- Faktur penjualan adalah dokumen krusial untuk mencatat setiap transaksi bisnis, berfungsi sebagai bukti sah dan alat kontrol keuangan.
- Kelengkapan komponen faktur seperti identitas, rincian produk, dan detail pembayaran adalah kunci validitas dan profesionalisme.
- Memahami perbedaan antara faktur penjualan dan faktur pajak esensial untuk memastikan kepatuhan hukum dan efisiensi pelaporan perpajakan.
- Digitalisasi faktur penjualan dengan tanda tangan elektronik dapat meningkatkan efisiensi, keamanan, dan keabsahan dokumen bisnis Anda.
Anda baru memulai bisnis atau ingin merapikan administrasi keuangan? Dokumen-dokumen kecil seperti faktur penjualan mudah terabaikan, padahal perannya sangat penting. Sebab Faktur penjualan adalah fondasi untuk pembukuan yang akurat.
Untuk itu, artikel ini akan menjelaskan secara rinci apa itu faktur penjualan, bagaimana membuatnya dengan benar, dan memastikan dokumen Anda sah dan efisien.
Apa Itu Faktur Penjualan?
Faktur penjualan merupakan dokumen transaksi yang penjual terbitkan setelah menyerahkan barang atau jasa. Dokumen ini memuat rincian produk, harga, total biaya, dan syarat pembayaran sebagai dasar penagihan kepada pembeli.
Selain mencatat transaksi, faktur penjualan berperan penting dalam akuntansi dan perpajakan. Dokumen ini membantu penjual merekam pendapatan, mengontrol piutang, serta mengonversi transaksi menjadi Faktur Pajak jika memenuhi ketentuan.
Fungsi dan Manfaat Faktur Penjualan bagi Bisnis
Faktur penjualan berperan sebagai bukti sah transaksi sekaligus dasar pencatatan keuangan, berikut adalah fungsi dan manfaatnya:
- Bukti transaksi: merekam penjualan, mendukung laporan keuangan, dan menjaga akuntabilitas.
- Dasar pelaporan pajak: syarat konversi ke Faktur Pajak sah sesuai aturan PPN.
- Manajemen arus kas: memantau piutang dan menjaga kelancaran pembayaran.
- Perlindungan hukum: menjadi bukti tertulis yang sah bila terjadi sengketa.
- Kontrol inventaris: mencatat stok keluar dan membantu perencanaan kebutuhan barang.
Baca Juga: Faktur Adalah: Pengertian, Jenis & Contoh Lengkap
Komponen Penting dalam Faktur Penjualan
Faktur penjualan harus memuat informasi lengkap agar transaksi tercatat jelas. Berikut komponen yang wajib tercantum:
- Identitas Perusahaan Penjual: Sertakan nama, logo, alamat, dan kontak resmi. Elemen ini berfungsi sebagai identitas sekaligus media promosi.
- Identitas Pembeli: Cantumkan nama, alamat, dan kontak pelanggan yang akurat untuk menjaga validitas data.
- Nomor Faktur dan Tanggal: Terapkan penomoran unik dan konsisten (misalnya [kode tahun][kode bulan][nomor urut]) serta tuliskan tanggal transaksi dan jatuh tempo. Gunakan sistem berurutan agar proses audit lebih mudah.
- Rincian Transaksi: Jelaskan deskripsi barang/jasa, jumlah, harga satuan, potongan harga, dan permintaan khusus.
- Ringkasan Keuangan: Tampilkan subtotal, PPN, ongkos kirim, hingga total akhir pembayaran. Transparansi mencegah kesalahpahaman.
- Syarat Pembayaran: Tegaskan tanggal jatuh tempo, metode pembayaran, dan denda keterlambatan agar proses pelunasan lebih teratur.
- Tanda Tangan dan Stempel: Gunakan sebagai bukti validitas transaksi sekaligus pencegah pemalsuan.
- Catatan Tambahan: Tambahkan informasi lain seperti kebijakan retur atau ucapan terima kasih.
Baca Juga: Faktur Pajak Elektronik: Kenali Apa itu e-Faktur!
Cara Membuat Faktur Penjualan yang Efektif
Memastikan detail transaksi tercatat dengan benar membantu perusahaan menjaga arus kas dan kepatuhan perpajakan.
Faktur penjualan adalah dokumen legal yang sah untuk setiap transaksi. Pastikan semua komponen seperti identitas perusahaan, rincian barang atau jasa, nomor faktur, dan tanda tangan tercantum dengan jelas agar meminimalkan risiko sengketa atau kesalahan pelaporan.
Berikut langkah-langkah untuk membuat faktur penjualan yang efektif:
1. Cantumkan Identitas Bisnis Lengkap
Tuliskan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan logo resmi. Identitas yang jelas menumbuhkan kepercayaan pelanggan sekaligus memudahkan mereka menghubungi bisnis Anda. Dengan tampilan profesional, faktur berfungsi lebih kuat sebagai dokumen resmi untuk audit maupun kebutuhan hukum.
2. Tulis Data Pelanggan dengan Akurat
Pastikan nama pelanggan, alamat, dan detail kontak sesuai tanpa kesalahan. Kesalahan data berisiko menunda pembayaran atau menimbulkan kebingungan saat klaim. Gunakan informasi sesuai kontrak atau pesanan agar konsistensi tetap terjaga.
3. Gunakan Nomor Faktur yang Konsisten
Setiap faktur wajib memiliki nomor unik. Terapkan sistem penomoran berurutan, misalnya INV-2025-001, sehingga pencatatan lebih rapi. Konsistensi memudahkan akuntansi, rekonsiliasi keuangan, dan konfirmasi pelanggan.
4. Lengkapi Detail Barang atau Jasa
Tuliskan daftar produk atau layanan yang Anda jual, lengkap dengan deskripsi singkat, jumlah, harga satuan, diskon, dan total harga. Rincian yang jelas mengurangi risiko sengketa dengan pelanggan. Susun data dalam tabel sederhana agar pelanggan mudah membaca.
5. Tambahkan Ringkasan Perhitungan
Sertakan subtotal, biaya tambahan, pajak (misalnya PPN), serta total akhir pembayaran. Sajikan angka dengan format jelas agar pelanggan memahami kewajiban pembayaran tanpa perlu bertanya ulang.
6. Sertakan Syarat Pembayaran
Tuliskan metode pembayaran yang tersedia, nomor rekening atau detail pembayaran, tanggal jatuh tempo, serta ketentuan denda keterlambatan. Bagian ini menjaga arus kas tetap lancar sekaligus memberi kejelasan kepada pelanggan.
7. Validasi dengan Tanda Tangan
Tambahkan tanda tangan pejabat berwenang atau tanda tangan digital, serta stempel perusahaan jika relevan. Validasi ini menegaskan keaslian faktur dan memperkuat dasar hukum dokumen.
8. Tambahkan Catatan Pendukung
Sisipkan informasi tambahan seperti ucapan terima kasih, kebijakan retur, atau nomor layanan pelanggan. Catatan sederhana ini memberi nilai tambah bagi pengalaman pelanggan dan membantu menjaga hubungan jangka panjang.
Baca Juga: Contoh Faktur Pembelian dan Cara Mudah Membuatnya
Contoh Faktur Penjualan (Template Siap Pakai)
Template ini mencakup komponen yang sebelumnya dan dapat sesuai untuk berbagai jenis transaksi.
Contoh Template Faktur Penjualan
Berikut contoh template faktur penjualan sederhana yang dapat Anda gunakan sebagai acuan.
Dok. Mekari Sign
Contoh Faktur Penjualan Kredit
Dokumen ini membantu penjual mencatat transaksi sekaligus memastikan jadwal pembayaran tertib sesuai kesepakatan.
FAKTUR PENJUALAN KREDIT
Nomor Faktur : [nomor_faktur]
Tanggal : [tanggal_faktur]
PENJUAL
Nama Perusahaan : [nama_perusahaan_penjual]
Alamat : [alamat_perusahaan_penjual]
Telepon : [telepon_penjual]
PEMBELI
Nama : [nama_pembeli]
Alamat : [alamat_pembeli]
Telepon : [telepon_pembeli]
| No | Nama Barang | Qty | Harga Satuan | Jumlah |
| 1 | [nama_barang_1] | [qty] | Rp [harga] | Rp [jumlah] |
| 2 | [nama_barang_2] | [qty] | Rp [harga] | Rp [jumlah] |
| 3 | [nama_barang_3] | [qty] | Rp [harga] | Rp [jumlah] |
| Subtotal | Rp [subtotal] |
| Pajak (10%) | Rp [pajak] |
| Total Tagihan | Rp [total] |
Ketentuan Pembayaran:
- Faktur ini diterbitkan untuk transaksi penjualan kredit.
- Pembayaran dilakukan secara bertahap sesuai jadwal yang telah disepakati.
- Keterlambatan pembayaran dapat dikenakan denda sesuai ketentuan penjual.
Contoh Faktur Penjualan Tunai
Penjual membuat faktur penjualan tunai untuk transaksi yang pelanggan bayar lunas saat pembelian. Formatnya sederhana karena tidak memuat catatan jatuh tempo maupun cicilan.
Sumber Gambar: ScaleOcean
Contoh Faktur Penjualan Barang
Formatnya mencantumkan detail jumlah barang, harga satuan, dan total pembayaran.
Sumber Gambar: Zahir Accounting
Contoh Faktur Penjualan Jasa
Penjual menggunakan faktur penjualan jasa untuk mencatat transaksi layanan, misalnya konsultasi, perbaikan, atau proyek tertentu.
Sumber Gambar: Mekari
Baca Juga: Contoh Faktur Pembelian dan Cara Mudah Membuatnya
Itulah penjelasan mengenai faktur penjualan, mulai dari definisi, fungsi, hingga contoh. Dengan memahami dokumen ini secara menyeluruh, Anda menjaga profesionalisme dalam bisnis sekaligus meningkatkan kesehatan finansial melalui faktur yang lengkap dan sah.
Dalam era digital, mengelola dokumen secara manual menyita waktu. Untuk mempercepat pembuatan serta memastikan validitas dokumen legal, termasuk faktur, gunakan solusi yang aman dan efisien. Pelajari pengelolaan dokumen digital di Blog Mekari Sign dan manfaatkan tanda tangan digital Mekari Sign untuk otentikasi dokumen Anda.
Butuh e-Meterai? Gunakan Mekari Sign untuk Mempermudah Bisnis Anda
URL Mekari CTA: https://app.esign.mekari.com/register/
