Tanda Tangan Elektronik Online Tersertifikasi PSrE untuk Sahkan Dokumen Bisnis

Sah. Pasal 11 UU ITE beserta perubahannya pada UU No. 19/2016 dan UU No. 1/2024, serta Pasal 59 ayat (3) PP No. 71/2019, menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi enam syarat berikut:

• Keterkaitan dengan penanda tangan: data pembuatan tanda tangan terkait hanya kepada penanda tangan.
• Penguasaan data: saat menandatangani, data pembuatan tanda tangan hanya berada dalam kuasa penanda tangan.
• Deteksi perubahan tanda tangan: setiap perubahan pada tanda tangan setelah penandatanganan dapat diketahui.
• Deteksi perubahan dokumen (Audit Trail): setiap perubahan pada dokumen setelah penandatanganan dapat diketahui.
• Identifikasi penanda tangan: tersedia cara untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya, misalnya melalui eKYC atau autentikasi berlapis.
• Bukti persetujuan: tersedia cara untuk menunjukkan penanda tangan telah menyetujui isi dokumen.

Tanda tangan elektronik tersertifikasi PSrE, terutama melalui platform tanda tangan elektronik online dari Mekari Sign, memenuhi keenamnya secara sistemik, sehingga keabsahannya tidak perlu dibuktikan ulang satu per satu saat dokumen dipersoalkan.

Apa saja jenis tanda tangan elektronik?
Pasal 60 ayat (2) PP No. 71/2019 mengenal dua jenis tanda tangan elektronik di Indonesia.

• Tersertifikasi: dibuat memakai sertifikat elektronik yang diterbitkan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik dan perangkat pembuat tanda tangan elektronik yang tersertifikasi. Identitas penanda tangan diverifikasi lebih dulu, dan keabsahan dokumennya dapat divalidasi pihak ketiga.
• Tidak tersertifikasi: dibuat tanpa sertifikat elektronik dari PSrE, misalnya tanda tangan hasil pindai atau tanda tangan dari aplikasi gratis tanpa verifikasi identitas.

Keduanya dapat sah bila memenuhi enam syarat keabsahan, tetapi beban pembuktiannya berbeda. Pada tanda tangan tidak tersertifikasi, pihak yang mengandalkan dokumen itu harus membuktikan sendiri bahwa keenam syarat terpenuhi.

Di Indonesia, kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian.

• Tanda Tangan Elektronik (TTE): Ini adalah istilah hukum yang digunakan dalam UU ITE untuk mencakup semua jenis tanda tangan dalam bentuk digital.
• Tanda Tangan Digital (Digital Signature): Ini merujuk pada teknologi yang menggunakan sistem kriptografi asimetris (PKI) dan Sertifikat Elektronik.

Jadi, tanda tangan digital yang aman seperti Mekari Sign adalah jenis tanda tangan elektronik yang tersertifikasi PSrE.

Tanda tangan ini didukung oleh 5 lapisan teknologi keamanan:

1. Identity verification: Verifikasi identitas via eKYC (liveness check & validasi database Dukcapil).
2. Certificate binding: Penerbitan sertifikat elektronik dengan asymmetric cryptography (public/private key).
3. Cryptographic signing: Pembuatan hash unik yang disematkan ke dokumen beserta timestamp.
4. Document integrity protection: Jika dokumen diubah sekecil apa pun, sistem akan memicu validation failure (tamper-evident by design).
5. Verification & audit trail: Keaslian dokumen bisa divalidasi secara real-time dengan jejak rekam (immutable).

Berikut beberapa keunggulan dan manfaat penerapan TTE:

• Efisiensi Waktu dan Biaya: Menghilangkan kebutuhan untuk mencetak, mengirim fisik, dan mengarsipkan dokumen kertas. Proses persetujuan dan kontrak dapat diselesaikan dalam hitungan menit, bukan hari.
• Keamanan dan Integritas Dokumen: Tanda tangan digital hampir mustahil untuk dipalsukan dan mampu mendeteksi setiap upaya manipulasi dokumen setelah ditandatangani.
• Kekuatan Hukum yang Mengikat: TTE tersertifikasi diakui sebagai alat bukti yang sah di pengadilan, memberikan jaminan nirsangkal (non-repudiation), artinya penandatangan tidak dapat menyangkal telah menandatangani dokumen tersebut.
• Aksesibilitas dan Mobilitas: Memungkinkan penandatanganan dokumen kapan saja dan di mana saja, mendukung model kerja jarak jauh (remote working).
• Ramah Lingkungan: Secara signifikan mengurangi penggunaan kertas, berkontribusi pada kelestarian lingkungan.

Pelajari selengkapnya penerapan tanda tangan elektronik yang telah dirasakan Immobi dan Mamikos.

Proses pembuatan qualified electronic signature di Mekari Sign sangat praktis:

• Setup Awal (Aktivasi sertifikat, 1-2 hari kerja): Registrasi akun, eKYC (KTP & selfie), validasi ke Dukcapil, dan aktivasi sertifikat PSrE (one-time setup).
• Signing Dokumen (2-5 menit): Upload dokumen (PDF/DOC), drag-drop posisi tanda tangan, tambahkan multi-signer jika perlu, lalu konfirmasi identitas untuk finalize. Tersedia opsi via platform, tanda tangan barcode, atau tanda tangan via WhatsApp.
• Distribusi dan arsip, otomatis: dokumen final terkirim ke semua pihak dan tersimpan di document management system Mekari Sign, lengkap dengan jejak audit dan pencarian dokumen.

Mekari Sign menyediakan beberapa paket harga yang fleksibel, sesuai kebutuhan individu maupun bisnis. Untuk informasi lengkap, kunjungi halaman harga tanda tangan elektronik Mekari Sign.

Iya, untuk dokumen tertentu. TTE dan e-Meterai memiliki dua fungsi berbeda yang saling melengkapi:

• Tanda Tangan Elektronik berfungsi sebagai alat verifikasi identitas penanda tangan dan bukti persetujuan atas isi dokumen.
• e-Meterai berfungsi untuk memenuhi kewajiban perpajakan (bea meterai) atas dokumen tertentu agar dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan.

Jadi, untuk dokumen yang menurut undang-undang wajib dikenai bea meterai (seperti surat perjanjian dengan nilai tertentu), Anda memerlukan keduanya.

Mekari Sign menyediakan fitur terintegrasi pembubuhan e-Meterai dan TTE dalam satu alur, bahkan Anda bisa mengubah TTE menjadi tanda tangan barcode.

Ada dua cara yang saling melengkapi.

• Lewat pembaca PDF: buka dokumen di Adobe Acrobat Reader dan periksa panel tanda tangan. Pembaca akan menampilkan penerbit sertifikat elektroniknya, waktu penandatanganan, dan apakah dokumen berubah setelah ditandatangani.
• Lewat platform penerbitnya: unggah dokumen ke halaman verifikasi penyedia untuk mencocokkan tanda tangan dengan catatan penerbitannya.

Jika isi dokumen pernah diubah setelah ditandatangani, kedua cara di atas akan menandainya sebagai tidak valid.

Menurut data Komdigi, berikut daftar PSrE yang terdaftar di Indonesia:

• PT Tilaka Nusa Teknologi yang bekerja sama dengan Mekari Sign
• PT Djelas Tandatangan Bersama
• PT Indonesia Digital Identity (VIDA)
• PT Privy Identitas Digital (Privy)
• PT Solusi Net Internusa (Digisign)
• Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (Peruri)
• PT VIPAS INOVASI TEKNOLOGI
• PT Solusi Identitas Global Net
• PT Digital Tandatangan Asli

Hampir semua dokumen bisnis bisa, dan yang paling sering adalah:

• HR: PKWT, kontrak kerja, surat pengangkatan, surat peringatan, form persetujuan karyawan.
• Legal dan komersial: perjanjian kerja sama, NDA, surat kuasa, addendum kontrak, berita acara.
• Keuangan dan procurement: purchase order, surat penawaran, kontrak vendor, dokumen pengajuan pembayaran.

Dokumen yang nilainya tinggi atau berpotensi disengketakan sebaiknya memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi PSrE, dan bila undang-undang mewajibkan bea meterai, Anda juga dapat membubuhkan e-Meterai melalui Mekari Sign dari satu platform.

Ada. UU ITE mengecualikan dokumen yang undang-undangnya mewajibkan bentuk tertulis tertentu atau dibuat dalam bentuk akta notaris atau akta pejabat pembuat akta tanah. Untuk dokumen seperti itu, tanda tangan elektronik tidak menggantikan prosedur yang diwajibkan.

Di luar pengecualian tersebut, dokumen bisnis sehari-hari dapat ditandatangani secara elektronik dan diakui sebagai alat bukti hukum yang sah.

Bisa. Mekari Sign menyediakan API tanda tangan elektronik sehingga permintaan TTE tersertifikasi PSrE dapat dipicu langsung dari HRIS, ERP, sistem procurement, atau aplikasi internal Anda, tanpa memindahkan dokumen secara manual.

Untuk volume besar, tersedia pula tanda tangan massal yang mengirim satu dokumen ke ratusan penanda tangan sekaligus.