Download template surat penagihan, lengkapi, dan tandatangani secara online dengan Mekari Sign
Cara menggunakan template
Pilih template
Pilih template yang Anda ingin gunakan
Isi formulir
Buat akun dengan mengisi formulir yang ada
Gunakan template
Template akan terunduh dan siap digunakan
Akses dari perangkat apapun
Lakukan pengecekan terhadap perjanjian dari perangkat apapun, baik itu smartphone, laptop, komputer, hingga tablet. Sahkan dokumen Anda di mana saja, tanpa terbatas jarak.
Tandatangani dan beri eMeterai
Gunakan tanda tangan elektronik dan eMeterai pada platform yang sama. Pastikan penanda tangan adalah orang yang tepat melalui verifikasi identitas terlebih dahulu.
Apa itu surat penagihan?
Surat penagihan adalah sebuah dokumen resmi yang dikirimkan oleh pihak penjual (kreditur) kepada pihak pembeli (debitur) untuk mengingatkan dan meminta pembayaran atas suatu transaksi utang-piutang yang telah jatuh tempo. Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan formal bahwa kewajiban pembayaran belum dipenuhi dan harus segera diselesaikan.
Tujuan utamanya adalah untuk menagih pembayaran secara profesional dan terdokumentasi sebelum menempuh langkah-langkah yang lebih serius, seperti menggunakan jasa penagihan atau jalur hukum.
Kapan surat penagihan sebaiknya dikirimkan?
Waktu pengiriman surat penagihan sangat krusial dan biasanya dilakukan secara bertahap. Berikut adalah waktu yang ideal:
- Segera Setelah Jatuh Tempo: Surat penagihan pertama (bersifat pengingat ramah) sebaiknya dikirimkan 1 hingga 7 hari setelah tanggal jatuh tempo pembayaran terlewat. Tujuannya adalah untuk mengingatkan jika debitur lupa.
- Pengingat Kedua: Jika belum ada respons, surat kedua yang lebih tegas dapat dikirimkan sekitar 15 hingga 30 hari setelah tanggal jatuh tempo.
- Peringatan Terakhir: Jika pembayaran masih belum dilakukan, surat ketiga yang berisi peringatan lebih keras (misalnya, menyebutkan potensi konsekuensi lebih lanjut) dapat dikirimkan 30 hingga 60 hari setelah jatuh tempo.
Apa saja komponen penting dalam surat penagihan?
Surat penagihan yang efektif harus memuat komponen-komponen berikut agar jelas dan tidak menimbulkan kebingungan:
- Kop Surat: (Jika dari perusahaan) Berisi nama, alamat, dan kontak perusahaan pengirim.
- Nomor dan Tanggal Surat: Untuk keperluan administrasi dan pelacakan.
- Nomor Invoice/Faktur: Merujuk pada nomor faktur transaksi awal yang pembayarannya ditagihkan. Ini adalah komponen kunci.
- Data Debitur: Nama dan alamat lengkap pihak yang ditagih.
- Perihal: Judul yang jelas, seperti “Surat Penagihan Pembayaran” atau “Pemberitahuan Tunggakan Faktur No. [Nomor Faktur]”.
- Isi Surat:
- Paragraf Pembuka: Menyatakan dengan sopan bahwa surat ini dikirim untuk menindaklanjuti pembayaran yang telah jatuh tempo.
- Detail Tagihan: Rincian utang yang sangat jelas, mencakup:
- Paragraf Penutup: Berisi instruksi pembayaran (misalnya, nomor rekening tujuan) dan batas waktu pembayaran yang baru, serta ajakan untuk segera melunasi.
- Tanda Tangan dan Nama Jelas: Nama penanggung jawab dari pihak kreditur (misalnya, bagian keuangan atau manajer).
Apa yang harus dilakukan jika debitur tidak merespons surat penagihan?
Jika surat penagihan diabaikan, jangan menyerah. Lakukan langkah-langkah berikut secara sistematis:
- Tindak Lanjut via Telepon: Hubungi debitur secara langsung untuk memastikan surat telah diterima dan menanyakan kendala pembayaran. Komunikasi langsung seringkali lebih efektif.
- Kirim Surat Peringatan Keras (Somasi): Jika telepon tidak berhasil, kirimkan surat penagihan terakhir atau somasi. Surat ini menggunakan bahasa yang lebih tegas dan menyebutkan bahwa Anda akan menempuh jalur hukum atau menggunakan pihak ketiga jika pembayaran tidak juga dilakukan dalam batas waktu tertentu.
- Libatkan Pihak Ketiga: Anda dapat menggunakan jasa penagihan utang (debt collector) yang profesional atau berkonsultasi dengan penasihat hukum.
- Tempuh Jalur Hukum: Sebagai langkah terakhir, Anda dapat mengajukan gugatan perdata (gugatan wanprestasi) ke pengadilan untuk menuntut pelunasan utang secara hukum.
Apakah surat penagihan berlaku untuk perorangan dan perusahaan?
Ya, tentu saja. Surat penagihan dari Mekari Sign berlaku untuk kedua jenis transaksi, baik antar perusahaan (B2B – Business to Business) maupun antara perusahaan dengan individu (B2C – Business to Consumer), atau bahkan antar individu (misalnya, untuk menagih utang personal). Format dan bahasanya bisa disesuaikan, namun esensi dan komponen utamanya tetap sama.
Apakah surat penagihan harus menggunakan tanda tangan digital?
Tidak harus, tetapi sangat dianjurkan jika surat dikirim secara digital (misalnya, melalui email). Berdasarkan Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah, asalkan memenuhi persyaratan keabsahan.
Lancarkan perkembangan bisnis Anda bersama Mekari Sign
Selesaikan lebih banyak tanpa mengkompromikan akurasi dan kecepatan
dengan berbagai solusi dari Mekari yang telah digunakan oleh ribuan bisnis.
File akan Anda terima melalui Email. Silakan periksa Inbox Email Anda sekarang!
