Penandatanganan faktur pajak adalah langkah krusial dalam administrasi pengusaha, yang mencerminkan kepatuhan terhadap peraturan pajak dan berperan strategis dalam menjaga hubungan antara bisnis dan regulasi pajak. Tindakan ini membantu perusahaan menghindari kendala administratif yang dapat menghambat kelancaran operasional.
Artikel ini mengulas lebih lanjut tentang pentingnya penandatanganan faktur pajak. Mulai dari siapa pihak yang berhak menandatanganinya, kewajiban dan tanggung jawab PFP, proses penandatanganan faktur pajak, serta sanksi atas pelanggaran penandatanganan faktur. Mari simak untuk mempelajarinya!
Pihak yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak
Hukum yang mengatur mengenai penandatanganan faktur pajak di Indonesia adalah Undang-Undang Nomor 42 Tahun 2009 tentang Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang dan Jasa. Pasal 13 ayat (2) dari undang-undang tersebut menjelaskan mengenai pihak yang berhak menandatangani faktur pajak, yaitu Pengusaha Kena Pajak (PKP) atau pejabat/pegawai yang ditunjuk oleh PKP.
Dalam faktur pajak manual, tanda tangan basah menjadi standar. Namun, dengan munculnya e-faktur, tanda tangan elektronik semakin diadopsi untuk mempercepat proses dan memungkinkan transisi ke era digital tanpa kehilangan keabsahan dokumen.
[Download] Template Faktur Pajak di Sini!
Kewajiban dan Tanggung Jawab yang Perlu Dipenuhi oleh PFP
Penandatangan faktur pajak memiliki beberapa kewajiban dan tanggung jawab yang perlu Anda pahami dengan baik, yaitu:
- Pendaftaran admin: Semua admin yang akan mengupload e-Faktur harus didaftarkan ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) untuk memastikan hanya individu yang berwenang yang dapat menandatangani faktur pajak elektronik.
- Penyampaian surat pemberitahuan: Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menyampaikan “Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Pegawai yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak” yang mencantumkan nama pejabat atau pegawai yang ditunjuk dan spesimen tanda tangan.
- Penggunaan tanda tangan elektronik: penandatanganan e-Faktur harus dilakukan menggunakan Tanda Tangan Elektronik yang dibuat dengan Sertifikat Elektronik dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang diakui.
Proses Penandatanganan Faktur Pajak
Proses penandatanganan faktur pajak tergantung pada jenis faktur yang digunakan. Berikut langkahnya:
- Proses dimulai dengan penyusunan faktur oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP). Setelah faktur selesai disusun, langkah selanjutnya adalah penandatanganan oleh PKP atau pejabat/pegawai yang ditunjuk, menggunakan tanda tangan basah sebagai simbol persetujuan dan keabsahan dokumen.
- Dalam proses e-faktur, PKP harus mendaftarkan e-faktur dengan menyertakan spesimen tanda tangan. Setelah pendaftaran, sistem e-faktur secara otomatis menerapkan tanda tangan elektronik terverifikasi pada setiap faktur yang dihasilkan.
- Perubahan dalam proses penandatanganan faktur pajak melalui e-faktur tidak memerlukan pemberitahuan ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP). Ini mencerminkan evolusi dari proses manual ke teknologi yang lebih efisien, mempermudah pemenuhan kewajiban pajak di era digital.
Baca juga: Peran Tanda Tangan Digital di e-Government dan Contoh Penggunaannya
Sanksi atas pelanggaran PFP
Dalam menjalankan kewajiban penandatangan faktur pajak, Anda harus memahami bahwa ada sanksi yang akan dikenakan jika terjadi pelanggaran. Sanksi ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu sanksi administrasi dan sanksi pidana, masing-masing dengan dasar hukum yang mengaturnya.
1. Sanksi Administrasi
Sanksi administrasi diberlakukan ketika terjadi pelanggaran dalam pembuatan faktur pajak. Ada dua bentuk sanksi administrasi utama yang perlu Anda ketahui:
Sanksi Administrasi | Sanksi | Dasar Hukum |
Denda | Jika pengusaha tidak membuat faktur pajak atau terlambat membuatnya, akan dikenakan denda sebesar 1% dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP). | Dasar hukum yang mengatur sanksi ini adalah Undang-Undang KUP (Undang-Undang Ketentuan Umum Pajak) Pasal 14 ayat (4), serta Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-24/PJ/2014 yang menyebutkan bahwa e-Faktur harus mencantumkan nama dan tanda tangan yang berhak menandatangani faktur pajak. |
Kenaikan | Jika SPT (Surat Pemberitahuan Tahunan) tidak disampaikan sebagaimana yang disebutkan dalam surat teguran, akan dikenakan kenaikan sebesar 51% dari pajak yang kurang dibayar. | Dasar hukum yang mengatur sanksi ini juga terdapat dalam Undang-Undang KUP Pasal 14 ayat (4) dan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-03/PJ/2022. |
2. Sanksi Pidana
Selain sanksi administrasi, ada juga sanksi pidana yang diberlakukan jika terjadi pelanggaran serius dalam penandatanganan faktur pajak. Berikut adalah sanksi pidana yang perlu Anda ketahui:
Sanksi Pidana | Sanksi | Dasar Hukum |
Pidana Penjara | Pengusaha yang tidak membuat atau terlambat membuat faktur pajak dapat dikenakan pidana penjara paling singkat 2 tahun dan paling lama 6 tahun. | Dasar hukum yang mengatur sanksi ini adalah Undang-Undang KUP Pasal 14 ayat (4) dan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-24/PJ/2014. |
Denda Pidana | Selain pidana penjara, pengusaha yang melanggar juga dapat dikenakan denda pidana paling sedikit 2 kali jumlah pajak dalam Faktur Pajak, bukti pemungutan pajak, bukti pemotongan pajak, dan/atau bukti setoran pajak, dan paling banyak 6 kali jumlah pajak tersebut. | Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-13/PJ/2010 dan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2014 juga menyebutkan bahwa e-Faktur harus mencantumkan nama dan tanda tangan pejabat/pegawai yang berhak menandatangani faktur pajak serta spesimen tanda tangan harus disertakan dalam aplikasi e-Faktur. |
Pelanggaran dalam penandatangan faktur pajak dapat mengakibatkan sanksi administratif seperti denda dan kenaikan pajak, serta sanksi pidana termasuk hukuman penjara dan denda yang besar. Kepatuhan ini tidak hanya penting untuk menghindari sanksi, tetapi juga untuk menjaga integritas dan kelancaran bisnis Anda.
Dengan adanya aturan penggunaan tanda tangan elektronik, Anda dapat mempertimbangkan Mekari Sign sebagai platform penyedia tanda tangan digital resmi yang tersertifikasi oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).
Mekari Sign memastikan faktur pajak ditandatangani secara sah dan aman, mematuhi semua ketentuan yang berlaku, serta meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam bisnis Anda. Memanfaatkan teknologi digital seperti Mekari Sign adalah langkah cerdas untuk mendukung kepatuhan hukum dan operasional bisnis yang lebih efisien di era digital.