- Surat PHK menjadi dokumen resmi untuk menyampaikan berakhirnya hubungan kerja sekaligus mencatat keputusan dan informasi penting bagi karyawan.
- Format surat PHK mencakup identitas para pihak, alasan PHK, tanggal efektif, hak karyawan, serta informasi serah terima dan penandatanganan.
- Penyusunan surat PHK dapat mengikuti alur mulai dari menentukan dasar PHK, menyusun draft, melakukan review, hingga mendokumentasikan penyampaiannya.
- Contoh surat PHK tersedia untuk beberapa kondisi, termasuk efisiensi perusahaan, perusahaan bangkrut, perusahaan tutup, dan pelanggaran berat.
- Pengelolaan dokumen PHK mencakup review, persetujuan, penandatanganan, penyampaian, dan penyimpanan dokumen secara tertata melalui tanda tangan digital dan workflow dokumen.
Keputusan menghentikan hubungan kerja wajib disertai dasar hukum yang jelas. Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) menjadi bukti sah agar proses pemberhentian kerja tidak menimbulkan sengketa atau pelanggaran administratif. Dokumen ini menunjukkan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Dalam artikel ini, kami akan bantu Anda menyusun surat pemutusan hubungan kerja atau termination letter yang sesuai aturan dan etika pemberhentian. Pelajari selengkapnya di bawah ini
Apa Itu Surat PHK?
Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), atau sering juga disebut surat pemberhentian kerja, adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada seorang karyawan untuk memberitahukan secara formal bahwa hubungan kerja antara mereka telah atau akan berakhir pada tanggal tertentu.
Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan akhir yang sah, yang merinci alasan pengakhiran hubungan kerja dan seringkali juga menjelaskan mengenai hak-hak yang akan diterima oleh karyawan setelah tidak lagi bekerja, seperti uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan kompensasi lainnya.
Baca Juga:Â Ini Perbedaan PKWT dan PKWTT yang Pekerja Wajib Tahu!
Dasar Hukum Surat PHK
Beberapa regulasi menetapkan pedoman agar proses PHK berjalan sah dan adil. HR perlu memahami aturan berikut:
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan: Mengatur hubungan kerja, alasan PHK, dan hak karyawan, namun belum menyesuaikan perubahan sistem kerja modern.
- UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja: Â Menyederhanakan prosedur PHK agar efisien bagi perusahaan, sekaligus menata ulang hak pesangon dan mekanisme penyelesaian sengketa.
- PP No. 35 Tahun 2021: Menjadi aturan teknis pelaksanaan PHK yang menjelaskan detail hak, kewajiban, serta tata cara penghentian kerja sesuai ketentuan Cipta Kerja.
Format Surat PHK yang Benar
Sebagai dokumen hukum yang formal, surat PHK harus memiliki format yang terstruktur dan memuat informasi yang jelas untuk menghindari ambiguitas.
- Kop Surat Perusahaan: Menunjukkan bahwa surat ini bersifat resmi.
- Nomor Surat dan Tanggal: Untuk keperluan administrasi dan pengarsipan.
- Tujuan Surat: Ditujukan kepada karyawan yang bersangkutan, lengkap dengan nama dan jabatannya.
- Isi Surat:
- Kalimat Pembuka: Menyatakan dengan hormat bahwa surat ini adalah pemberitahuan resmi mengenai pengakhiran hubungan kerja.
- Identitas Karyawan: Menyebutkan kembali nama, NIK, dan jabatan karyawan.
- Alasan PHK: Menjelaskan secara singkat, jelas, dan objektif alasan dilakukannya PHK (misalnya, efisiensi perusahaan, pelanggaran peraturan, pensiun, dll.).
- Tanggal Efektif PHK: Menyebutkan dengan pasti kapan hari terakhir karyawan bekerja.
- Rincian Hak Kompensasi: Menjelaskan hak-hak finansial yang akan diterima karyawan (seperti pesangon, UPMK, atau kompensasi lain) dan kapan akan dibayarkan.
- Kewajiban Karyawan: Mengingatkan karyawan untuk menyelesaikan proses serah terima pekerjaan (handover) dan mengembalikan semua aset perusahaan.
- Ucapan Terima Kasih: Menyampaikan apresiasi atas kontribusi karyawan selama bekerja.
- Penutup dan Tanda Tangan: Ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang (misalnya Manajer HRD atau Direktur) dan dibubuhi stempel perusahaan.
Gunakan format surat berikut agar keputusan pemberhentian karyawan tersusun rapi, sah menurut hukum, dan mudah karyawan pahami.
[Nama Perusahaan]Â Â
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon / Email Perusahaan]
Nomor : [Nomor Surat]
Tanggal : [Tanggal Surat]
Perihal : Surat Pemutusan Hubungan Kerja
Kepada Yth.
[Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, manajemen [Nama Perusahaan] menyampaikan pemberitahuan pemutusan hubungan kerja terhadap [Nama Karyawan], NIK [Nomor Induk Karyawan].
Keputusan ini berdasar pertimbangan [alasan pemutusan hubungan kerja, misalnya: efisiensi perusahaan / pelanggaran disiplin / kondisi kesehatan berkepanjangan], sesuai ketentuan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan serta peraturan turunan yang berlaku.
Hubungan kerja berakhir efektif pada tanggal [Tanggal Efektif Pemutusan].
Sebagai tindak lanjut, perusahaan memberikan hak sesuai peraturan, meliputi:
- Uang pesangon
- Uang penghargaan masa kerja
- Uang penggantian hak cuti tahunan
- [Tambahan hak lain jika ada]
[Karyawan] wajib menyelesaikan proses serah terima pekerjaan dan mengembalikan seluruh aset perusahaan paling lambat tanggal [Tanggal Batas Serah Terima].
Manajemen menyampaikan apresiasi atas kerja sama dan kontribusi [Nama Karyawan] selama masa kerja dengan [Nama Perusahaan]. Semoga [Nama Karyawan] meraih kesuksesan dalam langkah selanjutnya.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
(……………………………)
[Jabatan Penandatangan Surat]
Tembusan:
- [Nama Pihak Terkait / Divisi HR / Direktur]
- [Bagian Keuangan / Legal]
- Arsip
Cara Membuat Surat PHK
Penyusunan surat PHK mengikuti alur internal perusahaan agar dokumen selaras dengan keputusan PHK dan hak karyawan. HR dapat memulai dari dasar PHK, menyusun surat, melakukan review, lalu menyiapkan penyampaian kepada karyawan.
1. Tentukan Dasar dan Alasan PHK
Identifikasi alasan PHK sesuai kondisi yang terjadi dan ketentuan yang berlaku. Informasi ini menjadi dasar untuk menyusun surat, menentukan tanggal efektif, serta menghitung hak yang akan diterima karyawan.
2. Susun Surat Berdasarkan Format Perusahaan
Masukkan identitas karyawan, nomor surat, alasan PHK, tanggal efektif, rincian hak, dan informasi serah terima. Gunakan format administrasi perusahaan yang konsisten agar dokumen mudah ditelusuri dan diarsipkan.
3. Review Surat Bersama Pihak Terkait
HR dapat berkoordinasi dengan Legal atau fungsi terkait untuk memeriksa dasar keputusan, isi surat, dan rincian hak karyawan. Review ini membantu menyelaraskan dokumen dengan keputusan perusahaan sebelum surat disampaikan.
4. Siapkan Penyampaian kepada Karyawan
Tentukan waktu, tempat, dan pihak yang akan menyampaikan keputusan. Siapkan juga dokumen pendukung seperti rincian kompensasi, surat keterangan kerja, atau dokumen administrasi lain yang berkaitan.
5. Dokumentasikan Surat dan Penyampaiannya
Simpan surat final, dokumen pendukung, dan bukti penyampaian sesuai prosedur perusahaan. Dokumentasi yang tertata membantu HR menelusuri riwayat keputusan ketika informasi tersebut dibutuhkan kembali.
Baca Juga: Ini Perbedaan PKWT dan PKWTT yang Pekerja Wajib Tahu!
Contoh Surat PHK
Berikut adalah beberapa contoh surat PHK yang Anda sesuaikan dengan berbagai alasan pemutusan hubungan kerja, sebagai berikut:
1. Contoh Surat PHK karena Efisiensi Perusahaan
Surat PHK karena efisiensi perusahaan memberi HR panduan menyusun pemberhentian karyawan sesuai kebutuhan organisasi.
Dok. Mekari Sign
Template Surat PHK karena Efisiensi Perusahaan | PDF
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon / Email]
[Kota], [Tanggal Surat]
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal : Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Jabatan Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif PHK], hubungan kerja Bapak/Ibu dengan PT [Nama Perusahaan] akan berakhir karena alasan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) yang disebabkan oleh kebijakan efisiensi dan restrukturisasi perusahaan.
Keputusan ini kami ambil setelah melalui pertimbangan yang sangat matang dan mendalam terkait dengan kondisi ekonomi perusahaan. Kami telah melakukan berbagai upaya untuk menjaga keberlangsungan usaha dan memastikan perusahaan tetap beroperasi dengan kondisi yang masih dapat dipertahankan.
Sebagai bentuk penghargaan atas dedikasi, kontribusi, dan kinerja Bapak/Ibu selama ini di PT [Nama Perusahaan], perusahaan akan memenuhi seluruh hak Bapak/Ibu sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia, khususnya Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang, serta peraturan turunannya.
Rincian hak-hak Bapak/Ibu yang akan kami berikan meliputi:
1. Uang Pesangon: [Jumlah/Besaran sesuai perhitungan peraturan yang berlaku]
2. Uang Penghargaan Masa Kerja: [Jumlah/Besaran sesuai perhitungan peraturan yang berlaku]
3. Uang Penggantian Hak: [Misalnya: sisa cuti tahunan yang belum diambil, biaya perjalanan pulang ke tempat domisili jika bekerja di luar kota, dan lain-lain]
4. Hak-hak lainnya yang relevan berdasarkan ketentuan yang berlaku, seperti bonus atau tunjangan tertentu apabila memenuhi persyaratan.
Perusahaan akan mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada tanggal [Tanggal Pertemuan] di [Lokasi/Tempat] untuk menyelesaikan proses administrasi dan pembahasan hak-hak yang akan diterima. Mohon membawa identitas diri yang sah.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami situasi yang kami hadapi dan menerima keputusan ini dengan lapang dada. Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kerja keras, loyalitas, dan kontribusi positif yang telah diberikan selama bekerja bersama [Nama Perusahaan].
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
(………………………………….)
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
2. Contoh Surat PHK Perusahaan Bangkrut
Contoh surat PHK perusahaan bangkrut (pailit) menuntun HR menyampaikan pemutusan hubungan kerja dengan prosedur hukum yang sah.
Dok. Mekari Sign
Template Surat PHK Perusahaan Bangkrut | PDF
[LOGO PERUSAHAAN]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Telepon / Email Perusahaan]
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal : Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kondisi keuangan perusahaan [Nama Perusahaan] yang saat ini mengalami kebangkrutan (pailit), kami menyampaikan pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada Bapak/Ibu berdasarkan ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan perusahaan yang berlaku.
Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan seluruh opsi yang tersedia dan menyesuaikan dengan prosedur hukum yang berlaku. Dengan demikian, hubungan kerja Saudara/i dengan perusahaan akan berakhir terhitung mulai tanggal [Tanggal PHK].
Sebagai hak Saudara/i, perusahaan akan memberikan:
– Uang pesangon sesuai ketentuan Pasal [Sebutkan Pasal UU Ketenagakerjaan]
– Uang penghargaan masa kerja (jika ada)
– Hak-hak lainnya sesuai perjanjian yang berlaku
Kami menghargai kontribusi Saudara/i selama bekerja di perusahaan. Untuk proses administrasi lebih lanjut, Saudara/i dapat menghubungi bagian HRD di [Kontak HRD] pada jam kerja.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
[Nama Pimpinan / Direktur]
[Jabatan]
(………………………………….)
Tembusan:
– Arsip Perusahaan
– Bagian HRD
3. Contoh Surat PHK Perusahaan Tutup
Surat PHK perusahaan tutup (likuidasi) memandu HR menyiapkan pemberhentian karyawan secara formal saat perusahaan berhenti beroperasi.
Dok. Mekari Sign
Template Surat PHK Perusahaan Tutup | PDF
[HEADER PERUSAHAAN]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon] | [Email Resmi] | [Website]
[Kota], [Tanggal]
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal : Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, manajemen [Nama Perusahaan] menyampaikan pemberitahuan resmi mengenai Pemutusan Hubungan Kerja berdasarkan kondisi penutupan kegiatan usaha.
Perusahaan menghentikan seluruh kegiatan operasional karena proses likuidasi sesuai keputusan pemegang saham tertanggal [Tanggal Keputusan]. Kebijakan ini mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan dan peraturan perusahaan yang berlaku.
Sehubungan dengan hal tersebut, hubungan kerja antara perusahaan dan [Nama Karyawan] berakhir pada tanggal [Tanggal PHK].
Perusahaan memberikan hak karyawan sesuai ketentuan perundang-undangan, termasuk:
– Uang pesangon
– Uang penghargaan masa kerja
– Uang penggantian hak
– Surat keterangan kerja
Rincian komponen hak kerja terlampir dalam dokumen resmi yang menjadi bagian dari surat ini.
Kami menyampaikan apresiasi atas dedikasi dan kontribusi selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Semoga langkah selanjutnya berjalan dengan baik.
Demikian surat pemberitahuan ini diterbitkan untuk digunakan sesuai keperluan.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
(………………………………….)
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
Tembusan:
– Arsip Perusahaan
4. Contoh Surat PHK Pelanggaran Berat
Contoh surat PHK pelanggaran berat (seperti fraud) memastikan HR menegaskan alasan pemutusan hubungan kerja secara resmi dan transparan.
Dok. Mekari Sign
Template Surat PHK Pelanggaran Berat | PDF
[HEADER PERUSAHAAN]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon] | [Email Resmi] | [Website]
[Kota], [Tanggal]
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal : Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
Dengan hormat,
Surat ini menyampaikan pemberitahuan resmi pemutusan hubungan kerja terhadap [Nama Karyawan] berdasarkan pelanggaran berat ketentuan internal perusahaan.
Manajemen telah menerbitkan Surat Peringatan tingkat pertama, kedua, dan ketiga masing-masing tertanggal [Tanggal SP1], [Tanggal SP2], dan [Tanggal SP3]. Tahapan tersebut diberikan setelah perusahaan melakukan pemeriksaan terhadap pelanggaran yang terjadi.
Perusahaan telah menjalankan proses pemeriksaan disiplin kerja melalui:
– Klarifikasi kepada karyawan
– Pemeriksaan dokumen pendukung
– Notulen rapat komite disiplin tertanggal [Tanggal Rapat]
Keputusan ini diambil dengan mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan dan peraturan perusahaan mengenai pelanggaran berat.
Dengan ini hubungan kerja antara perusahaan dan [Nama Karyawan] berakhir efektif pada tanggal [Tanggal PHK].
Hak karyawan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan tercantum dalam dokumen terlampir, termasuk rincian pembayaran akhir dan surat keterangan kerja. Manajemen menyampaikan terima kasih atas kontribusi selama masa kerja.
Demikian surat ini disampaikan untuk keperluan administrasi perusahaan.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
(………………………………….)
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
Tembusan:
– Arsip Perusahaan
Etika dalam Menyampaikan Surat PHK
Penyampaian surat PHK menjadi bagian penting dalam proses pemberhentian karyawan. HR perlu menyampaikan keputusan secara jelas, menjaga privasi karyawan, dan memberi ruang untuk menjelaskan tahapan setelah hubungan kerja berakhir.
1. Sampaikan Secara Langsung dan Pribadi
Gunakan pertemuan pribadi untuk menyampaikan keputusan PHK kepada karyawan. Pilih ruang yang memberikan privasi agar pembicaraan berlangsung dengan tenang dan terjaga martabat karyawan.
2. Sampaikan Keputusan dengan Empati dan Tegas
Jelaskan keputusan perusahaan menggunakan bahasa yang sopan dan langsung pada inti persoalan. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan mengenai keputusan, hak, dan proses administrasi selanjutnya.
3. Jelaskan Alasan Berdasarkan Fakta
Sampaikan alasan PHK sesuai dasar keputusan perusahaan dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Penjelasan yang spesifik membantu karyawan memahami konteks keputusan dan mengurangi ruang interpretasi yang berbeda.
4. Jelaskan Hak dan Langkah Selanjutnya
Terangkan rincian hak yang akan diterima, jadwal pembayaran, proses serah terima, serta dokumen yang akan diberikan kepada karyawan. Informasi yang lengkap membantu karyawan mengetahui apa yang harus dilakukan setelah menerima surat.
5. Jaga Kerahasiaan Informasi Karyawan
Simpan surat PHK dan dokumen pendukung pada lokasi yang hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan. Perlakuan ini membantu perusahaan menjaga informasi personal dan riwayat ketenagakerjaan karyawan.
Baca Juga:Â Apa itu Uang Kompensasi? Dasar Hukum dan Cara Menghitungnya
Surat PHK membantu perusahaan menyampaikan keputusan secara resmi sekaligus mencatat informasi penting terkait berakhirnya hubungan kerja. Isi surat, proses penyusunan, dan cara penyampaiannya perlu mengikuti kondisi hubungan kerja serta ketentuan yang berlaku.
Bagi HR, pengelolaan dokumen PHK juga mencakup proses review, persetujuan, penandatanganan, dan penyimpanan dokumen secara tertata. Mekari Sign membantu perusahaan menjalankan proses tersebut secara elektronik melalui tanda tangan digital dan workflow dokumen.
Proses tanda tangan dokumen jadi lebih mudah dan cepat dengan Mekari Sign!
Referensi
- Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu.
- Undang-undang (UU) Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja
- Undang-undang (UU) Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
