e-Signature untuk pekerjaan administrasi bisnis 85% lebih cepat

Pada dasarnya, berikut merupakan cara kerja e-signature:

• Pertama-tama, pengirim pesan akan menghitung Message Digest (MD) dari pesan. MD ini Anda peroleh dengan mengubah pesan M dengan fungsi hash satu arah
• Selanjutnya, terjadi enkripsi pada MD menggunakan algoritma kriptografi kunci privat, seperti algoritma RSA. Nah, hasil enkripsi inilah yang dinamakan sebagai tanda tangan digital (S)
• Kemudian, tanda tangan digital (S) diletakkan pada pesan M
• Lalu, pesan M yang sudah Anda tandatangani dengan S akan dikirim menggunakan saluran komunikasi

Bila pesan M sudah sampai ke penerima, akan terjadi proses verifikasi sebagai bentuk pembuktian keaslian pesan. Berikut proses verifikasinya:

• Tanda tangan digital (S) didekripsikan (decrypt) menggunakan kunci publik yang diberikan ke penerima. Nantinya, proses ini akan menghasilkan MD (Message Digest)
• Kemudian, penerima mengubah M menjadi MD dengan fungsi hash satu arah. Hash ini mirip dengan yang digunakan oleh pengirim
• Nah, bila hasilnya MD=MD, maka tanda tangan yang diterima adalah sah dan sali dari pengirim yang benar.

Beberapa fungsi electronic signature, yaitu:

• Membuktikan keaslian dan keabsahan dokumen digital
• Memperkuat keamanan suatu dokumen karena electronic signature sulit dipalsukan
• Mempercepat proses tanda tangan
• Mempermudah proses tanda tangan jarak jauh dengan berbagai pihak
• E-signature dapat dilakukan di mana saja, kapan saja, serta perangkat mana pun yang mendukungnya
• Mempersingkat proses pengambilan keputusan
• Meningkatkan produktivitas karena semua prosesnya lebih cepat dan efisien
• Menghemat pengeluaran karena bersifat digital, sehingga Anda tak perlu membeli tinta, kertas, mencetaknya, dan sebagainya
• Mengurangi risiko kerusakan dokumen, terutama bila Anda mengirimnya menggunakan ekspedisi

Apabila dibandingkan dengan tanda tangan biasa, terdapat beberapa manfaat yang didapatkan ketika menggunakan e-signature. Berikut adalah tujuan penggunaan e-signature:

• Menekan biaya
• Menghemat waktu
• Mendapatkan keamanan yang lebih baik
• Meningkatkan produktivitas
• Ramah lingkungan karena segala prosesnya dilakukan secara online

Kekuatan hukum e-signature adalah sah dan tertera pada UU Nomor 11 Tahun 2008 (UU ITE). Pada UU tersebut, tercantum beberapa syarat sah dari electronic signature, yaitu:

• Data pembuatan tanda tangan hanya diketahui pemilik ttd tersebut
• Hanya pemilik tanda tangan yang berhak menggunakan TTE tersebut
• Semua perubahan yang terjadi setelah pembuatan ttd bisa diketahui
• Lalu, semua perubahan terkait informasi elektronik yang berkaitan dengan ttd elektronik juga bisa diketahui
• Mempunyai suatu cara untuk mengetahui pemilik ttd tersebut
• Ada suatu cara untuk mengetahui kalau pemilik ttd telah menyetujui informasi elektronik terkait.

Tidak hanya tertera pada UU ITE, legalitas electronic signature juga diatur dalam PP No. 71 Tahun 2019.

Meskipun sekilas electronic signature dan digital signature memiliki kemiripan, tetapi sebenarya keduanya memiliki beberapa perbedaan mendasar, antara lain:

1. Bentuk

• Electonic signature: Bentuk electronic signature tidak bisa disamakan dengan tanda tangan basah memiliki data terenkripsi serta sertifikat elektronik yang dilekatkan ke dalam tanda tangannya.
• Digital signature:  Bentuk digital signature bisa berbagai macam, yaitu scan tanda tangan online, file suara yang dilekatkan ke dokumen, bentuk checklist sebagai persetujuan saat mengisi suatu informasi, ataupun bentuk digital lainnya.

2. Proses Pembuatan

• Electonic signature: Pembuatan e-signature menggunakan kriptografi asimetris dengan mengenkripsi data dengan Kunci Privat dan hanya dapat terbuka dengan Kunci Publik.
• Digital signature: Digital signature dapat dibuat dengan hanya melakukan scan tanda tangan di kertas dan menyimpan dalam bentuk gambar sehingga dapat langsung dibubuhkan ke dokumen.

3. Validitas Identitas

• Electonic signature: Validasi electronic signature dapat menggunakan sertifikat elektronik dengan mendaftarkan diri melalui e-KYC ke PSrE.
• Digital signature: Dokumenyang ditandatangani secara digital tidak dapat Anda validasi dengan akurat siapa pemiliknya karena digital signature dapat hanya berupa gambar, tulisan, suara, ataupun sejenisnya.

4. Kekuatan Hukum di Indonesia

• Electonic signature: Kekekuatan hukum electronic signature tertera di UU 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Lebih lanjut dijelaskan di PP Nomor 82/2012 Pasal 52 Ayat 2 terkait TTE tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi.
• Digital signature: Dokumen dengan digital signature biasa tak bisa Anda jadikan alat bukti elektronik di pengadilan Indonesia karena dokumen tersebut tidak ditandatangani melalui PSrE sehingga validasi identitasnya tidak akurat.

5. Fungsi atau Kegunaannya

• Electonic signature: Berfungsi untuk identifikasi yang lebih akurat dan terpercaya pada dokumen yang penting, seperti surat resmi, kontrak, keperluan bank, dan lainnya karena mempunyai kekuatan hukum yang kuat.
• Digital signature: Digunakan untuk melakukan identifikasi dokumen dan identifikasi data atas nama Anda yang tak perlu kekuatan hukum atau pembuktian keabsahan individu.