Apa Itu Offering Letter? Isi, Contoh, dan Cara Membalasnya

Offering letter merupakan dokumen yang paling ditunggu bagi pencari kerja. Bagaimana tidak? Surat ini biasanya merupakan langkah terakhir dari serangkaian proses rekrutmen karyawan baru yang panjang.

Sedangkan bagi perusahaan, terkadang masih kesulitan dan bingung dalam pembuatan offering letter yang menarik bagi kandidat. Jangan sampai, Anda sebagai HR kurang tepat membuat dokumen ini, sehingga kandidat idaman tersebut justru lari.

Lalu, apa itu offering letter? Apakah sama dengan kontrak kerja? Bagaimana formatnya?

Tak perlu khawatir, berbagai pertanyaan Anda di atas akan terjawab di artikel ini. Oleh karena itu, simak artikel ini sampai selesai ya!

Apa Itu Offering Letter?

Sumber gambar: Pixabay

Offering letter adalah surat resmi dan tertulis yang memberitahu bahwa Anda merupakan kandidat terpilih untuk bekerja di perusahaan tersebut. Sedangkan secara harfiah, arti offering letter adalah surat penawaran kerja.

Biasanya, surat ini akan mencantumkan hak dan tanggung jawab Anda setelah semua syarat/ketentuan di tahap awal rekrutmen sudah Anda setujui. Sehingga, Anda mendapat gambaran jelas mengenai kewajiban selama bekerja di perusahaan tersebut nantinya.

Isi atau Format Offering Letter

Lengkapnya, berikut isi atau format surat penawaran kerja:

Nama jabatan Anda
Deskripsi tugas/pekerjaan. Mulai dari peran, struktur manajemen, hingga ketentuan kerja lainnya
Nominal gaji. Biasanya, jumlah gaji kotor sebelum pajak, jumlah gaji bersih (Take Home Pay), dan tunjangan lain seperti bonus performa, bonus akhir tahun, serta THR.
Benefit, fasilitas, insentif dan kompensasi. Mulai dari BPJS, asuransi pribadi/swasta, iuran BPJSTK, pinjaman laptop untuk bekerja, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan lain-lain tergantung perusahaan.
Jatah cuti. Mulai dari berbayar, tidak berbayar, tahunan, cuti sakit, haid, hamil, melahirkan, hingga kebijakan mengenai cuti lainnya.
Tanggal mulai bekerja yang sebelumnya sudah Anda sepakati
Tenggat waktu atau tanggal habis tempo menjawab surat penawaran kerja tersebut

Perbedaan Offering Letter dengan Kontrak Kerja

Yup, keduanya sangat berbeda. Berikut daftar perbedaannya:

Kontrak kerja mengikat secara hukum (terutama UU Cipta Kerja), sedangkan offering letter tidak.
Surat penawaran kerja adalah awal kesepakatan kerja antar karyawan dengan perusahaan. Sedangkan, kontrak kerja memberikan kepastian status pekerja apakah PKWT atau PKWTT.
Kontrak kerja memuat jangka waktu kontrak, sedangkan surat penawaran kerja hanya waktu mulai bekerja saja.
Surat penawaran kerja bukan berarti Anda sudah resmi diterima, tapi kontrak kerja.
Kontrak kerja menjelaskan dengan lengkap syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban dari kedua belah pihak. Sedangkan, surat penawaran kerja hanya menjelaskan mengenai jabatan dan deksripsi tugas

Tips Membuat Offering Letter yang Baik

Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan agar surat penawaran kerja bisa diterima oleh kandidat:

Hubungi Kandidat Dulu: sampaikan bahwa ia merupakan kandidat yang terpilih untuk mendapatkan surat penawaran kerja. Jelaskan juga mengenai kapan surat akan dikirim dan langkah selanjutnya yang harus dilakukan.
Gunakan Template: untuk mempercepat proses hiring, sebaiknya Anda menggunakan template. Sebab, pasti akan banyak kandidat yang Anda berikan surat penawaran kerja, kan? Tujuannya, agar tak menghabiskan waktu.
Berikan Ucapan Selamat: hal ini betujuan untuk memberikan kesan friendly dan positif ke kandidat. Jadi, kandidat akan merasa dihargai dan disambut baik.
Tambahkan Sentuhan Pribadi: walaupun Anda menggunakan template, usahakan untuk memberikan sentuhan pribadi di setiap suratnya. Misalnya, puji pengalaman atau skill-nya, dan semacamnya.
Periksa Sebelum Mengirim: terakhir, jangan sampai Anda membuat kesalahan saat mengirim surat ini. Pastikan semuanya profesional dan tempat.

Contoh Offering Letter

Supaya Anda mendapat gambaran lebih jelas, berikut beberapa contoh surat penawaran kerja:

1. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia 1

Download Gratis Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia

2. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia 2

Sumber gambar: Hashmicro

3. Contoh Offering Letter Bahasa Inggris

Sumber gambar: Glints

Manfaat Offering Letter

Secara umum, berikut beberapa manfaat surat penawaran kerja:

Simbol kesepakatan antara calon pegawai dan perusahaan
Membantu menjelaskan keinginan perusahaan ke calon pegawai
Sebagai bahan pertimbangan calon pegawai sebelum lanjut ke kontrak kerja
Kesepakatan awal yang resmi sebelum menandatangani kontrak kerja

Kapan Menjawab Offering Letter?

Jawabannya: tergantung. Kenapa? Sebab, biasanya perusahaan memberi waktu yang berbeda-beda untuk menjawab offering letter. Mulai dari 24 jam, hingga seminggu.

Intinya, Anda jawab surat penawaran kerja tersebut bila Anda sudah memahami dan setuju dengan semua isinya. Pastikan Anda bertanya ke pihak perusahaan bila ada kebingungan atau Anda juga bisa meminta bantuan ke orang terdekat bila masih ragu.

Namun, usahakan Anda menjawabnya secepat mungkin. Bila terlalu lama, kemungkinan perusahaan akan menganggap Anda tidak serius atau bisa saja memilih kandidat lain yang lebih dulu menjawab surat penawaran kerja tersebut.

Cara Membalas Email Offering Letter

Jika Anda sudah memutuskan untuk membalas, tapi masih ragu bagaimana caranya. Anda bisa mengikuti contoh di bawah ini:

1. Jika Anda Menerima Offering Letter

2. Jika Anda Menolak Offering Letter

BONUS: Tips Sebelum Tanda Tangan Offering Letter

Sebagai penutup artikel ini, kami akan memberikan beberapa tips sebelum Anda menandatangani surat penawaran kerja ini. Apa saja?

Baca tanggung jawab dan ekspektasi pekerjaan dengan baik, jangan sampai ada bagian yang terlewat
Cari tahu mengenai culture perusahaan tersebut apakah cocok dengan Anda
Pertimbangkan juga jarak tempuh ke kantor dari rumah Anda karena berpengaruh pada kondisi fisik
Pastikan gaji sesuai pasar, pengalaman, dan beban kerja Anda
Perhatikan benefit yang Anda dapatkan, seperti BPJS, asuransi, uang makan, bonus, dan sebagainya
Cari tahu mengenai program pengembangan karir di perusahaan
Tanyakan mengenai prospek karir Anda 2-3 tahun ke depan di perusahaan tersebut
Pastikan bahwa kondisi finansial perusahaan sehat
Cari tahu mengenai ketentuan PHK atau pemutusan kerja

Tandatangani Offering Letter dengan Mekari Sign!

Sekian penjelasan lengkap mengenai surat penawaran kerja. Sekarang, Anda sudah paham mengenai surat penawaran kerja ini dan tak perlu kebingungan saat mendapatkannya. Pastikan, Anda benar-benar memahami semua isinya terlebih dahulu sebelum membubuhkan tanda tangan ya!

Nah, di zaman digital ini, sudah banyak perusahaan yang mengirim surat penawaran kerja secara jarak jauh dalam bentuk kontrak elektronik yang memuat e-Signature di dalamnya. Apalagi, bagi perusahaan yang menerapkan WFH atau remote working. Tak heran, karena ini lebih praktis, mudah, dan cepat. Bagi Anda yang tertarik, Anda bisa mencobanya di Mekari eSign.

Coba Mekari Sign Sekarang!