Apa Itu Data? Fungsi, Jenis, dan Ciri Data yang Baik

Data adalah aset penting di era digital maupun dalam interaksi langsung. Saking pentingnya, riset Statista menunjukkan ada 181 zettabytes (ZB) di seluruh dunia pada tahun 2025 dan diperkirakan meningkat 22% pada tahun 2026. Sebagai informasi, 1 ZB sama dengan 1 triliun gigabyte (GB).

Tanpa data, kita akan sulit mengambil keputusan penting. Misalnya, bagaimana jika sebuah bisnis harus meluncurkan produk baru tanpa tahu apa yang diinginkan pasar? Hasilnya tentu hanya spekulasi dengan risiko tinggi.

Namun, apa itu data sebenarnya? Apa saja jenis, contoh, dan ciri-ciri data yang baik?

Apa Itu Data?

Data adalah sekumpulan keterangan yang didapat melalui pengamatan atau pencarian dari sumber tertentu. Keterangan data bisa berbentuk angka, kata-kata, grafik, warna, maupun simbol yang merepresentasikan suatu kondisi.

Saat ini, kumpulan keterangan tersebut tidak lagi hanya dicatat manual, melainkan dikonversi menjadi format digital agar bisa diproses oleh sistem komputer. Di sinilah teknologi informasi (TI) berperan penting dalam mengolah data mentah tersebut menjadi informasi yang ‘utuh’, akurat, dan mudah dipahami oleh pengguna.

Bagaimana Ciri-Ciri Data?

Anda perlu memahami lima ciri-ciri utama data yang baik untuk bahan analisis seperti berikut:

• Objektif: Data harus sesuai tanpa rekayasa dengan keadaan sebenarnya di lapangan
• Relevan: Informasi yang dikumpulkan harus berhubungan langsung dengan masalah atau topik yang sedang dibahas
• Up-to-date: Data adalah hasil yang terbaru agar keputusan yang nanti diambil lebih relevan dengan topik saat ini
• Valid: Data harus merupakan hasil dari pengukuran yang sebenarnya, terpercaya, dan bisa dipertanggungjawabkan
• Representatif: Data yang baik adalah data yang lengkap dan bisa mewakili fenomena yang diteliti

Baca Juga: Pahami Keamanan Data Agar Valid dan Tidak Dimanipulasi

Apa Saja Fungsi Data?

Berikut fungsi data bagi operasional bisnis maupun kebutuhan pribadi:

• Membantu pemecahan masalah: Membantu mengidentifikasi sumber permasalahan untuk menyelesaikan masalah lebih efektif
• Dasar pengambilan keputusan: Menyediakan fakta akurat atau data lapangan sebagai pedoman Anda mengambil keputusan
• Bahan evaluasi: Digunakan untuk memantau hasil kerja atau performa suatu kegiatan dalam periode tertentu
• Alat perencanaan: Menjadi pedoman dalam menyusun strategi atau rencana di masa depan agar tepat sasaran
• Bukti validitas: Menjadi bukti otentik atas terjadinya suatu peristiwa atau transaksi
• Digitalisasi informasi: Memungkinkan proses manual berubah menjadi sistem digital

Jenis Data Secara Umum

Jenis data lebih luas daripada hanya angka, ilustrasi, atau grafik. Berikut tiga jenis data yang dikelompokkan berdasarkan sifat, cara memperoleh, dan sumbernya.

1. Jenis Data Berdasarkan Sifat

• Data Kualitatif

Data bersifat deskriptif (kata-kata atau narasi) dan tidak berupa angka. Bisa diperoleh melalui kuesioner, observasi, wawancara, atau lainnya. Contoh data kualitatif meliputi deskripsi review pelanggan, narasi hasil wawancara, dan interpretasi kuesioner maupun observasi.

• Data Kuantitatif

Data berupa angka atau bilangan yang bisa dihitung. Biasanya data ini diperoleh melalui survei, bersifat objektif, dan interpretasinya terbatas. Misalnya jumlah stok barang, total pendapatan, atau persentase jumlah pengunjung suatu situs.

Baca Juga: Jaga Rahasia Data, Apa Itu Enkripsi Data?

2. Jenis Data Berdasarkan Cara Mendapatkannya

• Data Primer

Informasi diperoleh langsung dari objek penelitian atau sumber pertama. Data primer meliputi data hasil survei, wawancara, pengamatan, atau eksperimen.

• Data Sekunder

Informasi didapat dari sumber yang sudah ada sebelumnya, seperti laporan, jurnal, data sensus, dan lainnya.

3. Jenis Data Berdasarkan Sumber

• Data Eksternal

Data diambil dari sumber di luar objek atau lokasi penelitian. Biasanya data jenis ini diambil sebagai perbandingan antardata. Contoh data eksternal adalah laporan tren pasar dari pihak ketiga, hasil riset perilaku konsumen, atau data BPS.

• Data Internal

Data diperoleh langsung dari objek atau lokasi penelitian, misalnya daftar hadir karyawan, laporan keuangan internal perusahaan, atau fenomena langsung dalam lokasi pengamatan.

Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapat hasil yang akurat, diperlukan metode pengumpulan data yang sistematis.

• Wawancara (Interview): Melakukan tanya jawab langsung, baik melalui interaksi tatap muka maupun online meeting dengan narasumber
• Observasi: Melakukan pengamatan terhadap fenomena yang terjadi selama pengumpulan data
• Kuesioner/Survei: Memberikan daftar pertanyaan atau menanyakan secara langsung kepada responden dalam jumlah banyak
• Studi Dokumen: Melakukan analisa terhadap arsip, catatan transaksional, atau dokumen legal

Baca Juga: Waspada Phising Saat Mengumpulkan Data

Pengelolaan data yang tepat adalah kunci agar bisnis Anda tidak berdasar pada spekulasi, melainkan fakta akurat. Data juga bukan sekadar tumpukan berkas, melainkan modal utama meningkatkan efisiensi bisnis. Dengan kemajuan teknologi informasi seperti platform pengelola dan persetujuan digital saat ini, peluang bisnis Anda pun akan meluas.

Sementara itu, Mekari Sign adalah aplikasi persetujuan dokumen digital sebagai bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari yang menyediakan tanda tangan digital. Melalui fitur tanda tangan elektronik tersertifikasi, e-Meterai resmi, hingga manajemen kontrak, Mekari Sign memastikan setiap proses pengelolaan dokumen Anda berjalan lebih cepat, tetap sah secara hukum, dan sepenuhnya paperless.

Kelola dokumen digital Anda dengan aman di Mekari Sign!

Coba Gratis

Referensi:

• Volume of data or information created, captured, copied, and consumed worldwide from 2010 to 2029 (in zettabytes). Statista.