Download template surat tugas, lengkapi, dan tandatangani secara online

Surat Tugas yang baik, lengkap, dan sah setidaknya harus memuat komponen-komponen berikut:

• Kop Surat: Berisi nama, logo, dan alamat resmi perusahaan/instansi.
• Judul Surat: Tertulis dengan jelas di bagian tengah: “SURAT TUGAS”.
• Nomor Surat: Nomor surat yang unik dan berurutan untuk keperluan pengarsipan dan pelacakan.
• Identitas Pemberi Tugas: Nama dan jabatan pejabat yang memberikan tugas.
• Identitas Penerima Tugas: Data diri karyawan yang ditugaskan, mencakup Nama Lengkap, Jabatan, dan NIP/NIK.
• Isi Pokok Tugas: Deskripsi yang jelas, rinci, dan spesifik mengenai tugas yang harus dilaksanakan.
• Waktu dan Tempat Pelaksanaan: Durasi atau periode tugas (tanggal mulai dan selesai) serta lokasi pelaksanaan tugas.
• Kalimat Penutup: Kalimat penutup yang formal dan ringkas.
• Tempat dan Tanggal Penerbitan: Lokasi dan tanggal surat tersebut dibuat dan dikeluarkan.
• Tanda Tangan Pejabat Berwenang: Tanda tangan pejabat yang memberi tugas, disertai nama jelas, jabatan, dan stempel resmi perusahaan/instansi.

Pihak yang berhak mengeluarkan dan menandatangani Surat Tugas adalah pejabat atau atasan yang memiliki wewenang (otoritas) di dalam struktur organisasi untuk memberikan perintah kerja tersebut. Contohnya antara lain:

• Direktur Utama atau Direksi
• General Manager
• Kepala Departemen atau Manajer Divisi
• Manajer Sumber Daya Manusia (HRD)
• Pimpinan Proyek

Umumnya tidak wajib. Fungsi utama Surat Tugas adalah sebagai surat perintah atau mandat kerja internal, bukan sebagai surat perjanjian perdata yang bersifat komersial (seperti jual-beli atau sewa-menyewa). Oleh karena itu, tanpa materai Rp10.000 pun, surat tugas sudah dianggap sah sebagai sebuah perintah kerja. Pengecualian mungkin berlaku jika surat tugas tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sebuah kontrak proyek besar yang klausulnya memang mewajibkan penggunaan meterai.

Mekari Sign memberikan banyak keuntungan signifikan bagi perusahaan dalam proses surat tugas digital:

• Kecepatan: Surat tugas dapat dibuat, disetujui atasan, dan dikirim ke karyawan dalam hitungan menit, tidak perlu lagi menunggu berhari-hari untuk proses tanda tangan basah.
• Efisiensi Biaya: Menghemat biaya operasional seperti kertas, tinta printer, dan pengiriman kurir.
• Kemudahan Pelacakan: Anda dapat memantau status surat tugas secara real-time apakah sudah terkirim, dibuka, atau ditolak.
• Keamanan & Legalitas Terjamin: Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi di Mekari Sign lebih aman dari pemalsuan dan memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah sesuai UU ITE.
• Aksesibilitas Tinggi: Atasan dapat memberikan dan menandatangani surat tugas dari mana saja dan kapan saja, bahkan saat sedang dalam perjalanan dinas, hanya melalui laptop atau smartphone.