Download template offering letter, lengkapi, dan tandatangani secara online dengan Mekari Sign

Komponen penting yang harus ada dalam offering letter meliputi:

• Tanggal pembuatan surat tawaran kerja
• Informasi perusahaan: nama, alamat, dan kontak
• Informasi calon karyawan: nama lengkap dan alamat
• Salam pembuka yang formal
• Pernyataan penawaran kerja, termasuk jabatan yang ditawarkan
• Rincian pekerjaan: deskripsi tugas, tanggung jawab, dan lokasi kerja
• Gaji dan tunjangan: gaji pokok, bonus, fasilitas seperti asuransi dan cuti
• Tanggal mulai kerja yang disepakati
• Kondisi penerimaan, misalnya pemeriksaan latar belakang atau dokumen pendukung
• Masa berlaku tawaran, batas waktu penerimaan surat
• Instruksi untuk menanggapi tawaran, termasuk tanda tangan atau formulir yang harus diisi
• Kebijakan perusahaan terkait jam kerja, cuti, dan aturan lainnya
• Tanda tangan pihak perusahaan dan calon karyawan sebagai tanda persetujuan

Format penulisan offering letter yang baik dan profesional harus mencakup beberapa elemen berikut:

• Kop surat dan tanggal: Cantumkan identitas perusahaan dan tanggal pembuatan surat.
• Alamat penerima: Nama lengkap dan alamat calon karyawan.
• Salam pembuka: Gunakan salam formal seperti “Yth. [Nama]” atau “Dear [Name]” diikuti ucapan selamat atau sambutan hangat.
• Paragraf pembuka: Jelaskan maksud surat, yaitu penawaran posisi kerja secara jelas dan positif.
• Detail penawaran: Jabatan, deskripsi pekerjaan, lokasi kerja, siapa supervisor langsung, serta tanggal mulai kerja.
• Rincian gaji dan fasilitas: Cantumkan gaji (gross/netto), tunjangan, bonus, dan fasilitas lain secara transparan.
• Syarat dan ketentuan: Misalnya masa berlaku tawaran atau dokumen yang harus dilengkapi.
• Instruksi penerimaan: Cara tanda tangan surat, mengirim surat kembali, dan kontak yang bisa dihubungi.
• Penutup: Ucapan terima kasih dan harapan bergabung dengan tim.
• Tanda tangan: Nama dan jabatan perwakilan perusahaan serta tanda tangan resmi.

Perbedaan utama antara offering letter dan kontrak kerja adalah:

• Offering letter adalah surat penawaran kerja yang menyatakan bahwa kandidat diterima untuk posisi tertentu. Surat ini bersifat sementara, tidak mengikat secara hukum, dan hanya memberikan gambaran umum tentang posisi, gaji, dan manfaat yang ditawarkan. Offering letter biasanya hanya memerlukan konfirmasi penerimaan dari kandidat dan memiliki masa berlaku terbatas, sementara kontrak kerja memerlukan tanda tangan kedua belah pihak dan berlaku efektif setelah ditandatangani.
• Kontrak kerja adalah dokumen hukum yang mengikat kedua belah pihak (karyawan dan perusahaan), berisi syarat dan ketentuan kerja secara lengkap seperti deskripsi pekerjaan, jam kerja, hak dan kewajiban, durasi kerja, serta klausul hukum seperti pemutusan kontrak dan kerahasiaan. Kontrak kerja memberikan kepastian status ketenagakerjaan (misal karyawan tetap atau kontrak), sedangkan offering letter tidak mencantumkan status tersebut.

Untuk menandatangani offering letter secara digital, berikut langkah-langkah umumnya:

• Gunakan platform atau aplikasi tanda tangan digital seperti Mekari Sign.
• Unggah dokumen: Unggah offering letter ke platform penyedia tanda tangan digital.
• Tambahkan tanda tangan: Ikuti instruksi platform untuk menambahkan tanda tangan digital Anda. Biasanya, Anda dapat mengetik nama, menggambar tanda tangan, atau mengunggah gambar tanda tangan.
• Verifikasi dan kirim: Pastikan semua informasi benar, lalu kirim dokumen yang sudah ditandatangani secara digital. Beberapa platform memungkinkan pengiriman langsung melalui email.

Sebelum menerima offering letter, hal-hal yang harus diperhatikan meliputi:

• Membaca dan memahami seluruh isi offering letter dengan teliti, termasuk posisi, deskripsi pekerjaan, gaji (gross/netto), tunjangan, fasilitas, dan tanggal mulai kerja.
• Memastikan informasi dalam surat sudah sesuai dengan kesepakatan dan ekspektasi, serta melakukan klarifikasi jika ada yang kurang jelas atau tidak sesuai.
• Melakukan riset tentang perusahaan, budaya kerja, jenjang karier, dan reputasi untuk memastikan kecocokan.
• Mempertimbangkan tawaran secara matang tanpa terburu-buru, termasuk kemungkinan negosiasi gaji atau syarat lain jika diperlukan.
• Memberikan respons tepat waktu, biasanya dalam 24-48 jam, dengan bahasa yang sopan dan profesional, serta menyampaikan terima kasih atas tawaran yang diberikan.

Offering letter bisa dibatalkan, baik oleh perusahaan maupun oleh kandidat, karena offering letter sifatnya bukan kontrak kerja yang mengikat secara hukum, melainkan surat penawaran kerja yang bersifat sementara.

Perusahaan dapat membatalkan offering letter karena alasan internal, perubahan kebutuhan bisnis, atau kesalahan kandidat yang dianggap fatal. Di sisi lain, kandidat juga berhak menolak atau membatalkan offering letter jika berubah pikiran atau mendapat tawaran lain yang lebih baik, asalkan dilakukan dengan cara yang sopan dan profesional.

Template offering letter umumnya dirancang fleksibel sehingga bisa digunakan untuk berbagai posisi dengan penyesuaian isi sesuai jabatan dan kebutuhan perusahaan. Dalam template, bagian seperti nama posisi, deskripsi pekerjaan, gaji, tunjangan, dan tanggal mulai kerja dapat disesuaikan untuk posisi entry-level, manajerial, hingga eksekutif. Contoh offering letter untuk posisi CEO, manager, dan operations manager menunjukkan bahwa struktur surat tetap sama, hanya detail yang berbeda sesuai posisi yang ditawarkan.