15 Contoh Surat Undangan Resmi, Tinggal Copy!

Saat mengadakan acara penting untuk instansi, organisasi, atau perusahaan, undangan via chat atau email singkat tidaklah cukup. Diperlukan surat undangan resmi yang tidak hanya formal dan profesional, tapi juga memuat informasi lengkap serta menjadi bukti sah undangan Anda.

Tapi, bagaimana cara membuat surat undangan resmi agar terlihat meyakinkan? Apa saja unsur-unsur yang wajib ada? Artikel ini akan membahas tuntas seluk-beluk surat undangan resmi, plus contoh-contohnya.

Apa itu Surat Undangan Resmi?

Surat undangan resmi adalah surat formal yang berfungsi untuk mengundang atau meminta kehadiran seseorang, kelompok, maupun instansi lain dalam suatu acara atau kegiatan resmi.

Meskipun berfungsi utama sebagai undangan, dalam konteks administrasi formal (seperti di lingkungan pemerintahan atau organisasi besar), surat ini seringkali dikategorikan sebagai salah satu jenis Naskah Dinas Khusus atau Surat Dinas karena penulisannya wajib mengikuti kaidah tata naskah dinas yang berlaku.

Baca Juga: 12 Contoh Lengkap Surat Resmi Segala Keperluan (Download Gratis)

Ciri-ciri Surat Undangan Resmi

Agar dapat dikenali sebagai dokumen formal, surat undangan resmi memiliki beberapa karakteristik khas:

• Menggunakan Kop Surat (Kepala Surat): Selalu diawali dengan kop surat yang mencantumkan nama instansi/organisasi pengirim, logo (jika ada), alamat lengkap, dan kontak. Untuk pejabat negara tertentu, bisa menggunakan lambang negara.
• Memiliki Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal: Komponen standar surat resmi ini wajib ada untuk identifikasi dan pengarsipan.
• Mencantumkan Tanggal Surat: Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat.
• Alamat Tujuan yang Jelas: Ditujukan kepada siapa undangan tersebut (nama, jabatan, instansi, alamat).
• Bahasa Baku dan Formal: Menggunakan bahasa Indonesia yang baik, benar, sopan, dan lugas. Hindari bahasa gaul atau singkatan tidak baku.
• Isi Jelas dan Rinci: Menyebutkan dengan jelas tujuan undangan serta detail acara (hari, tanggal, waktu, tempat, dan agenda acara).
• Terdapat Nama dan Tanda Tangan Penanggung Jawab: Mencantumkan nama jelas, jabatan, dan tanda tangan (basah atau elektronik) dari pihak yang berwenang mengundang. Untuk PNS/pejabat tertentu, seringkali dilengkapi NIP dan pangkat/golongan.
• Adanya Stempel (untuk Versi Cetak): Biasanya dibubuhi stempel instansi/organisasi di atas tanda tangan pejabat.
• Kadang Disertai Tembusan: Jika perlu, mencantumkan pihak-pihak lain yang perlu mengetahui perihal undangan tersebut.

Bedanya dengan Surat Undangan tidak Resmi

Perbedaan utama antara surat undangan resmi dan tidak resmi terletak pada tingkat formalitas, tujuan, dan kaidah penulisannya. Berikut rangkumannya:

Format Surat Undangan Resmi

Secara umum, format surat undangan resmi mengikuti struktur Naskah Dinas atau surat dinas lainnya, yang terdiri dari tiga bagian utama, sebagaimana mengacu pada pedoman tata naskah dinas Permendagri No 1 Tahun 2023:

1. Kepala Surat (Header)
   • Kop Surat: Berisi logo (jika ada), nama instansi/lembaga/organisasi/kepanitiaan, alamat lengkap, nomor telepon, faksimile (jika ada), alamat email, dan website (jika ada).
   • Tempat dan Tanggal Surat: Ditulis di sebelah kanan atas, sejajar dengan nomor surat.
   • Nomor Surat: Kode klasifikasi dan nomor urut surat.
   • Sifat: Tingkat urgensi (Sangat Segera, Segera, Biasa) – opsional tergantung kebutuhan.
   • Lampiran: Jumlah dokumen yang disertakan (jika ada).
   • Hal: Pokok surat, yaitu “Undangan”. Bisa ditambahkan keterangan singkat (contoh: “Undangan Rapat Koordinasi”).
   • Alamat Tujuan (Yth.): Nama jelas (dengan gelar jika perlu), jabatan, nama instansi/alamat penerima undangan. Ditulis di sebelah kiri di bawah Hal.
2. Isi Surat (Batang Tubuh)
   • Alinea Pembuka: Kalimat sapaan formal dan pengantar tujuan surat (contoh: “Dengan hormat,”, “Sehubungan dengan akan dilaksanakannya…”, “Mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i…”).
   • Detail Undangan: Bagian inti yang memuat informasi lengkap mengenai acara:
     • Hari/Tanggal :
     • Waktu : (Pukul … WIB/WITA/WIT s.d. …)
     • Tempat : (Alamat lengkap lokasi acara)
     • Acara : (Nama atau agenda kegiatan)
     • Tambahan (jika perlu): Pakaian/dress code, konfirmasi kehadiran (RSVP), narahubung, dll.
   • Alinea Penutup: Kalimat penutup formal yang berisi harapan kehadiran dan ucapan terima kasih (contoh: “Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.”, “Besar harapan kami Bapak/Ibu/Saudara/i dapat hadir tepat pada waktunya.”).
3. Kaki Surat (Footer)
   • Nama Jabatan Pengirim: Jabatan resmi pengirim (contoh: Ketua Panitia, Kepala Dinas, Direktur, Rektor).
   • (Ruang Tanda Tangan): Tempat tanda tangan basah atau visualisasi Tanda Tangan Elektronik (misalnya QR Code).
   • Nama Jelas Pengirim: Nama lengkap tanpa gelar (untuk beberapa jabatan puncak seperti Kepala Daerah) atau dengan gelar (untuk pejabat lain), bisa disertai NIP/Pangkat jika merupakan ASN/Pejabat.
   • Stempel Instansi/Organisasi: Dibubuhkan mengenai sebagian tanda tangan (untuk surat fisik).
   • Tembusan (jika ada): Daftar pihak lain yang menerima salinan surat, ditulis di bagian kiri bawah.

Download GRATIS Contoh Surat Undangan Resmi

Contoh format undangan resmi pemerintah internal – Sumber: PANRB

Contoh format undangan resmi pemerintah eksternal – Sumber: PANRB.

Contoh Surat Undangan Resmi

1. Contoh Surat Undangan Ulang Tahun Resmi

Surat ini digunakan untuk mengundang mitra kerja, pejabat, karyawan, atau relasi ke perayaan hari jadi instansi/perusahaan.

Selain mencantumkan detail acara (tanggal, waktu, tempat, rangkaian acara), surat ini harus dirancang untuk mencerminkan citra formal dan profesional perusahaan atau instansi tersebut.

Sumber: Scribd

2. Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan

Jenis undangan ini bersifat fleksibel, bisa untuk berbagai keperluan perusahaan seperti rapat pemegang saham, pertemuan dengan klien/mitra bisnis, peluncuran produk, hingga seminar internal/eksternal.

3. Contoh Surat Undangan Buka Bersama Resmi

Surat ini bertujuan mengundang kolega, karyawan, mitra kerja, atau pihak lain (seperti anak yatim/dhuafa) untuk acara buka puasa bersama yang diadakan oleh instansi, organisasi, atau perusahaan selama bulan Ramadan.

Sumber: Politeknik Negeri Samarinda

4. Contoh Surat Undangan Halal Bihalal Resmi

Ditujukan untuk mengundang karyawan, pejabat, mitra, atau seluruh anggota organisasi/instansi ke acara silaturahmi yang diadakan setelah Idul Fitri.

Sumber: Scribd

5. Contoh Surat Undangan Dinas Resmi

Ini adalah undangan resmi dari instansi pemerintah (dinas) untuk berbagai keperluan kedinasan, misalnya rapat koordinasi antar-instansi, sosialisasi peraturan, upacara resmi, atau evaluasi program.

Pembuatannya wajib mengikuti tata naskah dinas pemerintah yang berlaku (seperti Permendagri 1/2023 untuk Pemda), menggunakan kop surat instansi pemerintah, penomoran baku, serta ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Sumber: Permendagri No.1 Tahun 2023

6. Contoh Surat Undangan Resmi Universitas

Undangan formal ini berasal dari pimpinan kampus (rektorat, dekanat, program studi) untuk acara akademik atau non-akademik, contohnya seminar, wisuda, kuliah umum, rapat senat, atau perayaan dies natalis.

Sumber: Scribd

7. Contoh Surat Resmi Undangan Rapat OSIS

Digunakan oleh pengurus OSIS untuk mengundang anggota, pembina OSIS, atau perwakilan kelas ke berbagai jenis rapat (rutin, penyusunan program kerja, evaluasi).

Meskipun berada di tingkat sekolah, surat ini harus tetap menjaga formalitas, mencantumkan agenda rapat dengan jelas, menggunakan kop surat OSIS/sekolah (jika ada), dan ditandatangani oleh Ketua OSIS (seringkali perlu diketahui juga oleh Pembina OSIS).

Sumber: Scribd

8. Contoh Surat Undangan Resmi Peresmian Gedung Baru

Bertujuan mengundang pejabat pemerintah, tokoh masyarakat, mitra kerja, media, dan pihak terkait lainnya untuk menghadiri seremoni peresmian fasilitas baru (seperti gedung kantor, pabrik, atau sekolah).

Sumber: Scribd

9. Contoh Surat Resmi Undangan Rapat Orang Tua Siswa

Undangan ini berasal dari pihak sekolah (Kepala Sekolah atau Komite Sekolah) yang ditujukan kepada orang tua/wali murid.

Tujuannya bisa untuk rapat sosialisasi program sekolah, pembagian rapor, diskusi masalah akademik/non-akademik siswa, atau pemilihan pengurus komite sekolah.

Sumber: SMAN 1 Seram Bagian Timur

10. Contoh Surat Undangan Resmi Kampus

Serupa dengan undangan kampus umum, namun ini lebih spesifik berasal dari unit kegiatan mahasiswa (UKM), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ), atau panitia acara mahasiswa lainnya.

Surat undangan ini biasanya digunakan untuk kegiatan formal mereka seperti seminar, pelantikan pengurus, rapat kerja, atau musyawarah.

Sumber: Scribd

11. Contoh Surat Undangan Resmi Karang Taruna

Digunakan oleh pengurus Karang Taruna untuk mengundang anggota, tokoh masyarakat desa/kelurahan, atau perwakilan dari kecamatan ke acara mereka, seperti rapat anggota, musyawarah, kegiatan bakti sosial, atau perayaan HUT Karang Taruna.

Sumber: Scribd

12. Contoh Surat Undangan Resmi Pemerintah Desa

Undangan ini dikeluarkan oleh Kepala Desa atau perangkat desa yang ditujukan kepada warga, tokoh masyarakat, anggota BPD (Badan Permusyawaratan Desa), ketua RT/RW, atau instansi lain.

Keperluannya beragam, mulai dari musyawarah desa (Musdes), rapat perencanaan pembangunan, sosialisasi program desa, hingga acara desa lainnya.

Sumber: Scribd

13. Contoh Surat Undangan Resmi Kementerian

Merupakan undangan yang sangat formal dari pejabat di lingkungan kementerian, ditujukan kepada instansi lain (vertikal/horizontal), pemerintah daerah, BUMN, pihak swasta, atau masyarakat umum.

Tujuannya bisa untuk rapat tingkat nasional, koordinasi kebijakan, seminar/workshop, upacara kenegaraan, atau acara resmi kementerian lainnya.

Surat ini wajib mematuhi Tata Naskah Dinas kementerian yang bersangkutan, menggunakan kop surat kementerian, memiliki sistem penomoran yang sangat baku, dan ditandatangani oleh pejabat eselon yang memiliki kewenangan.

Sumber: PANRB

14. Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Mahasiswa

Ini adalah undangan formal yang dibuat oleh organisasi mahasiswa (seperti BEM, HMJ, UKM) atau kepanitiaan acara mahasiswa untuk kegiatan resmi mereka, contohnya rapat kerja, seminar, talk show, lomba, pelantikan, atau musyawarah anggota.

Sumber: Scribd

15 Contoh Surat Undangan Resmi RT RW

Undangan ini berasal dari Ketua RT atau Ketua RW yang ditujukan kepada warga di lingkungannya.

Biasanya digunakan untuk mengundang rapat warga, kegiatan kerja bakti, pemilihan pengurus RT/RW, menerima sosialisasi dari kelurahan/kecamatan, atau acara lingkungan lainnya.

Sumber: Scribd

Tips Membuat Surat Undangan Resmi

Agar surat undangan resmi Anda efektif dan terlihat profesional, perhatikan beberapa tips berikut:

1. Gunakan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar

Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar merupakan fondasi utama dalam menyusun surat undangan resmi.

Hal ini meliputi kepatuhan pada Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) dalam hal ejaan, tanda baca, penggunaan huruf kapital, dan penulisan kata, serta upaya untuk menghindari kesalahan ketik sekecil apa pun.

Di samping itu, penting untuk menggunakan struktur kalimat yang baku dan efektif, memilih kata-kata (diksi) yang formal dan sopan, serta menghindari kalimat yang ambigu atau terlalu panjang (bertele-tele) agar pesan undangan tersampaikan dengan jelas dan menjaga citra profesional pengirim.

2. Sampaikan Informasi dengan Jelas dan Lengkap

Kejelasan dan kelengkapan informasi merupakan inti dari surat undangan resmi yang efektif. Pastikan semua detail penting acara—meliputi hari, tanggal, waktu pelaksanaan, lokasi yang tepat, serta agenda atau susunan acara—dicantumkan secara akurat dan tidak menimbulkan keraguan bagi penerima.

Apabila terdapat instruksi khusus bagi penerima undangan, seperti ketentuan pakaian (dress code), keharusan membawa dokumen tertentu, atau permintaan konfirmasi kehadiran (RSVP), sampaikanlah hal tersebut dengan bahasa yang lugas dan mudah dimengerti agar tidak terjadi kesalahpahaman.

3. Gunakan Format yang Baku dan Konsisten

Menggunakan format yang baku dan konsisten sangat penting agar surat undangan resmi tampil rapi, terstruktur, dan profesional. Patuhi struktur standar surat resmi yang umumnya meliputi bagian kepala (kop surat), isi (pembuka, inti pesan, penutup), dan kaki (informasi penanda tangan, tembusan jika ada).

Pilih jenis dan ukuran huruf yang umum digunakan untuk korespondensi formal (contoh: Arial 12, Times New Roman 12, atau sesuai aturan spesifik instansi seperti Bookman Old Style 12 untuk naskah dinas tertentu).

Selain itu, perhatikan pengaturan margin atau ruang tepi halaman (misalnya, Kiri: 3 cm, Kanan: 2 cm, Atas: minimal 2 cm dari kop/tepi, Bawah: minimal 2,5 cm, sesuai referensi umum atau aturan instansi) untuk memastikan tata letak yang seimbang dan enak dipandang.

4. Perhatikan Tujuan Surat

Memperhatikan dengan saksama siapa penerima surat undangan adalah krusial untuk menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat. Pastikan nama dan gelar penerima ditulis dengan benar dan lengkap, diikuti dengan sapaan yang sesuai dan lazim digunakan (misalnya Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i).

Tingkat formalitas bahasa yang digunakan juga harus disesuaikan dengan jabatan atau kedudukan penerima undangan untuk menjaga kesopanan dan etiket komunikasi. Apabila undangan ditujukan kepada banyak pihak, penggunaan daftar distribusi sebagai lampiran dapat menjadi solusi efisien agar bagian isi surat tetap ringkas dan fokus pada inti pesan.

5. Kirim Tepat Waktu

Ketepatan waktu pengiriman surat undangan merupakan faktor penting yang memengaruhi kemungkinan kehadiran penerima.

Jangan mengirimkan undangan secara mendadak atau terlalu dekat dengan tanggal pelaksanaan acara, karena ini akan menyulitkan penerima dalam mengatur jadwal dan melakukan persiapan yang diperlukan. Sebaiknya, berikan rentang waktu yang cukup dengan mengirimkan undangan idealnya 1 hingga 2 minggu sebelum acara berlangsung.

Untuk acara berskala besar atau yang memerlukan persiapan khusus dari pihak penerima, disarankan untuk mengirim undangan lebih awal dari rentang waktu tersebut agar mereka memiliki cukup waktu.

Itu dia penjelasan lengkap mengenai surat undangan resmi. Ingatlah, surat undangan resmi adalah representasi dari instansi atau organisasi Anda. Oleh karena itu, membuatnya dengan struktur yang benar, bahasa yang baku, dan informasi yang jelas sangatlah penting untuk menjaga citra profesional dan memastikan pesan Anda tersampaikan dengan baik.

Kini, proses pengiriman undangan resmi dan pengelolaan dokumen terkait bisa dilakukan lebih efisien dan aman secara digital. Mekari Sign menyediakan platform untuk mengirim serta membubuhkan tanda tangan digital tersertifikasi dan e-meterai pada dokumen penting Anda. Jadi tunggu apa lagi?

Urusan surat-menyurat jadi lebih mudah dengan Mekari Sign!

Coba Gratis

Referensi

• Berita Negara Republik Indonesia No. 144, 2023. “Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2023 Tentan Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah.”
• Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2017 Tentang Pencabutan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.