Faktur Adalah: Pengertian, Jenis & Contoh Lengkap

featured image apa itu faktur — Faktur Adalah: Pengertian, Jenis & Contoh Lengkap

Setiap kali Anda melakukan pembelian barang atau menggunakan jasa, terutama dalam skala bisnis atau transaksi bernilai besar, Anda pasti akan menerima sebuah dokumen tagihan. Dokumen inilah yang dikenal sebagai faktur. Meskipun terkadang disamakan dengan kuitansi atau nota, faktur memiliki fungsi dan informasi yang lebih spesifik dan rinci.

Faktur adalah bukti transaksi tertulis dari penjual kepada pembeli yang merinci barang/jasa, jumlah, harga, total tagihan, dan syarat pembayaran. Memahami faktur sangat penting. Artikel ini akan menjelaskan secara lengkap tentang apa itu faktur.

Apa Itu Faktur?

Secara sederhana, faktur adalah catatan transaksi tertulis dari penjual kepada pembeli yang berisi rincian tagihan atas barang atau jasa yang telah diserahkan atau dijual. Menurut Otoritas Jasa Keuangan (OJK), faktur bisa menjadi pegangan bagi pembeli untuk meneliti barang/jasa yang dibelinya.

Penting dipahami, faktur bukanlah bukti pembayaran seperti kuitansi. Faktur adalah bukti terjadinya transaksi penjualan/pembelian dan berfungsi sebagai alat penagihan. Bagi penjual, faktur adalah catatan piutang usaha, sedangkan bagi pembeli, faktur adalah pemberitahuan utang usaha yang harus dilunasi sesuai kesepakatan.

Fungsi Faktur dalam Bisnis

Faktur memegang peranan sangat penting dalam operasional bisnis, baik bagi penjual maupun pembeli:

Bukti Transaksi yang Sah: Faktur menjadi bukti tertulis yang valid bahwa transaksi jual beli telah terjadi antara kedua belah pihak. Ini penting untuk pencatatan dan jika terjadi perselisihan.
Dasar Penagihan Pembayaran: Bagi penjual, faktur adalah dokumen utama untuk menagih pembayaran kepada pembeli sesuai dengan jumlah dan tenggat waktu yang disepakati.
Informasi Rinci Transaksi: Faktur menyediakan semua detail penting mengenai transaksi, seperti jenis barang/jasa, jumlah, harga satuan, total harga, diskon, pajak, dan syarat pembayaran.
Dasar Pembukuan Akuntansi: Faktur digunakan oleh kedua belah pihak sebagai dokumen sumber untuk pencatatan akuntansi. Penjual mencatatnya sebagai penjualan dan piutang, sementara pembeli mencatatnya sebagai pembelian dan utang.
Kontrol Internal: Bagi perusahaan, faktur membantu dalam mengontrol persediaan barang (jika terkait barang), melacak penjualan, dan memantau piutang usaha.
Dasar Pelaporan Pajak (Non-PPN): Untuk transaksi yang tidak melibatkan PPN, faktur biasa dapat menjadi salah satu bukti pendukung untuk pelaporan pajak penghasilan.

Komponen Wajib dalam Faktur

Agar sah dan informatif, sebuah faktur umumnya harus memuat komponen-komponen berikut:

Judul: Jelas tertulis “FAKTUR” atau “INVOICE”.
Nomor Faktur: Nomor unik untuk identifikasi dan pelacakan.
Informasi Penjual: Nama lengkap, alamat, kontak (telepon, email), dan NPWP (jika Pengusaha Kena Pajak/PKP).
Informasi Pembeli: Nama lengkap, alamat, kontak, dan NPWP (jika ada/diperlukan).
Tanggal Faktur: Tanggal kapan faktur diterbitkan.
Tanggal Jatuh Tempo: Batas waktu pembayaran faktur (misalnya, 30 hari setelah tanggal faktur).
Rincian Barang/Jasa: Deskripsi jelas mengenai barang atau jasa yang dijual/diberikan, jumlah/kuantitas, harga satuan, dan total harga per item.
Subtotal: Jumlah total harga sebelum diskon atau pajak.
Diskon (Jika Ada): Jumlah atau persentase diskon yang diberikan.
Pajak (PPN, Jika Berlaku): Jika penjual adalah PKP dan transaksi dikenai PPN, cantumkan tarif dan jumlah PPN. (Ini berbeda dengan Faktur Pajak khusus dari DJP).
Biaya Lain (Jika Ada): Biaya pengiriman, asuransi, packing, dll.
Total Tagihan Akhir: Jumlah total yang harus dibayar oleh pembeli setelah memperhitungkan diskon, pajak, dan biaya lain.
Syarat Pembayaran: Ketentuan pembayaran (misalnya, Net 30 days, Tunai/COD, transfer bank).
Informasi Rekening Bank Penjual: Nomor rekening tujuan pembayaran.
Tanda Tangan/Nama Petugas (Opsional): Nama atau tanda tangan petugas penjualan/keuangan yang mengeluarkan faktur (menambah keabsahan, terutama jika manual).

Jenis-Jenis Faktur

Faktur bisa dibedakan berdasarkan beberapa kategori. Berikut jenis-jenis yang umum ditemui:

Jenis Faktur	Deskripsi Singkat	Kapan Digunakan
Faktur Biasa/Standar	Format paling umum, berisi semua komponen standar yang disebutkan di atas.	Transaksi jual beli biasa (kredit maupun tunai).
Faktur Proforma	Faktur sementara atau penawaran sebelum barang dikirim/jasa selesai. Bukan tagihan final.	Permintaan pembayaran uang muka (DP), penawaran formal.
Faktur Komersial	Faktur khusus untuk transaksi perdagangan internasional (ekspor/impor), lebih detail.	Pengiriman barang antar negara (untuk bea cukai, dll.).
Faktur Konsuler	Faktur komersial yang disahkan oleh perwakilan (konsulat) negara tujuan impor.	Ekspor ke negara tertentu yang mensyaratkannya.
Faktur Penjualan	Faktur yang dibuat oleh penjual sebagai bukti penjualan dan tagihan ke pembeli.	Setiap kali penjual melakukan penjualan.
Faktur Pembelian	Salinan faktur penjualan yang diterima pembeli; menjadi bukti pembelian baginya.	Setiap kali pembeli melakukan pembelian.
Faktur Pajak	Faktur khusus yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti pungutan PPN.	Transaksi barang/jasa kena PPN oleh PKP.

Contoh Faktur

Berikut adalah gambaran umum contoh faktur penjualan standar. Perhatikan komponen-komponen penting yang tercantum.

Download Template Faktur Sederhana [GRATIS]

Cara Membuat Faktur yang Sah

Ada dua cara utama membuat faktur:

Membuat Faktur Manual

Cara ini masih banyak digunakan, terutama oleh usaha kecil. Anda bisa menggunakan:

Buku Faktur (Pra-Cetak): Buku faktur dengan nomor urut yang bisa dibeli di toko ATK. Biasanya terdiri dari beberapa rangkap (carbon copy).
Spreadsheet (Excel/Google Sheets): Membuat template faktur sendiri di spreadsheet. Lebih fleksibel, tapi perlu input manual dan risiko kesalahan lebih tinggi.
Dokumen Word: Mirip spreadsheet, bisa membuat template sendiri.

Kelemahan: Rentan kesalahan hitung/tulis, proses lebih lambat, pencarian data sulit, butuh tempat penyimpanan fisik.

Membuat Faktur Digital (e-Faktur & Software)

Ini adalah cara modern yang lebih efisien dan aman untuk membuat faktur:

Software Akuntansi/Invoicing: Banyak software akuntansi yang memiliki fitur pembuatan faktur otomatis, terintegrasi dengan data pelanggan dan produk, serta pencatatan otomatis ke pembukuan.
Platform E-Invoicing: Platform khusus untuk membuat, mengirim, dan mengelola faktur secara digital.
E-Faktur Pajak: Khusus untuk Faktur Pajak PPN, wajib dibuat melalui aplikasi yang disediakan atau disetujui oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Keunggulan: Lebih cepat, akurat (otomatis), mudah dilacak, hemat biaya (kertas, cetak), terlihat profesional, mudah diarsipkan.

Perbandingan Faktur Manual vs. E-Faktur

Berikut adalah tabel perbandingan antara Faktur Manual dan E-Faktur:

Fitur	Faktur Manual	E-Faktur (Faktur Elektronik)
Pembuatan	Ditulis tangan atau diketik menggunakan template fisik.	Dibuat menggunakan perangkat lunak (software) atau platform digital yang terintegrasi.
Kecepatan & Efisiensi	Proses lambat, memakan waktu untuk pengisian, penggandaan, dan pengiriman.	Sangat cepat dan efisien; data bisa diinput dan diproses secara otomatis, pengiriman instan.
Biaya	Biaya awal rendah (kertas, alat tulis, cetak). Biaya jangka panjang bisa tinggi (pengiriman, penyimpanan, potensi denda keterlambatan/kesalahan).	Biaya awal bisa lebih tinggi (software, langganan, pelatihan). Biaya jangka panjang lebih rendah (hemat kertas, ongkos kirim, ruang penyimpanan, efisiensi waktu).
Akurasi	Rentan terhadap kesalahan manusia (salah tulis, salah hitung).	Akurasi tinggi karena perhitungan otomatis dan validasi data, mengurangi risiko kesalahan.
Keamanan	Mudah hilang, rusak, atau dipalsukan.	Lebih aman dengan fitur enkripsi, tanda tangan digital, dan jejak audit. Risiko pemalsuan lebih rendah.
Penyimpanan & Pencarian	Membutuhkan ruang fisik yang besar, pencarian data sulit dan memakan waktu.	Disimpan secara digital (cloud atau server lokal), pencarian data sangat mudah dan cepat.
Distribusi & Pengiriman	Secara fisik (pos, kurir) atau scan manual lalu email.	Pengiriman elektronik instan melalui email, portal, atau integrasi sistem.
Kepatuhan Pajak (di Indonesia)	Tidak lagi diakui untuk transaksi yang wajib menggunakan E-Faktur Pajak bagi PKP.	Wajib digunakan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) di Indonesia untuk pelaporan PPN, terintegrasi dengan sistem DJP.
Ramah Lingkungan	Kurang ramah lingkungan karena penggunaan kertas.	Lebih ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas.
Integrasi	Sulit diintegrasikan dengan sistem akuntansi atau inventaris lainnya.	Mudah diintegrasikan dengan sistem akuntansi, ERP, dan sistem bisnis lainnya.
Aksesibilitas	Terbatas pada lokasi fisik faktur disimpan.	Dapat diakses kapan saja dan di mana saja selama ada koneksi internet (untuk sistem berbasis cloud).

Pentingnya Tanda Tangan Digital di Faktur

Apakah faktur tanpa tanda tangan sah secara hukum? Umumnya, faktur tidak wajib ditandatangani untuk berfungsi sebagai tagihan. Akan tetapi, membubuhkan tanda tangan digital (khususnya dari penjual) pada faktur elektronik dapat menambah nilai penting, antara lain:

Otentikasi: Menunjukkan bahwa faktur tersebut benar-benar dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
Persetujuan Internal (Kadang): Di beberapa perusahaan, faktur perlu ditandatangani oleh manajer sebelum dikirim.
Mencegah Sengketa: Tanda tangan bisa menjadi bukti tambahan jika terjadi perselisihan mengenai keaslian faktur.

Sederhananya, faktur elektronik menjadi jauh lebih aman dan sah secara hukum jika menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi, melampaui keamanan tanda tangan basah hasil scan atau TTE sederhana. Hal ini karena teknologi kriptografi yang digunakannya menjamin identitas penandatangan dan melindungi keutuhan dokumen dari perubahan pasca-penandatanganan.

Pertanyaan Umum (FAQ) Seputar Faktur

Berikut adalah jawaban atas beberapa pertanyaan yang sering muncul mengenai faktur:

Faktur dipakai untuk bukti apa? Faktur berfungsi sebagai bukti tertulis terjadinya transaksi penjualan atau pembelian, serta menjadi dasar resmi untuk melakukan penagihan.
Apakah faktur merupakan utang atau piutang? Bagi pembeli, faktur adalah pemberitahuan adanya utang usaha yang harus dibayar. Bagi penjual, faktur merupakan catatan piutang usaha yang perlu ditagih pembayarannya.
Siapa yang memberikan dan menerima faktur? Faktur diterbitkan dan diserahkan oleh penjual kepada pembeli.
Tahapan apa setelah faktur diterbitkan? Tahap selanjutnya yang diharapkan adalah proses pembayaran oleh pembeli.
Siapa yang wajib membayar faktur? Pihak pembeli.
Apakah faktur bisa menjadi bukti pembayaran? Tidak, faktur adalah bukti tagihan. Bukti pembayaran adalah kuitansi, bukti transfer, atau tanda lunas lainnya (misalnya cap pada faktur jika dibayar tunai).
Siapa yang menyimpan faktur asli? Umumnya, pembeli menyimpan faktur asli sebagai bukti tagihan dan detail pembelian. Sementara itu, penjual biasanya menyimpan salinan faktur untuk keperluan arsip dan pembukuan.

Itu dia penjelasan lengkap mengenai faktur. Memahami faktur dengan baik adalah kunci untuk administrasi bisnis yang rapi dan transaksi yang lancar, baik Anda sebagai penjual maupun pembeli. Pastikan Anda selalu menggunakan faktur yang benar dan lengkap untuk menghindari kesalahpahaman.

Kini, pembuatan dan pengelolaan faktur tidak perlu lagi dilakukan secara manual. Dengan platform seperti Mekari Sign, Anda bisa membuat faktur digital, mengirimkannya ke pelanggan, dan bahkan membubuhkan tanda tangan digital untuk menjamin keabsahan dan keamanannya. Otomatiskan alur kerja faktur Anda dan pastikan setiap transaksi tercatat dengan baik bersama Mekari Sign.

Dokumentasi faktur lebih cepat dengan tanda tangan digital!

Coba Gratis