Apa Itu ToR? Fungsi dan Cara Membuatnya untuk Pemula

Bagi Anda yang baru pertama kali terjun mengurus acara kampus atau menjadi admin proyek, istilah ToR atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) mungkin terdengar membingungkan. Biasanya, atasan atau sponsor meminta dokumen ini secara mendadak, padahal Anda sendiri masih bingung harus mulai menulis dari mana dan formatnya seperti apa.

Tenang, sebenarnya menyusun dokumen ini tidak serumit yang Anda bayangkan jika sudah tahu polanya. Berikut adalah panduan sederhana yang akan mengubah Anda dari pemula yang bingung menjadi siap menyusun kerangka kerja yang solid.

Apa Itu ToR?

Term of Reference atau ToR adalah dokumen panduan yang memuat informasi lengkap mengenai latar belakang, tujuan, ruang lingkup, dan teknis pelaksanaan suatu proyek atau kegiatan. Di lingkungan kerja atau pemerintahan di Indonesia, dokumen ini sering juga disebut sebagai KAK (Kerangka Acuan Kerja).

Fungsinya memastikan pemilik proyek dan pelaksana memiliki satu pemahaman yang sama sejak awal. Di dalamnya tertulis jelas apa yang harus dikerjakan, kapan tenggat waktunya, dan berapa anggarannya.

Dengan begitu, ToR menjadi pegangan utama untuk mencegah pekerjaan melebar di luar kesepakatan atau hasil yang tidak sesuai permintaan.

Struktur dan Format ToR Standar

Meskipun tidak ada format baku yang 100% sama di setiap perusahaan, sebuah ToR yang baik wajib memiliki elemen-elemen berikut agar tidak menimbulkan pertanyaan baru:

• Latar Belakang (Background): Jelaskan alasan mendasar mengapa proyek atau kegiatan ini harus berjalan. Masalah apa yang ingin Anda selesaikan? Bagian ini memberi konteks agar pembaca paham urgensi kegiatan tersebut.
• Tujuan (Objectives): Tuliskan hasil akhir yang Anda harapkan. Gunakan prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) agar tujuan tersebut terukur. Misalnya, bukan sekadar “membuat acara sukses”, tapi “mendatangkan 100 peserta aktif”.
• Ruang Lingkup (Scope of Work): Ini bagian paling krusial. Jelaskan batasan pekerjaan secara detail apa yang harus dikerjakan, dan apa yang TIDAK termasuk dalam pekerjaan tersebut. Ketegasan di sini akan menyelamatkan Anda dari permintaan tambahan yang tak terduga.
• Jadwal Kegiatan (Timeline): Buat lini masa yang jelas mulai dari persiapan, milestone penting, hingga tanggal penyelesaian akhir.
• Kebutuhan Sumber Daya & Anggaran (Budget): Rincikan estimasi biaya yang tersedia dan tenaga ahli atau peralatan apa saja yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan.

Cara Membuat ToR yang Baik (Step-by-Step)

Membuat kerangka acuan kerja sebenarnya lebih banyak soal komunikasi daripada kemampuan menulis. Berikut langkah praktis yang bisa Anda ikuti:

1. Identifikasi Kebutuhan & Diskusi Awal

Jangan langsung mengetik. Ngobrol dulu dengan tim atau klien Anda. Gali apa sebenarnya yang mereka butuhkan. Sering kali, apa yang klien katakan berbeda dengan kebutuhan teknis di lapangan.

2. Susun Draft Kasar (Outline)

Tulis poin-poin utamanya dulu berdasarkan struktur standar di atas. Fokus pada kelengkapan informasi, bukan keindahan bahasa. Pastikan semua ide pokok sudah tertuang.

3. Detailkan Ruang Lingkup (Scope of Work)

Perjelas batasan kerja untuk menghindari scope creep. Misalnya, jika Anda memesan jasa pembuatan website, tegaskan apakah biayanya sudah termasuk hosting dan domain atau belum.

4. Review Bersama Tim

Mintalah masukan dari rekan kerja atau calon vendor. Apakah bahasanya sudah jelas? Apakah target waktunya masuk akal? Koreksi bagian yang masih ambigu.

5. Finalisasi & Persetujuan

Setelah semua sepakat, rapikan dokumen dan mintalah tanda tangan dari pihak yang berwenang sebagai tanda persetujuan resmi.

Contoh Term of Reference (Siap Pakai)

Agar Anda memiliki gambaran lebih jelas, berikut adalah dua contoh struktur isi ToR yang sering digunakan. Anda bisa menyalin dan menyesuaikannya dengan kebutuhan.

1. Contoh ToR Kegiatan Seminar/Webinar

Dok. Scribd

2. Contoh ToR Proyek Jasa Desain/Website

Dok. Scribd

Tips Agar ToR Anda Disetujui Bos/Klien

Sering kali ToR ditolak atau direvisi berkali-kali karena sulit dipahami. Cobalah trik berikut agar dokumen Anda lebih cepat “gol”:

• Tentukan “Definisi Selesai” (Acceptance Criteria): Jangan hanya menulis target “Website Selesai”. Jelaskan parameter teknisnya, misalnya “Website dapat diakses publik, loading di bawah 3 detik, dan bebas bug kritis”. Ini mencegah perdebatan subjektif di akhir proyek.
• Sertakan Klausul Change Request: Perubahan di tengah jalan itu wajar, tapi harus ada aturannya. Tuliskan prosedur resmi jika ada penambahan fitur atau tugas di luar kesepakatan awal (misalnya: wajib mengisi formulir tambahan atau penyesuaian biaya). Ini menunjukkan Anda profesional dan siap menghadapi dinamika.
• Siapkan Rencana Mitigasi Risiko: Tunjukkan bahwa Anda sudah berpikir jauh ke depan. Cantumkan “Plan B” untuk risiko terbesar, misal: “Jika pembaca acara sakit di hari H, panitia sudah menyiapkan cadangan internal”. Bos sangat menyukai inisiatif ini karena mengurangi kecemasan mereka.
• Tetapkan Jadwal Update Berkala: Atasan atau klien benci ketidakpastian. Tuliskan di ToR kapan Anda akan memberi laporan progres (misal: “Laporan status dikirim setiap Jumat sore via email”). Dengan begitu, mereka tidak perlu terus-menerus mengejar Anda.
• Gunakan Visualisasi: Bukan Hanya Teks Otak manusia memproses gambar lebih cepat. Sertakan diagram alur (flowchart) sederhana atau mockup kasar di dalam dokumen ToR. Satu gambar skema kerja sering kali lebih meyakinkan daripada tiga halaman penjelasan teks yang padat.

Baca Juga: Cara Membuat Proposal Kegiatan yang Menarik Sponsor

Jadi, menyusun Kerangka Acuan Kerja ternyata tidak seseram yang Anda bayangkan, bukan? Kuncinya ada pada kejelasan tujuan dan batasan ruang lingkup. Dengan mengikuti struktur standar dan contoh yang telah kita bahas, Anda sudah memiliki modal kuat untuk mengajukan rencana kegiatan atau proyek dengan percaya diri di hadapan atasan.

Sekarang giliran Anda mempraktikkannya. Buatlah draft ToR pertama Anda hari ini. Jika dokumen tersebut membutuhkan pengesahan dari banyak pihak, gunakan Mekari Sign untuk mempermudah proses tanda tangan tanpa harus mencetak kertas. Temukan juga wawasan menarik lainnya seputar dunia kerja di blog Mekari Sign.

Buat, kirim, dan tanda tangani ToR dalam satu platform terintegrasi!

Coba Gratis

Referensi

• Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas)
• Kementerian Keuangan Republik Indonesia
• Project Management Institute (PMI)