini karena semua kontrak tersimpan dalam satu dashboard yang terkategori, jejak audit persetujuan dan tanda tangan otomatis tercatat, dan pengingat pembaruan dapat dijadwalkan sebelum tenggat.