Surat resmi adalah surat yang Anda gunakan untuk kepentingan resmi, baik itu kepentingan perseorangan, instansi, hingga organisasi.

Apa Ciri-Ciri Surat Resmi?

Ada beberapa ciri-ciri surat resmi, beberapa diantaranya adalah: Memakai bahasa baku, adanya kop surat yang mencantumkan pihak yang mengeluarkan surat tersebut, dilengkapi dengan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, hingga lampiran dan stempel.

10 Contoh Surat Resmi Berbagai Jenis, Terlengkap!

Apakah Anda sedang mencari contoh surat resmi? Anda sudah datang ke tempat yang tepat!

Seperti namanya, surat resmi adalah dokumen yang Anda gunakan untuk berbagai kepentingan resmi atau formal. Jenisnya pun juga ada banyak, sesuai dengan tujuan atau acaranya.

Nah, di artikel ini, kami akan membahas surat ini dengan mendalam untuk Anda. Mulai dari definisi, jenis, hingga 10 contohnya. Penasaran, kan? Simak sampai akhir ya!

Apa Itu Surat Resmi?

Sumber gambar: Pixabay

Menurut KBBI, surat resmi adalah surat yang Anda gunakan untuk kepentingan resmi. Mulai dari kepentingan perseorangan, instansi, hingga organisasi. Contohnya, surat edaran, surat undangan, surat pemberitahuan, dan semacamnya.

Seperti yang sudah bisa ditebak, surat ini harus Anda tulis dengan aturan yang sopan dan formal. Penulisan bahasanya harus baku dan isi suratnya juga tidak bertele-tele, alias singkat, padat, dan jelas.

Fungsi atau Tujuan Surat Resmi

Secara umum, berikut beberapa fungsi atau tujuan surat ini:

Sebagai dokumen pengingat di instansi, sebab setiap surat akan Anda simpan sebagai arsip untuk menandai suatu kegiatan. Jadi, Anda tinggal membuka arsip surat ini untuk mengingat kembali kejadian tersebut.
Bisa juga menjadi bukti perjanjian antara kedua belah pihak yang terlibat
Merupakan petunjuk atau perintah terkait sesuatu yang seseorang lakukan
Terakhir, surat ini juga sebagai bentuk perizinan yang bisa para pihak pertanggung jawabkan

Struktur Penulisan dalam Surat Resmi

Biasanya, struktur surat resmi adalah sebagai berikut:

Kop Surat: Berada di bagian paling atas dan terdapat logo instansi, nama instansi, alamat lengkap, kode pos, nomor telepon, hingga alamat email dan website instansi.
Tanggal Surat: Terletak di bagian kanan, tepat di bawah kop. Menunjukkan tanggal pembuatan surat.
Nomor: bisa menjadi informasi atas waktu pembuatan dan nomor urutnya saat keluar dari instansi Anda.
Lampiran: merupakan dokumen tambahan yang Anda sertakan di surat
Perihal/Hal: tujuan Anda menulis surat ini, seperti undangan, surat pengumuman, dan semacamnya.
Nama dan Alamat Penerima: biasanya, diawali dengan kata “Yth.”, lalu Anda ikuti dengan nama penerima.
Salam Pembuka: Anda bisa menulis “Dengan hormat,” agar terkesan universal
Isi Surat: inti surat yang Anda tulis dengan singkat, padat, dan jelas
Salam Penutup: berisi ucapan terimakasih dan harapan agar permintaan Anda mereka tindaklanjuti
Nama dan Tanda Tangan Pengirim: biasanya ketua atau orang dengan jabatan tinggi di instansi, tapi bisa juga oleh pejabat di bawahnya. Tak jarang juga diberikan stempel agar lebih formal.
Tembusan: menunjukkan bahwa surat tersebut juga Anda tujukan ke pihak lain di departemen lain, misalnya. Bagian ini opsional dan bila memang Anda perlukan saja.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Pada dasarnya, berikut beberapa ciri-ciri surat ini:

Memakai bahasa baku dan formal sesuai kaidah Bahasa indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
Mudah dipahami karena tersusun dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif
Cenderung menggunakan bahasa yang eksplisit
Adanya kop surat yang mencantumkan pihak yang mengeluarkan surat tersebut
Dilengkapi dengan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, hingga lampiran (bila ada)
Dalam kondisi tertentu, pengesahan menggunakan stempel atau cap khusus

Jenis Surat Resmi

Secara umum, ada beberapa jenis surat ini, yakni:

Surat Pengantar: berisi informasi bahwa orang yang membawa surat telah diberi suatu tugas dan disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab atas isi suratnya.
Perintah Kerja: instruksi kepada pegawai atau bawahan untuk melakukan suatu hal.
Keputusan: menyampaikan suatu keputusan dari atasan yang berhubungan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas.
Permohonan: berisi permohonan suatu pihak ke pihak lainnya.
Surat Edaran: berisi pemberitahuan terkait kegiatan atau hal tertentu dan Anda tujukan ke kalangan tertentu.
Undangan Resmi: bertujuan untuk memanggil atau mengundang seseorang ke suatu acara atau pertemuan formal
Surat Kuasa: menjelaskan tentang pemberian wewenang dari suatu pihak ke pihak lainnya, karena si pemberi tak bisa melakukan tugas atau kegiatan tersebut.

Cara Membuat Surat Resmi

Berikut beberapa tips singkat cara membuat surat resmi yang bisa Anda coba:

Cantumkan Nama dan Kontak Pengirim: biasanya, terletak di sudut kiri atas surat. Lalu, di bawahnya ada kontak dan alamat pengirim.
Tuliskan Tanggal: tanggal sangat penting, terutama bila Anda memberikan tenggat waktu untuk membalas surat tersebut.
Cantumkan Nama dan Kontak Penerima: fungsinya, untuk memastikan bahwa surat tak salah tujuan. Tulis nama dengan lengkap beserta gelarnya bila memungkinkan.
Tulis Salam yang Sopan: agar lebih menghormati penerima. Usahakan, salam Anda jangan terlalu santai atau terlalu banyak.
Tulis Isi Surat yang Jelas: sampaikan pesan Anda dengan jelas dan tidak terbelit-belit. Jangan terlalu panjang, dua tiga paragraf saja sudah cukup.
Jangan Lupa Tanda Tangan: sebagai bukti bahwa surat tersebut memang Anda yang menuliskannya.
Cek Lagi Suratnya: terakhir, sebelum Anda mengirimkan surat ini, pastikan Anda mengecek semuanya sudah sesuai atau belum.

10 Contoh Surat Resmi Berbagai Jenis

Berikut beberapa contoh suratnya yang bisa Anda jadikan inspirasi:

1. Contoh Surat Resmi Sebagai Surat Kuasa 1

Sumber gambar: Sharingkali

2. Contoh Surat Resmi Sebagai Surat Kuasa 2

Sumber gambar: madreview

3. Contoh Surat Resmi Perusahaan

Sumber gambar: Mapel

4. Contoh Surat Resmi Undangan

Sumber gambar: Mapel

5. Contoh Surat Resmi Sebagai Surat Dinas 1

Sumber gambar: Pengaduan.pu

6. Contoh Surat Resmi Sebagai Surat Dinas 2

Sumber gambar: Kemdikbud

7. Contoh Surat Resmi untuk Sekolah

8. Contoh Surat Resmi Izin Kegiatan

Sumber gambar: Mapel

9. Contoh Surat Formal untuk Edaran

Sumber gambar: Mapel

10. Contoh Surat Resmi Pemerintah

Sumber gambar: Mapel

Kelola Surat dan Dokumen dengan Mekari Sign!

Itulah penjelasan lengkap dan 10 contoh surat resmi yang bisa Anda jadikan inspirasi. Sekarang, Anda tak perlu bingung lagi saat membuatnya. Anda bisa langsung gunakan saja contoh di atas sesuai keperluan Anda. Ternyata, tak sulit, kan?

Oh ya, jika Anda membutuhkan aplikasi tanda tangan digital yang sah untuk surat resmi, Anda bisa menggunakan Mekari Sign yang sudah berinduk ke KOMINFO. Tak hanya itu, tapi Anda juga bisa beli meterai digital di Mekari Sign, lho. Tenang, e-Meterai Mekari Sign resmi PERURI, sehingga sangat cocok digunakan untuk segala surat resmi berbagai keperluan. Yuk, coba!

Coba Mekari Sign Sekarang!