11 Contoh Surat Paklaring Kerja yang Tepat

Paklaring adalah dokumen penting berisi pernyataan resmi perusahaan bahwa seseorang pernah bekerja di sana, lengkap dengan posisi, lama waktu, dan status hubungan kerja, yang wajib diberikan jika diminta oleh karyawan setelah hubungan kerja berakhir. Keberadaan paklaring dilindungi secara hukum, sebagaimana tercantum dalam Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) yang mengatur tentang kewajiban perusahaan untuk memberikan surat keterangan kerja.

Paklaring memiliki banyak fungsi, yaitu untuk melamar pekerjaan baru, mengklaim asuransi, mendaftar beasiswa, dan keperluan administratif lainnya. Sayangnya, tidak semua HRD mengetahui bagaimana cara membuat paklaring yang benar.

Namun, Anda tidak perlu khawatir, artikel ini akan membahas paklaring secara lengkap dari fungsi, format, contoh, hingga tips yang relevan, terutama untuk HRD.

Fungsi Paklaring

Paklaring tidak hanya memberikan manfaat bagi karyawan, tetapi juga memiliki beberapa fungsi strategis bagi perusahaan:

1. Pemenuhan Kewajiban Hukum: Pasal 1602z KUHPerdata secara eksplisit mewajibkan perusahaan untuk memberikan surat keterangan kerja kepada karyawan saat hubungan kerja berakhir.
2. Menjaga Citra Perusahaan: Proses penerbitan paklaring yang baik dan tepat waktu, dengan informasi yang akurat dan format yang profesional, akan meningkatkan citra perusahaan dan menunjukkan profesionalisme serta good corporate governance.
3. Dukungan terhadap Karyawan: Paklaring adalah bentuk dukungan perusahaan terhadap perkembangan karier mantan karyawan. Dokumen ini memfasilitasi:
   • Pembuktian Pengalaman Kerja: Memudahkan karyawan membuktikan pengalaman kerja mereka saat melamar pekerjaan di tempat lain.
   • Klaim JHT dan BPJS Ketenagakerjaan: Menyederhanakan proses klaim manfaat jaminan sosial.
   • Persyaratan Administratif: Membantu karyawan memenuhi persyaratan untuk beasiswa, pinjaman, visa, dan lain-lain.
4. Dokumentasi: Paklaring membantu perusahaan dalam mendokumentasikan riwayat pekerjaan karyawan dengan baik.
5. Referensi: Paklaring dapat menjadi sumber referensi bagi perusahaan di masa mendatang, jika ada pihak yang ingin melakukan verifikasi riwayat pekerjaan mantan karyawan.

Baca Juga: Pengertian Surat Paklaring, Fungsi, dan Contohnya

Format Template Paklaring

Sebagai HRD, kita harus memastikan paklaring yang diterbitkan memenuhi standar format yang benar. Berikut adalah komponen-komponen penting dalam paklaring:

1. Kop Surat

Bagian kepala surat paklaring berisi kop surat resmi perusahaan yang menunjukkan bahwa dokumen tersebut sah dan dikeluarkan secara formal. Kop surat biasanya mencakup logo, nama, alamat, dan kontak perusahaan.

2. Nomor Surat

Setiap paklaring sebaiknya memiliki nomor urut dan tanggal penerbitan yang jelas. Nomor urut ini akan memudahkan perusahaan dalam melakukan pengarsipan dan tracking dokumen. Nomor surat ini juga penting untuk mengetahui nomor paklaring yang mana dan memudahkan pencarian data jika dibutuhkan di kemudian hari.

Lalu, bagaimana contoh nomor surat paklaring yang benar? Formatnya bisa bervariasi tergantung kebijakan perusahaan, namun biasanya terdiri dari kombinasi angka dan/atau huruf yang disusun secara sistematis, misalnya: 001/HRD/XII/2023. Sementara itu, tanggal penerbitan menunjukkan kapan paklaring tersebut dibuat.

3. Data Diri Karyawan

Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai identitas karyawan, seperti:

• Nama lengkap
• Nomor Induk Karyawan (NIK)
• Jabatan terakhir
• Periode kerja (tanggal mulai dan tanggal selesai)
• Identitas pihak yang berwenang mengesahkan paklaring (nama lengkap dan jabatan)

4. Isi Surat

Isi surat memuat informasi utama tentang riwayat pekerjaan karyawan, meliputi:

• Nama lengkap karyawan
• Jabatan terakhir
• Masa kerja (tanggal mulai dan selesai)
• Penilaian kinerja atau kontribusi karyawan (opsional, tetapi sangat disarankan)
• Alasan berakhirnya hubungan kerja (jika diperlukan, dan sebaiknya ditulis dengan bahasa yang profesional)

Informasi ini harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan profesional. Penilaian kinerja dapat berupa kalimat positif yang menggambarkan pencapaian karyawan.

5. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan

Paklaring yang sah harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang (HRD Manager, Direktur, atau pimpinan perusahaan) dan dilengkapi dengan stempel resmi perusahaan, yang menunjukkan keabsahan dan legalitas dokumen.

Selain tanda tangan fisik, pertimbangkan juga untuk menggunakan tanda tangan digital dan stempel elektronik yang memiliki keamanan dan kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan proses penerbitan paklaring.

Download Template Surat Paklaring GRATIS

Contoh Paklaring Kerja yang Baik dan Benar

Berikut adalah beberapa contoh paklaring yang bisa Anda jadikan referensi. Perlu diingat bahwa format paklaring bisa bervariasi antar perusahaan, tetapi informasi penting yang harus ada umumnya sama. Sesuaikan contoh-contoh ini dengan situasi dan kebutuhan karyawan Anda.

1. Contoh Paklaring PT

Ini adalah contoh format standar yang bisa digunakan untuk sebagian besar karyawan di perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas (PT).

Sumber: Scribd

2. Contoh Paklaring Habis Kontrak (PKWT)

Gunakan format ini jika karyawan resign karena masa kontrak kerjanya (PKWT) berakhir. Jangan lupa untuk menyebutkan nomor kontraknya.

3. Contoh Paklaring Restoran

Untuk restoran, format paklaring bisa lebih sederhana, tetapi tetap profesional.

Sumber: Scribd

Baca Juga: 10+ Contoh Surat Keterangan Kerja Berbagai Keperluan

4. Contoh Paklaring Bahasa Inggris

Format ini cocok digunakan jika perusahaan memiliki karyawan asing, atau jika karyawan membutuhkan surat paklaring berbahasa Inggris untuk keperluan visa, beasiswa, atau keperluan internasional lainnya.

5. Contoh Paklaring Security

Untuk petugas keamanan, tekankan pada tugas-tugas keamanan yang telah dilaksanakan dalam surat paklaring.

Sumber: Scribd

6. Contoh Paklaring CV

Paklaring dari CV (Commanditaire Vennootschap) pada dasarnya sama dengan PT, tetapi penandatangan biasanya Direktur atau pemilik CV.

Sumber: Szeto Accurate

7. Contoh Paklaring Garment

Contoh paklaring ini ditujukan untuk karyawan yang bekerja di industri garmen, seperti pabrik pakaian, konveksi, atau perusahaan tekstil. Format ini bisa disesuaikan untuk berbagai posisi, mulai dari operator jahit, quality control, hingga staf administrasi.

Sumber: Scribd

8. Contoh Paklaring Hotel

Sesuaikan dengan jenis pekerjaan di hotel, dan tekankan pada hospitality.

Sumber: Scribd

Baca Juga: 13 Contoh Surat Referensi Kerja Berbagai Jenis, Terlengkap!

9. Contoh Paklaring Guru

Paklaring ini diperuntukkan bagi guru yang mengundurkan diri atau selesai masa baktinya dari sekolah, baik sekolah negeri maupun swasta. Surat ini biasanya ditandatangani oleh Kepala Sekolah atau pejabat berwenang lainnya di sekolah tersebut, dan mencantumkan mata pelajaran yang diampu serta penilaian kinerja mengajar.

10. Contoh Paklaring PHK

Ini contoh paklaring bagi karyawan yang terkena PHK. Meskipun pencantuman alasan PHK dalam paklaring tidak wajib, perusahaan dianjurkan untuk mencantumkannya secara singkat dan profesional jika tidak sensitif (misalnya, restrukturisasi), dan jika karyawan memintanya.

11. Contoh Paklaring Magang

Berikut adalah contoh paklaring untuk siswa/mahasiswa yang telah menyelesaikan program magang.

Sumber: Scribd

Tips Seputar Paklaring

Berikut adalah beberapa tips yang perlu diperhatikan oleh HRD dalam menerbitkan paklaring:

1. Pastikan Data Karyawan Akurat: Periksa kembali semua informasi yang tercantum dalam paklaring, seperti nama lengkap, NIK, jabatan terakhir, periode kerja, dan keterangan lainnya.
2. Gunakan Bahasa yang Formal dan Mudah Dipahami: Paklaring adalah dokumen resmi, gunakanlah bahasa yang formal, sopan, dan mudah dipahami.
3. Sertakan Penilaian Kinerja Karyawan: Jika memungkinkan, sertakan penilaian kinerja atau kontribusi karyawan selama bekerja di perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan nilai paklaring bagi karyawan yang bersangkutan.
4. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan: Pastikan paklaring ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan dibubuhi stempel perusahaan.
5. Berikan Paklaring Tepat Waktu: Upayakan untuk memberikan paklaring kepada karyawan segera setelah hubungan kerja berakhir.

Baca Juga: Contoh Surat PHK: Etika dan Kompensasinya

Itu dia pembahasan lengkap mengenai paklaring, mulai dari fungsi dan format hingga contoh-contohnya. Dengan memahami panduan ini, HRD dapat menerbitkan paklaring yang profesional, akurat, dan tepat waktu. Ingat, paklaring yang baik tidak hanya bermanfaat bagi karyawan, tetapi juga mencerminkan citra positif perusahaan. Untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan proses penerbitan paklaring, Anda bisa menggunakan platform tanda tangan digital seperti Mekari Sign.

Dengan Mekari Sign, paklaring dapat ditandatangani dan dibubuhi stempel secara elektronik dengan sah dan terpercaya. Karyawan pun dapat menerima paklaring dengan mudah dan cepat. Jadikan proses administrasi kepegawaian, termasuk penerbitan paklaring, lebih mudah dan efisien bersama Mekari Sign.

Buat paklaring jadi lebih mudah & cepat dengan tanda tangan digital!

Coba Gratis