Apa Itu Purchase Order? Fungsi, Tips Membuat, dan Contohnya

PO atau purchase order adalah salah satu dokumen penting pada transaksi jual beli. Terutama, bila Anda membeli banyak produk dan ingin semua prosesnya berjalan dengan lancar. Lalu, apa itu purchase order sebenarnya?

Tak perlu khawatir, pertanyaan tersebut akan terjawab di artikel ini karena kami akan membahas PO dengan mendalam. Mulai dari pengertian, fungsi, format, tips membuat hingga contohnya. Terdengar menarik, kan? Maka dari itu, simak artikel ini sampai selesai ya!

Apa Itu Purchase Order?

Purchase order merupakan salah satu dokumen yang pembeli buat untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli dari suatu penjual. Maka dari itu, PO juga bisa bertindak sebagai kontrak, karena terbentuknya kesepakatan antara kedua pihak mengenai barang yang hendak dibeli.

Biasanya, PO berisi mengenai rincian pesanan pembeli. Mulai dari nama barang, jumlahnya, jenis, harga, nomor, tanggal dan semacamnya. Semakin khusus atau spesifik produk yang dibeli, maka semakin banyak pula rinciannya

Fungsi Purchase Order

Ada beberapa fungsi PO, yaitu:

• Bukti pemesanan produk dari pembeli
• Bukti komitmen penjual sebagai penerima pesanan tersebut
• Mengurangi human error dalam pemesanan, terutama pada spesifikasi produk
• Pengingat bagi penjual untuk menyiapkan produk sesuai pesanan dan waktu yang diminta
• Dokumen bukti di mata hukum, sehingga bisa membantu bila terjadi hal tak diinginkan
• Membantu divisi keuangan dalam menyiapkan budget, sehingga bisa lebih siap saat harus membayar faktur jatuh tempo
• Sebagai bukti ke auditor, bank, atau lembaga pajak bahwa bisnis Anda sudah melakukan proses transaksi jual-beli dengan baik dan benar

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Masih banyak yang bingung dengan perbedaan PO dan invoice karena keduanya juga dokumen penting dalam suatu transaksi. Lalu, apa perbedaannya?

Perbedaan utama antara PO dengan Invoice adalah terletak pada pihak yang membuatnya. Seperti yang sudah dijelaskan, PO dibuat oleh pembeli dan ditujukan ke penjual atau pemasok. Sedangkan invoice dibuat oleh penjual setelah PO disepakati. Nantinya, invoice akan dikirimkan ke pembeli agar mereka segera membayar sesuai kesepakatan.

Format Purchase Order

Umumnya, berikut format PO yang sering dipakai:

• Identitas kedua pihak
• Kontak yang bisa dihubungi
• Nama produk yang pembeli pesan
• Jumlah produk
• Harga setiap produknya
• Total harga keseluruhan
• Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
• Nomor
• Tanggal transaksi
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Nama dan tanda tangan para pihak

Tips Membuat Purchase Order

Bila Anda hendak membuat PO, berikut beberapa tips yang perlu Anda perhatikan:

1. Cantumkan identitas pemesan dengan jelas, baik itu individu ataupun perusahaan
2. Jelaskan dengan rinci apa saja yang akan dipesan, seperti nama, merk, tipe, jumlah, dan informasi terkait lainnya
3. Tuliskan juga dengan jelas supplier atau produsen pilihan Anda
4. Bila perlu, sebutkan media atau tempat Anda melihat iklan produk
5. Cantumkan bentuk dan jumlah pesanan dengan rinci. Bila perlu, Anda buat tabel yang berisi rincian tersebut, sehingga memudahkan
6. Cantumkan juga cara pengiriman, waktunya, dan metode pembayaran yang digunakan
7. Tuliskan nomor yang berfungsi untuk memudahkan para pihak, bila ada kekeliruan atau masalah lain

6 Contoh Purchase Order

Supaya Anda mendapat gambaran lebih jelas, berikut beberapa contoh PO:

1. Contoh Purchase Order

Sumber gambar: Jurnal

DOWNLOAD GRATIS PURCHASE ORDER 

2. Contoh Lain Purchase Order

Sumber gambar: Jurnal

3. Contoh Purchase Order dengan Lengkap

Sumber gambar: Jurnal

4. Contoh Purchase Order FnB

Sumber gambar: Jurnal

5. Contoh Purchase Order Pengadaan Barang

Sumber gambar: Bhinneka

6. Contoh PO Lainnya

Sumber gambar: Hashmicro

Tandatangani Purchase Order dengan Mekari Sign!

Itulah pembahasan lengkap mengenai pengertian purchase order yang perlu Anda ketahui. Setelah membaca artikel ini, Anda pasti sudah paham tentang seluk beluk PO, kan? Mulai dari pengertian, fungsi, format, tips membuat hingga contohnya. Jadi, apakah Anda sudah siap membuat PO?

Oh ya, menandatangani dan mengirim PO satu per satu ke penjual tentu menghabiskan waktu berharga Anda, kan? Maka dari itu, sebaiknya Anda menggunakan aplikasi tanda tangan digital seperti Mekari Sign. Hanya perlu beberapa klik, maka Anda sudah dapat mengesahkan purchase order ini dengan cepat dan mudah.

Percepat Pengesahan Dokumen Digital dengan Mekari Sign!

COBA GRATIS DI SINI!