Apa itu e-Signature?
e-Signature atau tanda tangan elektronik adalah sebuah konsep yang merujuk pada berbagai metode untuk menandatangani dokumen secara digital atau elektronik, sebagai lawan dari tanda tangan basah (tinta di atas kertas). Pada dasarnya, ini adalah representasi digital dari persetujuan seseorang terhadap isi dari suatu dokumen atau kumpulan data.
Legalitas e-Signature
e-Signature (tanda tangan elektronik) sah secara hukum di Indonesia, asalkan memenuhi ketentuan yang diatur dalam perundang-undangan. Berikut dasar hukum e-Signature di Indonesia:
- Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)
- UU No. 19 Tahun 2016 tentang perubahan atas UU ITE
- Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE)
- Peraturan Menteri Kominfo No. 11 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik
Jenis-Jenis eSignature
Menurut eIDAS yang mengatur layanan identifikasi elektronik dan transaksi digital, ada 3 jenis eSignature, seperti:
- Simple Electronic Signatures (SES): bentuk paling dasar dari tanda tangan elektronik.
- Advanced Electronic Signatures (AES): Lebih aman dan dapat diandalkan dibanding SES.
- Qualified Electronic Signatures (QES): Ini adalah tingkatan tertinggi dalam sistem eIDAS. Dianggap setara dengan tanda tangan basah secara hukum.
Di Indonesia, tanda tangan elektronik yang tersertifikasi PSrE sudah setara dengan Qualified Electronic Signatures (QES) karena telah melalui proses sertifikasi resmi dan memiliki kekuatan hukum yang sah.
Manfaat e-Signature
Menggunakan e-Signature memberikan berbagai manfaat, seperti:
- Efisiensi Waktu dan Biaya: Mempercepat proses penandatanganan dokumen, menghilangkan kebutuhan untuk mencetak, mengirim fisik, memindai, dan menyimpan dokumen kertas.
- Keamanan yang Ditingkatkan (terutama Tanda Tangan Digital): Dengan enkripsi dan jejak audit, e-signature dapat lebih aman daripada tanda tangan basah yang rentan terhadap pemalsuan.
- Peningkatan Produktivitas: Memudahkan alur kerja dan kolaborasi, terutama untuk tim yang terdistribusi secara geografis.
- Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas.
- Aksesibilitas dan Kenyamanan: Dokumen dapat ditandatangani dari mana saja dan kapan saja menggunakan berbagai perangkat.
- Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik: Mempermudah dan mempercepat transaksi bagi pelanggan.
- Kepatuhan Hukum dan Jejak Audit: Banyak platform e-signature menyediakan jejak audit terperinci yang mencatat seluruh proses penandatanganan.
Perbedaan e-Signature dan Digital Signature
1. Definisi
Tanda tangan elektronik adalah setiap tanda tangan yang dilakukan secara elektronik, seperti gambar tanda tangan, atau mengetik nama. Tanda tangan digital adalah jenis dari tanda tangan elektronik yang menggunakan teknologi kriptografi (kriptografi kunci publik atau asimetris) untuk memberikan tingkat keamanan tertinggi
2. Verifikasi dan Validasi
Pada e-signature proses verifikasinya bisa lebih sederhana atau bahkan tidak ada, tergantung jenisnya. Pembuktian keabsahan dan identitas esignature memerlukan bukti pendukung tambahan.
Digital signature dapat diverifikasi secara elektronik menggunakan perangkat lunak yang memvalidasi sertifikat digital yang terkait. Proses validasi untuk digital signature akan memeriksa apakah sertifikat digital masih berlaku, dikeluarkan oleh CA/PSrE tepercaya, dan apakah dokumen tidak diubah sejak ditandatangani.
3. Kekuatan Hukum
e-Signature diakui secara hukum sebagai bukti persetujuan, namun tingkat validitas dan kekuatan hukumnya bisa berbeda tergantung regulasi dan implementasi. Digital signature memiliki kekuatan hukum lebih kuat karena proses validasinya melibatkan otoritas sertifikat yang terpercaya dan memenuhi standar regulasi yang ketat.
Jenis Dokumen yang Ditandatangani e-Signature
Berikut adalah beberapa jenis dokumen yang umum dan bisa ditandatangani menggunakan e-signature:
1. Kontrak dan Perjanjian
- Perjanjian Jual Beli (PJB)
- Perjanjian Sewa-Menyewa (aset, properti)
- Perjanjian Kerja Sama (MoU, Partnership Agreement)
- Perjanjian Layanan (Service Level Agreement – SLA)
- Kontrak dengan vendor atau pemasok
- Perjanjian Kerahasiaan (Non-Disclosure Agreement – NDA)
- Surat Perintah Kerja (SPK)
- Letter of Intent (LOI)
2. Dokumen Keuangan
- Faktur (Invoice)
- Purchase Order (PO)
- Laporan keuangan (jika diizinkan oleh regulasi internal atau eksternal)
- Aplikasi pinjaman atau kredit (tergantung kebijakan lembaga keuangan)
- Formulir pembukaan rekening (tergantung kebijakan lembaga keuangan)
3. Dokumen Sumber Daya Manusia (SDM)
- Kontrak Kerja Karyawan (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu – PKWT, Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu – PKWTT)
- Surat Penawaran Kerja (Offering Letter)
- Formulir orientasi karyawan baru (Onboarding documents)
- Persetujuan kebijakan perusahaan
- Formulir cuti
- Evaluasi kinerja
- Surat Peringatan
- Paklaring atau Surat Keterangan Kerja
4. Dokumen Operasional dan Internal
- Memo internal
- Notulen rapat (Minutes of Meeting – MoM)
- Formulir persetujuan internal
- Laporan proyek
- Dokumen kepatuhan (compliance documents)
5. Formulir Pendaftaran dan Aplikasi
- Formulir pendaftaran layanan (misalnya, internet, TV kabel)
- Formulir pendaftaran keanggotaan
- Aplikasi untuk program atau kursus
6. Persetujuan dan Izin
- Surat persetujuan wali untuk kegiatan anak
- Formulir izin penggunaan data pribadi (consent forms)
Apakah e-Signature bisa digunakan untuk banyak penandatangan sekaligus?
e-signature (tanda tangan elektronik) bisa digunakan untuk banyak penandatangan sekaligus pada satu dokumen atau serangkaian dokumen. Bahkan, ini adalah salah satu keunggulan utama dari penggunaan tanda tangan elektronik dibandingkan dengan proses tanda tangan basah tradisional, terutama untuk dokumen yang memerlukan persetujuan dari beberapa pihak.
