![Kenali Perbedaan Paraf dan Tanda Tangan [Penjelasan Lengkap!]](https://mekarisign.com/wp-content/uploads/2022/10/Kenali-Perbedaan-Paraf-dan-Tanda-Tangan-Penjelasan-Lengkap--1024x576.webp)
- Paraf adalah tanda tangan singkat yang digunakan untuk menunjukkan bahwa bagian dokumen telah diperiksa, sedangkan tanda tangan menjadi penanda identitas dan persetujuan sesuai konteks dokumennya.
- Paraf biasanya ditempatkan pada halaman yang diperiksa atau di samping perubahan. Tanda tangan biasanya berada di bagian pengesahan dokumen.
- Kekuatan hukum paraf dan tanda tangan bergantung pada konteks penggunaan, isi dokumen, maksud para pihak, dan ketentuan yang berlaku.
- Paraf pada dokumen bermeterai tidak otomatis menggantikan tanda tangan atau membuktikan persetujuan final atas seluruh isi perjanjian.
- Untuk proses penandatanganan dokumen bisnis secara digital, Mekari Sign menyediakan fitur tanda tangan elektronik untuk membantu mengelola persetujuan dan dokumen secara digital.
Paraf dan tanda tangan memiliki bentuk dan fungsi yang berbeda. Paraf biasanya menandai bahwa seseorang telah memeriksa bagian dokumen, sedangkan tanda tangan digunakan untuk mengidentifikasi penanda tangan dan menunjukkan persetujuan sesuai konteksnya.
Dalam administrasi kantor, paraf sering muncul pada halaman dokumen yang telah diperiksa atau di samping perubahan. Tanda tangan biasanya ditempatkan pada bagian pengesahan. Pemakaiannya perlu mengikuti jenis dokumen, prosedur internal, dan persyaratan yang berlaku.
Apa Itu Paraf?
Menurut KBBI Daring, paraf merupakan kependekan tanda tangan. Bentuknya sering lebih ringkas daripada tanda tangan yang biasa digunakan seseorang.
Dalam administrasi, paraf dapat menandai bahwa seseorang telah memeriksa isi, redaksi, atau bagian tertentu dari dokumen. Fungsinya bergantung pada prosedur yang berlaku, misalnya sebagai tanda pemeriksaan internal sebelum dokumen diserahkan kepada pejabat yang berwenang menandatangani.
Apa Itu Tanda Tangan?
Tanda tangan adalah tanda sebagai lambang nama yang dituliskan dengan tangan oleh seseorang sebagai penanda pribadi, menurut KBBI Daring. Dalam dokumen, tanda tangan dapat menunjukkan identitas dan persetujuan seseorang sesuai tujuan serta konteks dokumen tersebut.
Tanda tangan dapat berbentuk tanda tangan basah atau tanda tangan elektronik. Untuk dokumen digital, tanda tangan elektronik mendukung proses penandatanganan secara digital. Keabsahannya mengikuti persyaratan peraturan yang berlaku, termasuk ketentuan dalam UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019.
Apa Perbedaan Paraf dan Tanda Tangan?
Perbedaan paraf dan tanda tangan dapat dilihat dari empat atribut utama: bentuk, fungsi, letak, dan konteks hukum. Keempatnya membantu Anda menentukan tanda yang sesuai dengan kebutuhan dokumen.
Paraf
- Bentuk: Umumnya berupa coretan singkat atau inisial nama.
- Fungsi: Menandai pemeriksaan atau persetujuan pada tahap tertentu dalam alur administrasi, sesuai prosedur yang berlaku.
- Letak: Sering ditempatkan pada setiap halaman yang perlu diperiksa atau di samping bagian yang mengalami perubahan, mengikuti ketentuan dokumen.
- Kekuatan hukum: Dapat menjadi bukti pendukung dalam konteks tertentu. Maknanya bergantung pada isi dokumen, maksud para pihak, dan bukti lain yang relevan.
Tanda tangan
- Bentuk: Berupa tanda pribadi yang digunakan seseorang sebagai identitas penanda tangan. Bentuknya dapat berupa tulisan tangan atau mekanisme tanda tangan elektronik.
- Fungsi: Menunjukkan identitas dan persetujuan penanda tangan terhadap dokumen sesuai konteksnya.
- Letak: Biasanya berada di bagian pengesahan atau kolom tanda tangan yang disediakan dalam dokumen.
- Kekuatan hukum: Dapat mendukung pembuktian identitas dan persetujuan. Akibat hukumnya bergantung pada persyaratan yang berlaku dan keadaan dokumen terkait.
| Kriteria | Paraf | Tanda tangan |
|---|---|---|
| Bentuk | Biasanya berupa coretan singkat atau inisial. | Tanda pribadi yang memiliki bentuk khas. |
| Fungsi | Menandai pemeriksaan atau tahap persetujuan tertentu. | Menunjukkan identitas dan persetujuan sesuai konteks dokumen. |
| Letak | Pada halaman yang diperiksa atau di samping perubahan. | Pada bagian pengesahan atau kolom tanda tangan. |
| Konteks hukum | Maknanya bergantung pada dokumen, maksud, dan prosedur yang berlaku. | Dapat menjadi bukti persetujuan dan identitas, sesuai persyaratan yang berlaku. |
| Cara penulisan | Dapat dibubuhkan secara manual atau direkam dalam alur administrasi yang mendukungnya. | Dapat dibubuhkan secara manual atau melalui mekanisme tanda tangan elektronik. |
| Contoh penggunaan | Pemeriksaan draf, paraf pada halaman kontrak, atau penandaan perubahan. | Pengesahan kontrak, perjanjian kerja, atau dokumen yang membutuhkan persetujuan. |
Seperti Apa Contoh Paraf dan Tanda Tangan?
Paraf biasanya menggunakan bentuk yang ringkas, misalnya inisial nama atau coretan pendek. Tanda tangan dapat memiliki bentuk yang lebih panjang atau khas, tetapi panjang dan kerumitan bentuknya tidak menentukan kekuatan hukum secara otomatis.
Posisi paraf juga bergantung pada kebutuhan dokumen. Pada kontrak yang terdiri atas beberapa halaman, paraf sering digunakan pada setiap halaman sebagai praktik pemeriksaan. Tanda tangan para pihak biasanya berada pada halaman pengesahan.
Dokumen Ini Membutuhkan Paraf atau Tanda Tangan?
Pemilihan paraf atau tanda tangan bergantung pada tahap proses dan tujuan dokumen. Tabel berikut membantu Anda menentukan penggunaan yang umum dalam administrasi kantor.
| Situasi | Penggunaan paraf | Penggunaan tanda tangan |
|---|---|---|
| Draf kontrak yang diperiksa internal | Dapat menandai bagian yang telah diperiksa oleh reviewer. | Digunakan setelah dokumen siap memasuki tahap penandatanganan final. |
| Kontrak beberapa halaman | Dapat digunakan pada halaman yang perlu diperiksa, jika prosedur atau perjanjian mengaturnya. | Dibubuhkan pada bagian pengesahan sesuai format dan kewenangan penanda tangan. |
| Perubahan pada dokumen | Dapat dibubuhkan di samping perubahan untuk menunjukkan pemeriksaan sesuai prosedur yang disepakati. | Digunakan sesuai kebutuhan pengesahan perubahan dan ketentuan perjanjian. |
| Perjanjian kerja atau kontrak final | Dapat menjadi bagian dari pemeriksaan internal. | Umumnya digunakan sebagai bagian dari proses persetujuan oleh pihak yang berwenang. |
| Naskah dinas pemerintah daerah | Mengikuti ketentuan tata naskah dinas, termasuk fungsi paraf dalam proses pemeriksaan. | Mengikuti ketentuan penandatanganan oleh pejabat berwenang. |
Untuk kebutuhan internal perusahaan, tentukan siapa yang memeriksa, siapa yang menyetujui, dan siapa yang menandatangani dokumen final. Alur yang jelas membantu tim membedakan pemeriksaan administratif dari persetujuan yang mengikat para pihak.
Apakah Paraf Memiliki Kekuatan Hukum?
Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Pasal 39 ayat (1) menjelaskan paraf sebagai tanda tangan singkat yang menunjukkan pertanggungjawaban atas materi, substansi, redaksi, dan pengetikan naskah dinas. Ketentuan ini berlaku dalam tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah, sehingga penerapannya tidak dapat langsung digeneralisasi ke semua kontrak bisnis atau dokumen pribadi.
Paraf dapat menjadi bukti bahwa seseorang memeriksa atau membubuhkan tanda pada bagian dokumen tertentu. Namun, fungsi dan akibat hukumnya bergantung pada konteks dokumen, isi kesepakatan, maksud para pihak, serta bukti yang tersedia. Karena itu, paraf tidak otomatis menggantikan tanda tangan pada dokumen yang mensyaratkan pengesahan oleh pihak berwenang.
Apakah Paraf pada Dokumen Bermeterai Mengikat Secara Hukum?
Pembubuhan meterai pada dokumen yang diparaf tidak otomatis membuktikan bahwa seluruh isi perjanjian telah disetujui secara final. Pasal 1 UU Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai memasukkan paraf dalam definisi tanda tangan untuk konteks pengaturan bea meterai, tetapi definisi tersebut tidak otomatis menjadikan setiap dokumen bermeterai yang hanya diparaf sebagai perjanjian yang sah dan mengikat.
Untuk menilai akibat hukum suatu dokumen, periksa isi perjanjian, maksud para pihak, identitas dan kewenangan mereka, serta ketentuan yang berlaku. Intinya UU Bea Meterai mengatur pajak atas dokumen, sedangkan keabsahan perjanjian juga perlu dinilai berdasarkan ketentuan hukum perjanjian yang relevan.
Bagaimana Paraf dan Tanda Tangan Digunakan dalam Proses Digital?
Dalam workflow digital, fitur approval membantu mencatat pihak yang memeriksa dan menyetujui dokumen sebelum penandatanganan final. Approval Mekari Sign dapat mendukung proses pemeriksaan internal, tetapi fungsinya tidak otomatis setara dengan paraf atau tanda tangan yang memenuhi persyaratan hukum.
Untuk dokumen yang membutuhkan pengesahan, perusahaan dapat menggunakan tanda tangan elektronik sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku. Mekari Sign bermitra dengan PSrE PT Tilaka Nusa Teknologi untuk layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Pisahkan tahapan pemeriksaan internal dari penandatanganan final agar tanggung jawab setiap pihak lebih jelas. Pemilihan mekanisme tetap perlu mempertimbangkan jenis dokumen, kewenangan penanda tangan, dan persyaratan hukum yang berlaku.
Referensi
- Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Paraf — KBBI Daring.
- Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Tanda Tangan — KBBI Daring.
- Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, khususnya Pasal 38–40.
- Republik Indonesia, Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.
- Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
- Republik Indonesia, Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Artikel ini memberikan informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk dokumen yang memiliki konsekuensi hukum tertentu, periksa ketentuan yang berlaku atau konsultasikan dengan tenaga ahli terkait.
Tinggalkan Cara Lama. Beralih ke Tanda Tangan Digital yang Sah & Efisien dari Mekari Sign
