Meninjau setiap dokumen atau kontrak yang masuk untuk menemukan informasi penting seperti nama pihak terlibat, nilai kontrak, atau tanggal perpanjangan seringkali menjadi pekerjaan manual yang memakan waktu, bukan? Bagi tim legal, operasional, atau kepatuhan, proses ini tidak hanya lambat tetapi juga rentan terhadap kesalahan manusia (human error). Keterlambatan dalam menemukan detail kunci atau terlewatnya tanggal penting dapat menghambat alur kerja dan bahkan menimbulkan risiko bisnis.
Proses manual seperti mencatat detail di luar sistem atau terus-menerus membuka dokumen hanya untuk memeriksa satu informasi kini tidak lagi efisien. Risiko konteks penting yang hilang atau kesalahan saat menyalin data dapat mengganggu proses pengambilan keputusan dan pelacakan kontrak.
Memperkenalkan Fitur Auto Tag Document Text
Untuk mengatasi tantangan tersebut, Mekari Sign kini menghadirkan fitur Auto Tag Document Text, sebuah fitur baru berbasis kecerdasan buatan (AI). Fitur ini dirancang untuk secara otomatis mengekstrak informasi-informasi penting langsung dari dokumen yang Anda unggah.
Dengan memanfaatkan teknologi canggih seperti OCR (Optical Character Recognition) dan NLP (Natural Language Processing), sistem akan “membaca” dokumen Anda dan menyajikan rangkuman datanya secara terstruktur, tanpa perlu lagi Anda meninjaunya baris per baris.
Cara Kerja Fitur Auto Tag Document Text
Bagaimana fitur ini menyederhanakan alur kerja Anda? Berikut adalah langkah-langkah penggunaannya:
- Unggah Dokumen Anda Proses dimulai seperti biasa dengan mengunggah dokumen yang perlu diproses ke platform Mekari Sign.
- Aktifkan Fitur Ekstraksi Data Anda memiliki dua cara untuk mengaktifkan fitur ini:
- Secara Manual: Pada halaman dokumen, cukup klik tombol ‘Generate Data Summary’Â untuk memulai proses ekstraksi data secara langsung pada dokumen tersebut.
- Secara Otomatis: Untuk efisiensi maksimal, Anda bisa masuk ke menu ‘Settings v2.0′, lalu aktifkan toggle ‘Automate Document Summary’. Dengan begitu, setiap dokumen baru yang diunggah akan diproses secara otomatis oleh sistem.
- Lihat Hasilnya di ‘Document Summary‘. Setelah proses selesai, semua informasi penting yang berhasil diekstrak akan tersimpan rapi di dalam bagian baru bernama “Document Summary“. Informasi ini mencakup siapa saja pihak yang terlibat, nilai kontrak, serta tanggal-tanggal penting lainnya.
Manfaat Fitur Auto Tag Document Text
Fitur baru ini memberikan keuntungan signifikan bagi alur kerja dokumen Anda:
- Tinjau Dokumen Lebih Cepat: Anda dapat melihat detail-detail kunci dari sebuah dokumen tanpa perlu membukanya sama sekali, mempercepat proses peninjauan awal.
- Minimalkan Kesalahan Manual: Dengan mengurangi proses salin-tempel (copy-paste) data secara manual, risiko terjadinya kesalahan input data dapat diminimalkan secara drastis.
- Alur Kerja yang Lebih Lancar: Tim legal, kepatuhan, dan operasional dapat menemukan dokumen terkait dengan lebih cepat. Para pengambil keputusan juga dapat memberikan respons atau persetujuan terhadap kontrak dengan lebih tanggap.
- Pelacakan Kontrak Jadi Lebih Mudah: Melacak perubahan atau jadwal penting seperti tanggal perpanjangan kontrak menjadi sangat sederhana.
Siapa Saja yang Mendapatkan Fitur Ini?
Fitur Auto Tag Document Text tersedia untuk pengguna paket Business dan di atasnya. Bagi Anda pengguna paket yang lebih rendah, fitur ini dapat dibeli sebagai layanan tambahan (add-on). Jika pengguna yang memenuhi syarat telah menghasilkan rangkuman dokumen, maka semua pihak lain yang terlibat dalam alur dokumen tersebut juga dapat melihat hasilnya.
Apa Langkah Selanjutnya?
Ini hanyalah fase pertama dari pengembangan fitur cerdas ini. Untuk Fase 2, kami akan menghadirkan dasbor analisis data yang lebih komprehensif. Dasbor ini akan memungkinkan Anda untuk menganalisis semua data yang telah diekstrak, menampilkan informasi penting seperti ringkasan tanggal perpanjangan dan status kontrak di seluruh dokumen Anda.
Dengan hadirnya fitur Auto Tag Document Text, Mekari Sign menegaskan komitmennya untuk tidak hanya menyediakan platform tanda tangan digital yang aman, tetapi juga menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh siklus pengelolaan dokumen Anda.
Otomatiskan alur kerja dokumen Anda sekarang!
