10 Contoh Surat Kerangan Kerja Karyawan dan Formatnya

Pernahkah Anda diminta melampirkan surat keterangan kerja saat mengajukan KPR, membuat rekening bank, mengurus visa, atau melamar pekerjaan baru? Atau, mungkin Anda HRD yang sering menerima permintaan surat keterangan kerja dari karyawan?

Surat keterangan kerja memang dokumen yang sering dibutuhkan dalam berbagai urusan. Namun, surat ini berbeda dengan paklaring. Surat keterangan kerja hanya diberikan kepada karyawan yang masih aktif, sedangkan surat paklaring untuk yang sudah resign. Artikel ini akan membahas tuntas tentang surat keterangan kerja, plus contoh-contohnya.

Apa itu Surat Keterangan Kerja Karyawan

Surat keterangan kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan (melalui HRD atau pejabat yang berwenang) untuk menerangkan bahwa seseorang adalah karyawan di perusahaan tersebut dan masih aktif bekerja.

Baca Juga: Contoh Surat Referensi Kerja Berbagai Jenis, Terlengkap!

Fungsi Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja memiliki berbagai macam fungsi, tergantung pada kebutuhan karyawan. Beberapa fungsi yang paling umum antara lain:

• Pengajuan KPR (Kredit Pemilikan Rumah): Bank seringkali meminta surat keterangan kerja sebagai bukti bahwa calon debitur memiliki penghasilan tetap dan pekerjaan yang stabil.
• Pembuatan Rekening Bank: Beberapa bank mewajibkan surat keterangan kerja sebagai syarat untuk membuka rekening, terutama rekening payroll atau rekening dengan limit tertentu.
• Pengurusan Visa: Kedutaan besar negara-negara tertentu mewajibkan surat keterangan kerja sebagai bukti bahwa pemohon visa memiliki pekerjaan dan ikatan yang kuat dengan Indonesia, sehingga kecil kemungkinannya untuk menyalahgunakan visa.
• Melamar Pekerjaan Baru: Meskipun Anda masih aktif bekerja, Anda mungkin membutuhkan surat keterangan kerja untuk melamar ke perusahaan lain (misalnya, untuk membuktikan pengalaman kerja Anda, atau untuk memenuhi persyaratan administrasi).
• Pengajuan Kredit/Pinjaman: Bank atau lembaga keuangan lain mungkin meminta surat keterangan kerja untuk menilai kemampuan finansial Anda.
• Pendaftaran Program Pendidikan: Beberapa program pendidikan (misalnya, program beasiswa atau program profesional) mungkin mensyaratkan surat keterangan kerja.
• Keperluan Administrasi Lainnya: Surat keterangan kerja juga mungkin dibutuhkan untuk berbagai keperluan administrasi lain, seperti pengajuan kartu kredit, pendaftaran asuransi, dll.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Lamaran Kerja yang Pasti Diterima

Format Surat Keterangan Kerja

Tidak ada format baku yang wajib diikuti oleh semua perusahaan. Namun, surat keterangan kerja yang baik umumnya memiliki format sebagai berikut:

1. Kop Surat Perusahaan:
   • Logo perusahaan (jika ada).
   • Nama lengkap perusahaan.
   • Alamat lengkap perusahaan.
   • Nomor telepon dan email perusahaan.
2. Judul Surat: “SURAT KETERANGAN KERJA” (huruf kapital).
3. Nomor Surat: Nomor surat (sesuai dengan sistem penomoran surat perusahaan).
4. Isi Surat:
   • Identitas Perusahaan:
     • Nama perusahaan.
     • Alamat perusahaan.
     • Nama dan jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan surat (biasanya HRD atau atasan langsung).
   • Identitas Karyawan:
     • Nama lengkap.
     • Nomor Induk Karyawan (NIK).
     • Jabatan/posisi.
     • Tanggal mulai bekerja.
     • Status kepegawaian (karyawan tetap/kontrak). Jika kontrak, sebutkan tanggal berakhirnya kontrak (opsional).
     • (Opsional): Gaji/upah (tergantung kebutuhan dan kebijakan perusahaan).
   • Pernyataan: Kalimat yang jelas menyatakan bahwa karyawan tersebut benar-benar bekerja di perusahaan tersebut dan masih aktif bekerja sampai tanggal surat dikeluarkan.
   • Tujuan Pembuatan Surat: Sebutkan untuk keperluan apa surat keterangan kerja ini dibuat (misalnya, “untuk pengajuan KPR”, “untuk pembuatan visa”, dll.). Ini penting.
   • Keterangan Tambahan (Opsional): Beberapa perusahaan menambahkan penilaian singkat tentang kinerja atau perilaku karyawan. Ini tidak wajib, tetapi bisa menjadi nilai tambah.
   • Kalimat Penutup: Kalimat penutup yang sopan.
5. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
6. Tanda Tangan dan Nama Jelas Pejabat yang Berwenang:
   • Tanda tangan basah.
   • Nama lengkap dan jabatan.
7. Stempel Perusahaan

Download Gratis Surat Keterangan Kerja

Contoh Surat Keterangan Kerja

Berikut adalah contoh-contoh surat keterangan kerja untuk berbagai keperluan. Ingat, ini hanya contoh. Anda harus menyesuaikannya dengan kebutuhan karyawan, kebijakan perusahaan, dan persyaratan dari pihak yang meminta surat keterangan kerja.

1. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pengajuan Pinjaman/Kredit

Surat keterangan kerja adalah salah satu dokumen yang hampir selalu diminta oleh bank atau lembaga keuangan untuk mengajukan berbagai bentuk pinjaman, seperti kartu kredit, KTA, hingga KPR.

2. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Kuliah

Beberapa program pascasarjana atau beasiswa mensyaratkan surat keterangan kerja, terutama bagi calon mahasiswa yang sudah bekerja. Surat ini bisa menunjukkan pengalaman kerja yang relevan atau konfirmasi izin dari perusahaan.

3. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Visa

Jika karyawan Anda akan bepergian ke luar negeri, beberapa negara mewajibkan adanya surat keterangan kerja sebagai syarat pengurusan visa. Isi dan format surat bisa berbeda-beda, tergantung persyaratan dari masing-masing negara tujuan. Pastikan untuk memenuhi format yang sesuai dengan negara yang akan dituju.

Persyaratan Umum (Hampir Selalu Ada):

• Kop Surat Perusahaan: Surat harus menggunakan kop surat resmi perusahaan.
• Bahasa Inggris: Umumnya, surat harus dibuat dalam bahasa Inggris, atau bahasa negara tujuan (dengan terjemahan resmi).
• Identitas Karyawan: Nama lengkap, jabatan, tanggal mulai bekerja, status kepegawaian.
• Informasi Perusahaan: Alamat lengkap, nomor telepon, email perusahaan.
• Tujuan Perjalanan: Sebutkan tujuan perjalanan (liburan, bisnis, dll.).
• Tanggal Perjalanan: Sebutkan tanggal keberangkatan dan kepulangan.
• Jaminan: Biasanya ada pernyataan bahwa karyawan akan kembali ke Indonesia setelah urusan selesai, dan perusahaan menjamin bahwa karyawan tersebut tidak akan mencari pekerjaan di negara tujuan.
• Tanda Tangan dan Stempel: Tanda tangan asli dari pejabat yang berwenang (HRD, atasan langsung) dan stempel perusahaan.

Berikut adalah contoh surat keterangan kerja untuk pengajuan visa secara umum:

4. Contoh Surat Keterangan Kerja Karyawan Tetap

Ini adalah contoh paling umum dari surat keterangan kerja, yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan administrasi yang tidak membutuhkan informasi terlalu detail.

5. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Klaim BPJS Ketenagakerjaan

Untuk keperluan pengajuan klaim sebagian saldo JHT BPJS Ketenagakerjaan sebesar 10%, karyawan yang masih aktif bekerja wajib melampirkan surat keterangan kerja seperti contoh berikut.

Sumber: KemendikbudNews

6. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk PPPK

Bagi pelamar PPPK (Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja), surat keterangan kerja bisa menjadi bukti pengalaman kerja yang relevan dengan formasi yang dilamar.

Sumber: BKN

7. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Buka Rekening

Beberapa bank mensyaratkan surat keterangan kerja sebagai salah satu dokumen pembukaan rekening, terutama untuk jenis rekening tertentu.

Sumber: Scribd

8. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Pembuatan NPWP

Surat ini berfungsi sebagai syarat administrasi pembuatan NPWP, dan untuk memastikan orang yang bersangkutan benar memang tengah bekerja di perusahaan tersebut.

Sumber: KemendikbudNews

9. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Kredit Motor

Dealer atau perusahaan leasing biasanya meminta surat keterangan kerja untuk menilai kemampuan calon pembeli dalam membayar cicilan motor.

10. Contoh Surat Keterangan Kerja untuk Beasiswa

Surat keterangan kerja bisa menjadi nilai tambah bagi pelamar beasiswa yang sudah memiliki pengalaman kerja, atau untuk menunjukkan bahwa perusahaan mengizinkan karyawannya melanjutkan studi.

Tips Membuat Surat Keterangan Kerja dengan Tepat

Sebagai HRD, Anda akan sering membuat surat keterangan kerja. Berikut tipsnya:

1. Perhatikan Kebutuhan Karyawan: Tanyakan kepada karyawan, surat keterangan kerja ini akan digunakan untuk apa. Setiap keperluan mungkin membutuhkan informasi yang berbeda. Misalnya:

• • Visa: Seringkali memerlukan detail spesifik sesuai persyaratan kedutaan negara tujuan.
  • KPR/Kredit/Pinjaman: Biasanya perlu mencantumkan informasi gaji dan status kepegawaian.
  • Beasiswa: Mungkin perlu penilaian kinerja atau rekomendasi.

1. Perhatikan Waktu: Jangan menunda-nunda pembuatan surat keterangan kerja. Jika ada deadline (misalnya, untuk pengurusan visa), usahakan surat selesai secepat mungkin.
2. Cek Data Karyawan: Pastikan semua data karyawan (nama, NIK, jabatan, tanggal mulai bekerja, dll.) benar dan sesuai dengan data di sistem HR perusahaan. Jangan sampai ada typo atau kesalahan data.
3. Konfirmasi Masa Berlaku: Beberapa instansi/lembaga mungkin memiliki ketentuan tentang masa berlaku surat keterangan kerja (misalnya, hanya berlaku 3 bulan sejak tanggal diterbitkan). Jika perlu, cantumkan masa berlaku surat di bagian penutup.
4. Gunakan Kop Surat, Tanda Tangan, dan Stempel Resmi: Ini wajib untuk menunjukkan bahwa surat tersebut sah dikeluarkan oleh perusahaan.

Itu dia penjelasan lengkap tentang surat keterangan kerja, beserta contoh-contohnya untuk berbagai keperluan. Ingat, surat keterangan kerja adalah dokumen resmi yang mencerminkan profesionalisme perusahaan Anda. Jadi, pastikan surat tersebut dibuat dengan baik, benar, dan sesuai dengan kebutuhan karyawan.

Kini, Anda bisa meningkatkan profesionalisme dan efisiensi dalam pembuatan surat keterangan kerja dengan beralih ke solusi digital. Mekari Sign memungkinkan Anda membuat template surat keterangan kerja, mengisi data karyawan secara otomatis, dan menandatanganinya secara digital.

Tidak hanya itu, Mekari Sign juga menyediakan fitur tanda tangan digital tersertifikasi dan e-meterai untuk keamanan dan keabsahan dokumen. Hemat waktu, hemat biaya, dan tingkatkan citra perusahaan Anda dengan Mekari Sign. Coba gratis sekarang!

Urusan surat-menyurat jadi lebih mudah dengan Mekari Sign!

Coba Gratis