Aplikasi manajemen kontrak yang menyatukan pembuatan kontrak, approval, dan tanda tangan digital

Tanpa sistem manajemen kontrak digital yang terpusat, pengelolaan kontrak menghadapi empat masalah yang berulang:

1. Siklus lambat: Persetujuan bolak-balik lewat email dan tanda tangan basah bisa memakan berminggu-minggu untuk satu kontrak.
2. Version control kacau: Beberapa versi dokumen beredar bersamaan, dan tidak jelas mana yang final.
3. Kepatuhan sulit dibuktikan: Riwayat persetujuan dan tanda tangan tersebar di email, sulit ditelusuri saat audit.
4. Tenggat terlewat: Perpanjangan atau terminasi kontrak sering terlambat karena tidak ada sistem pengingat otomatis.

Alur pengelolaan kontrak elektronik berjalan lewat lima tahap yang saling terhubung:

1. Pembuatan: Kontrak dibuat dari template yang sudah disetujui tim legal, atau diunggah dari file existing.
2. Persetujuan: Kontrak melewati alur approval bertingkat sesuai struktur otorisasi perusahaan.
3. Tanda tangan: Semua pihak menandatangani secara digital dari perangkat masing-masing, tersertifikasi PSrE.
4. Penyimpanan: Kontrak yang sudah ditandatangani otomatis tersimpan di folder yang terkategori, siap diakses untuk audit.
5. Pembaruan: Sistem mengirimkan pengingat sebelum masa berlaku habis, sehingga perpanjangan atau terminasi berjalan tepat waktu.

Berikut beberapa contoh kontrak elektronik yang umum digunakan:

• Perjanjian pinjaman dana secara online antara peminjam dan pemberi pinjaman.
• Terms and Conditions (Syarat dan Ketentuan) yang disetujui pengguna saat mendaftar layanan digital atau aplikasi.
• Kontrak lisensi penggunaan perangkat lunak (software license agreement) yang dibuat dan disepakati melalui sistem elektronik.
• Perjanjian antara produsen dengan konsumen dalam transaksi online.
• Kontrak kerja atau kemitraan yang dibuat dan ditandatangani secara digital melalui platform elektronik.
• Click-wrap agreement, yaitu perjanjian yang disetujui dengan cara mengklik tombol “setuju” pada halaman persetujuan saat instalasi perangkat lunak atau pembuatan akun digital.

Keduanya sering dianggap sama, padahal cakupannya berbeda.

• Tanda tangan digital: Aksi menandatangani satu dokumen. Fokus pada keabsahan tanda tangan itu sendiri.
• Manajemen kontrak (contract management): Mengelola seluruh siklus kontrak, termasuk pembuatan, persetujuan, tanda tangan, penyimpanan, dan pembaruan.

Tanda tangan digital adalah salah satu tahap di dalam manajemen kontrak. Software manajemen kontrak seperti Mekari Sign menyediakan keduanya dalam satu platform, sehingga proses tanda tangan tidak berdiri sendiri, melainkan terhubung dengan alur persetujuan dan penyimpanan yang terstruktur.

Setidaknya ada enam kelompok kapabilitas yang perlu diperhatikan saat memilih software manajemen kontrak untuk perusahaan:

1. Template kontrak: Pustaka template yang dapat digunakan kembali agar penyusunan kontrak lebih konsisten dan cepat.
2. Alur contract approval bertingkat: Konfigurasi hingga beberapa lapisan persetujuan sesuai struktur otorisasi.
3. Tanda tangan elektronik tersertifikasi: Tanda tangan sah secara hukum yang tersertifikasi PSrE.
4. Penyimpanan terstruktur: Folder terkategori, kontrol akses, dan pencarian berbasis metadata.
5. Jejak audit: Riwayat lengkap siapa membuat, menyetujui, dan menandatangani, kapan, dan dengan revisi apa.
6. Pengingat pembaruan: Notifikasi otomatis sebelum kontrak jatuh tempo atau butuh perpanjangan.

Keuntungan menggunakan kontrak elektronik antara lain:

• Praktis dan Efisien: Kontrak elektronik memungkinkan transaksi dilakukan kapan saja dan dari mana saja tanpa perlu bertemu langsung, sehingga menghemat waktu dan biaya operasional seperti cetak dan pengiriman dokumen fisik.
• Sah Secara Hukum: Dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik diakui sebagai bukti hukum yang sah menurut UU ITE, sehingga kontrak elektronik dapat dijadikan alat bukti di pengadilan jika terjadi sengketa.
• Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas dan limbah, sehingga lebih mendukung pelestarian lingkungan.
• Kemudahan Penyimpanan dan Pengelolaan Data: Kontrak elektronik disimpan secara digital sehingga lebih mudah diarsipkan, dicari, dan dilacak statusnya dibandingkan dokumen fisik.
• Keamanan Tinggi: Penggunaan teknologi enkripsi dan metode verifikasi ganda pada tanda tangan elektronik meningkatkan keamanan data dan mengurangi risiko pemalsuan atau manipulasi dokumen.
• Aksesibilitas Lebih Mudah: Kontrak dapat diakses dan ditandatangani dari berbagai lokasi, sangat membantu perusahaan dengan cabang atau mitra di tempat berbeda.
• Efisiensi Biaya: Mengurangi biaya cetak, pengiriman, dan administrasi yang biasanya diperlukan pada kontrak konvensional.
• Mudah Dilacak dan Diaudit: Setiap tahap kontrak dapat dicatat secara digital, memudahkan audit dan pembuktian hukum.
• Mendukung Proses Bisnis Modern: Mempercepat proses transaksi dan memudahkan kolaborasi bisnis lintas lokasi tanpa hambatan geografis.

Tujuan manajemen kontrak adalah memastikan setiap kontrak berjalan sesuai kesepakatan sepanjang masa berlakunya, termasuk pemenuhan kewajiban semua pihak, pengelolaan risiko, dan tindak lanjut saat masa kontrak berakhir. Ini mencakup pengaturan alur pembuatan yang konsisten, pengarsipan yang mudah ditelusuri, sampai pemantauan tenggat pembaruan.