Format dan Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerjasama Outsourcing

Outsourcing telah menjadi strategi bisnis yang umum untuk meningkatkan efisiensi dan fokus pada kompetensi inti perusahaan. Namun, terkadang kerjasama outsourcing perlu diakhiri karena berbagai alasan. Jika Anda berada dalam situasi ini, memahami cara menyusun surat pemutusan hubungan kerjasama outsourcing yang profesional dan sesuai hukum sangatlah penting.

Artikel ini akan membahas secara mendalam contoh surat pemutusan hubungan kerjasama outsourcing, poin-poin penting yang harus disertakan, serta tips untuk memastikan proses pemutusan berjalan lancar.

Mengapa Surat Pemutusan Hubungan Kerjasama Penting?

Surat pemutusan hubungan kerjasama outsourcing (PHK outsourcing) adalah dokumen resmi yang mengakhiri perjanjian antara perusahaan Anda (pengguna jasa) dan penyedia jasa outsourcing. Surat ini berfungsi sebagai:

• Bukti Hukum: Surat ini menjadi bukti tertulis bahwa kerjasama telah berakhir dan melindungi kedua belah pihak dari potensi sengketa di kemudian hari.
• Klarifikasi Kewajiban: Surat ini menjelaskan kewajiban masing-masing pihak setelah pemutusan, seperti pengembalian aset, pembayaran yang belum diselesaikan, dan tanggung jawab lainnya.
• Profesionalitas: Surat ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda mengakhiri kerjasama secara profesional dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Baca Juga: Kenali Apa itu Perjanjian Vendor serta Contoh Suratnya!

Komponen Penting dalam Surat PHK Outsourcing

Berikut adalah komponen-komponen yang harus ada dalam surat PHK outsourcing:

1. Kop Surat: Cantumkan kop surat perusahaan Anda yang berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo.
2. Nomor Surat: Berikan nomor surat untuk keperluan administrasi dan referensi.
3. Tanggal Surat: Tuliskan tanggal pembuatan surat.
4. Perihal: Tuliskan “Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerjasama Outsourcing” atau frasa yang serupa.
5. Alamat Tujuan: Cantumkan nama perusahaan penyedia jasa outsourcing, alamat lengkap, dan nama kontak yang relevan.
6. Salam Pembuka: Awali surat dengan sapaan formal seperti “Dengan hormat,” atau “Yth. Bapak/Ibu [Nama Kontak].”
7. Paragraf Pembuka: Nyatakan secara jelas bahwa surat ini bertujuan untuk memberitahukan pemutusan hubungan kerjasama outsourcing. Sebutkan nomor serta tanggal perjanjian kerja sama yang hendak dihentikan.
8. Alasan Pemutusan: Jelaskan alasan pemutusan kerjasama secara singkat dan jelas. Alasan bisa berupa kinerja yang tidak memuaskan, perubahan kebutuhan bisnis, atau alasan lain yang relevan.
9. Tanggal Efektif Pemutusan: Sebutkan tanggal efektif pemutusan kerjasama. Pastikan tanggal ini sesuai dengan yang tercantum dalam perjanjian kerjasama atau setelah memberikan pemberitahuan yang cukup sesuai kesepakatan.
10. Penyelesaian Kewajiban: Jelaskan kewajiban masing-masing pihak setelah pemutusan, seperti pengembalian aset, pembayaran yang belum diselesaikan, dan tanggung jawab lainnya.
11. Ucapan Terima Kasih: Sampaikan ucapan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin selama ini.
12. Paragraf Penutup:  Lengkapi surat dengan ucapan penutup yang sopan, contohnya “Hormat kami,” atau “Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.”
13. Tanda Tangan: Cantumkan nama jelas, jabatan, dan tanda tangan pihak yang berwenang dari perusahaan Anda.

Contoh Format Surat Pemutusan Hubungan Kerjasama Outsourcing

Berikut adalah contoh format surat PHK outsourcing yang bisa Anda gunakan sebagai acuan:

[Kop Surat Perusahaan Anda]

Nomor Surat: [Nomor Surat] Tanggal: [Tanggal Surat]

Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerjasama Outsourcing

Yth. Bapak/Ibu [Nama Kontak], [Jabatan] [Nama Perusahaan Penyedia Jasa Outsourcing] [Alamat Perusahaan Penyedia Jasa Outsourcing]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari [Nama Perusahaan Anda] ingin memberitahukan bahwa kami memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerjasama outsourcing dengan [Nama Perusahaan Penyedia Jasa Outsourcing] yang telah terjalin berdasarkan Perjanjian Kerjasama Nomor [Nomor Perjanjian] tanggal [Tanggal Perjanjian].

Alasan pemutusan kerjasama ini adalah [Sebutkan alasan pemutusan kerjasama secara singkat dan jelas].

Pemutusan kerjasama ini akan efektif berlaku pada tanggal [Tanggal Efektif Pemutusan].

Sehubungan dengan pemutusan kerjasama ini, kami mohon agar [Sebutkan kewajiban penyedia jasa outsourcing, misalnya pengembalian aset atau penyelesaian pekerjaan yang sedang berjalan].

Kami juga akan menyelesaikan kewajiban kami sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Perjanjian Kerjasama.

Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang baik selama ini. Semoga [Nama Perusahaan Penyedia Jasa Outsourcing] semakin sukses di masa mendatang.

Hormat kami,

[Nama Jelas] [Jabatan] [Tanda Tangan]

Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerjasama Outsourcing

1. Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerjasama Outsourcing Secara Umum

Perbesar

2. Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerjasama Outsourcing Jasa Cleaning Services

Perbesar

Baca Juga: 10 Contoh Surat PHK: Alasan, Kompensasi, dan Etikanya

Tips Penting dalam Pemutusan Hubungan Kerjasama Outsourcing

• Komunikasi yang Jelas: Komunikasikan keputusan pemutusan kerjasama secara jelas dan terbuka kepada penyedia jasa outsourcing.
• Ikuti Prosedur: Pastikan Anda mengikuti prosedur pemutusan kerjasama yang tercantum dalam perjanjian kerjasama.
• Dokumentasikan Semuanya: Simpan semua dokumen terkait pemutusan kerjasama, termasuk surat PHK outsourcing, korespondensi, dan bukti penyelesaian kewajiban.
• Jaga Profesionalitas: Pertahankan hubungan profesional dengan penyedia jasa outsourcing meskipun kerjasama telah berakhir.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat menyusun surat pemutusan hubungan kerjasama outsourcing yang profesional, sesuai hukum, dan memastikan proses pemutusan berjalan lancar.

Mengakhiri kerjasama outsourcing memang membutuhkan ketelitian dan profesionalitas. Namun, Anda tidak perlu khawatir dengan proses administrasi yang rumit. Dengan Mekari Sign, Anda dapat membuat dan menandatangani surat pemutusan hubungan kerjasama outsourcing secara digital dengan mudah dan aman.

Mekari Sign menawarkan solusi tanda tangan elektronik yang sah secara hukum dan praktis digunakan. Anda dapat mengirimkan surat PHK outsourcing kepada penyedia jasa outsourcing dengan cepat dan mudah, tanpa perlu mencetak atau mengirimkan dokumen fisik.

Beralih ke tanda tangan elektronik sekarang!

Coba Gratis