7 Cara Membuat Tanda Tangan Digital & Kapan Digunakannya

Dokumen kerja kini dapat berpindah dari email, chat, hingga platform kerja digital sebelum akhirnya perlu ditandatangani. Cara membuat tanda tangan digital pun beragam, mulai dari menambahkan gambar tanda tangan ke dokumen sampai menggunakan platform tanda tangan elektronik.

Perbedaan metode tersebut penting dipahami karena kebutuhan setiap dokumen dapat berbeda. Menambahkan gambar tanda tangan mungkin cukup untuk kebutuhan visual sederhana, sementara kontrak, perjanjian, atau dokumen perusahaan yang melibatkan beberapa pihak dapat membutuhkan proses penandatanganan yang lebih terstruktur.

Berikut beberapa cara membuat tanda tangan digital, beserta konteks penggunaan masing-masing metode.

1. Microsoft Word

Microsoft Word memiliki fitur “Signature Line” yang memungkinkan Anda menambahkan tempat untuk tanda tangan dalam dokumen.

Fitur ini membantu menambahkan area tanda tangan pada dokumen Word. Penggunaannya lebih tepat dipahami sebagai cara menyiapkan atau menambahkan tanda tangan pada dokumen, bukan sebagai proses yang otomatis menghasilkan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi:

1. Buka dokumen Word yang ingin Anda tandatangani.
2. Klik tab Insert.
3. Pada grup Text, klik Signature Line, lalu pilih Microsoft Office Signature Line.
4. Isi data yang diperlukan, seperti nama, jabatan, dan alamat email. Anda juga bisa menambahkan instruksi khusus jika diperlukan.
5. Klik OK.

Metode ini dapat digunakan ketika kebutuhan Anda adalah menyiapkan dokumen Word dengan area tanda tangan tanpa workflow penandatanganan yang kompleks.

Baca Juga: Cara Membuat dan Memasukkan Tanda Tangan di Word [Termudah!]

2. PDF

PDF menyediakan cara praktis untuk menambahkan tanda tangan secara elektronik. Salah satu pilihannya adalah menggunakan fitur tanda tangan pada Adobe Acrobat.

1. Kunjungi https://www.adobe.com/acrobat/online/sign-pdf.html.
2. Klik Select a file untuk memasukkan dokumen.
3. Daftar atau login dengan akun Adobe.
4. Klik Add signature > Buat tanda tangan (gambar, ketik, atau upload) > klik Save.
5. Letakkan tanda tangan di dokumen.
6. Klik ikon titik tiga (Print, download, and more) dan pilih Download this file.

Cara ini sesuai untuk kebutuhan sederhana ketika Anda hanya perlu menambahkan tanda tangan pada file PDF. Kebutuhan seperti verifikasi identitas, beberapa penanda tangan, atau pelacakan proses memerlukan workflow penandatanganan yang berbeda.

Baca Juga: Cara Membuat Tanda Tangan di PDF [Offline dan Online]

3. Foto Tanda Tangan

Cara lain yang cukup umum adalah dengan menempelkan gambar tanda tangan Anda di dokumen. Anda bisa menggunakan foto tanda tangan JPG/PNG yang sudah ada, atau membuat tanda tangan baru di kertas, lalu memindai atau memotretnya.

Foto atau gambar tanda tangan menghasilkan representasi visual yang dapat ditempatkan pada dokumen. Metode ini berbeda dari Tanda Tangan Elektronik yang menggunakan data elektronik dalam proses penandatanganan dan verifikasi. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buat tanda tangan Anda di kertas putih bersih.
2. Scan atau foto tanda tangan tersebut. Usahakan gambar memiliki resolusi yang cukup baik agar tidak terlihat buram.
3. Buka dokumen yang ingin Anda tambahkan tanda tangan di aplikasi edit dokumen.
4. Klik tab Insert, lalu pilih Pictures.
5. Cari gambar tanda tangan yang sudah Anda pindai atau foto.
6. Atur ukuran dan posisi tanda tangan di dokumen.

4. Google Docs

Google Docs menyediakan pilihan yang berbeda tergantung kebutuhan pengguna. Anda dapat membuat gambar tanda tangan menggunakan drawing atau menggunakan fitur eSignature untuk proses permintaan tanda tangan.

Alat drawing (gratis untuk semua pengguna)

1. Buka dokumen Google Docs yang ingin ditandatangani.
2. Klik Insert > Drawing > New.
3. Gunakan alat Scribble untuk membuat tanda tangan Anda.
4. Klik Save & Close untuk menambahkan tanda tangan ke dokumen.

Fitur eSignature (untuk pelanggan Google Workspace)

1. Buka dokumen Google Docs yang ingin ditandatangani.
2. Klik Tools > eSignature.
3. Ikuti instruksi untuk menambahkan penandatangan dan kolom tanda tangan.
4. Kirim dokumen ke penandatangan.
5. Setelah semua penandatangan selesai, salinan dokumen yang sudah ditandatangani akan disimpan di Google Drive Anda.

Baca juga: Cara Buat TTD di Excel

5. QR Code

Beberapa platform menyediakan QR Code sebagai salah satu format tanda tangan dalam proses penandatanganan dokumen. Penggunaannya mengikuti fitur dan mekanisme platform yang digunakan.

1. Buka platform tanda tangan digital yang mendukung tanda tangan QR code, misalnya seperti Mekari Sign.
2. Klik Upload
3. Masukkan nama dan alamat email para penandatangan.
4. Setelah muncul Document Preview, atur posisi tanda tangan sesuai kebutuhan.
5. Kirim dokumen ke penandatangan.
6. Buka email dari Mekari Sign untuk memulai proses tanda tangan barcode.
7. Klik Sign dan pilih area yang telah diatur untuk tanda tangan.
8. Akan muncul opsi tanda tangan, klik Create new.
9. Pilih QR Code pada opsi kanan.
10. Masukkan nama lengkap Anda di kolom Full name dan klik
11. Selesai, tanda tangan barcode Anda telah dibubuhkan ke dokumen.

6. AI Generator

Generator berbasis AI dapat membantu membuat desain atau representasi visual tanda tangan dengan cepat. Hasilnya berupa gambar atau desain tanda tangan dan tidak dengan sendirinya menjadi Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi.

Keunikan dari metode ini adalah Anda tidak perlu menggambar tanda tangan secara manual, cukup mengetikkan nama Anda, dan AI akan membuatkan beberapa pilihan tanda tangan yang bisa Anda gunakan. Berikut cara membuatnya:

1. Kunjungi situs https://paperform.co/tools/free-ai-signature-generator/
2. Pada tampilan utama terdapat dua pilihan, yaitu Type dan Draw.
3. Pilih Type, lalu ketik nama Anda.
4. Selanjutnya klik Generate with AI.
5. Ada 50 lebih tanda tangan digital hasil kurasi AI, pilih sesuai preferensi Anda.
6. Jika sudah memilih, klik Download.
7. Selesai, Anda tinggal memasukkan ttd digital tersebut pada dokumen sesuai kebutuhan.

Enam metode di atas terutama membantu membuat atau menambahkan representasi tanda tangan pada dokumen. Ketika kebutuhan bergeser menjadi proses penandatanganan dokumen dengan beberapa pihak, verifikasi, dan pengelolaan alur dokumen, pendekatannya menjadi berbeda.

7. Menggunakan Platform Tanda Tangan Digital

Ketika dokumen perlu ditandatangani oleh beberapa pihak, dikirim secara online, atau dikelola dalam satu alur, platform tanda tangan digital dapat membantu menyederhanakan proses tersebut.

Berbeda dari sekadar menambahkan gambar tanda tangan, platform digital memungkinkan pengguna mengatur penanda tangan, mengirim dokumen, memantau proses, dan menyimpan hasil penandatanganan dalam satu workflow.

Salah satu platform yang dapat digunakan untuk kebutuhan tersebut adalah Mekari Sign. Pengguna dapat menyiapkan tanda tangan, mengunggah dokumen, lalu mengikuti proses penandatanganan sesuai kebutuhan dokumen.

1. Kunjungi laman tanda tangan digital dan masuk ke akun Mekari Sign.
2. Upload dokumen yang ingin ditandatangani.
3. Pilih jenis tanda tangan yang ingin digunakan, seperti mengetik nama, menggambar di layar, QR Code, atau upload gambar tanda tangan.
4. Letakkan tanda tangan pada bagian dokumen yang diperlukan.
5. Ikuti instruksi untuk menyelesaikan proses penandatanganan.
6. Setelah seluruh proses selesai, unduh dokumen yang sudah ditandatangani.

Untuk dokumen yang membutuhkan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi, pilih layanan yang menyediakan Sertifikat Elektronik dan memenuhi ketentuan yang berlaku.

Baca juga: Cara Membuat Tanda Tangan Digital di HP, Termudah!

Bagaimana Cara Memilih Panduan Tanda Tangan Digital Sesuai Kebutuhan Anda?

Metode yang tepat bergantung pada tujuan penggunaan dokumen. Pertimbangkan apakah Anda hanya perlu membuat gambar tanda tangan atau perlu mengelola proses penandatanganan secara elektronik.

Cara membuat tanda tangan digital dapat berbeda sesuai kebutuhan dokumen. Membuat gambar tanda tangan cocok untuk kebutuhan visual tertentu, sedangkan proses penandatanganan elektronik lebih sesuai ketika dokumen perlu dikirim, ditandatangani oleh beberapa pihak, dan dikelola dalam satu alur.

Untuk kebutuhan perusahaan, pertimbangkan jenis dokumen, jumlah penanda tangan, kebutuhan verifikasi, dan proses persetujuan sebelum memilih metode yang digunakan. Sebagai contoh, Mamikos menggunakan Mekari Sign untuk mendukung kebutuhan penandatanganan berbagai dokumen seperti perjanjian sewa-menyewa dan kontrak kerja.

Dengan mempertimbangkan kebutuhan dokumen dan proses yang dijalankan, perusahaan dapat memilih metode tanda tangan yang paling sesuai. Untuk dokumen yang memerlukan proses penandatanganan secara terstruktur, platform tanda tangan digital dapat membantu mengelola alur tersebut dari pengiriman hingga penyelesaian dokumen.

Referensi

• Microsoft Support. “Insert a Signature”.
• Google Help. “Send signature requests & sign documents with eSignature”
• Adobe Acrobat Online. “How to sign a PDF and fill in a form”

Buat tanda tangan digital resmi sekarang!

Klik Di Sini!