11 Contoh Surat Dispensasi Berbagai Keperluan, Terlengkap!

Pernahkah Anda terjebak dalam situasi di mana Anda harus menghadiri suatu acara, tapi terbentur aturan atau kewajiban lain? Atau, mungkin Anda tidak bisa masuk sekolah, kuliah, atau kerja karena alasan yang mendesak? Dalam situasi seperti ini, surat dispensasi bisa menjadi penyelamat.

Tapi, bagaimana cara membuatnya? Apa saja jenis-jenisnya? Dan contohnya seperti apa? Artikel ini akan membahas tuntas, plus contoh yang bisa Anda tiru.

Apa Itu Surat Dispensasi?

Surat dispensasi adalah permohonan resmi untuk mendapatkan izin atau pengecualian dari aturan atau kewajiban yang berlaku, terutama dalam bidang pendidikan, pekerjaan, atau administrasi, karena alasan tertentu.

Dispensasi ini biasanya diberikan karena ada alasan yang kuat dan dapat diterima, yang membuat pemohon tidak bisa memenuhi aturan/kewajiban tersebut.

Dasar Hukum Dispensasi

Penting untuk diketahui, tidak ada satu undang-undang khusus yang mengatur tentang semua jenis dispensasi. Dasar hukum dispensasi berbeda-beda, tergantung pada konteks dan jenis dispensasi yang diminta. Berikut ini beberapa contohnya:

• Dispensasi Kerja (Cuti/Izin): Dasar hukumnya adalah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang mengatur tentang hak cuti dan izin tidak masuk kerja bagi karyawan.
• Dispensasi untuk Aparatur Desa: Dapat mengacu pada Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa.
• Dispensasi Kawin:
  • Peraturan Mahkamah Agung (Perma) Nomor 5 Tahun 2019 tentang Pedoman Mengadili Permohonan Dispensasi Kawin.
  • Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2019 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan (mengatur tentang ¹ usia minimal perkawinan).
• Dispensasi Sekolah (Siswa): Dapat mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) terkait, atau peraturan internal sekolah. Misalnya sepert dispensasi untuk mengikuti lomba yang bisa mengacu pada Permendikbud Nomor 39 Tahun 2008 tentang Pembinaan Kesiswaan (meskipun tidak secara eksplisit menyebut “dispensasi”, tetapi memberikan ruang untuk kegiatan ekstrakurikuler dan lomba).
• Dispensasi Guru: Dapat mengacu pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, serta Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 74 Tahun 2008 tentang Guru (misalnya, untuk dispensasi mengikuti pelatihan/sertifikasi).
• Dispensasi Kuliah: Mengacu pada peraturan internal perguruan tinggi masing-masing.
• Dispensasi Keringanan UKT: Dapat mengacu pada Permendikbudristek Nomor 25 Tahun 2020 tentang Standar Satuan Biaya Operasional Pendidikan Tinggi di Perguruan Tinggi Negeri (meskipun ini lebih mengatur tentang standar biaya, tetapi bisa menjadi dasar pertimbangan pemberian dispensasi).
• Dispensasi Organisasi (Karang Taruna): Dapat mengacu pada Peraturan Menteri Sosial (Permensos) Nomor 25 Tahun 2019 tentang Karang Taruna.
• Dispensasi KPPS: Mengacu pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang Pemilu dan Peraturan KPU (PKPU) terkait.

Baca juga: 10+ Contoh Surat Tugas Resmi Berbagai Jenis, Terlengkap!

Fungsi Surat Dispensasi

Surat dispensasi bukan cuma sekadar surat izin biasa. Surat ini punya beberapa fungsi penting:

• Meminta Izin Secara Resmi: Dengan surat dispensasi, Anda meminta izin secara resmi dan tertulis, bukan hanya lisan. Ini menunjukkan kesopanan dan keseriusan Anda.
• Memberikan Alasan yang Jelas: Surat dispensasi menjelaskan secara detail mengapa Anda membutuhkan dispensasi. Ini membantu pihak yang berwenang untuk memahami situasi Anda dan mempertimbangkan permohonan Anda.
• Menghindari Sanksi/Konsekuensi: Dengan mendapatkan dispensasi, Anda bisa terhindar dari sanksi atau konsekuensi negatif karena tidak memenuhi aturan/kewajiban. Misalnya, siswa yang mendapat dispensasi ujian tidak akan mendapat nilai 0.
• Bukti Tertulis: Surat dispensasi adalah bukti tertulis bahwa Anda sudah meminta izin dan (jika disetujui) mendapatkan izin. Ini penting untuk dokumentasi dan referensi di kemudian hari.

Baca juga: 25 Contoh Surat Dinas Segala Keperluan, Terlengkap!

Format dan Isi Surat Dispensasi

Format surat dispensasi bisa bervariasi, tergantung pada keperluan dan instansi/organisasi yang dituju. Tapi, secara umum, surat dispensasi yang baik harus mengandung unsur-unsur berikut:

1. Kepala Surat/Kop Surat (Opsional):
   • Jika surat dispensasi dikeluarkan oleh organisasi/instansi, gunakan kop surat resmi.
   • Jika surat dispensasi bersifat pribadi, kepala surat tidak wajib, tetapi bisa ditambahkan untuk kesan formal.
2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Tulis di pojok kanan atas.
3. Nomor Surat (Opsional): Jika ada sistem penomoran surat di organisasi/instansi Anda, cantumkan.
4. Lampiran (Opsional): Jika ada dokumen pendukung yang dilampirkan (misalnya, surat keterangan dokter, surat undangan, dll.), sebutkan di sini.
5. Perihal: Tulis “Permohonan Dispensasi” (atau lebih spesifik, misalnya “Permohonan Dispensasi Mengikuti Ujian”).
6. Tujuan Surat: Sebutkan kepada siapa surat ini ditujukan (nama lengkap, jabatan, dan instansi/organisasi). Misalnya, “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/Guru/Dosen]”.
7. Salam Pembuka: “Dengan hormat,”
8. Isi Surat:
   • Identitas Diri: Sebutkan nama lengkap, jabatan/status Anda (siswa, mahasiswa, karyawan, anggota organisasi, dll.), dan informasi lain yang relevan (NIM, nomor absen, dll.).
   • Maksud dan Tujuan: Nyatakan dengan jelas bahwa Anda memohon dispensasi dari kewajiban apa.
     • Contoh: “Dengan ini mengajukan permohonan dispensasi untuk tidak mengikuti kegiatan belajar mengajar…”
     • Contoh: “Bersama surat ini, saya mengajukan permohonan dispensasi untuk tidak hadir dalam rapat…”
   • Alasan: Jelaskan secara detail dan jujur mengapa Anda membutuhkan dispensasi. Ini bagian paling penting. Alasan Anda harus kuat, masuk akal, dan dapat diterima oleh pihak yang berwenang.
     • Contoh: “dikarenakan saya harus mengikuti lomba futsal tingkat nasional sebagai perwakilan sekolah.”
     • Contoh: “karena saya harus mendampingi orang tua saya yang sedang sakit dan dirawat di rumah sakit.”
   • Waktu: Sebutkan dengan jelas kapan dispensasi tersebut dibutuhkan (tanggal, hari, jam).
     • Contoh: “pada tanggal 25-27 Mei 2024.”
     • Contoh: “pada hari Senin, 22 Mei 2024, pukul 10.00 WIB.”
   • Ucapan Terima Kasih: Sampaikan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan yang diberikan.
9. Penutup:
   • “Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.”
   • “Hormat saya,”
10. Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Bubuhkan tanda tangan basah Anda di atas nama lengkap.

Contoh Surat Dispensasi

1. Dispensasi Sekolah untuk Mengikuti Lomba Futsal

Sumber: Scribd

2. Dispensasi Sekolah untuk Kegiatan Pramuka

Sumber: Scribd

3. Dispensasi untuk Guru

Sumber: Seksi PAIS Banyumas

4. Dispensasi Kuliah Karena Kegiatan

Sumber: Scribd

5. Dispensasi Kuliah Karena Kerja

6. Dispensasi Keringanan Pembayaran UKT

Sumber: Scribd

7. Dispensasi Organisasi Karang Taruna

Sumber: Scribd

8. Dispensasi Kerja Karena Kegiatan

Sumber: Scribd

9. Dispensasi Kerja Karena Kuliah

10. Dispensasi Kerja Karena Menikah

Sumber: Scribd

11. Dispensasi KPPS

Sumber: Scribd

Tips Saat Mengajukan Dispensasi

Berikut ini adalah tips saat mengajukan dispensasi:

• Cek Kebijakan: Sebelum mengajukan dispensasi, cek dulu apakah sekolah, kampus, tempat kerja, atau organisasi Anda memiliki kebijakan tentang dispensasi. Biasanya, ada aturan tentang kapan dispensasi bisa diberikan, untuk alasan apa, dan apa saja syaratnya.
• Gunakan Format Resmi: Jika sekolah/tempat kerja/organisasi Anda punya format surat dispensasi sendiri, gunakan itu. Jika tidak, gunakan format surat resmi yang umum (seperti yang dijelaskan di atas).
• Lampirkan Dokumen Pendukung (Jika Ada): Jika ada dokumen yang bisa memperkuat alasan Anda (misalnya, surat keterangan sakit, surat undangan, dll.), lampirkan bersama surat dispensasi.
• Kirim ke Pihak yang Tepat: Pastikan surat dispensasi Anda sampai ke orang yang tepat (guru, dosen, atasan, HRD, dll.). Jangan salah alamat!
• Jangan Mendadak: Ajukan surat dispensasi secepat mungkin, jangan mendadak. Beri waktu yang cukup bagi pihak yang berwenang untuk mempertimbangkan dan memproses permohonan Anda.

Itu dia penjelasan lengkap tentang surat dispensasi, mulai dari pengertian, fungsi, format, tips, hingga contoh-contohnya untuk berbagai keperluan. Dengan memahami semua ini, Anda tidak perlu bingung lagi saat harus meminta izin atau pengecualian dari aturan yang berlaku.

Untuk mempermudah pembuatan dan pengelolaan surat dispensasi, pertimbangkan untuk beralih ke solusi digital. Mekari Sign menawarkan platform yang memungkinkan Anda membuat, mengirim, dan menandatangani surat dispensasi secara online. Dilengkapi dengan fitur tanda tangan digital tersertifikasi dan e-meterai, Mekari Sign memastikan dokumen Anda sah secara hukum. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi repot mencetak, menandatangani basah, dan mengirim dokumen fisik. Semua bisa dilakukan dengan cepat dan efisien.

Lengkapi dokumen Anda dengan tanda tangan digital!

Coba Gratis