Tanda Tangan Digital 
Beli eMeterai 10000 
eKYC 
Manajemen Kontrak 
Tanda Tangan QR 
eSignature API 
eMeterai API 
Financial services 
Professional services 
Information & Technology 
Consumer Retail 
Manufacturing 
Healthcare 
Education 
Food & Beverages 
Nonprofit Organization 
Real Estate 
Finance 
HR Manager 
Mengambil keputusan untuk resign bukanlah hal yang mudah. Ada banyak pertimbangan, perasaan campur aduk, dan tentu saja, kebingungan tentang bagaimana cara menyampaikannya. Saya pernah di posisi itu, bertanya-tanya bagaimana cara menulis surat pengunduran diri yang profesional sekaligus menjaga hubungan baik dengan perusahaan.
Dari pengalaman pribadi, saya memahami betapa pentingnya surat ini bukan hanya sebagai formalitas, tetapi juga sebagai refleksi dari perjalanan karier kita. Saya akan berbagi tips dan contoh surat pengunduran diri yang dapat membantu Anda melewati proses ini dengan lebih percaya diri.
Apa itu Surat Pengunduran Diri?
Surat pengunduran diri adalah dokumen formal yang menyatakan niat Anda untuk berhenti bekerja dari suatu perusahaan atau organisasi. Dokumen ini merupakan bagian penting dari proses resign yang profesional.
Kepada Siapa Surat ini Ditujukan?
Surat pengunduran diri biasanya ditujukan kepada atasan langsung Anda (manajer, supervisor, dll.) dan tembusan (CC) kepada departemen Sumber Daya Manusia (HRD) atau bagian kepegawaian perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai bentuk kesopanan dan profesionalisme, serta untuk memastikan semua pihak terkait mendapatkan informasi yang sama.
Fungsi Surat Pengunduran Diri
- Menyatakan niat pengunduran diri secara formal.
- Menjaga hubungan baik dengan perusahaan.
- Menjadi bukti tertulis pengunduran diri.
- Memenuhi persyaratan administrasi perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu Surat Paklaring dan Contoh Paklaring
Format dan Cara Membuat Surat Pengunduran Diri
Meskipun tidak ada aturan baku yang mengikat, surat pengunduran diri yang baik dan profesional biasanya mengikuti format tertentu. Berikut adalah panduan format dan cara membuatnya, beserta contoh penerapannya:
Surat pengunduran diri adalah dokumen resmi. Pastikan semua informasi penting tercantum dengan jelas, termasuk kepada siapa surat itu ditujukan, kapan Anda akan efektif berhenti bekerja, dan pernyataan pengunduran diri yang tegas. Hindari bahasa yang ambigu atau emosional.
1. Kepala Surat
Kepala surat adalah bagian identitas surat dan wajib ada dalam surat pengunduran diri formal. Bagian ini memberikan informasi penting tentang tujuan surat, yaitu kepada siapa surat ditujukan dan kapan surat dibuat, serta informasi perusahaan. Letaknya di bagian atas surat. Kepala surat yang lengkap terdiri dari:
- Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Ditulis di pojok kanan atas, menunjukkan tempat dan tanggal surat dibuat.
- Nama Penerima Surat: Ditulis di sisi kiri, di bawah tanggal. Cantumkan nama lengkap dan jabatan atasan langsung Anda.
- Alamat Perusahaan: Tuliskan alamat lengkap perusahaan tempat Anda bekerja (bukan alamat pribadi atasan).
2. Isi Surat
Isi surat adalah bagian inti di mana Anda menyampaikan maksud dan tujuan Anda. Mulailah dengan salam pembuka yang formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan],”. Setelah itu, nyatakan secara jelas dan singkat bahwa Anda ingin mengundurkan diri, sebutkan jabatan Anda dan nama perusahaan. Cantumkan juga tanggal efektif pengunduran diri Anda, yaitu tanggal terakhir Anda bekerja.
Berikan juga notice period yang sesuai dengan kebijakan perusahaan atau kontrak kerja Anda, umumnya satu bulan (one month notice). Dalam hal ini, Anda tidak wajib mencantumkan alasan resign, tetapi jika ingin, sampaikan secara singkat dan profesional. Hindari bahasa negatif. Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan, dan tawarkan bantuan untuk transisi (opsional).
3. Penutup
Akhiri surat Anda dengan kalimat penutup yang menyatakan harapan baik atau kesiapan membantu transisi, misalnya, ‘Semoga perusahaan dapat terus berkembang. Setelah itu, gunakan salam penutup formal seperti, “Hormat saya” atau “Salam hormat” diikuti tanda tangan di atas nama lengkap.
Apabila surat pengunduran diri ini disampaikan secara digital dan kebijakan perusahaan mengizinkan, Anda bisa menggunakan tanda tangan digital untuk mempermudah proses pembuatan surat. Jika tidak, maka gunakan tanda tangan basah di atas nama lengkap Anda yang tertulis jelas.
Lalu, apakah surat resign membutuhkan meterai? Umumnya, surat pengunduran diri tidak memerlukan materai, kecuali jika perusahaan Anda memiliki kebijakan khusus yang mengharuskannya.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Tips Membuatnya
Contoh Surat Pengunduran Diri
Setelah mengetahui cara membuat surat resign di atas, berikut beberapa contoh surat resign yang bisa Anda jadikan referensi:
1. Contoh Surat Resign Simple
2. Contoh Surat Pengunduran Diri dari Perusahaan
3. Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan Pabrik
4. Contoh Surat Pengunduran Diri Guru
Sumber: Scribd
5. Contoh Surat Pengunduran Diri Satpam
Sumber: Scribd
6. Contoh Surat Resign One Month Notice
7. Contoh Surat Pengunduran Diri Direktur
Sumber: Bank Victoria
8. Contoh Surat Resign Kerja Karena Hamil
9. Contoh Surat Pengunduran Diri Dosen
Sumber: Scribd
10. Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Pindah Kerja
Sumber: Scribd
11. Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Alasan Keluarga
12. Contoh Surat Resign Habis Kontrak
Sumber: Scribd
13. Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan Restoran
Sumber: Scribd
14. Contoh Surat Pengunduran Diri dari Partai Politik
Sumber: Scribd
15. Contoh Surat Pengunduran Diri Perangkat Desa
Sumber: Scribd
16. Contoh Surat Pengunduran Diri RT
Sumber: Scribd
17. Contoh Surat Pengunduran Diri PNS
Sumber: Scribd
18. Contoh Surat Pengunduran Diri dari Anggota Koperasi
Sumber: Scribd
19. Contoh Surat Pengunduran Diri Anggota BPD
Sumber: Scribd
20. Contoh Surat Pengunduran Diri dari Jabatan Struktural
Sumber: Scribd
Baca Juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja dan Cara Membuatnya
Hal yang Perlu Anda Pertimbangkan Sebelum Resign
Keputusan untuk resign (mengundurkan diri) adalah keputusan besar yang tidak boleh diambil secara terburu-buru. Sebelum Anda benar-benar mengajukan surat pengunduran diri, ada baiknya Anda mempertimbangkan beberapa hal penting berikut ini. Jangan sampai Anda menyesal di kemudian hari karena kurangnya persiapan.
1. Kesiapan Finansial
Pertimbangkan kondisi keuangan Anda. Apakah Anda memiliki tabungan yang cukup untuk menopang kebutuhan hidup selama masa transisi mencari pekerjaan baru? Idealnya, Anda memiliki dana darurat yang cukup untuk 3-6 bulan ke depan, sehingga Anda tidak terburu-buru mengambil pekerjaan yang tidak sesuai hanya karena faktor ekonomi.
2. Alasan yang Kuat dan Jelas
Sebelum mengambil keputusan besar ini, pastikan Anda memiliki alasan yang kuat dan jelas. Apakah karena masalah lingkungan kerja yang toxic, tidak ada jenjang karier, ingin mencari tantangan baru, atau alasan personal lainnya? Identifikasi alasan Anda dengan jujur, dan pastikan alasan tersebut cukup kuat untuk membuat Anda meninggalkan pekerjaan saat ini.
3. Peluang dan Rencana Karier
Apakah resign sudah sejalan dengan rencana karier jangka panjang Anda? Pikirkan baik-baik, apakah pekerjaan baru yang Anda incar memberikan peluang yang lebih baik untuk pengembangan karier Anda? Apakah ada jenjang karier yang jelas? Apakah pekerjaan tersebut sesuai dengan passion dan keahlian Anda?
4. Standar Benefit / Keuntungan di Kantor Baru
Jika Anda resign karena ingin pindah ke perusahaan lain, pastikan Anda sudah membandingkan benefit yang ditawarkan oleh calon kantor baru dengan perusahaan Anda saat ini.
- Gaji: Apakah gaji yang ditawarkan lebih tinggi, sama, atau bahkan lebih rendah?
- Tunjangan: Apa saja tunjangan yang ditawarkan (asuransi kesehatan, tunjangan transportasi, tunjangan makan, dll.)?
- Jenjang Karir: Bagaimana prospek karir di perusahaan baru tersebut?
- Budaya Kerja: Apakah budaya kerja di perusahaan baru sesuai dengan nilai-nilai Anda?
Jangan hanya tergiur oleh gaji yang lebih tinggi. Pertimbangkan seluruh paket benefit dan kesesuaian Anda dengan perusahaan baru tersebut.
5. Diskusi dengan Orang Terdekat
Bicarakan rencana resign Anda dengan orang-orang terdekat, seperti keluarga atau mentor karier. Mendapatkan insight dan dukungan dari mereka dapat membantu Anda mengambil keputusan yang lebih tepat.
Baca Juga: 13 Contoh Surat Referensi Kerja Berbagai Jenis, Terlengkap!
Tips Mengundurkan Diri Secara Profesional
Mengundurkan diri (resign) adalah hak setiap karyawan. Namun, bagaimana cara Anda resign akan sangat memengaruhi reputasi profesional Anda dan hubungan Anda dengan perusahaan lama.
Kesan terakhir itu sama pentingnya dengan kesan pertama. Resign secara profesional akan menjaga reputasi Anda dan membuka peluang di masa depan.'
Berikut adalah beberapa tips resign yang perlu Anda perhatikan:
1. Selesaikan Pekerjaan dan Lakukan Handover dengan Baik
Profesionalisme Anda akan dinilai dari cara Anda meninggalkan pekerjaan. Oleh karena itu, sebelum menyampaikan surat pengunduran diri, usahakan selesaikan semua tugas, atau setidaknya pastikan pekerjaan tersebut mudah dilanjutkan oleh rekan kerja.
Buatlah daftar tugas yang perlu diserahkan, lengkap dengan status dan informasi penting lainnya. Setelah itu, siapkan dokumen dan materi yang dibutuhkan untuk handover. Selain itu, tawarkan bantuan untuk kelancaran proses transisi, misalnya dengan membantu melakukan serah terima pekerjaan (handover) atau bahkan memberikan masukan terkait pencarian pengganti Anda (jika diminta).
Saat menyusun surat pengunduran diri itu sendiri, jangan lupa untuk menyampaikan apresiasi dan rasa terima kasih kepada perusahaan dan atasan atas kesempatan yang telah diberikan. Terakhir, sebelum mengirimkan surat, periksa kembali dengan cermat untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan (typo) dan semua informasi sudah benar dan lengkap.
2. Patuhi Ketentuan dan Prosedur Resign Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki aturan resign yang mungkin berbeda. Maka dari itu, jangan berasumsi. Cari tahu dan patuhi aturan yang berlaku. Perhatikan notice period (misalnya, one month notice), format surat, serta cara pengajuannya (fisik atau email). Selain itu, perhatikan juga, apakah boleh ditulis tangan. Ajukan di waktu yang tepat, setelah bicara dengan atasan dan HRD.
3. Perhatikan dan Pahami Hak serta Benefit Anda
Sebagai karyawan yang resign, Anda memiliki hak-hak tertentu. Oleh karena itu, periksa kontrak kerja, buku panduan, atau tanyakan HRD. Pastikan apakah sisa cuti Anda bisa diuangkan. Tanyakan juga tentang uang kompensasi, yang mungkin Anda dapatkan dalam kondisi tertentu. Selain itu, yang paling penting, jangan lupa meminta paklaring dari perusahaan.
Lengkapi dokumen Anda dengan tanda tangan digital!
