Pengertian Surat Paklaring, Fungsi, dan Contohnya

Apa Itu Paklaring — Pengertian Surat Paklaring, Fungsi, dan Contohnya

Paklaring adalah dokumen penting yang sering dibutuhkan saat mengurus berbagai keperluan setelah berhenti bekerja. Dokumen ini bukan sekadar formalitas, tetapi memiliki fungsi penting, seperti untuk klaim BPJS Ketenagakerjaan, melamar pekerjaan baru, atau bahkan pengajuan kredit.

Apa sebenarnya isi paklaring, dan mengapa surat ini begitu penting? Artikel ini akan membahas tuntas tentang paklaring, dari definisi hingga cara mendapatkannya.

Daftar isi

Apa itu Paklaring?

Paklaring adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah mengakhiri hubungan kerja, baik karena mengundurkan diri (resign), pemutusan hubungan kerja (PHK), maupun pensiun.

Kewajiban perusahaan untuk memberikan paklaring ini bahkan diatur dalam Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), yang menyatakan bahwa perusahaan wajib memberikan surat pernyataan (paklaring) kepada karyawan yang memintanya saat hubungan kerja berakhir.

Surat ini berisi pernyataan resmi dari perusahaan yang menerangkan bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan tersebut, lengkap dengan informasi mengenai:

Identitas Karyawan: Nama lengkap, nomor induk karyawan, dan informasi identitas lainnya.
Jabatan Terakhir: Posisi atau jabatan terakhir yang dipegang oleh karyawan.
Lama Bekerja: Periode waktu karyawan tersebut bekerja di perusahaan, dari tanggal mulai hingga tanggal berakhir.
Kinerja dan Kontribusi (Opsional): Beberapa perusahaan juga menyertakan penilaian singkat mengenai kinerja, perilaku, dan kontribusi karyawan selama bekerja. Ini tidak wajib, tetapi dapat menjadi nilai tambah.
Alasan Berhenti (Tidak Wajib)

Kepada Siapa Saya Harus Meminta Paklaring?

Setelah Anda resign atau terkena PHK, dan membutuhkan paklaring, Anda mungkin bertanya-tanya, kepada siapa permintaan ini harus diajukan. Pada umumnya, pihak yang paling berwenang untuk mengeluarkan dan menandatangani paklaring adalah departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resources Department (HRD) perusahaan. Dalam beberapa kasus, terutama di perusahaan kecil, paklaring bisa ditandatangani langsung oleh pimpinan perusahaan atau pemilik usaha.

Untuk meminta paklaring, Anda bisa menghubungi bagian HRD/SDM perusahaan tempat Anda bekerja (atau pernah bekerja). Merekalah yang berwenang mengeluarkan dan menandatangani dokumen tersebut.

Jika perusahaan Anda sudah menerapkan sistem digital, tanyakan apakah Anda bisa menerima paklaring secara online dengan tanda tangan digital dan stempel elektronik. Ini akan jauh lebih praktis dan efisien, karena Anda tidak perlu datang langsung ke kantor atau menunggu pengiriman dokumen fisik.

Fungsi Paklaring bagi Karyawan

Paklaring memiliki beberapa fungsi penting bagi karyawan, antara lain:

Bukti Pengalaman Kerja: Paklaring menjadi bukti sah dan terpercaya mengenai pengalaman kerja Anda. Ini sangat berguna saat melamar pekerjaan baru, terutama jika perusahaan baru meminta bukti pengalaman kerja yang formal.
Klaim Jaminan Sosial Ketenagakerjaan (BPJS Ketenagakerjaan): Paklaring adalah salah satu dokumen persyaratan utama untuk mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT) di BPJS Ketenagakerjaan.
Persyaratan Administrasi Lainnya: Paklaring terkadang dibutuhkan untuk keperluan administrasi lain, seperti pengajuan kredit, visa, atau pendaftaran program pendidikan tertentu.

Syarat Karyawan Mendapatkan Paklaring

Pada dasarnya, setiap karyawan yang telah mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan berhak mendapatkan paklaring, terlepas dari alasan berakhirnya hubungan kerja tersebut. Namun, ada beberapa syarat umum yang biasanya berlaku:

Telah Menyelesaikan Kewajiban: Karyawan telah menyelesaikan semua kewajiban dan tanggung jawabnya kepada perusahaan, termasuk handover pekerjaan, pengembalian aset perusahaan, dan pelunasan utang (jika ada).
Mengikuti Prosedur Pengunduran Diri/PHK yang Berlaku: Karyawan telah mengikuti prosedur pengunduran diri atau PHK yang berlaku di perusahaan, termasuk memberikan surat pengunduran diri (jika resign) atau menerima surat PHK (jika di-PHK).
Meminta Secara Resmi: Karyawan sebaiknya mengajukan permintaan paklaring secara resmi kepada HRD/SDM perusahaan.

Cara Membuat Surat Paklaring

Sebagai karyawan, Anda tidak perlu membuat surat paklaring sendiri. Surat ini dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan. Tugas Anda adalah meminta surat tersebut.

Lalu, kapan paklaring diberikan? Idealnya, paklaring diberikan segera setelah karyawan resmi berhenti bekerja, atau setidaknya dalam waktu yang tidak terlalu lama. Namun, tidak ada aturan baku mengenai tenggat waktu pemberian paklaring. Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan waktu beberapa hari atau minggu untuk memprosesnya. Jika Anda belum menerima paklaring dalam waktu yang wajar, jangan ragu untuk menanyakannya kembali kepada HRD/SDM.

Tips Seputar Paklaring

Berikut ini adalah tips seputar pengurusan dan penyimpanan paklaring yang perlu anda ketahui:

1. Simpan dan Kelola Paklaring dengan Baik

Setelah Anda menerima paklaring, jangan anggap remeh dokumen tersebut. Perlakukan paklaring sama pentingnya dengan dokumen berharga lainnya, seperti ijazah atau akta kelahiran. Simpanlah paklaring asli di tempat yang aman, kering, dan tidak mudah dijangkau oleh orang lain.

Selain menyimpan dokumen fisiknya, sangat disarankan untuk membuat cadangan digital. Scan paklaring Anda dan simpan file-nya di layanan penyimpanan awan (cloud storage) seperti Google Drive atau Dropbox, atau bisa juga Anda simpan di perangkat penyimpanan eksternal seperti flash drive atau hard disk.

Lalu, bagaimana jika paklaring hilang? Apakah BPJS Ketenagakerjaan tetap bisa dicairkan?

Berdasarkan informasi terbaru dari BPJS Ketenagakerjaan yang dikutip dari Kompas, pekerja yang mengundurkan diri (resign) kini dapat mencairkan saldo Jaminan Hari Tua (JHT) tanpa memerlukan paklaring. Hal ini dikonfirmasi oleh Deputi Komunikasi BPJS Ketenagakerjaan, Oni Marbun.

“Pekerja yang resign dapat mencairkan saldo JHT tanpa paklaring. Sudah tidak perlu (paklaring),” tegas Oni Marbun, Deputi Komunikasi BPJS Ketenagakerjaan.

Meskipun demikian, memiliki paklaring tetaplah bermanfaat untuk keperluan lain, seperti melamar pekerjaan. Jika paklaring hilang, Anda bisa meminta salinan atau legalisir dari dokumen tersebut ke HRD perusahaan.

2. Pahami Hak Anda Terkait Paklaring

Sebelum dan selama proses pengajuan paklaring, sangat penting bagi Anda untuk memahami hak-hak Anda sebagai karyawan. Ketahuilah bahwa paklaring adalah hak setiap karyawan yang mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan, tanpa terkecuali. Tidak ada syarat khusus yang membatalkan hak ini, seperti minimal masa kerja atau alasan pemutusan hubungan kerja.

Jadi, meskipun Anda dipecat atau hanya bekerja kurang dari satu tahun, Anda tetap berhak mendapatkan paklaring. Jika Anda merasa ada prosedur atau kebijakan perusahaan yang kurang jelas terkait dengan hak Anda atas paklaring, jangan ragu untuk bertanya dan meminta penjelasan dari bagian HRD.

Penting pula untuk diingat agar selalu mengajukan permintaan paklaring ini secara resmi, dan terdokumentasi. Jangan hanya mengandalkan lisan, buat surat dan simpan buktinya. Dengan mengetahui dan memahami hak-hak Anda, Anda bisa memastikan bahwa proses pengajuan paklaring berjalan lancar dan Anda mendapatkan dokumen yang menjadi hak Anda.

3. Periksa dan Verifikasi Data Paklaring

Saat Anda menerima draf atau versi final dari paklaring, jangan terburu-buru untuk langsung menyimpannya. Luangkan waktu sejenak untuk memeriksa dan memverifikasi semua informasi yang tercantum di dalamnya dengan cermat. Jika perusahaan menyediakan draf sebelum paklaring dicetak final, manfaatkan kesempatan ini sebaik-baiknya.

Periksa setiap detail informasi yang ada, mulai dari data diri Anda seperti nama lengkap, Nomor Induk Karyawan (NIK), dan lain sebagainya. Pastikan jabatan terakhir Anda di perusahaan dan periode kerja Anda (tanggal mulai dan tanggal berakhir) tercantum dengan benar. Jika ada deskripsi pekerjaan atau penilaian kinerja yang disertakan, baca dengan saksama dan pastikan tidak ada informasi yang keliru atau berpotensi merugikan Anda.

Apabila Anda menemukan kesalahan atau ketidaksesuaian informasi, jangan ragu untuk segera menghubungi bagian HRD perusahaan dan meminta mereka untuk melakukan revisi. Jangan pernah menerima paklaring yang berisi informasi yang salah, karena hal ini dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Pastikan paklaring yang Anda terima sudah benar dan akurat sebelum Anda menyetujuinya.

Perbedaan Paklaring dan Surat Keterangan Kerja

Meskipun sering dianggap sama, surat keterangan kerja dan paklaring memiliki perbedaan, terutama dalam hal kelengkapan informasi dan kegunaannya. Surat keterangan kerja umumnya hanya berisi pernyataan singkat bahwa seseorang pernah atau masih bekerja di suatu perusahaan, mencantumkan informasi dasar seperti nama, jabatan, dan terkadang lama bekerja.

Paklaring, berbeda dengan surat keterangan kerja, merupakan dokumen yang lebih detail dan komprehensif. Paklaring tidak hanya memuat informasi dasar seperti pada surat keterangan kerja, tetapi juga mencantumkan periode kerja yang spesifik (tanggal mulai dan berakhir), riwayat jabatan (jika ada), serta penilaian kinerja atau alasan berhenti (opsional).

Kelengkapan informasi dalam paklaring ini memberikan manfaat baik bagi karyawan maupun perusahaan perekrut. Bagi karyawan, paklaring menjadi bukti pengalaman kerja yang kuat saat melamar pekerjaan. Bagi perusahaan, informasi yang lebih lengkap mempermudah proses seleksi dan penilaian kandidat yang lebih akurat.

Walaupun dalam praktiknya kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian, memahami perbedaan substansial antara keduanya akan membantu Anda meminta dokumen yang tepat sesuai kebutuhan.

Buat paklaring online dengan tanda tangan digital!

Coba Gratis