Tanda Tangan Digital 
Beli eMeterai 10000 
eKYC 
Manajemen Kontrak 
Tanda Tangan QR 
eSignature API 
eMeterai API 
Financial services 
Professional services 
Information & Technology 
Consumer Retail 
Manufacturing 
Healthcare 
Education 
Food & Beverages 
Nonprofit Organization 
Real Estate 
Finance 
HR Manager 
Legal 
Marketing 
Procurement 
Sales 
Operational 
Blog 
Download template 
Partnership 
Referral 
Sekilas Tentang Mamikos
Mamikos adalah aplikasi pencarian kos yang berdiri sejak tahun 2015, yang merupakan platform marketplace berisi detail lengkap dari jutaan kos yang tersedia di seluruh kota Indonesia.
Namun saat ini, platform Mamikos tidak lagi hanya untuk pencarian kos, melainkan juga untuk melakukan booking dan pembayaran sewanya. Sejauh ini Mamikos telah menghubungkan lebih dari 110.000 pemilik kos dengan 6-8 juta pencari kos setiap bulannya. Selain itu, Mamikos telah mengelola lebih dari 2 juta kamar kos dalam aplikasinya yang tersebar di lebih dari 140 kota di seluruh Indonesia.
Mamikos juga memiliki layanan manajemen properti bagi para pemilik kos, yaitu SinggahSini dan APIK. Keduanya merupakan layanan manajemen pemasaran, pengelolaan dan standarisasi kamar kos, serta bantuan proses penagihan pembayaran kos secara digital kepada para penghuni kos. Layanan yang disediakan mulai dari layanan pemasaran, optimasi konten, hingga desain interior kamar.
Bagaimana Mamikos Menggunakan Mekari Sign
Ferdi, selaku Head of Legal Mamikos, menjelaskan bahwa Mamikos menggunakan tanda tangan elektronik & eMeterai dari Mekari Sign untuk proses perjanjian dengan pemilik kos, untuk listing kosnya di platform Mamikos. Selain itu, banyak digunakan juga di proses rekrutmen karyawan baru serta untuk menandatangani perjanjian kerja sama dengan mitra korporasi, sehingga seluruh penandatanganan dokumen kini utamanya dilakukan secara digital.
Sebelumnya, Mamikos menggunakan metode manual untuk mengesahkan dokumen, yaitu dengan mencetak dokumen kertas dan dibubuhkan dengan tanda tangan basah. Namun, cara ini dianggap kurang efektif. Akhirnya, Mamikos mencari vendor aplikasi tanda tangan elektronik. Setelah mencoba beberapa vendor, pada Bulan November 2022, Mamikos memilih Mekari Sign karena fiturnya yang lengkap, contohnya seperti eMeterai dan sistem pelacakan real-time yang lebih baik.
Sekarang kami sangat menganjurkan bahkan mewajibkan semua tim untuk menggunakan Mekari Sign, baik dalam hal proses hiring, penandatanganan internal untuk policy atau SK direksi, maupun untuk kerja sama mitra korporasi”
Dengan adanya fitur-fitur Mekari Sign, Ferdi mengatakan bahwa sistem penandatanganan dokumen apapun menjadi lebih efisien. Tidak hanya mempermudah, penggunaan tanda tangan elektronik serta eMeterai Mekari Sign juga menjaga keamanan dokumen karena memiliki sertifikasi resmi di Indonesia.
Permasalahan
Rumitnya Proses Penandatanganan Manual
Pada awalnya, Mamikos menggunakan cara penandatanganan dengan dokumen cetak. Selain itu, tim HR biasanya mengirimkan dokumen dalam format pdf kepada para kandidat, kemudian ditandatangani manual menggunakan third party masing-masing. Namun selain dirasa tidak efisien dan memakan waktu yang lama, proses tersebut juga dirasa kurang aman dan berisiko. Dibutuhkan satu platform online yang mudah digunakan untuk tanda tangan seluruh pihak, yang juga mampu melakukan pelacakan untuk monitor progres penandatanganannya.
Keterbatasan Pelayanan Vendor Sebelumnya
Awal menggunakan sistem penandatanganan digital, Mamikos sempat menggunakan layanan dari vendor lain sebelum beralih ke Mekari Sign. Ferdi menceritakan bahwa akses akunnya terbatas, tidak menyediakan eMeterai, dan yang paling tidak nyaman adalah belum memiliki customer support di Indonesia. Sehingga jika ada kendala pada aplikasinya, tidak dapat diselesaikan dengan cepat.
Solusi
Tanda Tangan Elektronik Cepat dan Aman
Dengan fitur tanda tangan elektronik dari Mekari Sign, tim Mamikos dapat menyelesaikan persetujuan secara online tanpa proses cetak dan kirim yang rumit.
Penggunaan tanda tangan elektronik Mekari Sign membuat proses hiring internal menjadi lebih aman karena dapat mengirimkan dokumen dalam format pdf dan ditandatangani oleh tim HR beserta kandidat dalam satu platform. Ditambah lagi, Mekari Sign juga sudah memiliki sertifikasi resmi di Indonesia sehingga keamanan dokumen lebih terjamin.
Selain itu, proses eksternal seperti kerja sama dengan mitra korporasi juga menjadi jauh lebih cepat. Proses berbelit yang semula dilakukan dengan pengiriman dokumen cetak, mulai dari pihak internal hingga ke mitra korporasi, tidak perlu lagi dilakukan. Kini seluruh penandatanganan dokumen dapat dilakukan secara online dan menjadi +7 kali lebih cepat berkat Mekari Sign.
Proses penandatanganan secara fisik untuk eksternal itu dari mengirim ke kantor direksi di Yogyakarta, kemudian harus kirim ke partner, lalu partner kirim kembali ke kita. Itu semua bisa memakan waktu sampai 7 hari. Dengan digital signing, kalau semua pihak merespon email & menandatangani dengan cepat hanya memakan waktu 1 hari.”
Pembubuhan Meterai Elektronik Instan
Pada awalnya, proses pembubuhan meterai belum dilakukan karena proses cetak dan tempel secara manual dirasa rumit. Saat tim Mamikos beralih menggunakan tanda tangan elektronik dengan vendor sebelumnya, dokumen yang dibuat juga belum dibubuhi meterai elektronik karena keterbatasan fitur yang dimiliki.
Namun sejak beralih ke Mekari Sign, prosesnya jadi lebih mudah tanpa harus cetak dokumen, beli meterai ke toko, dan menempelkannya. Proses pembubuhan eMeterai juga instan dan keping eMeterai dapat dibeli secara online kapan saja. Maka itu, kini tim Mamikos sudah membubuhkan eMeterai untuk dokumen elektronik yang membutuhkannya.
Sekarang setelah sudah digital prosesnya, kita jadi pakai eMeterai juga untuk memenuhi kewajiban pajaknya.”
Pelacakan Progres Real-Time dan Pengingat
Agar seluruh progres penandatanganan dokumen dapat terlacak, tim Mamikos menggunakan fitur Jejak Audit di Mekari Sign. Dengan fitur ini, seluruh perubahan dan aktivitas yang dilakukan terhadap dokumen dapat dimonitor secara real-time. Ferdi menjelaskan, dengan begitu proses penandatanganan juga menjadi lebih aman karena adanya bukti aktivitas dari setiap pihak yang terkait.
Mekari Sign jadi pilihan yang kami pikir lebih aman karena ada tracking atau timeline penandatangan. Bisa jadi bukti juga kalau ada apa-apa dengan dokumennya.”
Selain fitur Jejak Audit yang memudahkan pelacakan progres dokumen, adanya notifikasi pengingat untuk para pihak terkait juga membantu berjalannya proses penandatangan. Karena notifikasi yang dikirimkan via email, jadi tidak perlu membuka aplikasi Mekari Sign terus menerus untuk menerima pesan pengingatnya.
Karena itu, seluruh pihak sudah pasti menandatangani tepat waktu dan tidak ada lagi dokumen yang terlewat karena menerima notifikasi pengingat via email ini.
Hasil
Hemat Waktu untuk Penandatanganan Dokumen Internal maupun Eksternal
Fitur-fitur dari Mekari Sign membantu tim Mamikos menyelesaikan administratif dokumen lebih cepat dan mudah. Semua pihak, baik internal Mamikos, kandidat baru, maupun mitra korporasi, dapat menandatangani dokumen secara digital dengan proses yang lebih aman. Waktu yang digunakan untuk mengirim dan mengumpulkan tanda tangan dari berbagai pihak terhitung lebih singkat daripada menggunakan proses tanda tangan basah secara manual.
Selain itu, fitur eMeterai yang baru diimplementasikan juga memastikan perusahaan membayar pajak atas dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku. Terlebih dengan adanya fitur Jejak Audit yang memungkinkan tim Mamikos melacak journey dari setiap dokumen, penandatanganan dokumen internal maupun eksternal menjadi lebih cepat, mudah, dan aman.
So far Mekari bagi kami sudah cukup accommodating, helpful, dan versatile namun dengan harga yang kompetitif juga. Dan poin plus dari Mekari Sign ini mudahnya mengakses customer service, agennya juga lumayan cepat menanggapi sehingga setiap kali kami ada keluhan bisa cepat diresolve oleh customer service Mekari.”
