Apa itu Invoice? Pengertian, Contoh, & Jenisnya (FREE Download!)

Faktur atau invoice adalah salah satu dokumen yang tak terpisahkan dari transaksi jual beli. Dengan faktur, kedua belah pihak akan merasa lebih tenang saat melakukan transaksi, terutama dalam jumlah besar.

Lalu, sebenarnya apa itu invoice? Bagaimana cara membuatnya? Apakah invoice butuh tanda tangan?

Tenang, artikel ini akan membahas invoice dengan lengkap untuk Anda. Semua pertanyaan Anda tersebut akan terjawab di artikel ini. Penasaran, kan? Yuk, simak sampai selesai!

Apa Itu Invoice?

Faktur atau invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan penjual untuk pembeli. Sedangkan menurut KBBI, invois atau invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus pembeli bayar.

Umumnya, faktur ini penjual buat setelah pembeli membuat purchase order atau bahkan telah menyelesaikan order dan pesanan sudah sampai di tangannya. Selain itu, biasanya faktur dicetak rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan terakhir untuk keperluan arsip.

6 Contoh Invoice untuk Referensi Anda

Supaya Anda mendapat gambaran lebih jelas, berikut beberapa contoh faktur:

1. Contoh Invoice Umum

Download Gratis Contoh Invoice

2. Contoh Invoice Penjualan

Sumber gambar: cermati

3. Contoh Invoice Tagihan Listrik dan Air

Sumber gambar: proptech

4. Contoh Invoice Properti

Sumber gambar: opendocs

5. Contoh Invoice Transaksi Barang

Sumber gambar: Jurnal

6. Contoh Invoice Atas Pembelian Barang Lainnya

Sumber gambar: Jurnal

Baca Selengkapnya: Contoh Invoice Tagihan Pembayaran

Perbedaan Invoice, Kuitansi, dan Nota

Tak jarang, orang-orang menganggap faktur, kuitansi, dan nota merupakan bukti bayar yang semuanya sama. Padahal, ketiganya cukup berbeda, lho! Berikut perbedaan ketiganya:

Apa Fungsi Invoice?

Berikut beberapa fungsi faktur dalam transaksi jual beli:

• Pengingat untuk pembeli agar segera melunasi pembayaran
• Salah satu bentuk transparansi keuangan antara penjual dan pembeli
• Merupakan bukti tertulis keluar masuknya pesanan
• Sebagai sumber informasi mengenai barang dan jasa yang pelanggan Anda beli
• Adanya informasi tentang kalkulasi dari pembelian dan bagaimana melakukan pembayaran
• Mempermudah pembukuan keuangan, sehingga membantu Anda memantau perkembangan bisnis
• Merupakan salah satu bukti pelaporan pajak setiap tahunnya
• Sebagai rujukan bila ingin menjual barang yang telah dibeli.

Komponen dan Isi Invoice

Secara umum, biasanya faktur memiliki komponen dan isi sebagai berikut:

• Tanggal penerbitan
• Nomor
• Nama dan alamat kedua belah pihak
• Rincian produk yang menjadi objek transaksi, termasuk harga satuannya, jumlah, dan total pembayaran
• Diskon atau promo (kalau ada)
• Biaya Pajak
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Syarat dan ketentuan dalam pembayaran (bila ada)
• Total biaya pembayaran
• Metode pembayaran, seperti tunai, kredit, transfer, dan sebagainya

3 Jenis Invoice

Secara umum, ada tiga jenis faktur, yaitu:

1. Invoice Biasa

Seperti namanya, jenis ini merupakan jenis paling sederhana dan yang sering orang-orang gunakan saat melakukan transaksi. Di dalamnya berisi mengenai rincian produk, berapa jumlahnya, harga per produk, hingga harga total yang harus pembeli bayarkan.

2. Invoice Proforma

Jenis kedua ini merupakan faktur sementara dan hanya penjual terbitkan saat pembeli melakukan pembayaran secara bertahap. Jadi, bila seluruh barang sudah pembeli terima, maka penjual akan memberikan invoice biasa.

3. Invoice Konsuler

Jenis terakhir ini merupakan jenis khusus yang penjual terbitkan untuk transaksi internasional, seperti ekspor dan impor produk. Maka dari itu, jenis ini tak sembarangan diterbitkan dan harus mendapatkan tanda pengesahan dari negara yang dituju.

Baca juga: 13 Contoh Surat Jalan Berbagai Bentuk, Terlengkap!

Bagaimana Cara Membuat Invoice?

Bila Anda hendak membuat faktur, berikut beberapa cara yang bisa Anda ikuti:

1. Pertama, masukkan logo dan nama perusahaan pada bagian kop
2. Kemudian, beri baris untuk menulis identitas kedua belah pihak
3. Buat tabel yang berisi nomor, nama produk, deskripsi, jumlah satuan, harganya, diskon (opsional), dan total harga
4. Lalu, jangan lupa sisipkan juga baris PPN dan total bayar
5. Bila Anda ingin memberikan catatan tambahan, masukkan di bawah tabel
6. Terakhir, berikan keterangan tempat, waktu, tanda tangan, nama terang klien dan meterai (opsional)

Tips Agar Invoice Anda Lancar

Tak jarang, ada berbagai masalah yang muncul saat transaksi menggunakan faktur. Misalnya, pembeli telat membayar, pembeli lupa, dan sebagainya. Untuk mengatasi masalah tersebut, berikut beberapa tips yang bisa Anda coba:

• Masukkan identitas perusahaan atau instansi pada kop agar penerima bisa mengenali Anda
• Tak ada salahnya meminta uang muka ke pembeli, misalnya 30% dari total harga
• Usahakan informasi di dalamnya singkat, padat, jelas dan mudah dipahami
• Sebaiknya Anda mengirim faktur secepatnya setelah barang Anda kirim
• Tentukan tenggat waktu, kalau bisa kurang dari 30 hari
• Sediakan beberapa metode pembayaran agar memudahkan pembeli, seperti transfer, kartu kredit, dan semacamnya
• Kalau memungkinkan, Anda berikan diskon harga bila pembayaran tepat waktu
• Selalu kirim pengingat dengan rutin, misalnya seminggu sekali.

Apakah Invoice Memerlukan Tanda Tangan?

Ada baiknya invoice diisi dengan tanda tangan baik pengirim maupun penerima tagihan. Hal tersebut penting guna meminimalisir sengketa atas ketidaksesuaian pesanan atau isi yang tertera pada invoice. Apabila menggunakan invoice digital, Anda dapat mengesahkannya dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi serta e-Meterai keluaran Peruri.

Bagaimana dengan ketentuan meterai pada invoice? Baca selengkapnya: Aturan Penggunaan Meterai pada Invoice

Itulah penjelasan lengkap mengenai pengertian invoice dari Mekari Sign. Setelah membaca artikel ini, Anda pasti sudah paham tentang faktur ini, kan? Mulai dari pengertian, jenis-jenisnya, cara membuat, hingga contohnya. Jadi, apakah Anda sudah siap membuat dan mengirimkan invoice?