Blog

Apa Itu Dokumen Elektronik? Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui!

featured image Apa Itu Dokumen Elektronik

Di zaman serba digital ini, keberadaan dokumen elektronik (e-doc) semakin dibutuhkan. Sebab, berbeda dari dokumen cetak yang penuh keterbatasan, dokumen elektronik menawarkan banyak kelebihan. Mulai dari bisa Anda akses di mana saja, lebih aman dari kerusakan, dan sebagainya.

Tak hanya itu, Anda juga bisa menambahkan tanda tangan elektronik dan e meterai resmi ke dokumen elektronik, lho. Sangat menarik, bukan?

Nah, di artikel ini Anda akan belajar mengenai dokumen elektronik dengan mendalam. Mulai dari definisi, dasar hukum, jenis, hingga formatnya. Yuk, simak sampai akhir!

banner tanda tangan elektronik blog mekari sign

Apa Itu Dokumen Elektronik?

ilustrasi apa itu dokumen elektronik

Sumber gambar: Unsplash

 

Untuk memahami pengertian dokumen elektronik dengan lengkap, perlu Anda ketahui dahulu apa itu dokumen elektronik menurut beberapa sumber di bawah ini.

Pertama, menurut UU ITE dokumen elektronik adalah sebagai berikut:

“Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.”

Kedua, menurut Hamdan (2008) e-doc adalah:

“Informasi yang direkam atau disimpan dengan cara yang memerlukan perangkat komputer atau perangkat elektronik lain untuk menampilkan, menafsirkan atau memprosesnya. Dokumen-dokumen tersebut berupa teks, grafik atau spreadsheet, yang dihasilkan oleh perangkat lunak yang disimpan melalui media magnet (disc) atau media optik (CD, DVD), serta surat elektronik dan dokumen yang ditransmisikan melalui pertukaran data elektronik (Electronic data interchange/EDI). Berbeda dengan dokumen kertas, dokumen elektronik dapat berisi informasi data non-linear seperti hypertex yang bisa terkoneksi melalui hyperlinks.”

Ketiga, Andika (2008) menjelaskan e-doc adalah:

“Data yang dicatat atau disimpan pada media apapun di atau dengan sistem komputer atau perangkat lain sejenis dan yang dapat dibaca atau dirasakan oleh seseorang atau suatu sistem komputer atau perangkat sejenis lainnya. Ini mencakup tampilan, hasil cetak atau output lain dari data.”

Nah, dari beberapa pengertian di atas, bisa disimpulkan bahwa dokumen elektronik adalah informasi yang Anda buat atau simpan dengan perangkat komputer atau sejenisnya untuk membacanya agar orang mampu memahaminya. Dokumen ini sering dikenal juga dengan dokumen digital.

Dasar Hukum atau Keabsahan Dokumen Elektronik

Secara umum, dokumen ini diatur di UU ITE, tepatnya pada Pasal 1 Ayat (4). Di situ disebutkan bahwa dokumen elektronik adalah:

“Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.”

Jenis Dokumen Elektronik

Menurut Pangaribuan (2008), ada empat jenis dokumen ini, yaitu:

1.    Buku Elektronik (E-Book)

Seperti namanya, e-book adalah buku yang diterbitkan dalam bentuk elektronik. Biasanya, isi dari e-book ini mirip dengan buku fisik atau versi cetaknya. Hanya bentuknya saja yang berbeda.

Nah, karena bentuknya yang berbeda, cara penggunaannya pun juga berbeda. Biasanya, e-book bisa Anda beli secara utuh selayaknya buku biasa dalam format PDF dan sejenisnya. Selain itu, bisa juga dalam bentuk CD atau media rekam elektronik lainnya.

2.    Jurnal Elektronik (E-Journal)

Sebenarnya, e-jurnal tak jauh berbeda dengan buku elektronik. Isi jurnal elektronik ini juga sama dengan versi cetak atau versi fisiknya. Namun, e-jurnal ini biasanya bisa Anda download secara online, baik per judul atau dalam bentuk bundle. Tergantung website-nya, Anda bisa mendownload secara gratis maupun berbayar.

3.    Dokumen Lain

Selain e-book dan e-jurnal, ada dokumen lain dalam bentuk ini. Biasanya, hampir semua dokumen fisik sudah tersedia versi elektroniknya di zaman sekarang. Misalnya, kamus elektronik, ensiklopedia elektronik, makalah elektronik, dan masih banyak lainnya.

4.    Dokumen yang Dibuat Perpustakaan

Terakhir, jenis dokumen ini biasanya dibuat oleh perpustakaan yang merupakan hasil digitalisasi alias alih media, yaitu dari dokumen fisik menjadi elektronik. Biasanya, dokumen ini berupa karya ilmiah, seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan sejenisnya.

Baca juga: 15 Cara Menjaga Dokumen Pribadi [Fisik dan Digital]

Format Dokumen Elektronik

Ardoni (2008) menjelaskan bahwa format dokumen ini bisa beberapa macam, yakni:

–       Format Teks

Biasanya, format teks ini bisa Anda baca dengan aplikasi pengolah kata, seperti Microsoft Word, Google Docs, dan sejenisnya. Selain itu, tak hanya membaca, tapi Anda juga bisa mengeditnya bila format filenya berbentuk DOC dan DOCX.

–       Format Gambar

Format gambar di sini adalah PDF (Portable Document Format) dan biasa Anda baca dengan PDF reader, seperti Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, WPS Office, dan sebagainya. Berbeda dari format DOC dan DOCX, biasanya Anda tak bisa mengedit format PDF ini, sehingga hanya bisa dibaca saja.

Baca juga: Perbedaan dan Persamaan Dokumen PDF dengan Word

Contoh Dokumen Elektronik

Berdasarkan jenis-jenis di atas, bisa disimpulkan bahwa contoh dokumen ini bisa berupa:

  • Buku elektronik atau e-book, seperti novel, buku pelajaran, komik dan sejenisnya
  • E-jurnal seperti jurnal ilmiah versi elektronik yang biasanya tersedia di website seperti website kampus, scribd, dan sejenisnya
  • Kamus elektronik
  • Ensiklopedia elektronik
  • Makalah elektronik
  • Skripsi digital
  • Laporan penelitian online
  • Sertifikat online
  • Dan sebagainya

Baca juga: 7 Cara Mengubah Foto Menjadi Dokumen [Online dan Offline]

Apakah Dokumen Elektronik Bisa Menjadi Alat Bukti di Pengadilan?

Jawabannya: bisa!

Asal, dokumen elektronik tersebut memiliki Tanda Tangan Elektronik (TTE) Tersertifikasi yang sah sesuai PSrE. Sebab, TTE Tersertifikasi mampu memverifikasi isi dan identitas penandatangan. Dengan begitu, keaslian dokumen dan para pihaknya terjamin, sehingga bisa terhindar dari pemalsuan dokumen dan menjadi alat bukti yang kuat di mata hukum.

Baca juga: Tanda Tangan Elektronik: Definisi, Cara Membuat, dan Manfaatnya

Namun, menurut UU ITE, tidak semua dokumen berbentuk elektronik bisa Anda jadikan alat bukti, ya! Berikut beberapa dokumen yang tidak berlaku sesuai Pasal 5 UU ITE:

  • Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
  • Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notariil atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Untuk penjelasan lebih lengkapnya, Anda bisa membaca artikel kami di → Alat Bukti Elektronik: Pengertian, Dasar Hukum, dan Syaratnya [Peraturan Terbaru]

Yuk, Kelola Dokumen Elektronik Anda!

Logo Mekari Sign

Itulah penjelasan mengenai dokumen elektronik. Melalui artikel ini, Anda sudah belajar pengertian, dasar hukum, jenis, hingga formatnya. Ternyata, ada banyak sekali jenis dokumen e-doc ini, kan?

Bila Anda tertarik untuk beralih ke dokumen digital, Mekari Sign menyediakan berbagai fitur yang menunjang kebutuhan Anda, lho. Mulai dari digital signature onlinebeli meterai digital, hingga kontrak online.

Coba Mekari Sign Sekarang!

Blog

Artikel Terkait

WhatsApp WhatsApp Sales