Blog

Apa itu Term of Reference (TOR)? Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya

Mengenal Apa itu Term of Reference (TOR)

TOR atau Term of Reference adalah salah satu dokumen penting bila Anda hendak menjalankan suatu proyek. Kenapa demikian?

Melalui TOR, Anda bisa tahu gambaran keseluruhan proyek yang akan dijalankan. Mulai dari tujuan, anggaran, dan masih banyak lainnya. Alhasil, Anda bisa menjalankan proyek tersebut dengan lebih maksimal.

Nah, di artikel ini kami akan menjelaskan seluk beluk Term of Reference. Mulai dari pengertian, isi, cara membuat, hingga beberapa contohnya. Terdengar menarik, kan? Maka dari itu, simak artikel ini sampai selesai, ya!

banner blog tanda tangan digital

Apa itu Term of Reference?

ilustrasi apa itu term of reference

Sumber gambar: Pixabay

 

Term of Reference adalah dokumen penjelasan lengkap tentang landasan, tujuan, dan struktur proyek yang akan segera dilaksanakan. Selain itu, TOR juga membahas tentang perjanjian, jadwal pertemuan, dan negosiasi yang telah dilaksanakan atau akan dilakukan oleh para pihak terkait.

Dengan kata lain, TOR adalah panduan atau acuan Anda dalam melaksanakan suatu proyek. Maka dari itu, project manager atau project specialist merupakan pihak yang biasanya menyusun dokumen ini. Di Indonesia sendiri, Term of Reference juga dikenal dengan nama Kerangka Acuan Kerja atau KAK.

Baca juga: Laporan Pertanggungjawaban (LPJ): Fungsi, Format, dan Contohnya

Manfaat dan Tujuan Term of Reference

Berikut beberapa tujuan atau manfaat Kerangka Acuan Kerja:

  • Mencegah adanya ketidaksesuaian kondisi lapangan saat proyek berjalan
  • Dasar rencana suatu proyek
  • Sarana bagi atasan untuk mengendalikan kinerja karyawannya
  • Acuan perhitungan audit bagi pihak manajemen dan divisi keuangan
  • Bahan penilaian kualifikasi suatu proyek

Isi Term of Reference

Umumnya, berikut isi atau komponen Kerangka Acuan Kerja yang sesuai dengan kaidah What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much:

  • Latar Belakang (Why) — jelaskan latar belakang proyek Anda dengan rinci, mulai dari landasan, ide, hingga konsepnya.
  • Uraian Kegiatan (What) — jelaskan mengenai jenis kegiatan atau proyek yang akan Anda laksanakan, lalu sebutkan juga batasan-batasannya.
  • Maksud dan Tujuan (Why) — tuliskan hasil akhir yang Anda harapkan dan manfaat yang didapatkan dari proyek tersebut.
  • Metode dan Tahapan (How) — jelaskan bagaimana proyek akan Anda jalankan, mulai dari metodenya, tahapan pelaksanan, hingga komponen pendukung proyek.
  • Jadwal dan Tempat (When, Where) — cantumkan kapan dan dimana Anda akan melakukan hal-hal penting terkait proyek, seperti jadwal meeting, kunjungan, dan semacamnya.
  • Produk (What) — bila ada produk yang Anda hasilkan dari proyek tersebut, maka Anda harus menuliskan semua hal yang relevan dengan produknya.
  • Tim Evaluasi (Who) — sebutkan siapa saja yang menjadi tim untuk mengerjakan proyek, serta keterampilan dan pengalamannya masing-masing.
  • Logistik dan Anggaran (How Much) — Anda buat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang rinci dan lengkap terkait semua pengeluaran terkait proyek.
  • Pelaksana dan Penanggung Jawab (Who) — selain tim evaluasi, jelaskan juga siapa saja yang akan bertugas sebagai pelaksana dan penanggung jawab proyek tersebut.

Baca juga: Contoh Laporan Bisnis dan Cara Membuatnya [Termudah!]

Cara Membuat Term of Reference

Kerangka Acuan Kerja tak boleh Anda buat sembarangan karena isi di dalamnya harus rinci dan mudah dipahami. Maka dari itu, berikut kami berikan cara membuat TOR yang baik dan benar:

  • Judul Proyek yang Jelas — usahakan judul proyek Anda sederhana agar para pembaca tak kebingungan.
  • Tulis Latar Belakang yang Rapi — jelaskan latar belakang TOR dengan kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Hindari penjelasan yang bertele-tele atau tidak relevan dengan proyek Anda.
  • Sebutuhkan Semua Tujuan — jelaskan semua pencapaian yang Anda inginkan di setiap tahapan proyek sampai selesai, sebab ini berhubungan erat dengan kinerja pelaksanaan nantinya.
  • Tulis Semua Hal yang Relevan — usahakan, Anda jangan melewatkan satu bagian pun pada TOR Anda, karena semuanya saling melengkapi dan berhubungan satu sama lain.
  • Keberlanjutan Program — bagian ini tak wajib, hanya sebagai bentuk kelanjutan dari proyek yang Anda jalankan saat ini.
  • Perhitungan Anggaran — tuliskan semua biaya proyek dari awal sampai akhir agar tak menimbulkan kebingungan dan memudahkan divisi keuangan Anda.

Contoh Term of Reference

Supaya Anda mendapatkan gambaran lebih jelas, berikut beberapa contoh Kerangka Acuan Kerja. Anda juga bisa mendownload dokumennya dengan mengklik link di bawah gambar:

1.    Contoh Term of Reference Pemateri

Contoh Term of Reference Pemateri

DOWNLOAD GRATIS Contoh TOR Pemateri

2.    Contoh Term of Reference Kegiatan

Contoh Term of Reference Kegiatan

DOWNLOAD GRATIS Contoh TOR Kegiatan

Kelola Surat dan Dokumen dengan Mekari e-Sign!

Logo Mekari e-Sign - Color - RGB

Itulah penjelasan lengkap mengenai Term of Reference beserta beberapa contohnya. Ternyata, Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen yang sangat penting untuk Anda buat sebelum menjalankan proyek, ya?

Dengan TOR, Anda bisa mendapatkan gambaran jelas mengenai proyek yang akan dijalankan, sehingga bisa meminimalisir hal-hal yang tak diinginkan. Jadi, apakah Anda sudah siap membuat TOR? Bila Anda masih kebingungan, Anda bisa mengikuti langkah-langkahnya di atas dan mengambil referensi dari contoh.

Oh ya, jika Anda membutuhkan contoh dokumen atau surat lainnya, Anda bisa langsung saja gunakan fitur pencarian yang ada di bagian atas halaman ini. Sampai bertemu di artikel selanjutnya!

Blog

Artikel Terkait

WhatsApp WhatsApp Sales