Mengenal User Management, Fitur Terbaru dari Mekari Sign

Product Update Fitur User Management Mekari Sign — Tingkatkan Kolaborasi dan Keamanan Dokumen dengan Fitur User Management Mekari Sign

Mekari Sign, sebagai platform digital yang terus berkembang, berkomitmen untuk memberikan layanan terbaik bagi penggunanya. Dalam upaya ini, Mekari Sign terus berinovasi dan mengembangkan fitur-fitur baru yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Salah satu inovasi terbaru adalah fitur User Management.

Artikel ini akan membahas seputar fitur User Management dan bagaimana fitur ini dapat meningkatkan efisiensi penggunaan Mekari Sign di perusahaan Anda.

Daftar isi

Apa itu User Management?

User Management, atau Manajemen Pengguna, adalah suatu metode yang digunakan untuk mengelola pengguna dan hak akses mereka terhadap berbagai sumber daya IT seperti aplikasi, sistem, jaringan, atau layanan SaaS seperti Mekari Sign.

Fitur User Management pada Mekari Sign memungkinkan user atau pengguna untuk mengundang orang lain menjadi pengguna dan menentukan peran, batasan akses, dan kuota yang dimiliki setiap pengguna.

Dengan fitur ini, setiap pengguna di sebuah perusahaan bisa memiliki dashboard pribadi mereka dengan kuota tersendiri, yang terpisah dari pengguna lain. Ini tentu bisa membantu dalam mengatur dan memantau penggunaan sumber daya dengan lebih baik. Hasilnya, akun-akun dalam satu perusahaan menjadi lebih terstruktur dan hierarkis.

Siapa saja yang dapat menggunakan fitur ini?

Semua pengguna Mekari Sign, baik Starter, Pro, maupun Business dapat menggunakan fitur User Management untuk mengatur roles dan limitasi akses masing-masing pengguna.

Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Fitur User Management?

Fitur User Management ini sangat penting, terutama untuk perusahaan yang memiliki banyak pengguna. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengelola pengguna dengan lebih efisien dan efektif, serta memastikan bahwa setiap pengguna memiliki akses yang tepat sesuai dengan perannya dalam perusahaan.

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah beberapa manfaat fitur User Management Mekari Sign bagi perusahaan:

Mengatasi Limitasi Akses dan Manajemen Role: Sebelumnya, tidak ada batasan akses dan manajemen peran untuk akun perusahaan yang memiliki banyak pengguna. Namun, dengan fitur User Management, perusahaan dapat mengatur akses dan peran pengguna dengan lebih baik.
Meningkatkan Efisiensi: Dengan fitur ini, setiap pengguna dalam sebuah perusahaan dapat memiliki dashboard mereka sendiri dengan kuota mereka sendiri, yang terpisah dari pengguna lain. Ini tentu bisa membantu dalam mengatur dan memantau penggunaan sumber daya dengan lebih baik.
Membantu dalam Tracking Penggunaan: Fitur ini membantu dalam melacak penggunaan Mekari Sign, terutama untuk akun perusahaan yang memiliki lebih dari 5 anggota. Dengan fitur ini, perusahaan dapat melacak penggunaan dan aktivitas setiap pengguna dengan lebih mudah.
Membuat Struktur dan Hierarki: Dengan fitur ini, akun-akun dalam satu perusahaan menjadi lebih terstruktur dan hierarkis. Ini membantu dalam membuat organisasi dan manajemen pengguna menjadi lebih mudah dan efisien.
Mengatur Penggunaan Kuota: Fitur ini juga membantu dalam mengatur penggunaan kuota. Dengan fitur ini, perusahaan dapat memastikan bahwa kuota digunakan secara adil oleh semua pengguna dan mencegah penggunaan kuota yang berlebihan oleh pengguna tertentu.
Meningkatkan Keamanan: Dengan fitur ini, perusahaan dapat memastikan bahwa dokumen yang bersifat rahasia atau sensitif dilindungi dengan baik. Misalnya, dokumen yang hanya boleh diakses oleh pemilik atau admin tertentu dapat diatur agar tidak dapat diakses oleh pengguna lain.

Detail Fitur User Management Mekari Sign

Berikut adalah beberapa beberapa key feature dari User Management Mekari Sign:

1. User Invitations

Di Mekari Sign, terdapat beberapa jenis peran pengguna, yaitu:

Owner: Akun pemilik perusahaan, dapat mengubah dan mengundang pengguna serta mengatur jumlah kuota masing-masing anggota. Owner juga dapat melihat dashboard dan jejak histori anggota lainnya.
Admin: Akun administrator, dapat mengubah dan mengundang pengguna serta mengatur jumlah kuota masing-masing anggota.
Member: Akun anggota, tidak memiliki akses apapun untuk mengatur pengguna lainnya.

Ada beberapa status pengguna yang perlu diperhatikan:

Active users: Jumlah pengguna yang diundang dan sudah menerima undangan.
Pending users: Jumlah pengguna yang diundang namun belum melakukan tindakan.
Inactive users: Jumlah pengguna yang dinonaktifkan oleh pemilik perusahaan, misalnya jika ada keperluan pengunduran diri atau pergantian akun.

Status undangan pengguna juga penting untuk diperhatikan:

Active: Akun pengguna yang aktif dan dapat mengoperasikan dashboard Mekari Sign.
Expired: Pengguna sudah dikirim undangan, tetapi tidak ada tindakan dalam waktu 3 hari sehingga undangannya kedaluwarsa.

Adapun beberapa tindakan yang dapat dilakukan oleh Owner atau Admin antara lain:

Send invitation: Mengirim undangan ke anggota.
Resend invitation: Mengirim ulang undangan jika statusnya sudah kedaluwarsa.
Cancel invitation: Membatalkan undangan jika statusnya sudah kedaluwarsa.
Deactivate user: Status pengguna akan menjadi nonaktif, dan data-data pengguna harus ditransfer terlebih dahulu ke anggota tertentu.
Delete user: Menghapus pengguna dari daftar, tanpa melakukan transfer dokumen (data sepenuhnya hilang).
View activity log: Melihat siapa yang mengundang, siapa saja yang menerima undangan dan waktu undangan tersebut.

Pengguna yang diundang tidak harus sudah memiliki akun Mekari Sign. Jika belum memiliki akun, pengguna akan diarahkan untuk membuat akun saat menerima email undangan. Jika sudah memiliki akun, pengguna akan diarahkan untuk login.

2. Quota Management

Setelah pengguna berhasil diundang, masing-masing akun pengguna dapat dibatasi jumlah kuotanya. Jumlah kuota yang dapat ditugaskan antara lain:

Kuota dokumen: Jumlah dokumen (Globalsign) yang bisa digunakan per bulan.
Kuota eSignature: Jumlah eSignature (PSrE) yang bisa digunakan per siklus (siklus = berapa lama perusahaan berlangganan Mekari Sign).
Kuota eMeterai: Jumlah eMeterai yang dapat digunakan.
Kuota eKYC: Jumlah eKYC yang dapat dilakukan untuk mendapatkan sertifikasi digital.

Sebagai pemilik perusahaan, Anda dapat menugaskan atau membatasi jumlah kuota untuk masing-masing akun anggota dari perusahaan. Ada dua jenis penugasan kuota:

Assign evenly: Batasan kuota setiap anggota akan sama rata, berdasarkan jumlah kuota yang dimiliki pemilik perusahaan. Misalnya, pemilik memiliki 500 kuota dokumen, jika memiliki 5 anggota, akan dibagi rata 100 kuota dokumen per anggota.
Customize assignment: Batasan kuota dapat diatur dengan jumlah yang berbeda untuk setiap anggota. Misalnya, pemilik memiliki 500 kuota dokumen, bisa menugaskan 200 untuk anggota 1; 100 untuk anggota 2; 150 untuk anggota 3; dan 50 untuk anggota 4.

Jika kuota anggota habis dan butuh kuota lebih, anggota tidak bisa melakukan top up sendiri. Harus dilakukan oleh Pemilik Perusahaan atau Admin, baru kemudian ditugaskan kembali. Hal ini untuk menciptakan sistem yang lebih efisien dan terstruktur.

3. Personal Workspace

Setelah masing-masing anggota diundang dan memiliki kuota, setiap akun anggota akan beroperasi secara terpisah dari anggota lainnya, sehingga setiap anggota memiliki ruang kerja pribadinya sendiri.

Dengan demikian, masing-masing anggota dapat bekerja pada dashboardnya masing-masing, tanpa campuran dokumen, folder, dan kuota anggota lainnya.

Sebagai anggota, Anda tidak dapat melihat aktivitas atau dashboard anggota lain. Namun sebagai pemilik perusahaan, Anda dapat melihat dashboard masing-masing anggota Anda.

Baca Juga:

Tingkatkan Keamanan dan Efisiensi Tim Anda dengan Fitur User Management Mekari Sign

Dengan fitur User Management, Anda dapat mengatur hak akses setiap anggota tim, melacak aktivitas mereka, dan mengelola kuota mereka dengan mudah. Setiap anggota tim akan memiliki ruang kerja pribadi, sehingga dokumen dan data mereka aman dari pengguna lain.

Namun, itu bukanlah semua yang ditawarkan oleh Mekari Sign. Ada berbagai fitur unggulan lainnya yang dapat membantu Anda dalam mengelola dokumen dan transaksi digital:

Tanda Tangan Digital: Tandatangani dokumen secara digital dengan cepat dan mudah.
eMeterai: Gunakan meterai elektronik dalam transaksi Anda, yang legal dan diakui oleh hukum.
eKYC: Lakukan verifikasi identitas pengguna secara digital.
Bulk Signing: Tandatangani banyak dokumen sekaligus, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.
eSignature API dan eMeterai API: Integrasikan fitur tanda tangan digital dan eMeterai ke dalam sistem Anda sendiri.

Dengan Mekari Sign, semua kebutuhan dokumen Anda dapat dipenuhi secara efektif melalui satu platform. Bagaimana, tertarik untuk menggunakan Menggunakan Mekari Sign?

Gunakan fitur User Management Mekari Sign sekarang juga!

Coba gratis