Prosedur Pengadaan Alat Kesehatan melalui e-Procurement

Prosedur pengadaan alat kesehatan melalui e-Procurement membawa revolusi ke manajemen rumah sakit. e-Procurement mewakili evolusi terbaru dalam dunia pengadaan dengan transaksi daring. Ini bukan hanya untuk mempercepat proses pengadaan, melainkan juga sebagai solusi terkini bagi rumah sakit untuk meningkatkan kualitas layanan kesehatan.

Rumah sakit telah menghadapi tantangan dalam pengadaan, seperti proses manual dan kesulitan melacak inventaris. Aktivitas e-Procurement dapat mengoptimalkan pemilihan vendor pembelian alat-alat kesehatan hingga pelacakan pengirimannya, memberikan kontrol dan kesesuaian dengan anggaran serta kebutuhan klinis.

Artikel ini akan membahas prosedur pengadaan alat-alat kesehatan melalui e-Procurement pada rumah sakit dan membantu Anda memiliki pemahaman yang lebih baik dalam cara melakukannya. Yuk, simak pembahasannya!

Dasar Hukum Pengadaan Alat Kesehatan pada Rumah Sakit di Indonesia

Terdapat dua dasar hukum yang dapat dijadikan landasan untuk pengadaan alat kesehatan pada rumah sakit yang berlaku di Indonesia. Dua peraturan tersebut adalah:

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009

Dasar hukum pengadaan alat kesehatan di rumah sakit Indonesia merujuk pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Undang-undang ini secara rinci mengatur berbagai aspek terkait rumah sakit, mulai dari definisi, tugas, fungsi, hingga tanggung jawab pemerintah dan pemerintah daerah.

Ketentuan-ketentuan terkait persyaratan, jenis, klasifikasi, perizinan, kewajiban dan hak, penyelesaian, pembiayaan, hingga ketentuan pidana, menciptakan landasan hukum yang kokoh untuk menjalankan aktivitas pengadaan alat kesehatan di lingkungan rumah sakit.

2. Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 62 Tahun 2017

Sejalan dengan undang-undang tersebut, prosedur perizinan alat kesehatan di Indonesia diatur oleh Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 62 Tahun 2017 tentang Izin Edar Alat Kesehatan dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga.

Peraturan ini menetapkan persyaratan dan prosedur yang harus diikuti untuk memperoleh izin edar alat kesehatan dan perbekalan kesehatan rumah tangga. Tahapan-tahapan dalam proses perizinan melibatkan pengajuan permohonan tertulis kepada Menteri melalui Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, verifikasi, rekomendasi, pemeriksaan bersama, dan tahap pra registrasi.

Serangkaian langkah ini memastikan bahwa setiap alat kesehatan yang beredar telah melalui proses pengadaan yang terstandarisasi dan sesuai dengan regulasi yang berlaku, menjaga kualitas dan keamanannya untuk masyarakat pengguna. Dengan berlakunya aturan ini, regulasinya juga dapat dijalankan pada aktivitas e-procurement.

Langkah Prosedur Pengadaan Alat Kesehatan melalui e-Procurement pada Rumah Sakit

Dalam menghadapi dinamika pengadaan alat kesehatan, rumah sakit di Indonesia mengimplementasikan prosedur yang terintegrasi, didasarkan pada ketentuan dari dasar hukum yang berlaku. Berikut merupakan prosedur dan langkah yang perlu dilakukan:

1. Identifikasi Kebutuhan Alat Kesehatan

Rumah sakit mengawali proses pengadaan dengan langkah kritis, yaitu mengidentifikasi kebutuhan alat kesehatan. Evaluasi dilakukan untuk menentukan alat kesehatan yang diperlukan, termasuk perbaikan atau penggantian alat yang sudah ada.

Langkah ini penting untuk memastikan bahwa setiap akuisisi alat kesehatan sesuai dengan kebutuhan spesifik dan tujuan operasional rumah sakit.

2. Pembuatan Surat Perintah

Dokumen kunci dalam menginisiasi pengadaan alat kesehatan adalah surat perintah. Proses pembuatan surat perintah melibatkan penulisan rinci mengenai jenis alat kesehatan yang diperlukan, jumlah yang dipesan, serta harga dan spesifikasi teknis lainnya. Surat perintah yang tepat dan teliti membantu mengarahkan proses pengadaan ke arah yang efisien.

Dalam langkah ini, adaptasi manajemen rumah sakit dalam mengadopsi cara modern yang efisien perlu dilakukan. Pembuatan surat perintah biasanya dapat memakan waktu panjang untuk proses pengesahan dokumennya. Manajemen rumah sakit dapat memilih menggunakan tanda tangan digital sebagai upaya efisiensi pengesahan dokumen yang lebih baik dan modern.

3. Pendaftaran Pembeli

Rumah sakit melakukan pendaftaran sebagai pembeli melalui sistem e-procurement. Informasi yang tercatat mencakup identitas lengkap rumah sakit, alamat, kontak, dan data relevan lainnya. Pendaftaran ini memberikan dasar yang kuat untuk transparansi dan efektivitas dalam pelaksanaan seluruh proses pengadaan.

4. Pendaftaran Pemasok

Pemasok yang berpotensi bermitra dengan rumah sakit juga wajib melakukan pendaftaran melalui sistem e-procurement. Proses pendaftaran ini mencakup informasi mendalam mengenai pemasok, termasuk alamat, kontak, dan detail lainnya yang diperlukan untuk memastikan pemilihan pemasok yang sesuai dengan standar dan kebutuhan rumah sakit.

5. Pengumuman Pembelian

Setelah pendaftaran, rumah sakit melakukan pengumuman pembelian melalui sistem e-procurement. Pengumuman ini mencakup informasi lengkap mengenai jenis alat kesehatan yang dibutuhkan, jumlah, harga, dan persyaratan lainnya yang relevan.

Tujuan utama pengumuman ini adalah untuk membuka peluang bagi pemasok yang memenuhi kriteria untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan.

6. Pengiriman Alat Kesehatan

Setelah memilih pemasok yang sesuai, pemasok akan mengirimkan alat kesehatan ke rumah sakit. Tanggung jawab rumah sakit dalam tahap ini adalah melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap alat kesehatan yang diterima.

Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa kualitas dan keamanan alat kesehatan sesuai dengan standar yang diinginkan dan dibutuhkan. Pemeriksaan ini menjadi langkah kunci dalam menjaga kualitas layanan kesehatan di rumah sakit.

Melalui prosedur yang diintegrasikan melalui e-Procurement, rumah sakit dapat menjalankan seluruh proses pengadaan alat kesehatan secara efisien dan sesuai dengan regulasi, menjaga kualitas layanan kesehatan untuk masyarakat pengguna.

Dokumen yang Perlu Disiapkan oleh Pihak Manajemen Rumah Sakit Terkait Aktivitas e-Procurement Alat Kesehatan

Sebelum melakukan aktivitas pengadaan alat kesehatan untuk rumah sakit melalui e-Procurement, pihak manajemen rumah sakit perlu mempersiapkan beberapa dokumen yang akan dibutuhkan dalam proses itu sendiri. Dokumen-dokumen tersebut meliputi:

1. Dokumen Analisis Pengadaan Alat Kesehatan

Dokumen ini menjadi landasan awal untuk memahami kebutuhan rumah sakit dan pengguna terhadap alat kesehatan. Analisis ini mencakup pemetaan kebutuhan, penilaian ketersediaan alat kesehatan yang sudah ada, dan identifikasi alat kesehatan baru yang dibutuhkan.

Informasi yang terdokumentasi dengan baik pada tahap ini akan menjadi pedoman untuk merancang strategi pengadaan yang efektif dan efisien.

2. Prosedur Pengadaan Alat Kesehatan di Rumah Sakit

Dokumen ini merinci secara lengkap prosedur terkait pengadaan alat kesehatan di rumah sakit. Melibatkan tahapan-tahapan seperti pengumuman pembelian, pendaftaran pembeli dan pemasok, hingga pemeriksaan alat kesehatan, prosedur ini menjadi panduan operasional yang sangat diperlukan.

Keterbukaan dan ketelitian dalam dokumen ini akan memastikan bahwa seluruh tim terlibat memahami langkah-langkah yang harus diikuti dengan jelas.

3. Dokumen Perencanaan, Pengadaan, dan Pemeliharaan Alat Kesehatan

Dokumen ini menggambarkan seluruh siklus hidup alat kesehatan, termasuk perencanaan, pengadaan, dan pemeliharaan. Pentingnya dokumen ini terletak pada kemampuannya untuk memberikan pandangan menyeluruh mengenai strategi manajemen aset kesehatan.

Dokumen ini akan memerlukan pengesahan, dan melalui fitur tanda tangan digital, proses pengesahan dokumen dapat dilakukan secara efisien dan produktif pada era transformasi digital yang modern. Anda dapat menggunakan fitur tanda tangan digital tersertifikasi seperti yang ditawarkan oleh Mekari Sign untuk transparansi dan keabsahan dokumen yang tetap terjaga.

Dengan persiapan dan dokumentasi yang cermat, manajemen rumah sakit dapat menjalankan aktivitas e-Procurement alat kesehatan dengan optimal, memastikan setiap tahap berjalan sesuai prosedur dan memberikan kontribusi positif pada efisiensi serta keberlanjutan layanan kesehatan di lingkungan rumah sakit.

Proses Pengadaan Alat kesehatan melalui e-Procurement Dapat Dilakukan dengan Mudah melalui Mekari Sign

Pengadaan alat kesehatan melalui e-Procurement di rumah sakit merupakan langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi. Dengan memanfaatkan prosedur yang terstandarisasi dan dokumen yang terinci, rumah sakit dapat memastikan setiap tahap pengadaan berjalan sesuai prosedur, menghindari kesalahan, dan meminimalkan risiko.

Pentingnya tanda tangan digital dalam proses pengesahan dokumen tidak dapat diabaikan. Mekari Sign, sebagai penyedia tanda tangan digital yang tersertifikasi PSrE Kominfo, memberikan solusi yang aman dan andal. Dengan Mekari Sign, rumah sakit dapat mengoptimalkan penggunaan teknologi untuk memastikan keabsahan dan keamanan dokumen, menjadikan proses e-Procurement alat kesehatan menjadi lebih mudah dan efektif.

Dukung transformasi digital dengan klik banner-nya sekarang!

Beralih ke tanda tangan digital tersertifikasi sekarang untuk pengesahan dokumen yang efisien!

Coba gratis