- Surat korespondensi digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, penawaran, atau tanggapan secara tertulis kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.
- Jenis surat korespondensi bisnis dapat disesuaikan dengan kebutuhan, seperti surat perkenalan, surat penawaran, dan surat pesanan.
- Format surat korespondensi umumnya memuat kop surat, nomor dan perihal, tujuan surat, isi, penutup, serta tanda tangan.
- Surat korespondensi yang rapi membantu perusahaan menyampaikan informasi secara jelas sekaligus menyimpan rekam komunikasi tertulis untuk kebutuhan administrasi.
- Setelah surat selesai dibuat, proses pengesahan dapat dilanjutkan dengan tanda tangan digital agar dokumen lebih mudah diproses dan dikirim tanpa menunggu penandatanganan secara manual.
Surat korespondensi merupakan bagian dari komunikasi bisnis sehari-hari, baik untuk menyampaikan informasi, menawarkan kerja sama, mengirim permintaan, maupun memberikan tanggapan kepada pihak lain. Bentuknya dapat berupa surat internal maupun surat yang ditujukan kepada pelanggan, mitra, pemasok, atau pihak eksternal lainnya.
Format dan isi surat perlu disesuaikan dengan tujuan komunikasi agar informasi yang disampaikan jelas dan mudah ditindaklanjuti. Selain memahami pengertiannya, perusahaan juga perlu mengetahui jenis, fungsi, komponen, dan contoh surat korespondensi yang umum digunakan.
Artikel ini membahas cara membuat surat korespondensi bisnis beserta contoh yang dapat disesuaikan untuk berbagai kebutuhan perusahaan.
Apa itu Surat Korespondensi?
Kata “Korespondensi” menurut KBBI memiliki arti bahwa ada perihal surat menyurat.
Surat korespondensi adalah suatu media komunikasi umum yang dilakukan dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan perusahaan lain untuk menjalin suatu hubungan. Artinya, kegiatan korespondensi mencakup proses mengirim dan menerima surat.
Proses komunikasi dengan mengirimkan surat ke pihak lain adalah bentuk kerja sama secara simpel yang dilakukan perusahaan secara tertulis. Umumnya, tujuan perusahaan melakukan korespondensi untuk menyampaikan informasi, menawarkan kerja sama, ataupun bertanya atau memastikan sesuatu.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier Terbaru 2024
Fungsi Surat Korespondensi
- Media alat komunikasi tertulis
Surat korespondensi dapat menjadi alat komunikasi tertulis dengan sejumlah pihak internal dan eksternal untuk bertukar informasi. Perusahaan dapat mengirim informasi berupa pemberitahuan, permintaan, dan pertanyaan informasi atau gagasan yang relevan bagi pihak terkait.
- Bukti tertulis
Pertukaran informasi dapat menjadi bukti tertulis bahwa sejumlah pihak telah bertukar informasi. Bukti tertulis diperlukan ketika ada perjanjian atau konflik yang berkaitan dengan pertukaran informasi tersebut di masa mendatang.
Jenis Surat Korespondensi
Korespondensi memiliki dua jenis surat yang umumnya dipakai dalam perusahaan. Berikut adalah jenisnya, antara lain:
1. Korespondensi Internal
Korespondensi Internal adalah proses surat-menyurat yang dilakukan dalam internal perusahaan. Kegiatan ini terjadi antara para pegawai di dalam lingkup kerja perusahaan.
Korespondensi internal menyangkut kegiatan koordinasi dan pertukaran informasi yang relevan dengan aktivitas internal perusahaan. Korespondensi ini berfungsi agar jalur koordinasi dan pembagian tugas kepada pihak yang tepat.
Contoh dari korespondensi internal adalah e-mail antarkaryawan atau departemen dan laporan internal perusahaan.
2. Korespondensi Eksternal
Korespondensi Eksternal adalah proses surat-menyurat yang terjadi di luar lingkup perusahaan. Kegiatan komunikasi ini bersangkutan dengan pihak eksternal perusahaan, seperti pelanggan, klien, stakeholders, mitra bisnis, dan lain sebagainya.
Umumnya, korespondensi eksternal terjadi karena pihak perusahaan ingin menawarkan produk atau layanan mereka dan menanggapi isu dari pihak eksternal. Kegiatan korespondensi ini dapat membangun citra dan reputasi perusahaan.
Contoh korespondensi eksternal meliputi surat izin, surat penawaran, surat undangan, surat balasan atau tanggapan, dan lainnya.
Komponen Surat Korespondensi
Surat Korespondensi dalam bisnis harus mencakup segala komponen yang diperlukan agar tidak terjadi miskomunikasi atau misinformasi dengan pihak penerima.
Berikut adalah cara membuat surat korespondensi bisnis yang dapat Anda ikuti, antara lain:
- Kop Surat: Menyatakan identitas perusahaan seperti logo, nama, alamat, website, dan nomor telepon. Kop surat perusahaan menandakan bahwa jenis surat ini adalah surat bisnis dan bukan pribadi.
- Identitas Surat: Menandakan perbedaan surat ini dengan sejumlah surat lain. Identitas surat, berupa nomor, perihal, dan lampiran surat, digunakan untuk keperluan administrasi.
- Salam Pembuka: Mulai paragraf dengan salam pembuka seperti “Kepada Yth.” lalu diikuti dengan nama perusahaan/pribadi beserta alamatnya.
- Isi Surat: Jelaskan maksud dari isi surat secara lengkap. Gunakan susunan kalimat dan paragraf yang rapi, formal, dan sopan.
- Penutup: Akhiri surat dengan keterangan tambahan dan ucapan terima kasih. Contohnya, “Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan…”
- Tanda Tangan: Cantumkan tanda tangan, nama, dan jabatan pihak yang membuat surat beserta tanggal pengesahan surat.
Baca Juga: 16 Contoh Surat Bisnis Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Contoh Surat Korespondensi
Untuk melengkapi penjelasan di atas, berikut adalah contoh surat korespondensi bisnis yang bisa Anda aplikasikan, antara lain:
1. Surat Perkenalan
Atau salin di bawah ini
_______, _________________
Nomor : _______________________
Hal : _______________________
Lampiran : _______________________
Kepada Yth,
_______________________
_______________________
_______________________
Dengan Hormat,
Berkenaan dengan pembuatan surat ini, kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami, yaitu _______________________ yang bergerak di bidang __________________ kepada Bapak/Ibu.
_______________________ berpengalaman dalam memproduksi berbagai jenis produk berupa _______________________ dengan kualitas unggul selama kurang lebih _________________. Produk kami dapat Bapak/Ibu temukan di __________________.
Sesuai dengan hal tersebut, kami memiliki harapan untuk menjalin mitra/kerja sama yang positif dengan perusahaan Bapak/Ibu. Berikut ini kami lampirkan link product page yang dapat Bapak/Ibu lihat: _______________________. Kami juga telah melampirkan katalog produk kami untuk menjadi bahan pertimbangan.
Kami terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai peluang kerja sama. Jika Bapak/Ibu memerlukan informasi lebih rinci, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui _______________________.
Demikian surat perkenalan ini kami sampaikan, besar harapan kami untuk dapat menjalin kerja sama dengan Bapak/Ibu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
_______________________
_______________________
_______________________
2. Surat Penawaran
Atau salin di sini
_______, _________________
Nomor : _______________________
Hal : _______________________
Lampiran : _______________________
Kepada Yth,
_______________________
_______________________
_______________________
Dengan Hormat,
Bersama surat ini, kami ____________________ bermaksud untuk mengajukan penawaran produk/barang kepada perusahaan Bapak/Ibu. Berikut merupakan beberapa produk dan harga yang kami tawarkan:
• ____________________ : _______________
• ____________________ : _______________
• ____________________ : _______________
• ____________________ : _______________
Kami menawarkan harga khusus bagi pembelian semua produk yang kami tawarkan. Kami juga memberikan diskon sebesar ________________ untuk pembelian pertama Bapak/Ibu pada produk kami.
Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu dapat menghubungi kami pada __________________. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
____________________
____________________
3. Surat Pesanan
Atau salin template berikut
_______, _________________
Nomor : _______________________
Hal : _______________________
Lampiran : _______________________
Kepada Yth,
_______________________
_______________________
_______________________
Dengan Hormat,
Bersama dengan surat ini, kami ingin menyampaikan rasa ketertarikan kami pada beberapa barang yang Bapak/Ibu tawarkan kepada kami. Untuk itu, kami ingin memesan beberapa barang yang kami perlukan untuk perusahaan kami.
Berikut adalah beberapa daftar barang yang kami pesan:
No | Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan (Rp)
1. | _____________________ | ______________ | ______________
2. | _____________________ | ______________ | ______________
3. | _____________________ | ______________ | ______________
4. | _____________________ | ______________ | ______________
Keseluruhan barang yang kami pesan harap dapat kami terima paling lambat pada _____________________.
Pembayaran akan kami lakukan __________________ setelah semua barang yang telah dipesan kami terima. Kami akan memberikan bukti pembayaran kepada Bapak/Ibu setelah kami bayar.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
____________________
____________________
Itulah penjelasan lengkap mengenai surat korespondensi beserta contohnya. Penggunaan surat korespondensi dengan tepat dapat membantu bisnis Anda menjalankan operasionalnya dengan baik dan meningkatkan hubungan yang lebih erat dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Pembuatan surat korespondensi bisnis memang membutuhkan waktu terutama pada bagian tanda tangan. Itulah mengapa Mekari Sign hadir sebagai layanan penyedia tanda tangan digital yang dapat mempercepat proses pengesahan dan melindungi dokumen Anda. Selalu gunakan fitur resmi agar bisnis Anda dapat berjalan efektif!
Lindungi Dokumen Bisnis Anda dengan Tanda Tangan Digital!
