Offering Letter: Pengertian, Format, dan Contohnya

Featured Image Artikel Strategi Pengelolaan Offering Letter — Offering Letter: Pengertian, Format, dan Contohnya

Setelah melalui serangkaian tahapan seleksi yang panjang dan cermat untuk menyaring kandidat terbaik, offering letter atau surat penawaran kerja menjadi instrumen penting bagi tim HR. Dokumen ini berfungsi sebagai konfirmasi formal dari perusahaan kepada kandidat terpilih bahwa mereka secara resmi ditawari posisi yang dilamar. Penyusunannya menuntut ketelitian tinggi untuk memastikan semua detail, mulai dari jabatan, kompensasi, hingga benefit, tersaji secara akurat dan jelas.

Surat ini bukan sekadar formalitas, melainkan representasi niat serius perusahaan dan menjadi ‘jabat tangan’ awal sebelum kandidat secara hukum terikat melalui perjanjian kerja. Memahami struktur dan komponen kunci offering letter yang efektif adalah hal esensial bagi praktisi HR modern.

Untuk itu, artikel ini akan mengupas lebih lanjut mengenai isi, fungsi, perbedaan mendasar offering letter dengan kontrak kerja, dan contoh suratnya.

Apa Itu Offering Letter?

Secara harfiah, arti offering letter adalah surat penawaran kerja. Dalam konteks rekrutmen, offering letter merupakan surat resmi dan tertulis yang berfungsi untuk memberitahukan seorang pelamar kerja bahwa ia adalah kandidat yang terpilih untuk mengisi posisi di perusahaan.

Surat ini biasanya mencantumkan berbagai hak dan gambaran tanggung jawab awal yang akan diemban oleh kandidat jika menerima tawaran tersebut, berdasarkan kesepakatan atau diskusi selama proses rekrutmen.

Tujuannya adalah memberikan gambaran yang jelas kepada calon karyawan mengenai ekspektasi dan apa yang akan mereka terima sebelum mereka membuat komitmen final.

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Meskipun saling berkaitan dalam proses rekrutmen, offering letter dan kontrak kerja (Perjanjian Kerja) memiliki perbedaan fundamental. Berikut adalah rangkuman perbedaannya dalam format tabel:

Aspek Pembeda	*Offering Letter*	Kontrak Kerja (Perjanjian Kerja)
Kekuatan Hukum	Umumnya tidak mengikat sekuat kontrak kerja (lebih ke niat)	Mengikat secara hukum (sesuai UU Ketenagakerjaan, dll.)
Tujuan Utama	Menyampaikan penawaran & niat awal mempekerjakan	Mengesahkan status & hubungan kerja (PKWT/PKWTT)
Informasi Durasi	Hanya mencantumkan tanggal mulai bekerja	Mencantumkan jangka waktu kerja (jika PKWT) & detail lain
Tahap dalam Proses	Tahap penawaran sebelum status karyawan resmi	Dokumen final yang meresmikan status sebagai karyawan
Tingkat Kerincian	Fokus pada poin utama penawaran (posisi, gaji, benefit)	Sangat rinci (syarat kerja, hak, kewajiban lengkap kedua pihak)

Format Offering Letter

Agar efektif dan informatif, sebuah offering letter umumnya mencakup beberapa komponen kunci berikut:

Nama Jabatan (Job Title): Menyebutkan dengan jelas posisi yang ditawarkan kepada kandidat.
Deskripsi Tugas/Pekerjaan: Memberikan gambaran umum mengenai peran utama, tanggung jawab awal, kepada siapa kandidat akan melapor (struktur manajemen), dan ketentuan kerja relevan lainnya.
Rincian Kompensasi (Gaji): Menjelaskan nominal gaji yang ditawarkan, biasanya disebutkan dalam jumlah gaji kotor (sebelum pajak). Dapat pula mencakup informasi mengenai struktur gaji bersih (Take Home Pay) jika memungkinkan, serta potensi tunjangan lain seperti bonus performa, bonus akhir tahun, atau Tunjangan Hari Raya (THR).
Benefit, Fasilitas, dan Insentif: Merinci fasilitas atau tunjangan di luar gaji pokok yang akan diterima, misalnya cakupan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, asuransi kesehatan swasta (jika ada), iuran BPJS Ketenagakerjaan (JHT, JKK, JKM, JP), fasilitas seperti pinjaman laptop, jatah parkir, mekanisme reimbursement, kebijakan uang lembur, dan insentif lain sesuai kebijakan perusahaan.
Jatah Cuti: Menginformasikan mengenai kebijakan cuti perusahaan, termasuk jumlah cuti tahunan berbayar, ketentuan cuti sakit, cuti khusus (haid, hamil, melahirkan), atau kebijakan cuti tidak berbayar lainnya.
Tanggal Mulai Bekerja: Menyebutkan tanggal efektif kapan kandidat diharapkan untuk mulai bekerja jika menerima tawaran ini.
Batas Waktu Respons: Mencantumkan tenggat waktu atau tanggal terakhir bagi kandidat untuk memberikan jawaban (menerima atau menolak) atas penawaran kerja yang diberikan.

Kumpulan Contoh Offering Letter

Untuk memberikan gambaran yang lebih konkret, berikut adalah beberapa contoh offering letter yang bisa Anda gunakan sebagai referensi. Pastikan untuk menyesuaikan detailnya dengan kebutuhan spesifik perusahaan dan posisi yang ditawarkan.

1. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia (Umum)

Surat penawaran kerja ini adalah format standar yang paling sering digunakan, mencakup semua informasi penting seperti posisi, gaji, tunjangan dasar, dan tanggal mulai bekerja.

Surat ini cocok untuk berbagai jenis peran dan industri di Indonesia, memastikan semua aspek penting tersampaikan dengan jelas kepada kandidat lokal. Kalimat yang digunakan formal dan mudah dipahami.

Pastikan detail jabatan yang dilamar dan rincian gaji serta tunjangan tercantum jelas.

[Nama Perusahaan Anda]

[Alamat Perusahaan Anda] | [Email Perusahaan] | [Website Perusahaan]

Nomor :

Tanggal :

Kepada Yth. Sdr/i. [Nama Lengkap Kandidat]

[Alamat Lengkap Kandidat]

Perihal: Penawaran Kerja – Posisi [Nama Posisi]

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil serangkaian proses seleksi yang telah Saudara/i ikuti, kami dari PT. [Nama Perusahaan Anda] dengan gembira menyampaikan bahwa Saudara/i dinyatakan LULUS dan kami menawarkan posisi sebagai [Nama Posisi] di perusahaan kami.

Berikut adalah rincian penawaran kerja yang kami ajukan:

Identitas Kandidat:
- Nama Lengkap : [Nama Lengkap Kandidat]
- Alamat : [Alamat Lengkap Kandidat]
Detail Posisi:
- Nama Jabatan : [Nama Posisi]
- Departemen :
- Atasan Langsung : [Nama Atasan Langsung] – [Jabatan Atasan Langsung]
- Deskripsi Pekerjaan Utama : *
  - [Contoh: Melakukan analisis data penjualan bulanan]
  - [Contoh: Menyusun laporan perkembangan proyek mingguan]
- Tanggal Mulai Bekerja : ****
- Status Kepegawaian : Karyawan Penuh Waktu (Full-Time)
- Jam Kerja : Senin – Jumat, pukul 09:00 – 17:00 WIB (dengan istirahat 1 jam)
- Lokasi Kerja : Kantor PT. [Nama Perusahaan Anda],
Kompensasi dan Benefit:
- Gaji Pokok : Rp [Jumlah Gaji Pokok],- (bruto per bulan)
- Tunjangan Makan : Rp,- (per bulan/per hari kerja)
- Tunjangan Transportasi : Rp,- (per bulan/per hari kerja)
- Tunjangan Hari Raya (THR) : Sesuai dengan peraturan pemerintah dan kebijakan perusahaan.
- Bonus Kinerja : Berdasarkan evaluasi kinerja individu dan pencapaian target perusahaan (sesuai kebijakan yang berlaku).
- BPJS Kesehatan : Ditanggung perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
- BPJS Ketenagakerjaan : (JHT, JKK, JKM, JP) Ditanggung perusahaan dan karyawan sesuai ketentuan yang berlaku.
- Asuransi Kesehatan Tambahan : [Jika ada, sebutkan nama provider dan cakupan singkat]
- Fasilitas Kerja : [Contoh: Laptop, perangkat lunak pendukung]
Cuti:
- Cuti Tahunan : 12 (dua belas) hari kerja setelah menjalani masa kerja selama 1 (satu) tahun, sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan perundang-undangan.
- Cuti Sakit & Cuti Khusus : Sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
Masa Percobaan:
- Saudara/i akan menjalani masa percobaan selama 3 (tiga) bulan terhitung sejak tanggal mulai bekerja. Evaluasi kinerja akan dilakukan selama dan di akhir masa percobaan untuk menentukan kelanjutan hubungan kerja.
Kerahasiaan dan Kebijakan Perusahaan:
- Saudara/i diharapkan untuk menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan dan mematuhi semua kebijakan serta peraturan yang berlaku di PT. [Nama Perusahaan Anda].
Penerimaan Penawaran:
- Kami mengharapkan konfirmasi penerimaan atau penolakan atas penawaran kerja ini selambat-lambatnya pada tanggal ****.
- Apabila Saudara/i menerima penawaran ini, mohon untuk menandatangani lembar persetujuan di bawah ini dan mengembalikannya kepada kami melalui email ke atau diserahkan langsung ke kantor kami.

Kami sangat antusias dengan prospek Saudara/i bergabung dengan tim kami dan yakin bahwa Saudara/i akan memberikan kontribusi yang berharga bagi PT. [Nama Perusahaan Anda].

Jika terdapat pertanyaan lebih lanjut mengenai penawaran ini, jangan ragu untuk menghubungi di nomor telepon atau melalui email.

Demikian surat penawaran kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, PT. [Nama Perusahaan Anda]

LEMBAR PERSETUJUAN KANDIDAT

Saya, yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : _____________________________

Tempat, Tanggal Lahir : ________________________

Alamat : ___________________________________

Dengan ini menyatakan MENERIMA / MENOLAK*) penawaran kerja yang diajukan oleh PT. [Nama Perusahaan Anda] sesuai dengan detail yang tercantum dalam Surat Penawaran Kerja Nomor tertanggal.

[Kota],

( ________________________ )

[Nama Lengkap Kandidat]

) Coret yang tidak perlu

2. Contoh Offering Letter Bahasa Inggris (General)

Contoh surat ini digunakan untuk kandidat internasional atau pada perusahaan multinasional yang menggunakan Bahasa Inggris sebagai bahasa komunikasi utama.

Isinya serupa dengan versi Bahasa Indonesia umum, namun disajikan dalam Bahasa Inggris yang profesional dan lugas. Perlu memperhatikan terminologi HR dan ketenagakerjaan yang tepat dalam Bahasa Inggris.

[COMPANY LOGO]

[Your Company Name]

[Your Company Address]

[Company Phone Number] | [Company Email] | [Company Website]

Ref :

Date :

To: Mr./Ms. [Candidate’s Full Name]

[Candidate’s Full Address]

Subject: Job Offer –

Dear Mr./Ms. [Candidate’s Last Name],

Following your recent interviews, we are delighted to inform you that [Your Company Name] is pleased to offer you the position of ****. We were very impressed with your qualifications and experience, and we believe you will be a valuable asset to our team.

Please find the detailed terms and conditions of this offer below:

Candidate Details:
- Full Name : [Candidate’s Full Name]
- Address : [Candidate’s Full Address]
Position Details:
- Job Title : ****
- Department :
- Reporting To : –
- Key Responsibilities :
  - [List 2-3 key responsibilities]
  - [Example: Conduct monthly sales data analysis]
  - [Example: Prepare weekly project progress reports]
- Commencement Date : ****
- Employment Status : Full-Time Employee
- Working Hours : Monday to Friday, 9:00 AM – 5:00 PM (including a 1-hour lunch break)
- Work Location : [Your Company Name] Office,
Compensation and Benefits:
- Base Salary : IDR,- (gross per month)
- Meal Allowance : IDR [Meal Allowance Amount],- (per month/per working day)
- Transportation Allowance : IDR,- (per month/per working day)
- Religious Holiday Allowance (THR) : In accordance with government regulations and company policy.
- Performance Bonus : Based on individual performance evaluation and company target achievement (subject to prevailing policy).
- Social Security (BPJS Kesehatan) : Provided by the company as per applicable regulations.
- Social Security (BPJS Ketenagakerjaan) : (JHT, JKK, JKM, JP) Covered by the company and employee as per applicable regulations.
- Additional Health Insurance : [If applicable, state provider and brief coverage]
- Work Facilities : [Example: Laptop, necessary software]
Leave Entitlement:
- Annual Leave : 12 (twelve) working days after completing 1 (one) year of service, in accordance with company policy and prevailing laws.
- Sick Leave & Special Leave : In accordance with prevailing laws and company policy.
Probationary Period:
- You will be subject to a probationary period of 3 (three) months from your commencement date. A performance review will be conducted during and at the end of this period to determine the confirmation of your employment.
Confidentiality and Company Policies:
- You will be expected to maintain the confidentiality of all company information and adhere to all policies and regulations of [Your Company Name].
Offer Acceptance:
- Please indicate your acceptance or declination of this offer by **** at the latest.
- If you accept this offer, please sign the acceptance form below and return it to us via email at or deliver it психофизиологической (psychophysiological) to our office.

We are very excited about the prospect of you joining our team and are confident that you will make a significant contribution to [Your Company Name].

Should you have any questions regarding this offer, please do not hesitate to contact at or via email at.

Thank you for your time and consideration. We look forward to welcoming you to our team.

Sincerely, For and on behalf of [Your Company Name]

CANDIDATE ACCEPTANCE FORM

I, the undersigned:

Full Name : _____________________________

Place, Date of Birth : ________________________

Address : _______________________________

Hereby declare that I ACCEPT / DECLINE*) the job offer from [Your Company Name] as detailed in the Offer Letter No. dated.

[City],

( ________________________ )

[Candidate’s Full Name]

) Delete as appropriate

3. Contoh Offering Letter Karyawan Kontrak (PKWT)

Surat penawaran kerja ini khusus untuk posisi dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

Selain informasi standar, offering letter jenis ini akan menekankan durasi kontrak kerja yang spesifik, ketentuan terkait perpanjangan atau berakhirnya kontrak, serta hak dan kewajiban yang berlaku selama masa kontrak tersebut.

Penting untuk merujuk pada peraturan PKWT yang berlaku di Indonesia, seperti UU Ketenagakerjaan dan perubahannya dalam UU Cipta Kerja.

[Nama Perusahaan Anda]

[Alamat Perusahaan Anda] | [Email Perusahaan] | [Website Perusahaan]

Nomor :

Tanggal :

Kepada Yth.Sdr/i. [Nama Lengkap Kandidat]

[Alamat Lengkap Kandidat]

Perihal: Penawaran Kerja – Posisi [Nama Posisi] (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu)

Dengan hormat,

Berikut adalah rincian penawaran kerja yang kami ajukan:

Identitas Kandidat:
- Nama Lengkap : [Nama Lengkap Kandidat]
- Alamat : [Alamat Lengkap Kandidat]
Detail Posisi dan Kontrak:
- Nama Jabatan : [Nama Posisi]
- Departemen :
- Atasan Langsung : [Nama Atasan Langsung] – [Jabatan Atasan Langsung]
- Deskripsi Pekerjaan Utama : *
- Status Kepegawaian : Karyawan Kontrak (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu – PKWT)
- Durasi Kontrak : ****, terhitung sejak Tanggal Mulai Bekerja hingga ****.
- Tanggal Mulai Bekerja : ****
- Jam Kerja : Senin – Jumat, pukul 09:00 – 17:00 WIB (dengan istirahat 1 jam)
- Lokasi Kerja : Kantor PT. [Nama Perusahaan Anda],
Kompensasi dan Benefit (selama masa kontrak):
- Gaji Pokok : Rp [Jumlah Gaji Pokok],- (bruto per bulan)
- Tunjangan Makan : Rp,- (per bulan/per hari kerja)
- Tunjangan Transportasi : Rp,- (per bulan/per hari kerja)
- Tunjangan Hari Raya (THR) : Proporsional sesuai dengan masa kerja dan peraturan pemerintah serta kebijakan perusahaan.
- BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan : Ditanggung perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
Cuti (selama masa kontrak):
- Cuti Tahunan : Proporsional sesuai dengan masa kerja dalam durasi kontrak dan kebijakan perusahaan serta peraturan perundang-undangan.
- Cuti Sakit & Cuti Khusus : Sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
Ketentuan PKWT:
- Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) ini tunduk pada ketentuan Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan beserta peraturan pelaksanaannya, termasuk Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021.
- PKWT ini tidak dapatdiakhiri oleh salah satu pihak sebelum berakhirnya jangka waktu perjanjian, kecuali atas kesepakatan kedua belah pihak atau karena alasan mendesak sesuai peraturan perundang-undangan.
- Perpanjangan atau pembaruan PKWT akan diinformasikan lebih lanjut sebelum berakhirnya masa kontrak ini, berdasarkan kebutuhan perusahaan dan evaluasi kinerja Saudara/i, serta tunduk pada peraturan yang berlaku.
- Setelah berakhirnya PKWT ini, hubungan kerja berakhir demi hukum dan tidak ada kewajiban bagi Perusahaan untuk mengangkat menjadi karyawan tetap (PKWTT), kecuali ada kesepakatan tertulis baru antara kedua belah pihak.
Kerahasiaan dan Kebijakan Perusahaan:
- Saudara/i diharapkan untuk menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan dan mematuhi semua kebijakan serta peraturan yang berlaku di PT. [Nama Perusahaan Anda].
Penerimaan Penawaran:
- Kami mengharapkan konfirmasi penerimaan atau penolakan atas penawaran kerja ini selambat-lambatnya pada tanggal ****.
- Apabila Saudara/i menerima penawaran ini, mohon untuk menandatangani lembar persetujuan di bawah ini dan mengembalikannya kepada kami.

Kami sangat antusias dengan prospek Saudara/i bergabung dengan tim kami. Jika terdapat pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi di atau.

Demikian surat penawaran kerja ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, PT. [Nama Perusahaan Anda]

LEMBAR PERSETUJUAN KANDIDAT (PKWT) (Sama seperti contoh umum)

4. Contoh Offering Letter Karyawan Tetap (PKWTT)

Ditujukan untuk kandidat yang akan diangkat sebagai karyawan tetap atau Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT), seringkali setelah melalui masa percobaan.

Surat ini akan mencerminkan komitmen jangka panjang dari perusahaan dan biasanya menyebutkan benefit yang lebih komprehensif yang berhak diterima karyawan tetap.

[Nama Perusahaan Anda]

[Alamat Perusahaan Anda] | [Email Perusahaan] | [Website Perusahaan]

Nomor :

Tanggal :

Kepada Yth. Sdr/i. [Nama Lengkap Kandidat] [Alamat Lengkap Kandidat]

Perihal: Penawaran Kerja – Posisi [Nama Posisi] (Karyawan Tetap)

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil serangkaian proses seleksi yang telah Saudara/i ikuti (opsional: dan evaluasi kinerja selama masa percobaan yang telah Saudara/i jalani dengan baik sejak hingga) , kami dari PT. [Nama Perusahaan Anda] dengan gembira menyampaikan bahwa kami menawarkan posisi sebagai [Nama Posisi] dengan status Karyawan Tetap (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu – PKWTT).

Berikut adalah rincian penawaran kerja yang kami ajukan:

Identitas Kandidat:
- Nama Lengkap : [Nama Lengkap Kandidat]
- Alamat : [Alamat Lengkap Kandidat]
Detail Posisi:
- Nama Jabatan : [Nama Posisi]
- Departemen :
- Atasan Langsung : [Nama Atasan Langsung] – [Jabatan Atasan Langsung]
- Deskripsi Pekerjaan Utama : *
- Status Kepegawaian : Karyawan Tetap (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu – PKWTT)
- Tanggal Mulai Bekerja (sebagai Karyawan Tetap) : ****
- Jam Kerja : Senin – Jumat, pukul 09:00 – 17:00 WIB (dengan istirahat 1 jam)
- Lokasi Kerja : Kantor PT. [Nama Perusahaan Anda],
Kompensasi dan Benefit:
- Gaji Pokok : Rp [Jumlah Gaji Pokok],- (bruto per bulan)
- Tunjangan Jabatan : Rp,- (jika ada)
- Tunjangan Makan & Transportasi :
- Tunjangan Hari Raya (THR) : Sesuai dengan peraturan pemerintah dan kebijakan perusahaan.
- Bonus Tahunan/Kinerja : Berdasarkan kebijakan perusahaan dan pencapaian target.
- BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan : Ditanggung perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
- Asuransi Kesehatan Swasta :
- Program Pensiun :
- Fasilitas Lain : [Contoh: Program pengembangan karir, Pelatihan, Pinjaman Karyawan (sesuai kebijakan)]
Cuti:
- Cuti Tahunan : [Jumlah] hari kerja per tahun, sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan perundang-undangan.
- Cuti Sakit, Cuti Khusus (Menikah, Melahirkan, Duka Cita, dll.) : Sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
Masa Percobaan (jika penawaran PKWTT ini adalah pengangkatan setelah masa percobaan):
- Dengan diterimanya penawaran ini, masa percobaan Saudara/i yang telah berlangsung dianggap selesai dan berhasil. (Jika penawaran PKWTT ini adalah untuk kandidat eksternal baru dan perusahaan menerapkan masa percobaan untuk PKWTT):
- Penawaran sebagai Karyawan Tetap ini akan didahului dengan masa percobaan selama 3 (tiga) bulan, terhitung sejak Tanggal Mulai Bekerja. Selama masa percobaan, Perusahaan akan melakukan evaluasi terhadap kinerja Saudara/i. Keputusan pengangkatan sebagai Karyawan Tetap secara penuh akan didasarkan pada hasil evaluasi tersebut.
Kerahasiaan dan Kebijakan Perusahaan:
- Saudara/i diharapkan untuk menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan dan mematuhi semua kebijakan serta peraturan yang berlaku di PT. [Nama Perusahaan Anda], termasuk yang tercantum dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama (jika ada).
Penerimaan Penawaran:
- Kami mengharapkan konfirmasi penerimaan atau penolakan atas penawaran kerja ini selambat-lambatnya pada tanggal ****.
- Apabila Saudara/i menerima penawaran ini, mohon untuk menandatangani lembar persetujuan di bawah ini dan mengembalikannya kepada kami.

Kami percaya bahwa keahlian dan dedikasi Saudara/i akan menjadi aset berharga bagi pertumbuhan PT. [Nama Perusahaan Anda] dalam jangka panjang.

Jika terdapat pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi di atau.

Demikian surat penawaran kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, PT. [Nama Perusahaan Anda]

LEMBAR PERSETUJUAN KANDIDAT (PKWTT) (Sama seperti contoh umum)

5. Contoh Offering Letter Posisi Tertentu

Untuk beberapa posisi, mungkin diperlukan penekanan pada aspek-aspek tertentu dalam offering letter:

Contoh Offering Letter Manajer: Untuk posisi manajerial, surat penawaran mungkin akan lebih detail mengenai lingkup tanggung jawab strategis, tim yang akan dipimpin, target kinerja, serta paket remunerasi yang mungkin mencakup bonus kinerja atau insentif kepemimpinan lainnya.

(Gunakan struktur Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia (Umum) atau PKWTT, kemudian sesuaikan/tambahkan poin berikut):

Pada Bagian Detail Posisi:
- Nama Jabatan : Manajer
- Deskripsi Pekerjaan Utama :
  - Memimpin, mengelola, dan mengembangkan tim.
  - Merumuskan dan mengimplementasikan strategi [bidang terkait, misal: pemasaran dan penjualan] untuk mencapai target perusahaan.
  - Bertanggung jawab atas penyusunan anggaran, perencanaan program, dan evaluasi kinerja departemen.
  - Melakukan koordinasi lintas departemen untuk memastikan kelancaran operasional dan pencapaian tujuan bersama.
  - Melaporkan secara berkala kinerja departemen dan analisis strategis kepada.
Pada Bagian Kompensasi dan Benefit (Tambahan/Penyesuaian):
- Gaji Pokok : Rp [Jumlah Gaji Pokok Manajer],- (bruto per bulan)
- Tunjangan Jabatan Manajerial : Rp,- (per bulan)
- Bonus Kinerja Manajerial: Selain bonus tahunan perusahaan (jika ada), Saudara/i berhak atas bonus kinerja manajerial yang besarannya akan ditentukan berdasarkan pencapaian Key Performance Indicators (KPI) individu dan tim yang dipimpin, serta kontribusi terhadap target strategis perusahaan. Detail skema bonus akan dijelaskan dalam lampiran terpisah atau saat orientasi.
- Fasilitas Tambahan (jika ada untuk level manajer):
  - Tunjangan Kendaraan atau Fasilitas Kendaraan Dinas.
  - Tunjangan Representasi.
  - Program Pengembangan Kepemimpinan dan Pelatihan Eksekutif.
  - [Fasilitas lain yang relevan, misal: keanggotaan klub profesional].

Contoh Offering Letter Staff IT: Untuk peran teknis seperti Staff IT, offering letter bisa mencantumkan ekspektasi terkait keahlian teknis spesifik, proyek yang akan ditangani, atau kebutuhan akan sertifikasi tertentu. Mungkin juga ada klausul terkait kerahasiaan data yang lebih ditekankan.

(Gunakan struktur Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia (Umum) atau PKWT/PKWTT sesuai status, kemudian sesuaikan/tambahkan poin berikut):

Pada Bagian Detail Posisi:
- Nama Jabatan : ****
- Deskripsi Pekerjaan Utama : *
  *
  - [Untuk Network Engineer: Merancang, mengimplementasikan, dan memelihara infrastruktur jaringan perusahaan, termasuk keamanan jaringan.]
  - Melakukan troubleshooting dan penyelesaian masalah teknis secara efektif dan efisien.
  - Membuat dokumentasi teknis terkait sistem, aplikasi, atau konfigurasi jaringan.
- Keahlian Teknis yang Diharapkan (jika perlu ditekankan): Posisi ini membutuhkan pemahaman dan pengalaman dalam.
Pada Bagian Kerahasiaan dan Kebijakan Perusahaan (ditekankan):
- Mengingat akses terhadap data sensitif dan sistem kritikal perusahaan, Saudara/i diwajibkan untuk menandatangani Perjanjian Kerahasiaan (Non-Disclosure Agreement/NDA) terpisah dan wajib mematuhi seluruh kebijakan keamanan informasi serta tata kelola IT yang ditetapkan oleh PT. [Nama Perusahaan Anda]. Pelanggaran terhadap kebijakan ini dapat dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
Pada Bagian Kompensasi dan Benefit (opsional, jika ada tunjangan khusus IT):
- Tunjangan Sertifikasi IT :

Contoh Offering Letter Fresh Graduate: Bagi lulusan baru, offering letter mungkin akan lebih sederhana namun tetap jelas. Bisa jadi ada penekanan pada program pengembangan atau pelatihan awal, serta ekspektasi untuk belajar dan berkembang bersama perusahaan.

(Gunakan struktur Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia (Umum) atau PKWT/PKWTT sesuai status, kemudian sesuaikan/tambahkan poin berikut):

Pada Bagian Detail Posisi:
- Nama Jabatan : ** / Management Trainee / Graduate Program Associate]**
- Deskripsi Pekerjaan Utama :
  - Mendukung kegiatan operasional harian di Departemen.
  - Terlibat dalam proyek-proyek yang ditugaskan dan mempelajari proses bisnis perusahaan.
  - Menunjukkan inisiatif, kemauan belajar yang tinggi, dan kemampuan beradaptasi dengan lingkungan kerja.
Pada Bagian Kompensasi dan Benefit (atau sebagai bagian terpisah):
- Program Pengembangan dan Pelatihan (jika ada):
  - “Sebagai bagian dari komitmen kami terhadap pengembangan talenta, Saudara/i akan diikutsertakan dalam Program Pengembangan Karyawan Baru selama. Program ini mencakup pelatihan teknis, soft skills, dan rotasi di beberapa bagian (jika relevan).”
  - “Selama program ini, Saudara/i akan mendapatkan bimbingan dari mentor yang ditunjuk.”
Pada Bagian Penutup Surat (sebelum tanda tangan perusahaan):
- Tambahkan kalimat seperti: “Kami sangat antusias untuk menyambut talenta muda seperti Saudara/i dan berharap dapat bertumbuh bersama PT. [Nama Perusahaan Anda]. Kami percaya bahwa ini adalah kesempatan yang baik bagi Saudara/i untuk memulai karir dan mengembangkan potensi diri.”

Catatan:
Gaji dan beberapa tunjangan mungkin disesuaikan untuk level entry-level sesuai kebijakan perusahaan.

FAQ Seputar Offering Letter

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar offering letter dari perspektif HR maupun kandidat:

Apakah offering letter mengikat secara hukum seperti kontrak kerja? Umumnya tidak. Offering letter lebih bersifat sebagai pernyataan niat serius dari perusahaan untuk mempekerjakan kandidat dengan syarat tertentu. Kekuatan hukum yang mengikat penuh baru timbul setelah Perjanjian Kerja (PKWT/PKWTT) ditandatangani kedua belah pihak.
Apakah isi offering letter bisa dinegosiasikan oleh kandidat? Ya, sangat mungkin. Tahap setelah menerima offering letter seringkali menjadi momen bagi kandidat untuk menegosiasikan beberapa poin, terutama terkait kompensasi atau benefit, sebelum mereka secara resmi menerima tawaran dan lanjut ke penandatanganan kontrak. Tim HR perlu siap untuk proses negosiasi ini.
Bolehkah perusahaan menarik kembali offering letter yang sudah diberikan? Secara hukum (karena umumnya tidak mengikat seperti kontrak), perusahaan mungkin bisa menariknya kembali sebelum diterima kandidat. Namun, tindakan ini sangat tidak disarankan karena dapat merusak citra perusahaan (employer branding) dan menimbulkan kekecewaan besar pada kandidat. Sebaiknya pastikan semua persetujuan internal sudah final sebelum offering letter dikeluarkan.
Apa saja poin paling penting yang harus dipastikan akurat dalam offering letter sebelum dikirim? Pastikan semua detail kunci akurat dan sesuai dengan hasil diskusi/negosiasi terakhir, terutama: Nama Jabatan, rincian Gaji Kotor (dan komponennya), daftar Benefit utama, tanggal mulai bekerja, dan batas waktu respons dari kandidat.
Setelah kandidat menerima offering letter, apa langkah HR selanjutnya? Setelah kandidat secara resmi menyatakan menerima penawaran (biasanya dengan menandatangani atau membalas offering letter sebelum batas waktu), langkah HR selanjutnya adalah mempersiapkan Perjanjian Kerja (PKWT/PKWTT) yang detail untuk ditandatangani oleh kandidat dan perwakilan perusahaan.

Proses Offering Letter Lebih Mudah dengan Integrasi Mekari Talenta

Mengelola proses offering letter secara efisien adalah salah satu kunci keberhasilan rekrutmen. Seperti yang dibahas dalam strategi pengelolaan offering letter yang efektif, penggunaan teknologi seperti tanda tangan elektronik dan otomatisasi alur kerja dapat sangat membantu.

Sebagai contoh implementasi strategi tersebut, Mekari Sign dan Mekari Talenta menyediakan fitur integrasi yang dirancang khusus untuk menyederhanakan dan mengamankan proses ini. Integrasi ini memungkinkan tim HR untuk:

Mengirim Offering Letter Sah Secara Hukum: Dokumen ditandatangani menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi Mekari Sign, memberikan kekuatan hukum yang lebih tinggi dan sulit dipalsukan.
Mengotomatisasi Alur Kerja: Proses pengiriman, penandatanganan, dan pengarsipan offering letter dapat dilakukan dalam satu platform terintegrasi, tanpa perlu unduh-unggah manual antar sistem.
Melacak Status dengan Mudah: Tim HR dapat memantau progres tanda tangan kandidat secara real-time langsung dari dashboard Mekari Talenta.
Memusatkan Penyimpanan Dokumen: Offering letter yang sudah ditandatangani otomatis tersimpan kembali di profil kandidat dalam Mekari Talenta, memastikan pengarsipan yang rapi dan mudah diakses.

Dengan solusi terintegrasi ini, proses administrasi offering letter menjadi jauh lebih cepat, aman, dan praktis, memungkinkan tim HR fokus pada aspek rekrutmen strategis lainnya.

Itu dia pembahasan lengkap mengenai offering letter, mulai dari fungsi pentingnya dalam tahap akhir rekrutmen, komponen isinya, hingga perbedaannya dengan kontrak kerja. Memastikan surat penawaran ini sampai ke kandidat terpilih secara cepat, aman, dan dalam format yang sah adalah langkah penting untuk segera mengamankan talenta tersebut. Namun, proses manual seringkali memakan waktu dan kurang terjamin keamanannya.

Untuk itu, Mekari Sign hadir sebagai solusi modern. Anda bisa menggunakan tanda tangan digital dari Mekari Sign untuk mengirim offering letter yang tidak hanya sah secara hukum dan sulit dipalsukan, tetapi juga dapat diterima dan ditandatangani oleh kandidat dalam hitungan menit dari mana saja, secara signifikan mempercepat proses penting ini.

Jadi tunggu apa lagi?

Proses penandatanganan offering letter jadi lebih cepat dengan Mekari Sign!

Coba Gratis