Tingkatkan efisiensi proses
procurement dengan
manajamen kontrak digital

Procurement merupakan proses panjang dimulai dari analisis dan identifikasi kebutuhan barang atau jasa. Purchasing adalah salah satu tahapan yang terdapat dalam proses procurement tersebut.

Selain itu, perecanaan menyeluruh terkait vendor dan evaluasi umum juga dilakukan sebelum menjadi kontrak pada proses procurement. Sedangkan purchasing dapat langsung melakukan transaksi pada suatu vendor tanpa melakukan kontrak.

Hubungan dengan vendor dalam procurement juga lebih dijaga dan dijalin denga baik dibandingkan proses purchasing yang sering kali berakhir setelah proses pembayaran.

Terdapat tiga komponen pada procurement, yaitu:

1. People: orang-orang yang terlibat dalam proses pengadaan. Jumlahnya berbeda-beda tergantung dari perusahaan dan skala barang atau jasa yang dibutuhkan
2. Process: perencanaan proses para pihak lakukan dengan baik dari awal sampai akhir. Tujuannya, agar pengadaan berjalan efisien dan konsisten
3. Paperwork: merupakan dokumentasi pengadaan yang bisa berbentuk digital maupun kertas. Tujuannya, agar semua data tersimpan dan para pihak bisa mengaksesnya

1. Direct Procurement
   Direct procurement atau pengadaan langsung adalah jenis pengadaan yang perusahaan lakukan untuk keperluan produksi, sehingga jumlahnya besar dan bersifat berkelanjutan
2. Indirect Procurement
   Pengadaan tidak langsung atau indirect procurement adalah yang berhubungan dengan kebutuhan operasional sehari-hari. Perlengkapan kantor, furniture, dan semacamnya merupakan contoh pengadaan ini
3. Goods Procurement
   Jenis ini seringnya berhubungan dengan pengadaan barang fisik atau yang ada bentuknya. Tapi, tak jarang juga pengadaan ini perusahaan lakukan untuk langganan software penunjang bisnis atau operasional
4. Service Procurement
   Pengadaan ini berfokus pada jasa yang disediakan oleh individu atau kelompok tertentu. Misalnya, memperkerjakan freelancer, konsultan luar, kerjasama dengan ahli hukum, dan sebagainya

Tanda tangan digital adalah tanda tangan yang dibuat secara digital, baik itu tanda tangan goresan biasa maupun simbol. Tanda tangan digital ini bisa Anda buat melalui website, aplikasi, maupun melakukan scan tanda tangan basah ke komputer.

Mekari e-Sign (PT Mekari Identitas Digital) adalah penyedia layanan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi yang bermitra dengan PT Tilaka Nusa Teknologi sebagai Certificate Authority (CA) dari Kementerian Komunikasi dan Informatika Indonesia.

• Melaksanakan tugas secara tertib disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran
• Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran
• Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat
• Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait (conflict of interest)
• Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak
• Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa
• Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi
• Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa

Beberapa prinsip procurement yang harus dipatuhi oleh kedua belah pihak adalah:

• Accountability: para pihak sebaiknya menetapkan aturan terkait kerjasama mereka dan harus mematuhinya
• Consistency: semua pihak sebaiknya konsisten dalam berbagai hal untuk menumbuhkan rasa kepercayaan
• Value for Money: procurement haruslah memberikan keuntungan terbaik untuk para pihaknya
• Fair Dealing: vendor harus diperlakukan dengan adil dan tak boleh memaksakan hal yang tidak perlu pada mereka
• Informed Decision Making: segala keputusan dalam proses procurement haruslah dilakukan berdasarkan informasi yang akurat

Tanda tangan digital diakui sebagai bukti yang sah sesuai dengan yang diatur pada UU Nomor 11 Tahun 2008 (UU ITE). Pada UU ini, tercantum beberapa syarat sah TTE, yakni:

• Data pembuatan tanda tangan hanya diketahui pemilik ttd tersebut
• Hanya pemilik tanda tangan yang berhak menggunakan TTE tersebut
• Semua perubahan yang terjadi setelah pembuatan ttd bisa diketahui
• Lalu, semua perubahan terkait informasi elektronik yang berkaitan dengan ttd elektronik juga bisa diketahui
• Mempunyai suatu cara untuk mengetahui pemilik ttd tersebut
• Ada suatu cara untuk mengetahui kalau pemilik ttd telah menyetujui informasi elektronik terkait

1. Kunjungi website Mekari e-Sign di mekarisign.com. Jika Anda sudah mempunyai akun Mekari, maka Anda bisa klik Login. Bila belum, Anda bisa klik Jadwalkan Demo untuk bertemu dengan tim Mekari e-Sign dan dibuatkan akun
2. Sebelum Anda bisa mengupload dokumen, Anda harus melengkapi eKYC (electronic Know Your Customer)
3. Klik Upload your document untuk memilih dokumen. Setelah dokumen Anda pilih, klik Next
4. Masukkan pihak yang akan menandatangani dokumen tersebut. Untuk memasukkan diri Anda sebagai salah satu pihak, Anda bisa klik Add me as signer. Atau bila Anda ingin memasukkan pihak lain, klik Add another signer
5. Di Mekari e-Sign Anda bisa mengatur urutannya dengan mudah. Anda tinggal klik Set sign order. Anda bisa mengklik dan menggeser titik-titik tersebut sesuai urutan pihak yang akan menandatangani. Bila sudah, klik Next
6. Anda bisa mengatur tanda tangan masing-masing pihaknya. Bila semua pihak sudah diatur, Anda bisa klik Next untuk melanjutkan.
7. Pastikan nama dan alamat email semua pihak sudah benar. Di sini, Anda juga bisa memasukkan judul email pada Email subject dan isi pesan pada Email message. Bila semua sudah benar, Anda bisa klik Send document.

• Tanda tangan elektronik dapat mempersingkat waktu dan menekan biaya administrasi
• Tanda tangan elektronik mengikat secara hukum dan aman penanganannya
• Tanda tangan elektronik dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis