Blog

Arsip Digital: Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

Mengenal Apa Itu Arsip Digital

Di zaman sekarang, banyak sekali hal yang tersedia dalam bentuk digital. Salah satunya adalah arsip digital. Seperti namanya, arsip ini berbentuk digital sehingga memberikan Anda banyak manfaat. Terutama, bagi bisnis atau organisasi yang mengelola banyak arsip.

Lalu, apa itu arsip digital? Apa saja manfaatnya? Nah, artikel ini akan membahasnya dengan lengkap untuk Anda. Maka dari itu, simak artikel ini sampai selesai ya!

banner tanda tangan elektronik blog mekari sign

Apa Itu Arsip Digital?

ilustrasi apa itu arsip digital

Sumber gambar: Pixabay

 

Arsip digital adalah data atau catatan yang Anda buat atau simpan dalam bentuk elektronik, sehingga hanya komputer yang dapat memprosesnya. Data dalam arsip ini bisa berupa tulisan, gambar, suara, video, dan bentuk data lainnya.

Sebagai tambahan informasi, berikut pengertian arsip digital menurut dua sumber lain:

  • International Council on Archives — arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses oleh komputer digital.
  • Read and Ginn — arsip yang disimpan dalam media elektronik dan bisa dengan mudah diakses atau diubah. Alat khusus diperlukan untuk melihat, membaca atau mendengarkan arsip ini.

Proses Pengelolaan Arsip Digital

Umumnya, proses pengelolaan arsip berbentuk digital ini melalui dua hal di bawah ini:

1.    Penyimpanan Arsip Digital

Proses penyimpanan arsip berbentuk digital dimulai dari alih bentuk arsip fisik, hingga penataan arsip ke media baru. Alih bentuk ini disebut dengan digitalisasi arsip dan sudah kami bahas dengan lengkap di → Panduan Lengkap Digitalisasi Arsip dan Cara Membuatnya!

Lengkapnya, berikut tahapan dalam proses penyimpanan arsip berbentuk digital:

  • Pengumpulan Bahan — Pengumpulan dilakukan dengan pertimbangan klasifikasi, kondisi, tingkat kepentingan informasi, kondisi arsip, dan sebagainya.
  • Pemindaian — Setelah bahan terkumpul, Anda lakukan pemindaian dengan alat scanner yang mengubah arsip fisik ke bentuk digital
  • Manipulasi Format — Anda bisa memanipulasi format arsip sesuai kebutuhan, seperti mengkompres dokumen menjadi PDF, mengubahnya menjadi gambar PNG, dan sebagainya.
  • Entry Data Setelah arsip tersimpan, maka Anda bisa melakukan pencarian berdasarkan deskripsi atau kata kunci tertentu. Tujuannya, agar proses administrasi Anda mudah ke depannya.
  • Koreksi — Terakhir, data harus Anda cek dan koreksi agar sesuai dengan jumlah yang discan. Sehingga, data memang lengkap dan tak ada yang arsip fisik yang ketinggalan Anda scan.

            Baca juga: 11 Cara Scan Dokumen Termudah dan Terlengkap!

2.    Penemuan Kembali Arsip Digital

Proses ini bisa Anda lakukan untuk keperluan pribadi maupun kegiatan organisasi. Berikut beberapa tahapannya:

  • Siapkan perangkat komputer yang menyimpan arsip digital Anda
  • Buka folder berisi file arsip yang Anda butuhkan
  • Lakukan pencarian file arsip di daftar arsip
  • Buka file arsip yang Anda temukan melalui hyperlink
  • Lakukan cetak dokumen (print)

Manfaat atau Keuntungan Arsip Digital

Berikut beberapa manfaat yang akan Anda rasakan dalam mengelola arsip berbentuk digital:

  • Pengelolaan yang lebih dinamis
  • Keamanan yang lebih baik
  • Mengurangi risiko human error
  • Kemudahan untuk melakukan backup atau menyalin arsip
  • Akses yang lebih cepat dan tepat
  • Arsip bisa Anda akses dari berbagai perangkat dari manapun
  • Menghemat ruangan penyimpanan
  • Manajemen pengawasan yang lebih mudah
  • Meningkatkan kualitas layanan umum secara keseluruhan
  • Bisa menggunakan e-Meterai yang lebih praktis dan canggih

Baca juga: e-Meterai: Cara Mudah Beli dan Menggunakan Meterai Elektronik

Kekurangan Pengelolaan Arsip Digital

Sedangkan kekurangan arsip berbentuk digital adalah sebagai berikut:

  • Sulit menjaga keaslian arsip karena mudahnya dimanipulasi
  • Bila perangkat yang menyimpan arsip rusak, maka arsip akan hilang
  • Perlu adanya edukasi mengenai penggunaan perangkat yang tentu memakan waktu
  • Hukum di Indonesia yang masih minim membahas tentang arsip berbentuk digital

Contoh Arsip Digital

Berikut beberapa contoh arsip berbentuk digital yang bisa Anda simpan di komputer:

Baca juga: Apa itu Tanda Tangan Digital? Semua Hal yang Perlu Diketahui

Bubuhkan Tanda Tangan Elektronik untuk Arsip Digital

Logo Mekari Sign

Sekian penjelasan mengenai arsip digital. Sekarang, Anda sudah mengerti kan mengenai apa itu arsip digital dan berbagai manfaat yang bisa Anda rasakan? Lalu, apakah Anda tertarik untuk melakukan digitalisasi arsip?

Oh ya, bila Anda membutuhkan tanda tangan elektronik untuk arsip digital Anda, pastikan bahwa Anda menggunakan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi, ya! Dengan begitu, arsip atau dokumen Anda tetap akan valid dan bisa menjadi bukti kuat bila terjadi hal tak Anda inginkan.

Nah, salah satu aplikasi tanda tangan tersertifikasi adalah Mekari Sign. Yuk, coba ttd digital di Mekari Sign!

Coba Mekari Sign Sekarang!

Blog

Artikel Terkait

WhatsApp WhatsApp Sales