- Pengelolaan dokumen adalah proses menangani dokumen dari pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, pembagian, pengarsipan, hingga pemusnahan.
- Dengan pengelolaan dokumen yang baik, dokumen akan tersimpan rapi, informasi lebih aman, serta waktu dan budget bisnis akan lebih efisien.
- Cara mengelola dokumen: audit dokumen, menentukan struktur penyimpanan, digitalisasi dokumen, tetapkan masa berlaku dokumen, serta rutin melakukan pengecekan.
- Gunakan tanda tangan digital resmi dalam persetujuan dokumen guna mempercepat approval workflow.
Berapa banyak waktu terbuang di kantor Anda hanya untuk memastikan sebuah dokumen telah disetujui, mencari file versi terbaru, atau mengulang pekerjaan karena salah draf? Masalah seperti ini biasanya muncul karena pengelolaan dokumen yang belum sistematis.
Melalui artikel ini, Anda akan memahami apa itu pengelolaan dokumen, bagaimana cara melakukannya dengan benar, serta tips praktis untuk beralih dari sistem kelola dokumen manual ke sistem digital yang lebih efisien.
Apa Itu Pengelolaan Dokumen?
Pengelolaan dokumen adalah proses sistematis dalam menangani dokumen sepanjang siklusnya yang mencakup cara dokumen dibuat, diperiksa, disetujui, dibagikan, diarsipkan, hingga akhirnya dimusnahkan. Konsep ini juga bisa disebut document management.
Document management perlu dilakukan di kantor untuk memastikan setiap informasi penting tersimpan dengan rapi, aman, dan dapat diakses dengan cepat guna mendukung pengambilan keputusan dan kegiatan operasional bisnis.
Tidak hanya bisnis secara konsep luas atau arsip yang mengalami digitalisasi, tapi pengelolaan dokumen juga berkembang menjadi Document Management System (DMS) yang mengelola dokumen secara elektronik.
Apa Manfaat Pengelolaan Dokumen?
Mengelola dokumen yang baik bukan sekadar merapikan meja kerja atau membersihkan kertas-kertas yang menumpuk. Dengan pengelolaan dokumen yang baik, Anda akan merasakan enam manfaat berikut:
- Memastikan dokumen penting tersimpan untuk kepentingan audit trail
- Memastikan dokumen tersimpan adalah dokumen yang masih diperlukan
- Melindungi informasi rahasia dari akses ilegal melalui enkripsi
- Meningkatkan efisiensi waktu karena Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mencari arsip lama
- Mengurangi budget bisnis untuk gudang arsip dan biaya cetak
- Memudahkan kolaborasi antar tim karena bisa mengerjakan atau meninjau dokumen yang sama secara real-time bersamaan
Baca Juga: Rapikan Dokumen, Apa Itu Filling Dokumen?
Bagaimana Cara Mengelola Dokumen?
Pengelolaan dokumen harus cermat agar bisa memudahkan operasional Anda, terutama jika ada banyak dokumen bersifat penting. Berikut cara lengkap pengelolaan dokumen kantor:
1. Lakukan audit dokumen
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan dalam pengelolaan dokumen kantor adalah audit atau mengklasifikasikan dokumen mana saja yang bersifat sensitif, perlu penyimpanan khusus, masih aktif digunakan, atau bisa dimusnahkan. Ini akan membuat dokumen Anda lebih terorganisir.
2. Tentukan struktur penyimpanan
Selanjutnya Anda perlu menentukan teknik pengelolaan dokumen: manual atau digital. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, sehingga penting bagi Anda untuk mempertimbangkannya terlebih dulu.
| Aspek | Pengelolaan Dokumen Manual | Pengelolaan Dokumen Digital |
| Media Simpan | Map, lemari arsip, rak fisik, dsb. | Server atau cloud |
| Kecepatan Cari | Cenderung lambat karena harus dicari satu per satu | Instan dengan fitur Search |
| Keamanan | Risiko rusak, hilang, atau terbakar | Terenkripsi, ada fitur backup data |
| Biaya | Pengeluaran rutin untuk kertas, percetakan, pembersihan gudang arsip | Biaya rutin langganan sistem |
| Contoh | Pengarsipan surat di filling cabinet | Tanda tangan dan membagikan dokumen melalui Mekari Sign |
3. Digitalisasi dokumen
Jika ingin mengelola dokumen secara digital dengan DMS atau sekadar menyimpan dokumen di komputer, ubah dokumen fisik menjadi format digital (lebih aman PDF) dengan aplikasi scanner.
- Gunakan struktur penamaan file digital yang seragam dan mudah dicari
- Batasi akses dokumen hanya untuk akun tertentu atau akun dengan domain resmi perusahaan Anda
4. Tetapkan masa berlaku dokumen
Anda juga perlu menetapkan masa berlaku dokumen untuk memastikan dokumen tersimpan hanya informasi yang penting dan masih digunakan. Segera musnahkan atau hapus dokumen yang tidak lagi terpakai untuk menghindari kebingungan dan menghemat ruang/penyimpanan.
5. Rutin cek & backup dokumen
Catat setiap perubahan dokumen yang terjadi (misalnya antara draf lama dengan draf akhir) dan backup dokumen penting untuk menghindari risiko hilang atau terhapus.
Tips Lain dalam Pengelolaan Dokumen
Agar pengelolaan dokumen kantor Anda tetap konsisten dan up-to-date, perhatikan tips praktis berikut:
- Buat struktur folder dokumen dengan rapi (misalnya berdasarkan kategori, nama, atau tanggal)
- Terapkan pengelolaan dokumen digital (DMS atau cloud) agar lebih efisien dan cepat
- Gunakan audit trail untuk melacak setiap perubahan yang terjadi pada dokumen
- Gunakan tanda tangan digital resmi untuk mempercepat approval workflow
- Pastikan tim Anda memahami sistem pengelolaan dokumen, baik digital maupun manual
Baca Juga: Bantu Kelola Dokumen Kantor dengan Aplikasi Perkantoran
Itulah pengertian, manfaat, dan cara pengelolaan dokumen kantor yang tepat. Tips di atas turut menjelaskan bahwa pengelolaan dokumen tidak harus rumit jika dilakukan dengan benar. Kunjungi blog Mekari Sign untuk tips dan contoh penerapan bisnis digital yang efektif lainnya.
Sementara itu, Mekari Sign juga bisa Anda manfaatkan sebagai solusi manajemen dokumen. Melalui fitur tanda tangan elektronik, e-Meterai, hingga manajemen kontrak, setiap proses pengelolaan dokumen Anda dari awal sampai akhir akan berjalan lebih cepat, tetap sah, dan sepenuhnya paperless.
Kelola dokumen digital bisnis Anda melalui Mekari Sign!
