Apa Itu Offering Letter? Contoh dan Strategi Pengelolaannya

Offering letter merupakan dokumen yang paling ditunggu bagi pencari kerja. Bagaimana tidak? Surat ini biasanya merupakan langkah terakhir dari serangkaian proses rekrutmen karyawan baru yang panjang.

Sedangkan bagi perusahaan, terkadang masih kesulitan dan bingung dalam pembuatan offering letter yang menarik bagi kandidat. Jangan sampai, Anda sebagai HR kurang tepat membuat dokumen ini, sehingga kandidat idaman tersebut justru lari.

Lalu, apa itu offering letter? Apakah sama dengan kontrak kerja? Bagaimana formatnya?

Tak perlu khawatir, berbagai pertanyaan Anda di atas akan terjawab di artikel ini. Oleh karena itu, simak artikel ini sampai selesai ya!

Apa Itu Offering Letter?

Sumber gambar: Pixabay

Offering letter adalah surat resmi dan tertulis yang memberitahu pelamar kerja sebagai kandidat terpilih untuk bekerja di perusahaan tersebut. Sedangkan secara harfiah, arti offering letter adalah surat penawaran kerja.

Biasanya, surat ini akan mencantumkan hak dan tanggung jawab kandidat setelah semua syarat/ketentuan di tahap awal rekrutmen sudah kandidat setujui. Sehingga, calon karyawan mendapat gambaran jelas mengenai kewajiban selama bekerja di perusahaan tersebut nantinya.

Isi atau Format Offering Letter

Lengkapnya, berikut isi atau format surat penawaran kerja:

• Nama jabatan Anda
• Deskripsi tugas/pekerjaan. Mulai dari peran, struktur manajemen, hingga ketentuan kerja lainnya
• Nominal gaji. Biasanya, jumlah gaji kotor sebelum pajak, jumlah gaji bersih (Take Home Pay), dan tunjangan lain seperti bonus performa, bonus akhir tahun, serta THR.
• Benefit, fasilitas, insentif dan kompensasi. Mulai dari BPJS, asuransi pribadi/swasta, iuran BPJSTK, pinjaman laptop untuk bekerja, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan lain-lain tergantung perusahaan.
• Jatah cuti. Mulai dari berbayar, tidak berbayar, tahunan, cuti sakit, haid, hamil, melahirkan, hingga kebijakan mengenai cuti lainnya.
• Tanggal mulai bekerja yang sebelumnya sudah Anda sepakati
• Tenggat waktu atau tanggal habis tempo menjawab surat penawaran kerja tersebut

Perbedaan Offering Letter dengan Kontrak Kerja

Yup, keduanya sangat berbeda. Berikut daftar perbedaannya:

• Kontrak kerja mengikat secara hukum (terutama UU Cipta Kerja), sedangkan offering letter tidak.
• Surat penawaran kerja adalah awal kesepakatan kerja antar karyawan dengan perusahaan. Sedangkan, kontrak kerja memberikan kepastian status pekerja apakah PKWT atau PKWTT.
• Kontrak kerja memuat jangka waktu kontrak, sedangkan surat penawaran kerja hanya waktu mulai bekerja saja.
• Surat penawaran kerja bukan berarti Anda sudah resmi diterima, tapi kontrak kerja.
• Kontrak kerja menjelaskan dengan lengkap syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban dari kedua belah pihak. Sedangkan, surat penawaran kerja hanya menjelaskan mengenai jabatan dan deksripsi tugas

Baca juga: Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap [Gratis Download]

Tips Membuat Offering Letter yang Baik

Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan agar surat penawaran kerja bisa diterima oleh kandidat:

• Hubungi Kandidat Dulu: sampaikan bahwa ia merupakan kandidat yang terpilih untuk mendapatkan surat penawaran kerja. Jelaskan juga mengenai kapan surat akan dikirim dan langkah selanjutnya yang harus dilakukan.
• Gunakan Template: untuk mempercepat proses hiring, sebaiknya Anda menggunakan template. Sebab, pasti akan banyak kandidat yang Anda berikan surat penawaran kerja, kan? Tujuannya, agar tak menghabiskan waktu.
• Berikan Ucapan Selamat: hal ini betujuan untuk memberikan kesan friendly dan positif ke kandidat. Jadi, kandidat akan merasa dihargai dan disambut baik.
• Tambahkan Sentuhan Pribadi: walaupun Anda menggunakan template, usahakan untuk memberikan sentuhan pribadi di setiap suratnya. Misalnya, puji pengalaman atau skill-nya, dan semacamnya.
• Periksa Sebelum Mengirim: terakhir, jangan sampai Anda membuat kesalahan saat mengirim surat ini. Pastikan semuanya profesional dan tempat.

Contoh Offering Letter

Supaya Anda mendapat gambaran lebih jelas, berikut beberapa contoh surat penawaran kerja:

1. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia 1

Download Gratis Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia

2. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia 2

Sumber gambar: Hashmicro

3.    Contoh Offering Letter Bahasa Inggris

Sumber gambar: Glints

Manfaat Offering Letter

Secara umum, berikut beberapa manfaat surat penawaran kerja:

• Simbol kesepakatan antara calon pegawai dan perusahaan
• Membantu menjelaskan keinginan perusahaan ke calon pegawai
• Sebagai bahan pertimbangan calon pegawai sebelum lanjut ke kontrak kerja
• Kesepakatan awal yang resmi sebelum menandatangani kontrak kerja

Strategi Efektif dalam Pengelolaan Offering Letter

Mengoptimalkan pengelolaan Offering Letter memerlukan langkah-langkah cerdas dari pihak HR. Berikut beberapa tips yang dapat membantu HR professionals mengelola proses ini dengan lebih efektif:

1. Menggunakan Tanda Tangan Elektronik

Mengadopsi tanda tangan elektronik untuk mempercepat proses persetujuan Offering Letter. Manajemen dapat memberikan pelatihan kepada tim HR tentang cara menggunakan dengan efektif.

Sebagai contoh dalam beradaptasi dengan proses kerja digital, Mekari Sign memungkinkan HR untuk mengelola proses persetujuan Offering Letter dengan cepat dan efisien.

Mekari Sign tidak hanya mempercepat waktu respon, tetapi juga memastikan keamanan dokumen melalui enkripsi yang canggih. Dengan fitur-fitur yang intuitif, Mekari Sign dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam alur kerja HR, memberikan manfaat tambahan dalam mengelola dokumentasi karyawan.

2. Otomatisasi Recruitment Workflow

Menggunakan alat dan platform digital untuk mengotomatisasi langkah-langkah persetujuan. Ini dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan mempercepat waktu respon.

3. Menggunakan Audit Trail untuk Pantau Proses Recruitment

Salah satu bentuk dari otomatisasi workflow di atas adalah dengan menyediakan dashboard atau sistem pelacakan yang memungkinkan HR untuk memantau setiap langkah persetujuan secara real-time. Hal ini membantu mengidentifikasi potensi hambatan atau penundaan.

Selain itu dengan audit trail, Anda juga dapat memastikan bahwa pihak yang terlibat dalam proses persetujuan menerima notifikasi/pemberitahuan secara proaktif. Hal ini penting untuk bantu cegah penundaan dan memastikan setiap langkah yang diambil dalam proses recruitment tepat waktu.

Dengan menerapkan strategi ini, HR dapat mengelola proses persetujuan Offering Letter dengan lebih lancar, memastikan bahwa karyawan baru dapat segera memulai perjalanan mereka di perusahaan.

Baca juga: Contoh Surat Follow Up Setelah Melamar Kerja

Tandatangani Offering Letter dengan Mekari Sign!

Sekian penjelasan lengkap mengenai surat penawaran kerja. Sekarang, Anda sudah paham mengenai surat penawaran kerja ini dan tak perlu kebingungan saat mendapatkannya. Pastikan, Anda benar-benar memahami semua isinya terlebih dahulu sebelum membubuhkan tanda tangan ya!

Nah, di zaman digital ini, sudah banyak perusahaan yang mengirim surat penawaran kerja secara jarak jauh dalam bentuk kontrak elektronik yang memuat e-Signature di dalamnya. Apalagi, bagi perusahaan yang menerapkan WFH atau remote working. Tak heran, karena ini lebih praktis, mudah, dan cepat. Bagi Anda yang tertarik, Anda bisa mencobanya di Mekari eSign.

Coba Mekari Sign Sekarang!