- Surat pengantar berfungsi sebagai pengantar formal untuk dokumen lain atau orang kepada instansi.
- Terdapat perbedaan mendasar antara surat pengantar resmi dan tidak resmi, terutama dalam aspek legalitas.
- Penulisan surat pengantar resmi harus mengikuti format baku dengan komponen lengkap seperti kop surat, nomor, dan perihal.
- Mekari Sign menawarkan solusi digital untuk surat pengantar, termasuk tanda tangan elektronik dan e-Meterai.
Banyak instansi menilai profesionalitas seseorang dari cara menyusun surat pengantar. Susunan rapi dan bahasa yang tepat membuat dokumen resmi Anda lebih meyakinkan.
Kebutuhan surat pengantar pun beragam, mulai dari keperluan nikah, dinas, sampai barang. Untuk membantu Anda, artikel ini menyajikan panduan yang lengkap dan bisa Anda temukan pada pembahasan berikut.
Apa itu Surat Pengantar?
Surat pengantar adalah dokumen resmi yang berfungsi mengenalkan pembawa surat, dokumen, atau data kepada pihak tujuan. Surat ini menunjukkan persetujuan dari pihak berwenang dan memberi kejelasan pada maksud pengiriman.
Fungsinya membantu proses administrasi berjalan lancar karena penerima langsung memahami konteks serta tujuan dokumen yang Anda sampaikan.
Jenis Surat Pengantar
Setiap kebutuhan memiliki format surat pengantar yang berbeda. Secara umum, surat pengantar terbagi menjadi dua jenis utama:
- Resmi: memakai kop surat, nomor surat, meterai, dan tanda tangan sah. Umumnya dipakai untuk urusan dinas, bisnis, atau administrasi penting.
- Tidak resmi: tanpa materai, cukup dengan tanda tangan. Umumnya dipakai untuk keperluan pribadi atau internal yang tidak membutuhkan legalitas hukum.
Baca Juga: Cara Membuat Kop Surat di Word yang Mudah & Profesional
Regulasi Hukum Surat Pengantar
Surat pengantar resmi mengikuti aturan pemerintah melalui Tata Naskah Dinas. Regulasi ini menetapkan jenis, susunan, dan format dokumen, sebagai berikut:
- Permendagri Nomor 18 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Kementerian Dalam Negeri
- Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
- Peraturan BKN Nomor 16 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan BKN
Kepatuhan pada aturan tersebut memastikan surat pengantar Anda sah dan diakui secara hukum.
Format Utama Membuat Surat Pengantar
Menyusun surat pengantar resmi memerlukan perhatian pada setiap detail. Berikut komponen utama yang wajib Anda sertakan:
- Kop Surat: tulis nama, alamat, nomor telepon, serta logo instansi atau perusahaan
- Nomor Surat: berikan kode unik sebagai identitas surat
- Perihal: cantumkan penjelasan singkat mengenai maksud surat
- Lampiran: sebutkan jumlah berkas atau dokumen yang menyertai surat
- Tanggal Surat: tulis tanggal pembuatan sesuai waktu pengajuan
- Alamat Tujuan: masukkan nama, jabatan, dan alamat lengkap penerima
- Salam Pembuka: gunakan salam resmi seperti “Dengan hormat,”
- Isi Surat: jelaskan tujuan surat, identitas pembawa, serta rincian dokumen pendukung
- Salam Penutup: akhiri dengan kalimat resmi seperti “Hormat kami,”
- Nama Jelas dan Tanda Tangan: tulis nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan pihak berwenang
Contoh Surat Pengantar Berbagai Keperluan
Untuk membantu Anda, berikut adalah beberapa contoh surat pengantar yang dapat Anda adaptasi sesuai kebutuhan.
Contoh Surat Pengantar Proposal
Pengirim melampirkan surat pengantar proposal saat mengajukan kerja sama, penggalangan dana, atau kegiatan tertentu. Dokumen ini memperkenalkan pihak pengirim dan merangkum isi proposal.
Dok. Mekari Sign
Contoh Surat Pengantar Nikah dari RT
Ketua RT menerbitkan surat pengantar nikah sebagai syarat mengurus pernikahan ke Kantor Urusan Agama (KUA). Dokumen ini menegaskan status warga yang mengajukan pernikahan.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar RT untuk Domisili
Ketua RT atau RW membuat surat pengantar domisili bagi warga yang pindah alamat. Dokumen ini berfungsi sebagai syarat pengurusan administrasi kependudukan ke kelurahan.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar SKCK
Warga membawa surat pengantar SKCK dari RT atau desa saat mengajukan Surat Keterangan Catatan Kepolisian. Dokumen ini memastikan identitas warga sesuai data administrasi.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar Nikah dari Desa
Kepala desa atau aparat desa mengeluarkan surat pengantar nikah bagi warga yang hendak menikah. Dokumen ini mendukung pengajuan ke kelurahan atau KUA.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar Dinas
Instansi pemerintahan membuat surat pengantar dinas untuk membawa berkas, data, atau pegawai dalam rangka tugas maupun koordinasi antarinstansi.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar Barang
Perusahaan logistik melampirkan surat pengantar barang atau surat jalan untuk mencatat detail barang kiriman sekaligus memberi bukti sah pengiriman.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar dari Kepala Sekolah
Kepala sekolah mengeluarkan surat pengantar untuk mendukung kebutuhan siswa, seperti titip belajar, pengajuan beasiswa, atau keperluan administratif lain.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar dari Desa
Aparat desa menyusun surat pengantar bagi warga yang mengurus keperluan tertentu, misalnya KTP, BPJS, atau pindah alamat.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar Magang
Sekolah atau mahasiswa membuat surat pengantar magang ke perusahaan sebagai permohonan mengikuti program magang.
[LOGO SEKOLAH/UNIVERSITAS]
[Nama Sekolah/Universitas]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon] | [Email] | [Website]
SURAT PENGANTAR MAGANG
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal : Permohonan Magang
Kepada Yth.
[nama penerima]
[jabatan penerima]
[nama perusahaan/instansi penerima]
[alamat lengkap perusahaan/instansi penerima]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program [nama program/kegiatan magang] yang diselenggarakan oleh [nama sekolah/universitas], bersama ini kami mengajukan permohonan agar mahasiswa/siswi berikut dapat diterima untuk melaksanakan kegiatan magang di [nama perusahaan/instansi penerima]:
Nama : [Nama Mahasiswa]
NIM/NIS : [Nomor Induk Mahasiswa/Siswa]
Program Studi/Jurusan : [Program Studi atau Jurusan]
Lama Magang : [Durasi magang, misalnya 3 bulan]
Periode : [Tanggal mulai – tanggal selesai]
Kegiatan magang ini bertujuan untuk memberikan pengalaman kerja praktis bagi mahasiswa/siswi, sekaligus mendukung pengembangan kompetensi sesuai bidang keilmuan.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan kesempatan kepada mahasiswa/siswi yang bersangkutan untuk melaksanakan magang di lingkungan [nama perusahaan/instansi penerima].
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Alamat Kota], [Tanggal Surat]
(………………………………………)
[Nama Kepala Sekolah/Dekan/Pejabat Berwenang]
[Jabatan Resmi]
[Nama Sekolah/Universitas]
Contoh Surat Pengantar Kerja
Perusahaan membuat surat pengantar kerja untuk memperkenalkan karyawan baru kepada cabang atau proyek tempat mereka bertugas.
Sumber Gambar: Scribd
Contoh Surat Pengantar Lamaran Kerja
Pelamar kerja menambahkan surat pengantar lamaran sebagai pendamping berkas lamaran. Surat ini memberi penjelasan singkat kepada HRD.
[Nama Pelamar]
[Alamat Lengkap Pelamar]
[Nomor Telepon] | [Email]
SURAT PENGANTAR LAMARAN KERJA
Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran]
Perihal : Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth.
HRD [Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
Dengan hormat,
Bersama ini saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap Pelamar]
Tempat/Tgl Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
Alamat : [Alamat Lengkap Pelamar]
Pendidikan : [Pendidikan Terakhir]
No. Kontak : [Nomor Telepon/HP]
Email : [Alamat Email]
Mengajukan permohonan untuk bergabung pada [nama perusahaan] pada posisi [nama posisi yang dilamar], sesuai dengan informasi lowongan pekerjaan yang saya peroleh dari [sumber informasi lowongan].
Sebagai bahan pertimbangan, saya melampirkan dokumen berikut:
1. Daftar Riwayat Hidup (CV)
2. Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai
3. Fotokopi KTP
4. Pas Foto Terbaru
5. [Lampiran lain jika ada]
Saya berharap berkas lamaran ini dapat menjadi pertimbangan dan saya memperoleh kesempatan untuk mengikuti tahapan seleksi berikutnya.
Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
[Alamat Kota], [Tanggal Surat]
Hormat saya,
(………………………………….)
[Nama Lengkap Pelamar]
Contoh Surat Pengantar Dokumen
Instansi atau perusahaan melampirkan surat pengantar dokumen agar penerima memahami isi berkas yang dikirim.
Sumber Gambar: LinovHR
Contoh Surat Pengantar Pindah Domisili
RT atau desa membuat surat pengantar pindah domisili untuk warga yang berpindah ke wilayah lain. Dokumen ini menjadi dasar penerbitan surat pindah di kelurahan.
Sumber Gambar: Scribd
Baca Juga: 9 Contoh Surat Pengantar Proposal Berbagai Keperluan, Terlengkap!
Tips Ampuh Agar Surat Pengantar Selalu Diterima
Setiap detail kecil ikut menentukan tingkat profesionalitas. Untuk itu, perhatikan langkah berikut agar pesan Anda tersampaikan dengan jelas:
- Mulai dengan singkat dan fokus: Batasi isi surat maksimal satu halaman. Kalimat yang terlalu panjang membuat pesan melebar dan mengurangi daya tarik utama.
- Gunakan bahasa aktif dan formal: Pilih kalimat lugas dan langsung pada tujuan. Hindari istilah ambigu atau bahasa sehari-hari agar nada tetap profesional.
- Perhatikan konsistensi kop surat: Samakan kop dengan format resmi instansi. Ketidaksesuaian sering merusak kredibilitas meski isi surat sudah rapi.
- Atur nomor surat secara terstruktur: Ikuti pola penomoran sesuai ketentuan instansi, misalnya: 001/HR/IX/2025. Penomoran rapi memudahkan pengarsipan dan pelacakan.
- Periksa lampiran sebelum mengirim: Pastikan dokumen pendukung lengkap, sesuai urutan, dan jumlah. Kelalaian pada lampiran sering membuat surat tidak diproses.
- Akhiri dengan tanda tangan pejabat berwenang: Pastikan tanda tangan berasal dari pihak yang memiliki otoritas. Tanpa tanda tangan tepat, surat tetap dianggap tidak sah meski format sudah sesuai.
Baca Juga: Legalitas Tanda Tangan Elektronik di Indonesia, Terbaru!
Panduan ini merangkum format, langkah, dan contoh surat pengantar resmi untuk kebutuhan administrasi, bisnis, hingga pendidikan. Dengan memahami komponen inti serta tips praktis, Anda dapat menyusun surat pengantar yang profesional, jelas, dan sah secara hukum bersama solusi dari Mekari Sign.
Perluas wawasan Anda tentang dokumen legal, tanda tangan elektronik, dan pengelolaan dokumen digital melalui artikel lain dalam blog Mekari Sign. Setiap panduan tersusun kredibel, relevan, dan selalu terbarui agar membantu Anda mengambil keputusan tepat dalam aktivitas profesional maupun bisnis.
Proses Administrasi Jadi Mudah. Mulai Gunakan Tanda Tangan Digital dari Mekari Sign
Referensi
- Badan Kepegawaian Negara. Peraturan BKN Nomor 16 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas.
- Kementerian Dalam Negeri. Permendagri Nomor 18 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas.
- Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas.
