- Perjanjian kerja sama supplier membantu perusahaan menyamakan ketentuan pasokan, kualitas barang, pembayaran, dan tanggung jawab para pihak.
- Isi perjanjian supplier dapat mencakup ruang lingkup kerja sama, spesifikasi barang, pemesanan, pengiriman, pembayaran, jangka waktu, force majeure, hingga ketentuan perubahan.
- Contoh surat perjanjian supplier tersedia untuk kebutuhan kerja sama sederhana, supplier bahan makanan, serta supplier berbagai jenis barang dalam format yang bisa disalin dan disesuaikan.
- Hubungan supplier dan vendor dapat dikelola dengan acuan yang jelas ketika perusahaan mengatur pesanan, penerimaan barang, pembayaran, dan perubahan kesepakatan.
- Perjanjian supplier dapat ditandatangani secara digital melalui Tanda Tangan Elektronik agar proses persetujuan antarperusahaan berjalan lebih praktis dan terdokumentasi.
Menjalin kerja sama dengan supplier tanpa dokumen hitam di atas putih adalah pertaruhan besar bagi bisnis. Fluktuasi harga tiba-tiba, keterlambatan pengiriman, hingga kualitas barang yang tidak sesuai standar bisa merugikan operasional perusahaan Anda. Untuk memitigasi risiko tersebut, Anda wajib menyusun surat perjanjian kerja sama supplier yang mengikat secara hukum.
Artikel ini akan membedah komponen wajib dalam kontrak tersebut, sekaligus memberikan contoh template yang bisa langsung Anda unduh dan gunakan.
Apa itu Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier?
Surat perjanjian kerja sama supplier adalah dokumen legal yang memuat kesepakatan tertulis antara perusahaan dan pemasok barang (supplier).
Surat ini penting karena bisa mencegah kesalahpahaman antar pihak, memastikan standar kualitas, dan menjamin kelancaran rantai pasok (supply chain) dalam jangka panjang.
Fungsi Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Selain menjadi dasar kepastian hukum, surat perjanjian kerja sama supplier memiliki beberapa fungsi vital bagi kedua belah pihak, yaitu:
- Menjamin stabilitas rantai pasok: Bagi perusahaan, kontrak ini memastikan ketersediaan barang secara berkelanjutan dengan harga dan standar kualitas yang tetap terjaga.
- Mengamankan hak komersial pemasok: Bagi supplier, perjanjian ini memberikan jaminan kelancaran pelunasan invoice sesuai dengan tempo (terms of payment) yang disepakati.
- Memitigasi risiko wanprestasi: Kehadiran dokumen hitam di atas putih ini mencegah dan melindungi kedua pihak dari potensi pelanggaran atau kelalaian kewajiban secara sepihak.
- Menjadi rujukan penyelesaian sengketa: Dokumen ini berfungsi sebagai pedoman utama saat mediasi, sekaligus menjadi alat pembuktian yang kuat di pengadilan jika terjadi perselisihan di masa depan.
Baca juga: Panduan Lengkap Syarat Sah Perjanjian
Isi Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Biasanya, surat ini memuat beberapa hal, yaitu:
- Kesepakatan
- Hak dan kewajiban para pihak
- Ruang lingkup kerja sama
- Barang yang dipasok
- Pemesanan barang
- Penyerahan barang
- Pembayaran harga barang
- Jangka waktu
- Force majeure
- Adendum
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengajuan Barang Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Format ini umum terpakai untuk menjalin hubungan bisnis resmi antara perusahaan dengan penyedia barang atau jasa.
1. Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Sederhana
Format ini sesuai untuk kebutuhan kerja sama skala kecil dengan struktur ringkas, tetapi tetap sah secara hukum.
SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA
Nomor: [nomor surat]/[bulan]/[tahun]
Pada hari ini, [hari], tanggal [tanggal] bulan [bulan] tahun [tahun], kami yang bertanda tangan di bawah ini:
PIHAK PERTAMA
Nama : [Nama Pihak Pertama]
Jabatan : [Jabatan Pihak Pertama]
Alamat : [Alamat Pihak Pertama]
(Selanjutnya disebut sebagai PEMBELI)
PIHAK KEDUA
Nama : [Nama Pihak Kedua]
Jabatan : [Jabatan Pihak Kedua]
Alamat : [Alamat Pihak Kedua]
(Selanjutnya disebut sebagai SUPPLIER)
Secara bersama-sama disebut sebagai “Para Pihak”, sepakat untuk mengadakan kerja sama dengan ketentuan sebagai berikut:
Pasal 1 Ruang Lingkup Kerja Sama
SUPPLIER sepakat untuk bertindak sebagai pemasok utama yang menyediakan dan mengirimkan barang berupa [Tuliskan jenis barang, misal: Biji Kopi Arabika Grade A] dengan kuantitas [Jumlah/volume, misal: 500 kg per bulan] kepada PEMBELI sesuai dengan standar kualitas yang telah disepakati bersama.
Pasal 2 Hak dan Kewajiban
- PEMBELI bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran tepat waktu dan menyediakan akses penerimaan barang di lokasi yang disepakati.
- SUPPLIER bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan, kualitas, dan ketepatan waktu pengiriman barang sesuai Purchase Order (PO) dari PEMBELI.
Pasal 3 Jangka Waktu
Perjanjian ini berlaku sejak tanggal [tanggal mulai] sampai dengan [tanggal berakhir], dan dapat diperpanjang atas persetujuan kedua belah pihak.
Pasal 4 Pembayaran / Biaya
PEMBELI sepakat untuk melakukan pembayaran kepada SUPPLIER sebesar [Nominal/Harga Satuan] dengan metode pembayaran [Transfer Bank/Cek] dan tempo waktu (Terms of Payment) selama [Jumlah Hari] hari kerja terhitung sejak invoice dan Berita Acara Serah Terima (BAST) barang diterima dengan valid.
Pasal 5 Penyelesaian Perselisihan
Apabila terjadi perselisihan dalam pelaksanaan perjanjian ini, Para Pihak sepakat untuk menyelesaikannya secara musyawarah. Jika tidak tercapai kesepakatan, perselisihan diselesaikan melalui jalur hukum sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia.
Pasal 6 Lain-lain
Hal-hal yang belum diatur dalam perjanjian ini akan dibicarakan dan disepakati Para Pihak kemudian.
Demikian surat perjanjian ini dibuat rangkap 2 (dua), masing-masing bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama, serta ditandatangani oleh Para Pihak pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sebagaimana disebutkan di atas.
2. Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier Bahan Makanan
Sumber Gambar: Scribd
Perjanjian kerja sama supplier bahan makanan membantu perusahaan mengatur pasokan bahan pangan berdasarkan jenis, volume, kualitas, jadwal pengiriman, dan harga yang telah disepakati. Model ini dapat digunakan untuk pembelian berulang, terutama ketika perusahaan membutuhkan pasokan rutin dari supplier yang sama.
Contoh berikut menggambarkan kerja sama pemasokan beras, sayuran, daging ayam, dan telur. Sesuaikan jenis bahan, volume, spesifikasi kualitas, harga, serta jadwal pengiriman dengan kebutuhan bisnis.
SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA
SUPPLIER BAHAN MAKANAN
Nomor: [NOMOR PERJANJIAN]
Pada hari ini, [HARI], tanggal [TANGGAL], bertempat di [KOTA], telah dibuat Perjanjian Kerja Sama Supplier Bahan Makanan (“Perjanjian”) oleh dan antara:
PIHAK PERTAMA
Nama Perusahaan : [NAMA PERUSAHAAN/PEMBELI]
Nama Perwakilan : [NAMA]
Jabatan : [JABATAN]
Alamat : [ALAMAT]
Selanjutnya disebut PEMBELI.
PIHAK KEDUA
Nama Perusahaan : [NAMA PERUSAHAAN/SUPPLIER]
Nama Perwakilan : [NAMA]
Jabatan : [JABATAN]
Alamat : [ALAMAT]
Selanjutnya disebut SUPPLIER.
PEMBELI dan SUPPLIER selanjutnya secara bersama-sama disebut PARA PIHAK.
PASAL 1
RUANG LINGKUP KERJA SAMA
SUPPLIER menyediakan bahan makanan kepada PEMBELI sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang disepakati.
Jenis bahan makanan yang dipasok meliputi:
1. Beras [JENIS/GRADE] sebanyak [JUMLAH] kg per [PERIODE].
2. Sayuran [JENIS] sebanyak [JUMLAH] kg per [PERIODE].
3. Daging ayam [SPESIFIKASI] sebanyak [JUMLAH] kg per [PERIODE].
4. Telur [JENIS] sebanyak [JUMLAH] kg/butir per [PERIODE].
5. [BAHAN MAKANAN LAINNYA].
Rincian spesifikasi dan kebutuhan dapat diperbarui melalui Purchase Order (PO) atau lampiran yang menjadi bagian dari Perjanjian.
PASAL 2
PEMESANAN DAN PENGIRIMAN
PEMBELI menyampaikan pesanan kepada SUPPLIER melalui [PURCHASE ORDER/EMAIL/SISTEM] dengan mencantumkan jenis, jumlah, dan waktu pengiriman yang dibutuhkan.
SUPPLIER menyiapkan dan mengirimkan barang ke [ALAMAT PENGIRIMAN] sesuai pesanan dan jadwal yang disepakati.
SUPPLIER menyerahkan dokumen pengiriman yang diperlukan bersama barang.
PASAL 3
SPESIFIKASI DAN KUALITAS BARANG
SUPPLIER menyediakan barang sesuai spesifikasi, jumlah, dan standar kualitas yang disepakati PARA PIHAK.
PEMBELI melakukan pemeriksaan pada saat barang diterima.
Barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi atau jumlah yang disepakati dapat ditolak, dikembalikan, atau diganti sesuai mekanisme yang disepakati PARA PIHAK.
PASAL 4
HARGA DAN PEMBAYARAN
Harga bahan makanan mengikuti daftar harga atau kesepakatan berikut:
1. Beras: Rp[HARGA]/kg.
2. Sayuran: Rp[HARGA]/kg.
3. Daging ayam: Rp[HARGA]/kg.
4. Telur: Rp[HARGA]/[SATUAN].
5. [BAHAN MAKANAN LAINNYA]: Rp[HARGA]/[SATUAN].
PEMBELI melakukan pembayaran melalui [METODE PEMBAYARAN] paling lambat [JUMLAH HARI] hari setelah invoice dan dokumen penerimaan barang diterima dan dinyatakan sesuai.
Perubahan harga mengikuti kesepakatan tertulis PARA PIHAK.
PASAL 5
HAK DAN KEWAJIBAN PARA PIHAK
PEMBELI berkewajiban menyampaikan pesanan, menerima barang sesuai ketentuan, dan melakukan pembayaran berdasarkan Perjanjian.
SUPPLIER berkewajiban menjaga ketersediaan bahan makanan, memenuhi spesifikasi kualitas, dan mengirimkan barang sesuai jadwal yang disepakati.
PASAL 6
JANGKA WAKTU
Perjanjian berlaku sejak [TANGGAL MULAI] sampai dengan [TANGGAL BERAKHIR].
Perpanjangan kerja sama dilakukan berdasarkan persetujuan tertulis PARA PIHAK.
PASAL 7
KEADAAN KAHAR
Keadaan kahar mencakup peristiwa di luar kendali wajar PARA PIHAK yang secara langsung memengaruhi pelaksanaan kewajiban berdasarkan Perjanjian.
Pihak yang mengalami keadaan kahar menyampaikan pemberitahuan kepada pihak lainnya dalam waktu [JUMLAH HARI] sejak keadaan tersebut terjadi.
PASAL 8
PERUBAHAN PESANAN
Perubahan jenis, jumlah, spesifikasi, harga, atau jadwal pengiriman dibahas dan disetujui PARA PIHAK sebelum dilaksanakan.
Perubahan yang telah disetujui dituangkan dalam dokumen tertulis atau PO yang relevan.
PASAL 9
PENGAKHIRAN PERJANJIAN
Masing-masing pihak dapat mengakhiri Perjanjian dengan memberikan pemberitahuan tertulis paling lambat [JUMLAH HARI] hari sebelumnya.
PARA PIHAK menyelesaikan pembayaran, pengiriman, dan kewajiban lain yang masih berjalan sampai tanggal efektif pengakhiran.
PASAL 10
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
PARA PIHAK menyelesaikan perselisihan melalui musyawarah.
Apabila musyawarah belum menghasilkan kesepakatan, PARA PIHAK dapat menempuh mekanisme penyelesaian sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
PASAL 11
PENUTUP
Perjanjian ini dibuat berdasarkan kesepakatan PARA PIHAK dan mulai berlaku sejak tanggal ditandatangani.
[KOTA], [TANGGAL]
PEMBELI SUPPLIER
[NAMA] [NAMA]
[JABATAN] [JABATAN]
3. Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier Barang
Sumber Gambar: Scribd
Perjanjian kerja sama supplier barang mengatur hubungan bisnis ketika perusahaan membeli barang dari pemasok secara satu kali atau berkala. Dokumen ini dapat mencakup spesifikasi produk, jumlah pesanan, harga, jadwal pengiriman, pemeriksaan barang, pembayaran, hingga penanganan perubahan pesanan.
Contoh berikut dapat digunakan untuk berbagai jenis barang yang dipasok oleh supplier atau vendor. Sesuaikan rincian produk, volume, harga, jadwal pengiriman, dan ketentuan transaksi dengan kebutuhan kerja sama.
SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA SUPPLIER BARANG
Nomor: [NOMOR PERJANJIAN]
Pada hari ini, [HARI], tanggal [TANGGAL], bertempat di [KOTA], telah dibuat Perjanjian Kerja Sama Supplier Barang (“Perjanjian”) oleh dan antara:
PIHAK PERTAMA
Nama Perusahaan : [NAMA PERUSAHAAN/PEMBELI]
Nama Perwakilan : [NAMA]
Jabatan : [JABATAN]
Alamat : [ALAMAT]
Selanjutnya disebut PEMBELI.
PIHAK KEDUA
Nama Perusahaan : [NAMA PERUSAHAAN/SUPPLIER]
Nama Perwakilan : [NAMA]
Jabatan : [JABATAN]
Alamat : [ALAMAT]
Selanjutnya disebut SUPPLIER.
PEMBELI dan SUPPLIER selanjutnya secara bersama-sama disebut PARA PIHAK.
PASAL 1
OBJEK DAN RUANG LINGKUP KERJA SAMA
SUPPLIER menyediakan barang kepada PEMBELI berdasarkan jenis, spesifikasi, jumlah, dan harga yang disepakati PARA PIHAK.
Rincian barang meliputi:
1. [NAMA BARANG] – [SPESIFIKASI] – [JUMLAH] – Rp[HARGA/SATUAN]
2. [NAMA BARANG] – [SPESIFIKASI] – [JUMLAH] – Rp[HARGA/SATUAN]
3. [NAMA BARANG] – [SPESIFIKASI] – [JUMLAH] – Rp[HARGA/SATUAN]
Rincian tambahan dapat dituangkan dalam purchase order atau lampiran yang menjadi bagian dari Perjanjian.
PASAL 2
PEMESANAN DAN PENGIRIMAN
PEMBELI menyampaikan pesanan kepada SUPPLIER melalui [PURCHASE ORDER/EMAIL/SISTEM] dengan mencantumkan jenis, jumlah, dan jadwal pengiriman yang dibutuhkan.
SUPPLIER menyiapkan dan mengirimkan barang ke [ALAMAT PENGIRIMAN] sesuai pesanan yang telah disepakati.
SUPPLIER menyerahkan dokumen pengiriman yang diperlukan pada saat barang diterima.
PASAL 3
SPESIFIKASI DAN PEMERIKSAAN BARANG
SUPPLIER menyediakan barang sesuai spesifikasi dan standar kualitas yang telah disepakati.
PEMBELI melakukan pemeriksaan terhadap jumlah, kondisi, dan spesifikasi barang pada saat penerimaan.
Barang yang tidak sesuai dengan kesepakatan dapat ditolak, dikembalikan, atau diganti sesuai mekanisme yang disepakati PARA PIHAK.
PASAL 4
HARGA DAN PEMBAYARAN
Harga barang mengikuti daftar harga atau ketentuan yang disepakati PARA PIHAK.
PEMBELI melakukan pembayaran melalui [METODE PEMBAYARAN] dalam waktu [JUMLAH HARI] hari setelah invoice dan dokumen penerimaan barang diterima dan dinyatakan sesuai.
Perubahan harga berlaku setelah memperoleh persetujuan PARA PIHAK dan dituangkan dalam dokumen tertulis yang relevan.
PASAL 5
HAK DAN KEWAJIBAN PARA PIHAK
PEMBELI menyampaikan pesanan sesuai kebutuhan dan melakukan pembayaran berdasarkan ketentuan Perjanjian.
SUPPLIER menjaga ketersediaan barang, memenuhi spesifikasi, serta mengirimkan barang sesuai jumlah dan jadwal yang telah disepakati.
PASAL 6
JANGKA WAKTU
Perjanjian berlaku sejak [TANGGAL MULAI] sampai dengan [TANGGAL BERAKHIR].
Perpanjangan kerja sama dilakukan berdasarkan persetujuan tertulis PARA PIHAK.
PASAL 7
PERUBAHAN PESANAN
Perubahan jenis barang, jumlah, spesifikasi, harga, atau jadwal pengiriman dibahas dan disepakati PARA PIHAK sebelum dilaksanakan.
Perubahan yang telah disetujui dituangkan dalam purchase order, addendum, atau dokumen tertulis lain sesuai kesepakatan.
PASAL 8
KEADAAN KAHAR
Keadaan kahar mencakup peristiwa di luar kendali wajar PARA PIHAK yang secara langsung menghambat pelaksanaan kewajiban berdasarkan Perjanjian.
Pihak yang mengalami keadaan kahar menyampaikan pemberitahuan kepada pihak lainnya dalam waktu [JUMLAH HARI] sejak keadaan tersebut terjadi.
PASAL 9
PENGAKHIRAN PERJANJIAN
Masing-masing pihak dapat mengakhiri Perjanjian dengan memberikan pemberitahuan tertulis paling lambat [JUMLAH HARI] hari sebelumnya.
PARA PIHAK menyelesaikan pembayaran, pengiriman, dan kewajiban lain yang masih berjalan sampai tanggal efektif pengakhiran.
PASAL 10
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
PARA PIHAK menyelesaikan perselisihan melalui musyawarah.
Apabila musyawarah belum menghasilkan kesepakatan, PARA PIHAK dapat menempuh mekanisme penyelesaian sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
PASAL 11
PENUTUP
Perjanjian ini dibuat berdasarkan kesepakatan PARA PIHAK dan mulai berlaku sejak tanggal ditandatangani.
[KOTA], [TANGGAL]
PEMBELI SUPPLIER
[NAMA] [NAMA]
[JABATAN] [JABATAN]
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Konsinyasi [Download GRATIS!]
Tips Menyusun Surat Perjanjian Kerja Sama Supplier
Pastikan surat perjanjian kerja sama supplier tersusun rapi agar memiliki kekuatan hukum sekaligus meminimalisasi potensi sengketa. Berikut poin yang tidak boleh terlewat:
- Cantumkan identitas pihak: tulis nama lengkap, jabatan, dan perusahaan secara jelas
- Tentukan ruang lingkup kerja sama: jelaskan jenis barang, jasa, atau lingkup pasokan yang telah sepakati bersama
- Atur durasi perjanjian: sebutkan tanggal mulai hingga berakhirnya kontrak dengan tegas
- Buat detail hak serta kewajiban: uraikan pembagian tugas, kewajiban pembayaran, serta tanggung jawab pihak terkait
- Tetapkan mekanisme penyelesaian sengketa: sertakan prosedur penyelesaian jika muncul perselisihan
- Lengkapi dengan tanda tangan bermeterai: manfaatkan e-Meterai Mekari Sign agar dokumen memiliki kekuatan pembuktian hukum yang kuat di pengadilan sekaligus lebih praktis dikelola.
Baca juga: Cara Membeli e-Meterai Online secara Resmi, Termudah!
Itulah pembahasan contoh surat perjanjian kerja sama supplier beserta format, isi pokok, dan tips penyusunan agar sah secara hukum. Memahami poin penting ini membantu menjaga hubungan bisnis transparan dan mengurangi potensi sengketa.
Manfaatkan solusi digital Mekari Sign untuk tanda tangan elektronik dan e-Meterai agar dokumen lebih praktis dan aman. Jelajahi panduan lain terkait dokumen legal dan bisnis melalui blog Mekari Sign untuk informasi yang relevan dan terbaru.
Permudah pengesahan perjanjian dengan e-Meterai Mekari Sign tanpa proses manual
