Kelola seluruh kontrak & perjanjian bisnis dengan sistem manajemen dokumen terpusat

Tanpa sistem manajemen dokumen yang terpusat, pengelolaan dokumen menghadapi empat masalah yang berulang:

1. Dokumen sulit ditemukan: Berkas tersebar di komputer pribadi, email, dan folder bersama tanpa struktur yang disepakati.
2. Versi dokumen membingungkan: Beberapa versi beredar bersamaan dan tidak jelas mana yang berlaku.
3. Persetujuan memakan waktu: Dokumen berpindah lewat email atau cetakan fisik, dan sering tertahan di satu meja tanpa ada yang tahu.
4. Kepatuhan sulit dibuktikan: Saat audit, riwayat siapa menyetujui apa dan kapan tidak dapat ditelusuri.

Alur pengelolaan dokumen berjalan lewat lima tahap yang saling terhubung:

1. Pengunggahan: Dokumen diunggah ke repository, satu per satu atau massal, dan dikategorikan sesuai jenis atau departemen.
2. Persetujuan: Dokumen melewati lapisan persetujuan sesuai struktur otorisasi perusahaan.
3. Penandatanganan: Pihak yang berwenang menandatangani secara digital dari perangkat masing-masing.
4. Penyimpanan: Dokumen final tersimpan otomatis di folder terkategori dengan hak akses yang sudah ditetapkan.
5. Pengarsipan: Riwayat versi dan jejak audit tersimpan, dan dokumen dapat dihapus setelah melewati masa retensinya.

Setidaknya ada enam kapabilitas yang perlu dipastikan saat memilih DMS:

1. Repository terpusat: Seluruh dokumen tersimpan di satu tempat, bukan tersebar di perangkat masing-masing.
2. Pencarian dan kategorisasi: Dokumen dapat ditemukan berdasarkan jenis, tanggal, atau kata kunci tanpa membuka folder satu per satu.
3. Kontrol versi: Riwayat perubahan tersimpan sehingga tidak ada kebingungan mana dokumen yang berlaku.
4. Hak akses berjenjang: Pengaturan siapa dapat melihat, mengunduh, atau mengubah dokumen tertentu.
5. Jejak audit: Catatan lengkap siapa mengakses, menyetujui, dan menandatangani dokumen, beserta waktunya.
6. Alur persetujuan dan tanda tangan: Dokumen dapat disetujui dan ditandatangani di dalam sistem yang sama, tanpa diunduh dan diunggah ulang.

Kapabilitas keenam yang paling sering tidak tersedia di DMS umum. Mekari Sign menyediakannya dengan tanda tangan tersertifikasi PSrE, sehingga dokumen yang keluar dari sistem sudah sah secara hukum.

Keduanya bisa aman, yang membedakan adalah siapa yang menanggung bebannya.

• DMS berbasis cloud: Tidak perlu server, perawatan, maupun tim IT khusus. Pembaruan berjalan otomatis dan dokumen dapat diakses dari mana saja. Yang perlu dipastikan adalah sertifikasi keamanan penyedianya.
• DMS di server sendiri: Memberi kontrol penuh atas lokasi penyimpanan, tetapi menuntut biaya perangkat keras, tim pemeliharaan, dan pembaruan manual.

Mekari Sign berbasis cloud dengan sertifikasi ISO/IEC 27001:2022 dan terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik di Komdigi, sehingga standar keamanannya dapat diverifikasi secara independen tanpa perusahaan perlu mengelola infrastrukturnya sendiri.

Seluruh dokumen bisnis yang memerlukan penyimpanan terstruktur dan jejak yang dapat ditelusuri, di antaranya:

• Dokumen legal: Perjanjian kerja sama, nota kesepahaman, dan perjanjian kerahasiaan.
• Dokumen HR: Kontrak kerja, surat penawaran, dan dokumen kepegawaian.
• Dokumen keuangan: Perjanjian vendor, dokumen pembayaran, dan lampiran audit.
• Dokumen operasional: Standar prosedur, formulir persetujuan internal, dan berita acara.

Untuk dokumen yang memerlukan e-meterai, pembubuhannya dapat dilakukan di dalam alur yang sama sebelum dokumen dikirim.

Sah, selama tanda tangan elektroniknya diterbitkan oleh mitra Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang terdaftar. Mekari Sign menyediakan integrasi tanda tangan elektronik tersertifikasi PSrE sehingga dokumen elektronik beserta tanda tangan digital yang dibubuhkan diakui sebagai alat bukti hukum yang sah berdasarkan UU ITE beserta peraturan turunannya.

Yang membedakan tanda tangan tersertifikasi dari sekadar gambar tanda tangan yang ditempelkan adalah adanya verifikasi identitas penandatangan dan mekanisme yang membuat dokumen tidak dapat diubah setelah ditandatangani.

Bisa, dan ini yang menentukan apakah sistemnya benar-benar terpakai atau berakhir sebagai tempat penyimpanan tambahan yang jarang dibuka.

Mekari Sign terhubung dengan Google Drive untuk pengunggahan dokumen, serta dengan produk Mekari lain seperti Mekari Talenta untuk dokumen kepegawaian dan Mekari Jurnal untuk dokumen keuangan. Untuk sistem di luar ekosistem Mekari, seperti ERP atau aplikasi internal perusahaan, integrasi tersedia lewat API.

Yang perlu diperiksa saat memilih aplikasi manajemen dokumen adalah apakah dokumen bisa masuk dan keluar dari sistem secara otomatis. Kalau setiap dokumen masih harus diunduh dari satu sistem lalu diunggah manual ke sistem lain, beban administratifnya tidak benar-benar berkurang.