Blog

Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!

Mengenal Apa Itu Digitalisasi Arsip

Tak bisa dipungkiri bahwa kita sekarang hidup di era digital. Beberapa tahun terakhir, berbagai aspek dalam kehidupan kita dengan cepat berubah menjadi digital. Mulai dari interaksi melalui media sosial, berbelanja secara online, pemerintah yang mengeluarkan meterai digital, hingga bekerja remote atau WFH.

Itulah kenapa, sudah menjadi keharusan bagi perusahaan maupun bisnis untuk beralih ke digital. Akan tetapi, masih ada satu hal yang sering dilewatkan dalam proses beralih ke digital, yaitu digitalisasi arsip. Padahal, digitalisasi arsip ini cukup penting dan memiliki banyak manfaat, lho.

Lalu, apa itu digitalisasi arsip? Kenapa penting di zaman sekarang? Tenang, artikel ini akan membahasnya lengkap untuk Anda. Simak sampai akhir ya!

banner e-meterai blog mekari sign

Apa Itu Digitalisasi Arsip?

ilustrasi apa itu digitalisasi arsip

Sumber gambar: Pixabay

 

Seperti namanya, pengertian digitalisasi arsip adalah proses alih arsip dalam bentuk tercetak menjadi bentuk digital (arsip digital). Digitalisasi arsip ini disebut juga dengan e-archive dan sudah dipraktekan di seluruh dunia pada berbagai sektor.

Di Indonesia sendiri, sebenarnya alih bentuk arsip ini sudah eksis sejak tahun 1999. Saat itu, pemerintah mengeluarkan PP No. 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi. Di situ dijelaskan mengenai alih arsip dari kertas ke mikrofilm dan media lain seperti compact disk (CD).

Kemudian di tahun 2018, pemerintah mengeluarkan PP No. 95 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Salah satu contoh penerapannya adalah proses penerbitan sertifikat HAKI dimana Anda tak perlu datang ke kantor dan bisa langsung melakukannya melalui website kementerian.

Tak heran pemerintah gercep dalam digitalisasi arsip karena hal itu memang penting. Baik bagi pemerintah maupun perusahaan/bisnis secara keseluruhan. Kenapa penting? Kami akan menjelaskannya di bagian selanjutnya.

Baca juga: Apa Itu Dokumen Elektronik? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Mengapa Digitalisasi Arsip sangat Penting?

Selain karena mengikuti perkembangan digital di seluruh dunia, ada dua hal lain kenapa digitalisasi arsip itu penting. Apa saja?

–       Kemudahan Akses

Semakin hari, pasti semakin banyak arsip yang bertambah. Mengakses arsip ini secara manual tentu saja cukup sulit dan membuang waktu. Nah, dengan digitaliasi arsip, tak peduli seberapa banyak arsipnya, Anda bisa mengaksesnya dengan cepat dan mudah.

Baca juga: Apa itu Tanda Tangan Digital? Semua Hal yang Perlu Diketahui

–       Preservasi Arsip

Bayangkan, berapa banyak arsip yang hilang atau tak bisa lagi terbaca karena termakan usia tersimpan di lemari bertahun-tahun lamanya. Padahal, kemungkinan arsip tersebut sangat penting dan dibutuhkan di masa depan. Dengan digitalisasi, arsip tersebut akan fresh tak peduli berapa lama.

Baca juga: e-Meterai: Cara Mudah Beli dan Menggunakan Meterai Elektronik

Apa saja Manfaat Digitalisasi Arsip?

Selain dua alasan pentingnya digitalisasi di atas, ternyata masih ada beberapa manfaat digitalisasi arsip, lho. Berikut penjelasannya:

1.    Hemat Biaya

Manfaat digitalisasi arsip yang pertama adalah hemat biaya. Seperti yang Anda ketahui, mengurus ratusan bahkan ribuan arsip tertulis itu tak mudah. Sehingga Anda harus mempekerjakan beberapa orang yang khusus untuk mengurusi arsip ini.

Tak hanya itu, tapi Anda juga harus menyewa atau menggunakan ruangan tambahan, membayar biaya listrik untuk ruangan tersebut, dan biaya maintenance lain agar arsip tersebut dalam kondisi baik. Boros sekali, bukan?

Nah, dengan digitalisasi arsip, Anda tak memerlukan banyak orang untuk mengurusnya. Plus, karena semuanya tersimpan secara digital, maka Anda tak perlu menyewa ruangan atau mengeluarkan biaya maintenance lainnya.

2.    Pekerjaan yang Lebih Efektif dan Efisien

Berapa banyak waktu yang terbuang untuk mencari arsip tertulis secara manual? Ini tentu saja berefek buruk pada efektifitas dan efisiensi pekerjaan Anda. Apalagi bila Anda mempunyai ribuan arsip yang tersimpan.

Dengan digitalisasi arsip, Anda tak perlu meninggalkan tempat duduk untuk mencarinya. Tinggal masukkan nama, tanggal, atau kode unik tertentu dan arsip akan langsung muncul di sistem. Alhasil, Anda pekerjaan Anda akan lebih efektif dan efisien.

Baca juga: 10 Cara Membuat Tanda Tangan Digital Termudah [Terbaru 2023]

3.    Keamanan Data yang Lebih Baik

Arsip digital biasanya disimpan pada suatu sistem dengan keamanan canggih. Bahkan, Anda juga biasanya harus melakukan verifikasi identitas terlebih dahulu melalui OTP atau biometrik. Ini tentu saja memberikan keamanan yang berlapis-lapis.

Baca juga: Mengenal Verifikasi Identitas Biometrik yang Canggih dan Aman

Tak hanya itu, Anda juga bisa memberikan level akses yang berbeda ke setiap orang. Sehingga hanya beberapa orang saja yang bisa mengakses arsip tertentu. Terakhir, kadang tersedia juga riwayat aktivitas, sehingga Anda tahu dengan pasti siapa yang barusan mengakses sistem.

4.    Menghindari Human Error

Namanya manusia, pasti akan membuat kesalahan, bukan? Misalnya, salah menempatkan arsip pada rak sebelah, lupa menaruh arsip dimana, dan sebagainya. Bila sudah begini, tentu akan menghabiskan waktu saat arsip tersebut dibutuhkan.

Hal yang sama kemungkinan kecil untuk terjadi di arsip digital, karena sistem benar-benar mencatat semuanya dengan baik dan rapi. Selain itu, Anda juga bisa mencarinya dengan mudah bila human error terjadi.

5.    Manajemen Arsip yang Lebih Mudah

Manajemen arsip fisik itu bukan perkara mudah. Sebab, kertas sangat rawan terkena air, debu, perubahan suhu, dan kerusakan-kerusakan lainnya. Maka dari itu, Anda harus melakukan pengawasan lebih pada arsip fisik agar tak cepat rusak.

Hal yang berbeda bila arsip Anda berbentuk digital. Anda tak perlu pusing memikirkan kerusakan selayaknya aset fisik. Sehingga manajemen arsip digital tentu saja jauh lebih mudah.

6.    Data yang Lebih Akurat

Mengurus data pada arsip fisik cukup ribet dan sering tidak akurat. Utamanya, karena pekerjaan tersebut dilakukan secara manual sehingga rawan human error. Alhasil, Anda tak akan mendapatkan data yang akurat. Padahal, data adalah hal yang sangat penting untuk perkembangan perusahaan/bisnis kedepannya.

Namun, sistem arsip digital mampu memberikan Anda laporan data yang lengkap dan akurat. Bahkan, Anda juga bisa mengatur rentang waktu, lokasi, dan masih banyak opsi lainnya. Sangat membantu, bukan?

7.    Ramah Lingkungan

Manfaat terakhir tentu saja arsip digital ramah lingkungan. Anda tak perlu menggunakan banyak kertas, plastik, dan sebagainya yang biasanya ada untuk menyimpan dokumen fisik. Alhasil, Anda berkontribusi positif pada bumi yang semakin hari, semakin panas ini. Win-win solution!

Baca juga: Teknologi Ramah Lingkungan: Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Apa saja Contoh Arsip yang dapat Terdigitalisasi?

Salah satu contoh arsip yang saat ini dapat terdigitalisasi menggunakan komputer adalah sebagai berikut:

  • Arsip audio
  • Arsip rekaman gambar
  • Arsip tulisan

Kelebihan dan Kekurangan Digitalisasi Arsip yang perlu Anda Ketahui

ilustrasi kelebihan dan kekurangan digitalisasi arsip

Sumber gambar: Pixabay

 

Untuk menutup artikel ini, kami akan memberikan rangkuman singkat mengenai kelebihan dan kekurangan digitalisasi arsip. Apa saja?

1. Kelebihan Digitalisasi Arsip

  • Hemat ruang penyimpanan. Misalnya, 1TB SSD saja mampu menyimpan dokumen setara ruangan 43 ribu meter persegi.
  • Hemat waktu. Anda bisa dengan mudah mencari dokumen berdasarkan nama, tanggal, dan semacamnya.
  • Hemat biaya. Anda tak perlu mengeluarkan uang untuk mencetak kertas, membeli perlengkapan lain, rak, dan sebagainya.
  • Awet. Arsip digital tak akan rusak karena air, api, dan masalah lainnya.
  • Aman. Arsip digital bisa Anda simpan pada sistem dengan keamanan canggih berlapis-lapis.

2. Kekurangan Digitalisasi Arsip

  • Digitalisasi total yang memakan waktu. Semakin banyak arsip Anda, semakin lama pula proses digitalisasi ini akan selesai.
  • Pelatihan pegawai. Perpindahan dari fisik ke digital tentu saja membutuhkan pelatihan agar pegawai Anda paham.
  • Serangan siber. Walaupun arsip digital dilindungi oleh keamanan yang canggih, tapi tetap saja masih berisiko diserang hacker atau cyber crime lainnya.

Baca juga: 7 Langkah Transformasi Bisnis di Era Digital [Edisi 2022]

Bagaimana Cara Melakukan Digitalisasi Arsip?

Menurut penelitian Sambas Muhidin, Hendri Winata, dan Budi Santoso, ada beberapa tahapan atau cara melakukan digitalisasi arsip:

  • Siapkan surat atau naskah yang akan dialihmedia atau digitalisasi
  • Lakukan pemindaian terhadap surat atau naskah
  • Buat folder pada komputer sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah yang telah Anda pindai
  • Buatlah hyperlink yang menghubungkan antara daftar arsip dengan arsip hasil pindai
  • Terakhir, buat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri dari: (a) Surat Keputusan Tim Alih Media, (b) Berita acara persetujuan alih media, (c) Berita acara legalisasi alih media, (d) Daftar arsip usul alih media, dan (e) Daftar Arsip Alih media tersebut.

Selain cara di atas, digitalisasi arsip saat ini tidak hanya sebatas pada proses pemindaian naskah atau surat. Anda juga dapat melakukan proses administrasi secara digital seperti melakukan digital signature, menempel meterai elektronik, stempel online, hingga menyimpan seluruh arsip digital pada tempat yang aman secara online.

Baca juga: Digital Signature: Cara Kerja, Kelebihan, dan Contohnya

Digitalisasi Arsip Anda dengan Mekari Sign Sekarang!

Logo Mekari Sign

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai digitalisasi arsip. Sekarang, Anda sudah paham kan apa itu digitalisasi arsip dan kenapa itu sangat penting untuk segera Anda lakukan? Apalagi, mengingat banyak manfaat yang diberikan.

Nah, melakukan digitalisasi arsip memang membutuhkan waktu yang tak sedikit, apalagi bila Anda mempunyai banyak arsip. Salah satu langkah awal yang yang mudah dan bisa langsung Anda lakukan adalah dengan menandatangani dokumen secara digital.

Mekari eSign menyediakan berbagai fitur untuk menunjukang digitalisasi arsip Anda, lho! Mulai dari e-signature, e-Meterai, hingga kontrak elektronik. Tunggu apa lagi, yuk coba!

Coba Mekari Sign Sekarang!

Blog

Artikel Terkait

WhatsApp WhatsApp Sales