- Kontrak kerja yang cacat hukum berisiko memicu sengketa industrial yang menguras waktu dan finansial perusahaan.
- Penyusunan dokumen ini wajib memuat anatomi kompensasi, jam kerja, dan klausul PHK yang spesifik berdasarkan Undang-Undang Cipta Kerja.
- Pembaruan krusial pada PP 35/2021 mewajibkan pengusaha membayar uang kompensasi kepada karyawan kontrak (PKWT) saat masa kerjanya berakhir.
Proses rekrutmen tidak berhenti saat kandidat menyatakan “yes” karena ada aspek legal krusial berikutnya: menyusun kontrak kerja karyawan. Dokumen ini adalah benteng hukum yang melindungi aset perusahaan sekaligus hak pekerja, serta meminimalkan risiko sengketa di kemudian hari.
Membuat kontrak kerja sesuai peraturan ketenagakerjaan bukanlah tugas yang mudah. Panduan lengkap beserta contoh kontrak kerja ini dapat Anda jadikan referensi agar proses rekrutmen berjalan lancar dan sesuai hukum.
Apa Itu Surat Kontrak Kerja?
Surat Kontrak Kerja, atau sering disebut Perjanjian Kerja, adalah kesepakatan tertulis antara pengusaha dan pekerja yang memuat syarat-syarat kerja, serta hak dan kewajiban kedua belah pihak.
Di dalam kontrak kerja, tercantum semua hal penting yang mengatur hubungan kerja, mulai dari hak dan kewajiban masing-masing pihak, syarat-syarat kerja yang berlaku, hingga mekanisme penyelesaian sengketa jika terjadi masalah.
Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, dokumen inilah yang melegitimasi kapan hubungan kerja dimulai dan bagaimana aturan mainnya. Tanpa adanya kontrak kerja yang jelas, kedua belah pihak akan rentan terhadap kesalahpahaman, perselisihan, atau masalah hukum yang lebih serius.
Dasar Hukum dan Jenis-Jenis Kontrak Kerja
Sebagai HRD, Anda wajib paham dasar hukum dan jenis-jenis kontrak kerja untuk mematuhi regulasi (compliance) sekaligus melindungi perusahaan dari risiko hukum.
Dasar Hukum Kontrak Kerja
1. Undang-Undang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan)
Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan) merupakan dasar hukum utama yang mengatur tentang hubungan kerja di Indonesia secara menyeluruh. UU ini mencakup berbagai aspek, mulai dari hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha, perjanjian kerja, waktu kerja, upah, PHK, hingga penyelesaian perselisihan hubungan industrial.
UU Ketenagakerjaan telah mengalami perubahan signifikan melalui Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja beserta peraturan pelaksananya. Oleh karena itu, sebagai HRD, Anda wajib merujuk pada versi terbaru UU Ketenagakerjaan.
Beberapa pasal kunci yang sangat relevan dengan pembuatan kontrak kerja antara lain:
- Pasal 54: Mengatur tentang unsur-unsur minimal yang harus ada dalam surat perjanjian kerja (kontrak kerja).
- Pasal 56: Mengatur tentang jenis-jenis perjanjian kerja (PKWT dan PKWTT).
- Pasal 57 ayat (3): Perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) harus dibuat tertulis menggunakan bahasa Indonesia. Jika formatnya bilingual (dua bahasa), versi bahasa Indonesia yang menjadi acuan utama jika terjadi perbedaan penafsiran.
- Pasal 58 ayat (1): Masa percobaan (probation) tidak berlaku untuk PKWT.
- Pasal 60: Masa percobaan untuk PKWTT maksimal 3 bulan.
2. Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021
Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja adalah aturan pelaksana dari UU Cipta Kerja yang sangat penting bagi HRD. PP ini wajib dipelajari dan dipahami oleh setiap praktisi HRD, karena banyak perubahan penting dibandingkan aturan sebelumnya.
PP ini mengatur secara detail tentang implementasi dari berbagai ketentuan dalam UU Cipta Kerja yang berkaitan dengan:
- PKWT (termasuk syarat, jangka waktu, dan jenis pekerjaan yang boleh menggunakan PKWT);
- alih daya (outsourcing);
- waktu kerja dan waktu istirahat (termasuk jam kerja, lembur, dan cuti);
- serta pemutusan hubungan kerja (PHK), termasuk alasan PHK, prosedur PHK, dan hak-hak karyawan yang di-PHK.
3. Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB)
Selain peraturan perundang-undangan, dasar hukum kontrak kerja juga bisa bersumber dari Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Jika perusahaan Anda memiliki PP atau PKB dengan serikat pekerja, maka aturan tersebut menjadi dasar hukum yang mengikat di internal perusahaan.
PP atau PKB tidak boleh menetapkan syarat-syarat kerja yang lebih rendah dari yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan dan peraturan pelaksananya.
Jenis-Jenis Kontrak Kerja
Berikut adalah jenis-jenis kontrak kerja yang paling umum digunakan berdasarkan regulasi ketenagakerjaan saat ini:
1. Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) – Karyawan Kontrak
PKWT adalah perjanjian kerja yang dibuat untuk jangka waktu tertentu atau untuk selesainya suatu pekerjaan tertentu. PKWT hanya boleh digunakan untuk pekerjaan yang sifatnya sementara, musiman, atau berkaitan dengan produk/kegiatan baru yang masih dalam percobaan.
Tidak semua jenis pekerjaan bisa menggunakan PKWT. Ada aturan ketat tentang jenis pekerjaan, jangka waktu, perpanjangan, dan pembaruan PKWT yang diatur dalam PP 35/2021.
1. Kewajiban Uang Kompensasi (Pasal 15 PP 35/2021)
Ini adalah perubahan paling vital yang wajib dicatat HRD. Perusahaan wajib memberikan Uang Kompensasi kepada karyawan PKWT pada saat masa kontraknya berakhir atau saat kontrak diperpanjang. Besaran uang ini dihitung proporsional berdasarkan masa kerja karyawan (minimal telah bekerja 1 bulan terus-menerus).
2. Larangan Masa Percobaan (Pasal 58 UU Ketenagakerjaan)
PKWT tidak boleh mensyaratkan adanya masa percobaan (probation). Jika Anda memaksakan klausul probation di dalam PKWT, maka masa percobaan tersebut batal demi hukum, dan status karyawan otomatis berubah menjadi PKWTT (Karyawan Tetap).
2. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) – Karyawan Tetap
PKWTT adalah perjanjian kerja yang dibuat untuk pekerjaan yang sifatnya tetap dan berkelanjutan. Ini adalah jenis kontrak kerja yang paling umum digunakan untuk karyawan tetap. PKWTT boleh mensyaratkan adanya masa percobaan (probation), tetapi maksimal hanya 3 bulan.
Baca Juga: Perbedaan PKWT dan PKWTT yang Wajib Anda Ketahui!
3. Perjanjian Kerja Harian Lepas (Freelance)
Perjanjian Kerja Harian Lepas digunakan untuk pekerjaan yang berubah-ubah dalam hal waktu dan volume pekerjaan, serta tidak rutin. Pekerja harian lepas biasanya dibayar harian atau per proyek, dan tidak ada jaminan pekerjaan yang berkelanjutan. Contoh pekerjaan yang membutuhkan perjanjian spesifik ini antara lain kru event, penerjemah lepas, atau desainer lepas.
Baca Juga: Contoh Kontrak Kerja Freelance dan Pembahasan Lengkapnya
4. Perjanjian Kerja Paruh Waktu (Part-Time)
Perjanjian Kerja Paruh Waktu digunakan untuk mengikat pekerja yang memiliki waktu kerja kurang dari batas jam kerja normal perusahaan.
5. Perjanjian Kerja Magang
Perjanjian Kerja Magang dibuat antara perusahaan dengan siswa/mahasiswa yang sedang melaksanakan kerja magang. Secara hukum, magang merupakan hubungan pelatihan, bukan hubungan kerja, sehingga tunduk pada Permenaker No. 6/2020.
Format Kontrak Kerja Karyawan
Kontrak kerja yang sah secara hukum harus memuat unsur-unsur minimal sesuai Pasal 54 UU Ketenagakerjaan. Berikut adalah anatomi format standarnya:
1. Judul
Bagian paling atas, cukup tuliskan “Perjanjian Kerja” atau “Kontrak Kerja”. Judul ini langsung menegaskan jenis dan fungsi dokumen.
2. Identitas Para Pihak
Bagian ini berisi identitas lengkap kedua belah pihak yang terikat dalam perjanjian, yaitu perusahaan (pemberi kerja) dan karyawan (penerima kerja).
- Identitas Perusahaan: Cantumkan nama lengkap perusahaan (sesuai akta pendirian), alamat lengkap perusahaan, nomor telepon perusahaan, dan diwakili oleh siapa (nama lengkap dan jabatan orang yang berwenang menandatangani kontrak, misalnya Direktur Utama atau Manajer HRD).
- Identitas Karyawan: Cantumkan nama lengkap karyawan (sesuai KTP), tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, umur, alamat lengkap (sesuai KTP), dan nomor KTP.
3. Isi Perjanjian
Inilah bagian paling substantif yang harus dipecah dengan jelas ke dalam klausul-klausul berikut untuk mencegah sengketa:
- Jabatan dan Ruang Lingkup Tugas: Sebutkan jabatan karyawan secara spesifik (misalnya, “Staf Pemasaran Digital”, “Senior Programmer”, “Kepala Bagian Keuangan”). Job description (uraian tugas) bisa dicantumkan langsung di sini, atau dilampirkan sebagai bagian terpisah dari kontrak.
- Status Kepegawaian dan Durasi Kontrak: Jelaskan status kepegawaian karyawan (apakah karyawan tetap/PKWTT, atau karyawan kontrak/PKWT). Jika karyawan kontrak (PKWT), wajib mencantumkan jangka waktu kontrak dengan jelas (tanggal mulai dan tanggal berakhir).
- Tempat Pekerjaan: Sebutkan lokasi kerja karyawan (misalnya, kantor pusat, kantor cabang, atau remote). Jika ada kemungkinan relokasi di kemudian hari, sebutkan juga di sini.
- Gaji dan Tunjangan: Uraikan secara rinci skema benefit yang akan diterima karyawan:
- Gaji Pokok: Jumlah gaji pokok per bulan (atau periode pembayaran lain).
- Tunjangan: Jika ada, sebutkan jenis tunjangan (tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan kesehatan, dll.) dan besarnya tunjangan.
- Cara Pembayaran: Bagaimana gaji akan dibayarkan (transfer bank, tunai, dll.).
- Waktu Pembayaran: Kapan gaji akan dibayarkan (tanggal berapa setiap bulan).
- Jam Kerja dan Lembur: Sesuaikan jam kerja normal dengan aturan PP 35/2021, serta cantumkan ketentuan perhitungan lembur yang sah.
- Cuti dan Istirahat: Jelaskan hak cuti karyawan (cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, dll.) dan hak istirahat (istirahat mingguan, istirahat panjang, dll.).
- Hak dan Kewajiban: Uraikan nominal gaji pokok, tunjangan, serta tanggal dan metode pembayaran secara rinci untuk menghindari dispute penggajian.
- Pelanggaran dan Sanksi: Jelaskan apa saja yang dianggap sebagai pelanggaran terhadap kontrak kerja, dan sanksi apa yang akan diberikan jika terjadi pelanggaran (misalnya, surat peringatan, pemotongan gaji, PHK).
- Pemutusan Hubungan Kerja (PHK): Jelaskan syarat-syarat dan prosedur PHK, baik dari sisi perusahaan maupun dari sisi karyawan. Ini harus sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan peraturan pelaksananya.
- Penyelesaian Perselisihan: Jelaskan bagaimana jika terjadi perselisihan antara perusahaan dan karyawan (misalnya, melalui musyawarah, mediasi, atau pengadilan hubungan industrial).
- Klausul Kerahasiaan (Non-Disclosure Agreement/NDA): Jika posisi strategis, cantumkan Non-Disclosure Agreement (NDA) untuk melindungi data sensitif, serta klausul larangan bekerja di kompetitor (non-compete clause) jika relevan.
4. Penutup
Bagian ini berisi pernyataan bahwa kedua belah pihak (perusahaan dan karyawan) telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi perjanjian. Cantumkan juga tempat dan tanggal perjanjian dibuat.
5. Tanda Tangan
Sebagai bentuk kesepakatan dan pengesahan, kontrak kerja harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu perwakilan perusahaan (biasanya Direktur Utama atau pejabat HR yang berwenang) dan karyawan yang bersangkutan.
Jika dibuat dalam bentuk fisik, tanda tangan harus dibubuhkan di atas meterai (Rp10.000) pada dua rangkap asli. Jika dibuat dalam bentuk elektronik, pastikan menggunakan e-Meterai dan tanda tangan digital tersertifikasi yang memiliki kekuatan hukum setara dengan tanda tangan basah.
Contoh Kontrak Kerja Karyawan
1. Contoh Kontrak Kerja Karyawan Kontrak (PKWT)
Download Contoh Kontrak Kerja PKWT dan PKWTT [GRATIS]
2. Contoh Kontrak Kerja Karyawan Tetap (PKWTT)
Baca juga: Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap [Gratis Download]
3. Contoh Kontrak Kerja Part Time
4. Contoh Kontrak Kerja Freelance
Download GRATIS Template Kontrak Kerja Freelance
5. Contoh Kontrak Kerja Magang
Baca juga: 5 Contoh Surat Permohonan Perpanjangan Kontrak, Terlengkap!
Tips yang Perlu Anda Perhatikan saat Membuat Kontrak Kerja
Sebagai HRD, Anda memegang peran kunci dalam penyusunan kontrak kerja. Berikut adalah panduan praktis untuk meminimalkan potensi masalah:
1. Gunakan e-Meterai dan Tanda Tangan Digital untuk Efisiensi
Di era modern, pengelolaan puluhan hingga ratusan kontrak fisik sangat memakan waktu. Manfaatkan e-Meterai dan tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk mempercepat proses persetujuan dan pengarsipan kontrak secara legal.
2. Lampirkan Uraian Tugas (Job Description) yang Terukur
Sangat disarankan untuk melampirkan deskripsi pekerjaan yang jelas, detail, dan terukur sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari kontrak kerja. Pastikan karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka dan batas tanggung jawab fungsionalnya.
3. Tekankan Ketransparanan Skema Benefit dan Relokasi
Ada beberapa poin yang seringkali menjadi sumber kesalahpahaman. Selain gaji pokok, jelaskan secara transparan benefit lain seperti asuransi, insentif, atau fasilitas kerja. Jika ada kemungkinan karyawan akan dipindahkan (mutasi) ke lokasi kerja lain di kemudian hari, jelaskan proses dan hak-hak kompensasinya dalam kontrak.
4. Rancang Klausul Tambahan secara Logis
Klausul kerahasiaan atau Non-Disclosure Agreement (NDA) wajib ada jika pekerjaan melibatkan akses ke informasi rahasia. Sementara itu, jika Anda memasukkan non-compete clause, pastikan batas waktunya masuk akal (misalnya 6 bulan setelah resign). Di Indonesia, klausul ini dapat diperdebatkan di Pengadilan Hubungan Industrial jika dianggap mematikan hak seseorang untuk mencari nafkah berdasarkan Pasal 38 UU HAM.
5. Antisipasi Kemungkinan Perubahan dan Berikan Ruang Diskusi
Sebelum kontrak ditandatangani, berikan kesempatan kepada calon karyawan untuk membaca dan mengajukan klarifikasi. Jika karyawan meminta revisi wajar yang tidak melanggar kebijakan perusahaan, segera proses pembuatan addendum tertulis. Jika ditolak, jelaskan alasannya secara profesional agar hubungan industrial tetap terbangun positif sejak hari pertama.
Kini, Anda bisa membuat kontrak kerja secara digital dengan mudah dan aman melalui platform seperti Mekari Sign. Mekari Sign memungkinkan Anda membuat kontrak dari template yang sudah tersedia, mengirimkannya kepada karyawan, dan mendapatkan tanda tangan digital yang sah secara hukum.
Terlebih lagi, Mekari Sign kini terintegrasi dengan Mekari Talenta. Integrasi ini memungkinkan Anda mengelola data karyawan dan kontrak kerja dalam satu ekosistem, mengurangi duplikasi data, dan mempercepat seluruh proses administrasi HR. Jadi tunggu apa lagi?
Digitalisasi Dokumen HR Anda Sekarang!
Referensi:
- Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
- Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja.
- Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.
