Tanda Tangan Digital 
Beli eMeterai 10000 
eKYC 
Manajemen Kontrak 
Tanda Tangan QR 
eSignature API 
eMeterai API 
Financial services 
Professional services 
Information & Technology 
Consumer Retail 
Manufacturing 
Healthcare 
Education 
Food & Beverages 
Nonprofit Organization 
Real Estate 
Finance 
HR Manager 
Legal 
Marketing 
Procurement 
Sales 
Operational 
Dalam perusahaan, suatu korespondensi atau surat-menyurat adalah hal yang biasa dilakukan. Perusahaan wajib mengetahui cara surat-menyurat dan contohnya yang benar agar komunikasi bisnis dapat berjalan dengan lancar. Sayangnya, tidak semua perusahaan mengetahuinya.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Artikel ini akan menjelaskan secara lengkap mengenai pengertian, fungsi, jenis, format, hingga contoh surat korespondensi yang dapat Anda pelajari untuk kepentingan bisnis Anda. Mari simak artikel berikut ini!
Apa itu Surat Korespondensi?
Kata “Korespondensi” menurut KBBI memiliki arti bahwa ada perihal surat menyurat.
Surat korespondensi adalah suatu media komunikasi umum yang dilakukan dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan perusahaan lain untuk menjalin suatu hubungan. Artinya, kegiatan korespondensi mencakup proses mengirim dan menerima surat.
Proses komunikasi dengan mengirimkan surat ke pihak lain adalah bentuk kerja sama secara simpel yang dilakukan perusahaan secara tertulis. Umumnya, tujuan perusahaan melakukan korespondensi untuk menyampaikan informasi, menawarkan kerja sama, ataupun bertanya atau memastikan sesuatu.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier Terbaru 2024
Fungsi Surat Korespondensi
- Media alat komunikasi tertulis
Surat korespondensi dapat menjadi alat komunikasi tertulis dengan sejumlah pihak internal dan eksternal untuk bertukar informasi. Perusahaan dapat mengirim informasi berupa pemberitahuan, permintaan, dan pertanyaan informasi atau gagasan yang relevan bagi pihak terkait.
- Bukti tertulis
Pertukaran informasi dapat menjadi bukti tertulis bahwa sejumlah pihak telah bertukar informasi. Bukti tertulis diperlukan ketika ada perjanjian atau konflik yang berkaitan dengan pertukaran informasi tersebut di masa mendatang.
Jenis Surat Korespondensi
Korespondensi memiliki dua jenis surat yang umumnya dipakai dalam perusahaan. Berikut adalah jenisnya, antara lain:
1. Korespondensi Internal
Korespondensi Internal adalah proses surat-menyurat yang dilakukan dalam internal perusahaan. Kegiatan ini terjadi antara para pegawai di dalam lingkup kerja perusahaan.
Korespondensi internal menyangkut kegiatan koordinasi dan pertukaran informasi yang relevan dengan aktivitas internal perusahaan. Korespondensi ini berfungsi agar jalur koordinasi dan pembagian tugas kepada pihak yang tepat.
Contoh dari korespondensi internal adalah e-mail antarkaryawan atau departemen dan laporan internal perusahaan.
2. Korespondensi Eksternal
Korespondensi Eksternal adalah proses surat-menyurat yang terjadi di luar lingkup perusahaan. Kegiatan komunikasi ini bersangkutan dengan pihak eksternal perusahaan, seperti pelanggan, klien, stakeholders, mitra bisnis, dan lain sebagainya.
Umumnya, korespondensi eksternal terjadi karena pihak perusahaan ingin menawarkan produk atau layanan mereka dan menanggapi isu dari pihak eksternal. Kegiatan korespondensi ini dapat membangun citra dan reputasi perusahaan.
Contoh korespondensi eksternal meliputi surat izin, surat penawaran, surat undangan, surat balasan atau tanggapan, dan lainnya.
Komponen Surat Korespondensi
Surat Korespondensi dalam bisnis harus mencakup segala komponen yang diperlukan agar tidak terjadi miskomunikasi atau misinformasi dengan pihak penerima.
Berikut adalah cara membuat surat korespondensi bisnis yang dapat Anda ikuti, antara lain:
- Kop Surat: Menyatakan identitas perusahaan seperti logo, nama, alamat, website, dan nomor telepon. Kop surat perusahaan menandakan bahwa jenis surat ini adalah surat bisnis dan bukan pribadi.
2. Identitas Surat: Menandakan perbedaan surat ini dengan sejumlah surat lain. Identitas surat, berupa nomor, perihal, dan lampiran surat, digunakan untuk keperluan administrasi. - Salam Pembuka: Mulai paragraf dengan salam pembuka seperti “Kepada Yth.” lalu diikuti dengan nama perusahaan/pribadi beserta alamatnya.
- Isi Surat: Jelaskan maksud dari isi surat secara lengkap. Gunakan susunan kalimat dan paragraf yang rapi, formal, dan sopan.
- Penutup: Akhiri surat dengan keterangan tambahan dan ucapan terima kasih. Contohnya, “Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan…”
- Tanda Tangan: Cantumkan tanda tangan, nama, dan jabatan pihak yang membuat surat beserta tanggal pengesahan surat.
Baca Juga: 16 Contoh Surat Bisnis Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Contoh Surat Korespondensi
Untuk melengkapi penjelasan di atas, berikut adalah contoh surat korespondensi bisnis yang bisa Anda aplikasikan, antara lain:
1. Surat Perkenalan
2. Surat Penawaran
3. Surat Pesanan
Itulah penjelasan lengkap mengenai surat korespondensi beserta contohnya. Penggunaan surat korespondensi dengan tepat dapat membantu bisnis Anda menjalankan operasionalnya dengan baik dan meningkatkan hubungan yang lebih erat dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Pembuatan surat korespondensi bisnis memang membutuhkan waktu terutama pada bagian tanda tangan. Itulah mengapa Mekari Sign hadir sebagai layanan penyedia tanda tangan digital yang dapat mempercepat proses pengesahan dan melindungi dokumen Anda. Selalu gunakan fitur resmi agar bisnis Anda dapat berjalan efektif!
Lindungi Dokumen Bisnis Anda dengan Tanda Tangan Digital!
